Beragam jenis mesin absensi saat ini hadir untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam melacak daftar kehadiran karyawan. Dengan menggunakan mesin tersebut, perusahaan juga dapat memantau kedisiplinan dan produktivitas seluruh karyawannya.
mesin absensi terus berkembang dan mengalami perubahan. Sebelumnya, untuk mencatat kehadiran karyawan perusahaan menggunakan cara manual yaitu dengan menggunakan kertas atau daftar sederhana yang mencantumkan informasi nama karyawan dan keterangan jam hadir karyawan. Namun seiring perkembangan teknologi yang semakin maju, saat ini melacak daftar kehadiran karyawan dapat dilakukan secara otomatis menggunakan beragam jenis mesin absensi.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Perlu Anda ketahui, melacak daftar absensi karyawan merupakan salah satu tugas penting yang harus dilakukan oleh tim HRD perusahaan. Jika tim HRD tidak mampu melakukannya dengan benar, maka perusahaan dapat kehilangan kedisiplinan karyawan sehingga berdampak buruk pada produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Table of Contents
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Mesin Absensi?
Memantau kehadiran karyawan merupakan salah satu tugas penting yang perlu dilakukan oleh tim HRD. Tanpa mesin ini, tentu tim HRD akan mengalami kesulitan dalam melacak dan memantau absensi kehadiran karyawan. Apalagi jika perusahaan tersebut memiliki banyak karyawan yang tersebar di berbagai cabang perusahaan.
Meskipun pada umumnya sebagian karyawan taat terhadap peraturan, namun tidak jarang perusahaan memiliki beberapa karyawan yang sering datang terlambat ke kantor dan cenderung pulang lebih awal. Mesin absensi ini, akan membantu tim HRD untuk melihat siapa saja karyawan yang tidak disiplin dan membantu memastikan bahwa semua karyawan telah memenuhi kewajiban dan tugasnya.
Secara garis besar, mesin absensi memiliki berbagai peran penting di perusahaan. Contohnya seperti:
- membantu memberikan gaji dengan adil karena perusahaan mengetahui total jam kerja karyawannya setiap bulan
- membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan di Indonesia yaitu total 40 jam kerja dalam seminggu
- memantau produktivitas dan kedisiplinan karyawan
4 Jenis Mesin Absensi Populer yang Sering Digunakan di Perusahaan
1. Mesin absensi manual
Mesin absensi manual sangat mudah untuk digunakan. Karyawan hanya membutuhkan kartu absensi berbahan kertas kemudian memasukkannya ke dalam mesin absensi manual untuk mencetak tanggal dan waktu kehadirannya. Saat karyawan memasukkan kartu absensi tersebut, mesin ini biasanya akan menghasilkan suara berbunyi “ceklok”, oleh sebab itulah mesin absensi manual juga sering disebut sebagai mesin absensi ceklok.
Meskipun sangat praktis untuk digunakan, perlu Anda ketahui bahwa mesin absensi manual atau analog ini rentan digunakan karyawan untuk melakukan kecurangan. Karyawan dapat menitipkan kartu absensi kepada karyawan lain yang datang lebih awal agar tidak tercatat datang terlambat.
Di Indonesia sendiri, mesin ini mulai populer sekitar tahun 1997. Namun saat ini sudah semakin jarang perusahaan yang masih menggunakannya.
2. Mesin absensi dengan magnetic card
Cara kerja mesin absensi dengan magnetic card sebenarnya hampir sama dengan mesin absensi manual. Meskipun demikian, mesin absensi magnetic card jauh lebih canggih dan modern.
Untuk menggunakannya karyawan akan membutuhkan sebuah magnetic card yaitu sebuah kartu yang di dalamnya terdapat partikel magnetik untuk menyimpan data secara digital. Kemudian, kartu tersebut cukup ditempelkan atau di gesek pada mesin absensi dan data kehadiran karyawan akan secara otomatis tersimpan di data HRD perusahaan.
Di berbagai perusahaan, biasanya kartu magnetik tersebut juga dimanfaatkan sebagai kartu untuk mengakses ruangan-ruangan tertentu di dalam kantor. Jadi, dengan menyediakan kartu magnetik tersebut perusahaan Anda juga bisa melindungi gedung kantor dari akses orang luar.
