“Sebagai perusahaan akuntansi, kami akan memiliki workload yang tinggi pada awal dan akhir bulan. Dengan Dokodemo-Kerja kami dapat melakukan kontrol kerja pada masa peak season dengan menerapkan cara kerja yang lebih fleksibel dan efisien.”
Q: Mengapa anda ingin mengimplementasikan Dokodemo-Kerja?
A: Kami mewakili dan menyediakan layanan konsultasi Accounting untuk perusahaan klien. Saat ini kami mempunyai lebih dari 100 klien, dan memang karena sudah disposisi dari servis kami, pada saat pembayaran di awal atau akhir bulan dan THR maupun di akhir tahun dan bukan April (saat penentuan jumlah pajak tahunan) merupakan peak season kesibukan. Akan tetapi di bulan lainnya atau pada pertengahan bulan tidak banyak pekerjaan yang dapat dilakukan.
Namun, karena tetap perlu mengamankan sumber daya yang diperlukan pada saat waktu sibuk di awal dan akhir bulan, ada surplus karyawan selama di pertengahan bulan (dimana workload sedang sedikit). Meskipun begitu, pada awal dan akhir bulan tetap saja banyak karyawan yang harus bekerja lembur, sehingga peningkatan pada pembayaran kerja lembur pun tidak terhindarkan.
Dengan tipe bisnis yang dijalankan, memang sulit untuk menyesuaikan jumlah karyawan sesuai dengan masa kerja yang sibuk, hal ini membuat saya bertanya-tanya apakah ada yang saya dapat lakukan untuk menyeimbangkan jumlah pekerjaan dan kerja lembur.
saya mendengar cerita mengenai perusahaan LOGIQUE. Mereka memperkenalkan cara kerja yang lebih efisien dan meningkatkan produktifitas dengan sistem "40 jam dalam seminggu”.
Seperti di LOGIQUE, kami berpikir bahwa kami juga dapat secara efektif melakukan kontrol shift kerja pada saat jumlah kerja puncak dengan menerapkan aturan cara kerja yang lebih fleksibel.
Pertama-tama pada jam kerja 8 jam dalam sehari, dirubah menjadi ada waktu inti 6 jam dan sisa 2 jam dapat dialokasikan pada saat sibuk. Bahkan sampai sekarang, saya terus-menerus meninjau dan mengoptimalkan aturan kerja yang sudah ada.
Q: Bagaimana reaksi dari karyawan?
A: Beberapa karyawan merespons negatif karena merasa upah lembur akan berkurang. Namun di satu sisi, mereka juga tidak perlu membuang waktu di kantor ketika tidak ada pekerjaan dan mereka dapat menghabiskan waktu itu dengan keluarga, teman, ataupun hobi. Kami juga membuat mereka mengerti bahwa ada keuntungan lainnya seperti dapat membuat jadwal bulanan menjadi lebih sistematis.
Kepuasan pada karyawan juga meningkat seiring berjalannya waktu, karena makin banyak karyawan yang lebih menyadari manfaat dari sistem ini dimana mereka dapat bekerja sesuai dengan gaya hidup dan gaya kerja mereka masing-masing. Saat ini setiap karyawan menjadi lebih termotivasi dari sebelumnya, dan karena adanya sistem baru ini telah menyebar dari mulut ke mulut, kami lebih banyak menerima aplikasi pekerjaan dari perusahaan lain di industri yang sama. Bagi saya ini merupakan efek sinergi yang bagus.
Q: Menurut anda, apa poin yang harus diperhatikan ketika mengimplementasikan peraturan baru untuk sistem ini?
A: Untuk menjadi terbiasa pada aturan dan sistem baru ini, tentunya setiap karyawan membutuhkan waktu yang berbeda, oleh karena itu penting dari pihak perusahaan untuk dengan pelan-pelan menjelaskan kepada karyawan yang masih belum paham terhadap sistem baru ataupun mengalami kesulitan untuk merubah cara kerja mereka.
