Tahukah Anda saat ini ada begitu banyak aplikasi HRD yang dapat mempermudah tugas-tugas para praktisi HR? Dengan memanfaatkan aplikasi tersebut, proses manajemen SDM di perusahaan Anda bisa berjalan secara efektif dan efisien.
Sebagai salah satu praktisi HR, Anda tentu akan mengelola banyak data, terlebih jika perusahaan Anda memiliki karyawan dalam jumlah yang besar. Di era digital yang terus berkembang seperti saat ini, pemanfaatan aplikasi HRD tentu dapat meningkatkan produktivitas tim HR Anda.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Perlu Anda tahu, aplikasi HRD pada umumnya akan menyediakan beragam fitur sehingga praktisi HR dapat melakukan tugas-tugasnya dengan efisien. Contohnya seperti merekrut karyawan, melacak daftar kehadiran karyawan, mengelola cuti, pemberian gaji, mengelola tugas, dan masih banyak lagi.
Table of Contents
Manfaat Aplikasi HRD bagi Perusahaan
Sebelum kami informasikan contoh aplikasi HRD yang bisa Anda gunakan, perlu Anda pahami terlebih dahulu bahwa sistem ini membawa berbagai manfaat bagi perusahaan Anda. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
- meningkatkan kedisiplinan karyawan
- mendorong produktivitas karyawan
- meningkatkan employee engagement
- mempercepat pengambilan keputusan
- pengelolaan data karyawan dapat dilakukan secara digital dan terpusat
- menyederhanakan tugas administrasi HR
- meningkatkan proses manajemen SDM
- dan masih banyak lagi
Baca Juga: Apa Itu HRD: Mengenal Tugas dan Peran HRD di Perusahaan
5 Aplikasi HRD untuk Menyederhanakan Tugas-tugas Praktisi HR
Berikut adalah beberapa aplikasi HRD yang dapat Anda pergunakan untuk mengotomatisasi tugas-tugas HRD.
1. Sistem Informasi SDM
Sistem Informasi SDM (SISDM) adalah sistem atau aplikasi yang berfungsi untuk mengorganisir dan mengelola data karyawan di perusahaan atau instansi. Anda dapat melacak semua informasi karyawan yang tersebar di berbagai cabang melalui satu sistem karena data-data tersebut akan disimpan pada satu pusat data/centralized storage. Anda tidak perlu khawatir jika mengalami kehilangan data karena umumnya sistem akan rutin melakukan back-up data secara otomatis.
Sistem Informasi SDM ini sangat berguna. Tanpa sistem informasi SDM ini, praktisi HR akan menghabiskan banyak waktu saat harus menyortir dokumen, mengelola penggajian, dan lain-lain. Namun saat perusahaan memanfaatkan sistem SISDM maka tim HR dapat mengotomatisasi pengelolaan data yang pada akhirnya mampu menghemat lebih banyak waktu.
2. Sistem Pelacakan Pelamar (Applicant Tracking System)
Sistem Pelacakan Pelamar atau Applicant Tracking System/ATS merupakan suatu sistem yang dapat merampingkan proses rekrutmen dan seleksi karyawan di perusahaan. Aplikasi ini dapat menangani tugas-tugas HR yang perlu dilakukan saat mencari kandidat atau karyawan baru seperti memposting lowongan pekerjaan ke beberapa job portal, menyimpan data pelamar, serta menyaring lamaran kandidat potensial yang sesuai.
Selain itu, ATS juga memungkinkan perekrut untuk mengomentari dan menilai pelamar dalam satu database. Dengan demikian, semua orang yang terlibat pada proses rekrutmen dapat berkolaborasi dengan mudah di dalam satu sistem ini.
3. Sistem manajemen kehadiran (Attendance management system)
Sistem manajemen kehadiran atau attendance management system merupakan salah satu contoh aplikasi HRD yang berfungsi untuk melacak kehadiran karyawan. Perlu Anda tahu, sistem ini juga dikenal dengan istilah aplikasi absensi online.