3. Mesin absensi biometrik atau fingerprint
Mesin absensi biometrik memungkinkan mesin untuk mencatat jam kehadiran karyawan dengan mendeteksi berbagai karakteristik manusia seperti wajah, suara, dan mata manusia. Namun di Indonesia, sebagian besar perusahaan pada umumnya akan mendeteksi kehadiran karyawan menggunakan sidik jari. Jadi, mesin absensi biometrik yang paling banyak digunakan adalah mesin absensi fingerprint.
Mesin absensi ini biasanya akan berbentuk hardware dan di pasang di dekat pintu masuk kantor. Karyawan cukup menempelkan sidik jarinya pada alat sensor yang terdapat pada mesin, dan sistem akan mencatat jam kehadiran karyawan secara otomatis.
Meskipun alat ini cukup mudah untuk digunakan, namun di masa pandemi seperti saat ini mesin fingerprint dinilai tidak higienis. Mesin absensi fingerprint merupakan fasilitas yang digunakan oleh banyak orang sehingga bisa menjadi media penularan virus.
Selain itu, mesin fingerprint ini cukup sensitif. Jika jari karyawan dalam keadaan kotor atau basah, mesin absensi fingerprint biasanya akan mengalami kesulitan untuk mendeteksi sidik jari karyawan. Akibatnya proses pencatatan kehadiran karyawan menjadi tidak akurat.
4. Aplikasi absensi online
Seiring dengan kemajuan teknologi saat ini sudah ada banyak aplikasi untuk melakukan absensi secara online. Perusahaan tidak perlu melakukan instalasi perangkat atau hardware di dalam gedung karena aplikasi dapat berjalan di perangkat karyawan.
Untuk menggunakan aplikasi absensi online, perusahaan hanya perlu menginstal aplikasi di dalam perangkat yang digunakan oleh karyawan kemudian menghubungkan perangkat tersebut dengan jaringan internet. Setelah itu, karyawan cukup menjalankan aplikasi dari masing-masing perangkat yang mereka gunakan baik itu laptop atau smartphone.
Sistem absensi ini sangat efektif dan efisien untuk mencatat jam kehadiran karyawan. Selain itu, pada umumnya aplikasi absensi online juga menyediakan beragam fitur yang dapat digunakan oleh tim HRD untuk memantau produktivitas karyawan. Beberapa contoh fungsi fitur tersebut seperti:
- menghitung total jam kerja
- melacak lokasi karyawan bekerja
- memonitor aktivitas karyawan saat jam kerja
- pengajuan cuti secara digital
- Employee Self Service
- dan masih banyak lagi
Aplikasi absensi online ini juga dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang mengaplikasikan sistem kerja remote atau Work From Home yang memilih menggunakan aplikasi absensi online ini.
Baca Juga: Apa Itu Work From Home, Penjelasan dan Panduan untuk Menjalankannya
Mesin Absensi Mana yang Sebaiknya Digunakan?
Seperti yang sudah disebutkan, saat ini ada beberapa jenis sistem absensi yang bisa digunakan. Untuk memilih mesin mana yang sebaiknya digunakan, tentu Anda perlu melihat kembali kondisi perusahaan Anda.
Jika saat ini perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah yang kecil maka mesin untuk absensi manual atau menggunakan mesin dengan magnetic card bisa menjadi solusi. Namun sayangnya, sistem absensi tersebut sering bekerja tidak akurat karena karyawan melakukan tidak kecurangan dengan menitipkan kartu absensi kepada rekan kerja yang lain.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Kemudian di masa pandemi seperti saat ini, mesin fingerprint juga dinilai kurang cocok digunakan karena tidak higienis. Selain itu, tidak jarang karyawan kesulitan untuk melakukan absensi ketika tangan mereka dalam kondisi berkeringat atau basah sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk memindai. Jika hal ini terjadi, biasanya akan muncul antrian panjang dari para karyawan yang ingin melakukan clock in atau clock out melalui mesin absensi fingerprint.
