Perusahaan perlu mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi WFH mengingat saat ini banyak karyawan yang bekerja dari rumah. Dengan aplikasi-aplikasi tersebut, produktivitas karyawan tetap dapat terjaga sehingga perusahaan dapat meningkatkan profit bisnisnya.

Beberapa tahun yang lalu sistem kerja WFH belum diketahui oleh banyak orang. Namun setelah pandemi Covid-19 muncul, banyak perusahaan yang menggunakan sistem kerja ini karena harus  meminimalisir penyebaran virus di area perkantoran.

Setelah menjalankan sistem kerja WFH selama hampir 2 tahun lamanya, banyak perusahaan yang dapat bertahan menghadapi masa sulit pandemi. Mereka mengandalkan aplikasi WFH agar karyawan tetap produktif bekerja dari rumah.

Jika perusahaan Anda saat ini berencana untuk menjalanakan sistem WFH dalam jangka panjang, maka Anda perlu menyediakan aplikasi WFH. Dengan demikian, kerja sama antar tim, proses monitoring, atau manajemen karyawan tetap bisa berjalan normal seperti saat karyawan bekerja dari kantor.

Sebelum kami informasikan apa saja aplikasi WFH yang bisa Anda gunakan, berikut kami berikan sedikit informasi mengenai sistem kerja WFH yang sedang populer saat ini.

Apa Itu WFH?

WFH adalah akronim dari Work From Home yang berarti bekerja dari rumah. Jadi, secara garis besar WFH merupakan sistem kerja yang memungkinkan karyawan perusahaan untuk bisa bekerja dari tempat tinggal mereka.

Perlu Anda ketahui, WFH juga dianggap sebagai sistem kerja modern karena teknologi memegang peranan penting terhadap kesuksesan WFH. Beberapa teknologi tersebut seperti perangkat laptop, koneksi internet, serta aplikasi WFH. 

Baca Juga: 5 Cara Menciptakan Work Life Balance yang Baik di Perusahaan

9 Rekomendasi Aplikasi WFH untuk Menunjang Produktivitas Karyawan 

Aplikasi WFH untuk Manajemen Proyek

Saat bekerja secara WFH, Aplikasi manajemen proyek perlu Anda sediakan karena masing-masing karyawan berada di lokasi yang berbeda. Dengan menyediakan aplikasi ini maka proses pengerjaan proyek dapat dijalankan secara terorganisir dan lebih baik. Berikut beberapa rekomendasi aplikasi manajemen terbaik yang bisa Anda gunakan:

1. Trello

Trello adalah aplikasi manajemen proyek yang sudah cukup populer dan digunakan oleh banyak orang. Aplikasi ini memiliki beberapa fitur utama, beberapa diantaranya seperti:

• Board: berisi nama proyek yang sedang dikelola
• Card: nama tugas yang harus dikerjakan. Fitur ini bisa Anda temukan pada masing-masing board.
• List: alur pengerjaan dari tugas yang perlu dikerjakan. Melalui fitur ini, card Trello yang sudah dibuat dapat dipindahkan dari satu list ke list yang lain sesuai dengan alur pengerjaan tugasnya. 

Dengan fitur-fitur di atas, Trello akan membantu memvisualisasikan alur kerja, memberikan gambaran sederhana kepada manajer dan anggota tim tentang sebuah proyek dari awal hingga akhir. Jadi, dengan menggunakan aplikasi ini, Anda dan tim dapat saling berkolaborasi dan mengetahui progress pengerjaan proyek dengan baik meski masing-masing anggota tim berada di lokasi yang berbeda.

2. Jira

Jira adalah aplikasi manajemen proyek selanjutnya yang bisa Anda gunakan. Biasanya aplikasi ini digunakan untuk manajemen proyek pengembangan software dengan metode Agile. Meskipun demikian, Jira juga banyak digunakan oleh tim lain seperti marketing saat berencana untuk meluncurkan produk baru, atau tim HRD untuk merampingkan proses perekrutan. 

Aplikasi Jira dikembangkan oleh perusahaan perangkat lunak Atlassian dan sudah digunakan secara luas oleh tim developer untuk merencanakan proses pengembangan software, melacak bug, atau tugas yang lain.