Saat perusahaan memanfaatkan aplikasi ini, perusahaan dapat mengetahui berbagai info terkait kehadiran karyawannya secara akurat seperti jam clock in/clock, total jam kerja harian, serta total waktu yang dipergunakan karyawan untuk beristirahat. Dengan demikian, perusahaan dapat menghemat banyak waktu dan tenaga untuk menghitung jam kerja karyawannya. Sistem juga akan membantu memastikan bahwa seluruh karyawan di perusahaan Anda sudah bekerja selama 40 jam dalam seminggu sesuai dengan peraturan dari pemerintah.
Selain itu, sistem manajemen kehadiran akan melaporkan daftar karyawan yang datang terlambat. Informasi tersebut tentu dapat dipergunakan untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan di perusahaan Anda.
4. Sistem penilaian kinerja karyawan
Melacak kinerja karyawan bisa menjadi pekerjaan yang memakan banyak waktu terutama bagi perusahaan berukuran besar. Meskipun begitu, menilai output karyawan sangat penting untuk dilakukan demi kesuksesan perusahaan.
Oleh sebab itulah, tim HRD membutuhkan sistem penilaian kinerja untuk merampingkan proses pemberian evaluasi tersebut. Aplikasi atau sistem ini akan membantu para praktisi HR untuk mencatat kinerja karyawan, mengidentifikasi orang-orang yang memiliki prestasi terbaik, serta mempermudah tim HR untuk memberikan umpan balik.
Jika Anda tertarik untuk menggunakannya, salah satu sistem penilaian kinerja karyawan yang bisa Anda gunakan adalah Nippo. Sistem ini tidak hanya bisa digunakan untuk memberikan evaluasi secara bulanan namun juga harian.
Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Pengertian & Contoh Metode yang Bisa Digunakan
5. Employee Self Service (ESS) Software
Aplikasi HR selanjutnya yang mampu mempermudah tugas-tugas tim HRD di perusahaan Anda adalah Employee Self Service Software. Perangkat lunak ini sengaja dirancang untuk karyawan agar mereka bisa mengakses, memodifikasi, serta memperbarui data mereka sendiri di dalam database sistem. Meskipun terlihat sederhana, software ini akan menghemat banyak waktu tim HR karena dapat menghilangkan tugas-tugas yang tidak terlalu krusial.
Sebagai contoh, melalui ESS software karyawan dapat melihat sisa kuota cuti tahunan mereka. Tim HRD tidak perlu memeriksa dan memberikan informasi tersebut secara manual pada setiap karyawan yang menanyakannya karena karyawan dapat mengaksesnya sendiri.
Selain itu, sistem ESS juga memungkinkan karyawan untuk bisa melihat status cuti yang mereka ajukan, apakah sudah mendapatkan persetujuan atau masih proses review. Dengan demikian, karyawan tidak akan menanyakan hal yang sama berulang kali pada tim HRD untuk bisa mengetahui status pengajuan cuti yang sudah dikirimkan melalui sistem ESS tersebut.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
6. Sistem Manajemen Cuti Karyawan
Mengelola cuti juga menjadi salah satu tugas HR. Sebelum teknologi berkembang, proses pengelolaan cuti dilakukan secara manual menggunakan dokumen kertas yang harus ditandatangani oleh beberapa pihak terkait untuk mendapatkan persetujuan. Selain tidak efektif, hal tersebut juga akan memakan banyak waktu.
Saat ini mungkin sebagian besar perusahaan masih menggunakan email untuk proses pengajuan cuti. Namun tidak jarang, email pengajuan cuti tersebut tertimbun dengan email-email lain sehingga karyawan tidak bisa segera mendapatkan hari liburnya. Jika hal tersebut tidak segera diatasi, maka karyawan bisa menganggap jika perusahaan tidak memperhatikan mereka sehingga employee job satisfaction akan menurun.