Jadi, jika Anda saat ini mencari mesin absensi yang mampu bekerja dengan optimal untuk memantau karyawan berskala besar, maka kami sarankan untuk memilih aplikasi absensi online. Saat ini kita sudah berada di era digital dimana berbagai aktivitas dapat kita lakukan secara online, tidak terkecuali untuk proses pencatatan kehadiran karyawan.
Aplikasi absensi selain lebih higienis juga menyediakan beragam fitur lain yang dapat memudahkan tim HRD dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dengan demikian, tim HRD bisa lebih fokus pada tugas-tugas krusial yang lain.
Selain itu, saat ini sudah semakin banyak perusahaan yang menjalankan sistem kerja remote atau Work From Home demi menciptakan work life balance yang baik. Karena aplikasi absensi ini dapat diakses di mana saja, maka tim HRD tetap bisa mencatat jam kehadiran karyawan meskipun dari jarak jauh.
Tips Memilih Aplikasi Absensi Online
Apabila Anda mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi absensi online, maka kami akan berikan beberapa tips untuk menemukan aplikasi terbaik. Perlu diketahui, saat ini di Indonesia terdapat beragam jenis aplikasi absensi online. Ketika memilih aplikasi absensi, Anda harus memastikan bahwa aplikasi tersebut memiliki fitur-fitur utama sebagai berikut:
1. Absensi online yang mudah digunakan
Sesuai dengan namanya, aplikasi absensi karyawan harus memiliki fitur untuk melakukan absensi. Fitur ini harus bisa digunakan dengan mudah untuk melakukan proses clock in dan clock out karyawan.
2. Manajemen kehadiran
Aplikasi absensi online juga harus bisa digunakan untuk manajemen kehadiran. Aplikasi harus bisa melacak karyawan yang datang terlambat, ketidakhadiran, cuti, sakit, lembur, dan lain-lain.
3. Melacak total jam kerja
Agar tim HRD bisa menghitung total jam kerja harian, mingguan, dan bulanan, maka aplikasi absensi online juga harus memiliki fitur time tracker. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengetahui apakah karyawan sudah bekerja dengan durasi waktu yang ditentukan.
4. Employee Self Service (ESS)
Employee Self Service atau sering disingkat menjadi ESS merupakan fitur yang memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan tugas-tugas HRD paling dasar. Contohnya seperti melihat jatah cuti tahunan, mengubah profil pribadi karyawan, mengajukan cuti/izin, melihat total jam kerja harian, dan masih banyak lagi. Dengan fitur ini, karyawan bisa menjadi lebih mandiri untuk memenuhi kebutuhan terkait SDM yang paling mendasar tanpa harus bergantung pada tim HRD.
Baca Juga: Cuti Tahunan Karyawan: Bagaimana Aturan dan Ketentuannya?
5. Akses di perangkat mobile atau desktop
Mengingat karyawan perusahaan ada yang bekerja secara on site di dalam kantor dan bekerja secara mobile di luar kantor, maka aplikasi absensi online harus bida diakses melalui perangkat desktop ataupun perangkat mobile.
6. Centralized storage
Data-data karyawan harus tersimpan pada satu pusat data. Dengan demikian, tim HRD dapat lebih mudah ketika mencari data karyawan yang dibutuhkan.
7. Fitur custom
Setiap perusahaan memiliki cara dan kebutuhan yang berbeda dalam mengelola karyawannya. Oleh karena itu, pilih vendor penyedia aplikasi absensi online yang dapat menerima fitur custom.
Dokodemo-Kerja, Solusi Pencatatan Kehadiran Karyawan yang Efektif dan Efisien
Dokodemo-Kerja adalah aplikasi absensi terbaik di Indonesia. Selain menyediakan fitur-fitur utama untuk mengelola karyawan di perusahaan, Dokodemo-Kerja juga menerima permintaan fitur custom. Silakan hubungi tim kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.
Anda juga bisa mencoba aplikasi absensi online ini secara GRATIS melali versi demo yang sudah kami sediakan. Klik di sini untuk memulai Dokodemo-Kerja versi demo.