Di dalam aplikasi ini, terdapat beberapa fitur utama yang bisa digunakan untuk mengelola proyek, yaitu:

• Scrum boards: untuk mengatur beban kerja agar sesuai dengan sprint tertentu.
• Kanban board: fitur untuk memvisualisasikan alur pengerjaan tugas.
• Roadmaps : untuk menciptakan visi yang jelas mengenai produk yang dikembangkan.
• Agile reporting : report real time yang berisi wawasan mengenai bagaimana pengembangan produk yang sedang berjalan. 

Aplikasi WFH untuk Menyimpan File

Saat bekerja, masing-masing karyawan mungkin harus berbagi dokumen dengan karyawan yang lain. Untungnya saat ini teknologi sudah semakin maju sehingga berbagi dokumen dari lokasi yang berbeda tetap dapat dilakukan. Berikut beberapa aplikasi yang bisa dipergunakan.

3. Google Drive

Google Drive adalah platform berbasis cloud untuk menyimpan berbagai file secara terpusat pada satu lokasi yang aman. Platform ini disediakan secara gratis oleh Google dan Anda bisa mengaksesnya dari perangkat desktop atau perangkat mobile. Google Drive menyediakan kapasitas storage sebesar 15 GB, namun jika Anda membutuhkan ruang di atas kapasitas tersebut maka Anda harus upgrade ke layanan Google One.  

Aplikasi ini sangat dibutuhkan oleh pekerja WFH karena Google Drive memungkinkan Anda untuk menyimpan dan berbagi dokumen di server Google. Selain itu, aplikasi ini juga memudahkan anggota tim lain untuk bisa mengedit atau berkolaborasi pada file yang Anda simpan. Dengan demikian, Anda dan tim tetap bisa mengerjakan dokumen penting meski dari lokasi yang berbeda.

4. Dropbox

Dropbox juga menjadi salah satu platform penyimpanan cloud populer selain Google Drive. Melalui Dropbox, Anda dapat menyimpan dan membagikan file secara online melalui cloud.

Aplikasi ini juga memiliki sistem keamanan yang baik. Semua file akan disimpan dengan aman menggunakan kata sandi dan hanya orang yang memiliki kata sandi tersebut yang dapat mengaksesnya.

Untuk paket gratisnya, Dropbox menyediakan kapasitas sebesar 2 GB. Meskipun demikian, Dropbox juga menyediakan paket berbayar dengan kapasitas storage yang besar yaitu 5.000 GB.

Aplikasi WFH untuk Komunikasi Tim

Saat menjalankan sistem kerja WFH, perusahaan perlu menyediakan aplikasi team chat agar komunikasi tetap dapat berjalan dengan lancar. Berikut beberapa rekomendasi aplikasi yang bisa Anda pergunakan.

5. Slack

Slack adalah aplikasi komunikasi yang populer dan diandalkan oleh banyak pekerja remote. Anda bisa menggunakan aplikasi ini melalui desktop atau perangkat mobile. 

Selain dapat digunakan untuk mengirim pesan ke anggota tim yang lain, Slack juga menawarkan berbagai kemampuan yang dapat memudahkan kolaborasi antar tim. Beberapa fitur tersebut seperti:

• Panggilan video dan audio
• Channel atau group chat
• Menyimpan pesan, file, atau dokumen
• Menjadwalkan pengiriman pesan
• Merekam video clip
• Pin pesan
• dan masih banyak lagi

6. Microsoft Teams

Aplikasi untuk komunikasi tim yang lain adalah Microsoft Temas. Aplikasi ini dikembangkan oleh Microsoft dan sering diandalkan sebagai aplikasi komunikasi untuk bisnis.

Microsoft Teams sangat berguna untuk kolaborasi jarak jauh karena memiliki banyak fitur yang memungkinkan tim untuk bisa tetap terhubung. Beberapa fitur yang mereka tawarkan seperti:

• Panggilan video dan audio
• Konferensi audio
• Menyimpan dokumen
• Group chat
• dan lain-lain

Aplikasi WFH untuk Video Conference

Ada banyak aplikasi video conference yang bisa Anda pergunakan untuk melakukan meeting secara online. Berikut beberapa rekomendasinya.