Oleh karena itulah, sistem manajemen cuti karyawan dipergunakan. Secara garis besar, sistem manajemen cuti ini akan memudahkan tim HR untuk melacak, menyetujui, atau menolak permintaan cuti karyawan. Di dalam sistem atau aplikasi ini, Anda dapat menemukan beragam informasi seperti yang berguna untuk manajemen cuti seperti sisa kuota cuti, jenis cuti yang diajukan (cuti tahunan, sakit, melahirkan, dll), pendelegasian tugas ketika karyawan cuti, dan masih banyak lagi.
Cari Aplikasi HR dengan Fitur Lengkap? Dokodemo-Kerja Solusinya!
Seperti yang kami sebutkan di atas, aplikasi HR sudah sangat beragam dengan fungsionalitasnya masing-masing. Anda tidak perlu membeli semua aplikasi tersebut karena saat ini sudah ada Dokodemo-Kerja yang menyediakan beragam fungsionalitas untuk mengelola SDM perusahan.
Untuk merampingkan tugas-tugas tim HR, berikut beberapa fungsionalitas yang tersedia di Dokodemo-Kerja:
1. Manajemen kehadiran karyawan
Dokodemo-Kerja menyediakan fitur absensi online yang dapat melacak kehadiran karyawan. Melalui fitur ini, Anda bisa mengetahui jam clock in/clock out (masuk/keluar) karyawan, total jam kerja harian/mingguan/bulanan, daftar karyawan yang terlambat bekerja, serta berapa lama waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk beristirahat.
2. Manajemen cuti
Untuk mempermudah proses pengelolaan cuti seluruh karyawan Anda, Dokodemo-Kerja juga menyediakan fitur manajemen cuti. Karyawan dapat mengajukan berbagai jenis cuti yang tersedia di perusahaan Anda melalui aplikasi ini dan mereka dapat melihat status cuti yang sudah diajukan.
Dari sisi admin, pihak HR atau Team Leader terkait dapat memberikan approval dari sistem Dokodemo-Kerja. Selanjutnya, Team Leader dapat menggunakan fitur “delegated to” yaitu fitur untuk mendelegasikan tugas. Dengan demikian, HR dapat mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk menghandle tugas-tugas ketika karyawan cuti.
3. Manajemen tugas
Dokodemo-Kerja juga menyediakan fitur bernama task management untuk mengelola delegasi tugas. Melalui fitur ini, tim HR atau Team Leader dapat mengetahui berapa total waktu yang dihabiskan oleh karyawannya untuk menyelesaikan suatu tugas.
4. Pemantauan karyawan
Untuk menjaga kinerja dan produktivitas karyawan, Dokodemo-Kerja dilengkapi dengan fitur pemantau karyawan. Aplikasi ini menyediakan fitur GPS tracker untuk melacak lokasi tim/karyawan lapangan mereka, serta memiliki fitur screen monitoring untuk memantau aktivitas yang dilakukan karyawan melalui perangkat desktopnya. Melalui fitur ini, produktivitas serta kinerja karyawan akan tetap terpantau dengan baik. Meskipun begitu, sistem Dokodemo-Kerja akan tetap menjaga privasi penggunanya. Silakan baca info selengkapnya di fitur Dokodemo-Kerja.
5. Employee Self Service
Dokodemo-Kerja juga menyediakan Employee Self Service di mana karyawan dapat melihat, mengakses, dan mengubah data mereka sendiri. Melalui aplikasi ini, karyawan dapat melihat sisa cuti tahunan, melihat total jam kerja harian, dan lain-lain. Hal ini tentu dapat memperingan tugas-tugas HR di perusahaan Anda.
Jika Anda tertarik dengan Dokodemo-Kerja atau ingin mengembangkan fitur tertentu untuk mengelola tenaga kerja di perusahaan Anda, silakan segera Hubungi Kami. Tim Dokodemo-Kerja akan dengan senang hati membantu Anda.
