Studi Kasus Dokodemo 5:
Fitur Pengelolaan Kehadiran Karyawan & Pengajuan Cuti Menjadi Mudah
“Fitur lengkap pada aplikasi Dokodemo-Kerja membantu berbagai hal menjadi lebih mudah dan sederhana. Mulai dari pengajuan cuti yang efisien, mengelola kehadiran, sampai meningkatkan kedisiplinan karyawan.”
Dokodemo-Kerja versi 2.1.3 sudah resmi dirilis oleh LOGIQUE dengan berbagai fitur di dalamnya seperti pengelolaan waktu keterlambatan karyawan, riwayat absensi, serta pengajuan cuti yang mudah. Dengan fitur-fitur tersebut, perusahaan atau staff HR dapat mengetahui daftar kehadiran karyawan secara efektif dan efisien. Selain itu, data-data yang disajikan tentu juga akan sangat berguna untuk menilai bagaimana kedisiplinan serta kinerja dari para karyawan.
Berikut kami informasikan, penjelasan fitur baru Dokodemo-Kerja versi 2.1.3 untuk Anda.
Sekilas Tentang Dokodemo-Kerja
Dokodemo-Kerja merupakan salah satu HR tools yang dikembangkan oleh LOGIQUE DIGITAL INDONESIA. Pada dasarnya, aplikasi atau software ini berfungsi untuk memantau produktivitas karyawan.
Selain itu, Dokodemo-Kerja juga berfungsi sebagai aplikasi absensi. Berbeda dengan absensi konvensional yang menggunakan mesin magnetic card atau sistem absensi sidik jari, untuk absen melalui Dokodemo-kerja, karyawan hanya perlu login ke dalam sistem dan menekan tombol play. Sistem ini memang sangat mudah untuk dipergunakan.
Dokodemo-kerja juga dapat berjalan di perangkat mobile ataupun desktop. Jadi, karyawan dapat absen dari mana saja tanpa harus datang ke lokasi kantor fisik mereka. Sistem juga dapat melacak berapa jam karyawan bekerja dalam satu hari sehingga perusahaan dapat mengetahui apakah mereka memenuhi durasi kerja yang sudah ditetapkan. Itulah sebabnya, mengapa Dokodemo-kerja sangat direkomendasikan untuk para karyawan yang bekerja dengan sistem remote.
Apa Saja Fitur Baru Dokodemo-Kerja ?
-
Riwayat Absensi
Fitur ini berguna untuk menunjukan daftar absensi karyawan dalam satu bulan atau satu tahun. Di dalamnya, Anda dapat melihat jumlah hari libur, cuti, sakit, ataupun day off lainnya.
-
Keterlambatan
Setiap perusahaan pasti memiliki jam kerja atau set time masing-masing, dan fitur baru Dokodemo-Kerja ini akan mempermudah staff HR untuk mengetahui siapa saja karyawannya yang terlambat untuk bekerja.
-
Pengajuan Cuti atau Day Off
Pengajuan cuti konvensional biasanya dilakukan dengan proses yang panjang. Karyawan harus mengisi formulir, mengirimnya ke atasan, kemudian meminta cap dan tanda tangan sebagai persetujuan. Karyawan juga harus melaporkan persetujuan pengajuan cuti tersebut kepada staff HR agar informasi tersebut di update ke dalam database karyawan.
Bagaimana LOGIQUE menggunakan Fitur Baru Dokodemo-Kerja ?
-
Untuk memantau bagaimana kebiasaan atau pola kerja karyawan
Melalui Dokodemo-Kerja, staff HR LOGIQUE dapat mencari tahu bagaimana kebiasaan atau pola kerja karyawannya. Seperti berapa lama mereka beristirahat, berapa lama mereka bekerja dalam satu hari, dan lain-lain. Hal ini akan sangat berguna untuk menjaga produktivitas karyawannya. Jadi, ketika ada keterlambatan pada suatu tugas, staff HR akan memeriksa bagaimana pola kerja para karyawan. Jika pola tersebut dinilai tidak efektif, maka tim HR akan meminta karyawan untuk segera melakukan perbaikan.
Selain itu, fitur ini juga mempermudah staff HR untuk mengetahui jika ada pola kerja yang mencurigakan. Contohnya seperti ketika ada karyawan yang meminta izin sakit di hari Senin dan Jumat tanpa melampirkan surat dokter. Apabila hal ini sering terjadi maka ada kemungkinan jika karyawan memalsukan izin sakitnya untuk mendapatkan waktu libur yang lebih panjang. Dengan demikian tim HR dapat segera melakukan tindakan untuk meminimalisir hal tersebut agar tidak kembali terulang.
-
Melihat daftar karyawan yang sering terlambat bekerja atau tidak pernah terlambat.
Sebelum menggunakan Dokodemo-Kerja, staff HR LOGIQUE kesulitan untuk memantau siapa saja yang sering terlambat bekerja. Terkadang, meskipun karyawan sudah berada di kantor, karyawan tidak langsung bekerja namun mengerjakan hal-hal yang bersifat pribadi seperti membuka Facebook, menonton video di Youtube, dll.