Pada saat awal penerapan mungkin akan ada respon negatif seperti "Saya tidak ingin menggunakannya" ataupun “terlalu sulit”, akan tetapi setelah dibiasakan dengan sistem baru itu lama kelamaan suara negatif itu akan hilang dengan sendirinya. Jadi, saya rasa saat ada rintangan pertama itu kita harus tetap kukuh dan tegas melewatinya.
Selain itu, saya rasa penting juga untuk tidak menerapkan perubahan sistem itu ke semua karyawan pada awal. Perlu untuk menerapkannya secara bertahap dan membuat sistem baru ini dikenal oleh karyawan. Hal ini bertujuan untuk membuat orang mengerti bahwa itu bukan rencana yang dipaksakan secara sepihak oleh manajemen ataupun HR, melainkan perubahan ini dijalankan seiring dengan komunikasi yang dijalankan di perusahaan secara keseluruhan.
Seiring berjalannya waktu dan melihat hasil yang didapatkan saat menerapkan perubahan ini, kita juga bisa mendapatkan feedback yang positif dan produktif dari karyawan.
Di perusahaan kami pun, saya juga terus berulang kali menjelaskan pentingnya menggunakan "Dokodemo-Kerja" untuk menganalisa basis-basis yang diperlukan untuk penerapan sistem baru tersebut.
Q: Anda telah mengimplementasikan sistem baru ini selama kurang lebih satu tahun, apakah perbedaan yang dirasakan saat pertama kali menerapkan dan saat ini?
A: Sudah satu tahun berlalu sejak diperkenalkan perubahan cara kerja ini dan efek positifnya terus berlanjut. Saya terus memantau reaksi karyawan dan menyesuaikan aturan yang ada, jadi saya pikir tetap efektif bahkan setelah satu tahun.
Perubahan pada karyawan itu ada, akan tetapi karena tidak ada perbedaan besar dalam cara menggunakannya, “Dokodemo-Kerja” tetap bisa digunakan oleh karyawan yang baru. Jadi dapat digunakan secara fleksibel oleh karyawan baru tipe apapun.
Oh ya. Saya tidak menggunakan "Dokodemo-Kerja" untuk karyawan sales yang menghabiskan kebanyakan waktunya tidak menggunakan komputer, tapi saya dengar “Dokodemo-Kerja” mau ada versi aplikasi mobilenya, mungkin dalam waktu dekat ini akan saya coba.
Q: Jadi selama ini sebagian besar karyawan yang menggunakan “Dokodemo-Kerja” adalah yang mengerjakan konsultasi akuntansi?
A: Betul, kami menginstalasi kepada sekitar 60 konsultan dan staf administrasi. Tiga orang dari departemen HR pun membantu menggunakan sebagai admin, dimana melalui "Dokodemo-Kerja" mereka akan mengatur orang yang bertanggung jawab dan mengelola apakah konsultan dan staf administrasi telah bekerja secara produktif.
Q: Bagaimana respon dari departemen HR?
A: Pada awalnya dari HR pun mendapatkan reaksi yang negatif, akan tetapi setelah terbiasa dengan penggunaannya bahkan sekarang menjadi positif dan mendukung.
Pertama-tama mereka menolak karena workload yang ada pun sudah penuh, apalagi kalau ditambah harus memeriksa “Dokodemo-Kerja”. Akan tetapi setelah penggunaan, pekerjaan HR dimana mereka harus mencocokkan waktu bekerja dan bukti pun berkurang oleh karena itu mereka menyadari dan menjadi positif mengenai perubahan ini.
Karena "Dokodemo-Kerja" bertindak sebagai pencegah dalam masalah istirahat berkepanjangan maupun mengerjakan sesuatu yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, maka dari pihak HR pun dapat melakukan pekerjaan mereka seharusnya dan meningkatkan kualitas. Sebagai hasilnya, saya rasa performance HR sebagai Departemen pun telah meningkat.
