Aplikasi HRIS saat ini menjadi software yang paling banyak digunakan oleh Human Resources Department (HRD). Seperti yang kita ketahui, data karyawan merupakan sekumpulan informasi penting bagi perusahaan manapun. Oleh karena itulah aplikasi HRIS dirancang agar bisa memudahkan pihak manajemen untuk menemukan dan mengelola informasi karyawan pada satu tempat yang aman tanpa harus mencari dari berbagai lokasi file yang berbeda.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Agar Anda dapat lebih memahami mengenai apa itu aplikasi HRIS, kali ini kami akan menginformasikan definisi HRIS serta fungsi-fungsi utamanya untuk Anda.
Table of Contents
Apa Itu HRIS (Human Resources Information System)?
HRIS adalah sistem yang dipergunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data-data karyawan di sebuah perusahaan. HRIS dapat dipergunakan untuk menyimpan, memproses, serta mengelola data karyawan mulai dari nama, alamat, ID karyawan, jaminan sosial, dan masih banyak lagi. Oleh karena itulah, dalam beberapa kasus HRIS juga akan dianggap sebagai database informasi karyawan yang cerdas.
Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa pada umumnya sistem HRIS juga memiliki fungsi untuk pengelolaan SDM seperti manajemen waktu dan kehadiran karyawan, penilaian kinerja, pengelolaan cuti, pengaturan administrasi mengenai tunjangan atau gaji karyawan, dan masih banyak lagi. Jadi, melalui sistem HRIS ini, maka berbagai aktivitas ataupun proses pengelolaan sumber daya manusia dapat dilakukan secara digital.
Untuk menggunakan sistem ini, perusahaan dapat menggunakan aplikasi HRIS berbasis cloud ataupun on premise. Jika perusahaan menggunakan software on premise maka penyimpanan data akan tersimpan pada database dan server yang dioperasikan oleh perusahaan itu sendiri. Sedangkan ketika menggunakan software berbasis cloud, maka data akan tersimpan tersimpan di dalam pusat data server provider aplikasi HRIS.
Baca Juga: Perbedaan Mendasar antara Teknologi HRIS, HCM, dan HRMS
Beberapa Komponen Sistem HRIS
1. Database
HRIS memiliki database untuk menyimpan informasi karyawan. Tim HR dapat memasukkan semua data karyawan ke dalam sistem yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
2. Manajemen waktu dan tenaga kerja
HRIS memiliki komponen yang memungkinkan karyawan untuk dapat memasukkan jam kerja mereka sendiri atau pengajuan cuti. Dari komponen tersebut, aplikasi HRIS dapat meningkatkan kemampuan departemen HR dalam melacak ketepatan waktu dan kehadiran karyawan.
3. Fungsi penggajian
HR dapat mengetahui jumlah jam kerja dan menentukan setoran gaji karyawan.
4. Tunjangan atau benefit
HRIS memiliki komponen untuk pengaturan tunjangan karyawan seperti tunjangan kesehatan atau investasi dana pensiun.
5. Interface untuk karyawan
Sebagian besar aplikasi HRIS memberikan karyawan user access. Meskipun demikian, karyawan hanya memiliki akses terbatas seperti database tempat mereka dapat memperbarui informasi pribadi, meninjau skala gaji, atau untuk pengajuan cuti.
Fungsi-Fungsi HRIS (Human Resources Information System)
Human Resource Department memiliki peranan yang sangat penting di perusahaan. Tim HRD memiliki peran dalam menyediakan tenaga kerja berkualitas, menjaga produktivitas karyawan, dan masih banyak lagi. Untuk mengoptimalkan efektifitas serta efisiensi proses kerja tim HR, maka diperlukan aplikasi HRIS yang tepat.
Aplikasi HRIS mampu memberikan berbagai keuntungan untuk perusahaan Anda. Penggunaan aplikasi ini memungkinkan tim HR untuk bisa lebih efektif dan efisien dalam pengerjaan tugas-tugas administrasinya. Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus untuk mengerjakan tugas-tugas HR yang lain.
Dari berbagai komponen HRIS yang sudah dijelaskan sebelumnya, berikut beberapa fungsi utama dari aplikasi HRIS:
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
1. Fungsi pencatatan
HRIS dapat bekerja sebagai sistem pencatatan yang mampu melacak perubahan apapun terkait data karyawan.
2. Memenuhi kelengkapan data karyawan
Sebagian besar perusahaan akan mengumpulkan dan menyimpan data-data lengkap mengenai pegawainya. Hal tersebut dipersiapkan untuk beberapa alasan seperti untuk menyimpan informasi kontak pertama ketika terjadi kecelakaan, informasi untuk pajak, dan lain-lain. Semua informasi tersebut akan tersimpan dengan aman melalui aplikasi HRIS. Itulah sebabnya mengapa HRIS sering diandalkan sebagai sumber data kepegawaian yang cerdas.
3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi HR
Melakukan pengelolaan secara digital dapat meningkatkan produktivitas tim HR perusahaan Anda. Karena sistem menyimpan berbagai data di satu tempat, maka tim HR akan lebih mudah dalam memperbarui, melacak, dan mengelola data karyawannya.
4. Proses analisis untuk evaluasi kinerja karyawan
Aplikasi HRIS memungkinkan Anda untuk bisa menganalisis dan meninjau bagaimana kinerja karyawan. Sebagian besar aplikasi HRIS saat ini sudah memiliki fitur e-absensi untuk mencatat jam kehadiran karyawan sehingga dapat dipergunakan untuk melihat tingkat kedisiplinan karyawan. Selain itu, aplikasi HRIS juga menyediakan berbagai data yang berguna untuk penilaian kinerja.
5. Self-Service untuk karyawan
Aplikasi HRIS menawarkan kemampuan self-service untuk para karyawannya. Artinya, karyawan dapat menangani berbagai hal secara mandiri terkait data-data mereka di perusahaan. Contohnya seperti kemampuan untuk memperbarui informasi pribadi, melihat kuota cuti yang tersisa, mengajukan cuti, melacak PTO, dan lain-lain.
Perusahaan yang mampu memanfaatkan aplikasi HRIS dengan baik akan memperoleh berbagai keuntungan. Software ini sengaja dirancang dengan berbagai fitur untuk menyederhanakan pengelolaan sumber daya manusia sehingga proses pengelolaan karyawan akan menjadi lebih efektif dan efisien. Jika perusahaan Anda sudah semakin berkembang dan memiliki lebih banyak karyawan, maka sudah saatnya Anda beralih dari sistem manual ke sistem digital.
Dokodemo-Kerja sebagai salah satu software atau aplikasi HRIS terbaik di Indonesia mampu memberikan kontribusi positif dalam proses peningkatan kinerja dan profesionalitas karyawan.
Ingin tahu bagaimana Dokodemo-Kerja dapat membantu perusahaan Anda?
Lihat Fitur & Cara Kerja Dokodemo–Kerja di Sini!