Namun dengan fitur baru Dokodemo-Kerja, hal tersebut dapat teratasi. Staff HR akan memperoleh daftar karyawan yang belum mulai bekerja walaupun sudah lewat dari jam kerja yang ditentukan. HR kemudian dapat menegur langsung karyawan tersebut.
Selain itu, fitur ini juga memudahkan staff HR untuk memantau kedisiplinan karyawan karena mereka dapat memeriksa siapa yang tidak pernah terlambat serta siapa saja yang sering terlambat beserta alasan-alasannya. Hal ini akan berguna untuk penilaian kinerja karyawan.
Dari informasi tersebut, Staff HR LOGIQUE juga dapat menyadari apa alasan yang paling sering membuat karyawan terlambat bekerja. Jika alasan yang sering diajukan adalah karena overslept atau bangun kesiangan maka staff HR LOGIQUE dapat membantu mencari solusi seperti mengatur waktu set time (jam masuk kerja) karyawan tersebut menjadi lebih siang yaitu jam 10.00.
-
Karyawan dapat mengetahui sisa cuti mereka dengan mudah
Karyawan sering kali lupa berapa jumlah sisa cuti mereka. Akibatnya, ketika ingin merencanakan cuti, karyawan akan berulang kali menanyakan informasi tersebut kepada staff HR. Tanpa fitur baru Dokodemo-Kerja, hal tersebut tentu akan menghabiskan banyak waktu staff HR. Terlebih jika karyawan yang dimiliki berjumlah besar.
Dengan Dokodemo-Kerja, karyawan LOGIQUE dapat memeriksa jumlah kuota cuti mereka sendiri. Mereka juga dapat mengetahui kapan sisa kuota cuti tersebut akan hangus sehingga karyawan dapat memanfaatkannya dengan sebaik mungkin. Dengan demikian, staff HR akan lebih terbantu dan bisa lebih fokus untuk mengerjakan task-task HR yang lain.
-
Pengajuan day off dua tingkat yaitu approval dari Team Leader dan HR/Management.
Sebelum fitur pengajuan cuti ini ada, karyawan LOGIQUE harus mengajukan cuti melalui email yang dikirim ke Team Leader dan semua tim HR. Prosedur ini kadang tidak berjalan dengan baik karena request cuti tertutup dengan email-email yang lain.
Akibatnya, sampai mendekati hari H dari tanggal yang diajukan, karyawan belum memperoleh informasi lebih lanjut mengenai status cuti yang diajukan. Selain itu, terkadang cuti karyawan harus dicancel secara mendadak oleh HR karena tidak memperoleh approval dari Manager.
Namun masalah-masalah tersebut dapat teratasi dengan fitur baru Dokodemo-Kerja. Saat ini karyawan LOGIQUE dapat mengajukan cuti dengan proses yang lebih sederhana. Karyawan dapat mengajukan cuti secara langsung dari aplikasi Dokodemo-Kerja tanpa harus mengirim email ke beberapa orang.
Sistem approval yang digunakan saat ini juga menguntungkan tim HR dan karyawan. Approval akan dilakukan melalui dua tingkat. Pada tingkat pertama Team Leader akan melakukan proses approval. Setelah mendapat izin dari Team Leader, selanjutnya di tingkat kedua, tim HR akan meneruskan pengajuan cuti tersebut kepada Manager. Tim HR juga akan menyampaikan keputusan approval dari Team Leader sebagai bahan pertimbangan Manager untuk memberi keputusan approval. Jika Manager memberi approval, maka karyawan memperoleh izin cuti yang diinginkan. Karena sudah melalui dua tingkat approval, maka pembatalan cuti secara mendadak bisa dihindari.
-
Delegasi tugas yang jelas
Ketika karyawan mengambil cuti, terkadang tugas-tugas yang harus mereka kerjakan menjadi terbengkalai karena tidak ada handover yang jelas. Akibatnya proyek tidak dapat selesai secara tepat waktu sehingga merugikan perusahaan.
Namun dengan Dokodemo-Kerja, Team Leader dapat menggunakan fitur “delegated to” yaitu fitur untuk pemindahan tanggung jawab. Team Leader dipilih menjadi orang yang dapat mendelegasikan tugas karena merekalah yang mengetahui workload dari timnya.
Dengan demikian, Staff HR dapat mengetahui siapa yang bertanggung jawab atau siapa yang akan menghandle tugas-tugas dari karyawan yang sedang cuti. Jadi, produktivitas tim akan tetap terjaga dengan baik.
Kesimpulan
Fitur baru Dokodemo-Kerja yang dikembangkan oleh LOGIQUE sudah terbukti dapat mempermudah proses pengajuan cuti. Para staff HR juga dapat dengan mudah memperoleh informasi kehadiran dan keterlambatan dengan valid, baik ketika karyawan berada di kantor ataupun bekerja dengan sistem remote. Dengan demikian, manajemen perusahaan ataupun staff HR dapat mengontrol kinerja dan produktivitas karyawannya.
HR tool ini dapat menjadi solusi digital terbaik bagi perusahan-perusahaan yang ingin menjaga produktivitas karyawannya. Tertarik untuk mencoba Dokodemo-Kerja ? Segera Hubungi LOGIQUE!