7. Google Meet

Google Meet merupakan platform untuk konferensi video yang disediakan oleh Google. Platform ini gratis untuk digunakan. Meskipun gratis, Google Meet menyediakan layanan unlimited online meeting sehingga Anda bisa mengadakan online meeting sesering mungkin. Sedangkan untuk batasan peserta yang bisa bergabung adalah 100 orang peserta.

Google Meet juga menyediakan fitur screen sharing dimana Anda bisa mempresentasikan dokumen dengan tim selama meeting berjalan. Namun jika Anda ingin merekam meeting tersebut, maka Anda perlu upgrade ke layanan berbayar.

8. Zoom

Selain Google Meet, Zoom juga menjadi aplikasi video conference populer yang sudah digunakan oleh banyak orang. Melalui fitur video conference yang dimilikinya, Anda bisa mengundang 100 peserta meeting dengan durasi 40 menit. Namun jika Anda menggunakan layanan berbayar, Anda bisa mengundang lebih banyak peserta dengan durasi yang jauh lebih lama lagi.

Sama seperti Google Meet, Zoom juga mempunyai fitur screen sharing yang berguna untuk mempresentasikan dokumen kepada peserta meeting.  

Aplikasi WFH untuk monitoring karyawan jarak jauh

Saat mengelola karyawan yang bekerja dari jarak jauh, Anda membutuhkan aplikasi yang dapat melakukan proses monitoring secara efektif dan efisien. Melalui aplikasi ini, Anda dapat memantau aktivitas karyawan sehingga produktivitas mereka bisa tetap terjaga dengan baik.

9. Dokodemo-Kerja

Dokodemo-Kerja menjadi aplikasi yang perlu Anda sediakan saat menerapkan sistem WFH karena memiliki banyak fitur yang berguna bagi perusahaan ataupun karyawan. Dari aplikasi ini, karyawan dapat melakukan absensi secara online dengan demikian tim HRD perusahaan dapat memantau kedisiplinan karyawan secara real time. Dokodemo-Kerja juga menyediakan fitur untuk manajemen cuti karyawan. Jadi, karyawan dapat mengajukan cuti dengan mudah tanpa harus datang ke kantor menemui tim HRD. 

Selain itu, Dokodemo-Kerja juga memiliki berbagai fitur menarik yang berfungsi untuk monitoring karyawan jarak jauh. Beberapa diantaranya seperti:

• Time tracker: fitur ini dapat melacak total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan.
• Desktop screenshot: saat dijalankan pada perangkat desktop, Dokodemo-Kerja dapat mengambil screenshot layar. Meskipun demikian, untuk menjaga privasi karyawan maka hasil screenshot akan disediakan dengan resolusi yang rendah. 
• GPS tracker: melacak lokasi karyawan. Biasanya fitur ini digunakan perusahaan untuk memantau karyawan yang bekerja secara mobile seperti tim sales.
• Employee Self Service (ESS): fitur yang memungkinkan karyawan untuk melakukan tugas-tugas HRD dasar seperti melihat total jam kerja harian atau melihat sisa cuti tahunan yang dimiliki karyawan. Dengan fitur ini, beban HRD bisa menjadi lebih berkurang.

Baca Juga: Cuti Tahunan Karyawan: Bagaimana Aturan dan Ketentuannya?

Dokodemo-Kerja, Aplikasi WFH yang Bisa Anda Andalkan

Saat pertama kali menerapkan sistem kerja WFH, perusahan biasanya mengalami beberapa kesulitan untuk memantau produktivitas seluruh karyawannya. Selain itu, masalah kepercayaan juga menjadi salah satu hal yang perlu diatasi karena karyawan dan tim HRD bekerja dari lokasi yang berbeda.

Untungnya, saat ini teknologi sudah semakin maju. Dengan menggunakan aplikasi Dokodemo-Kerja, proses monitoring dapat dilakukan secara digital. Data-data yang dikirimkan seperti jam mulai bekerja, jam selesai bekerja, total jam kerja harian, serta hasil desktop screenshot karyawan juga akan dikirimkan secara akurat. Dengan demikian, tim HRD tetap dapat memantau produktivitas karyawannya.

Jika perusahaan Anda berencana untuk mulai menjalankan sistem kerja WFH, Dokodemo-Kerja menjadi salah satu aplikasi yang Anda butuhkan. Silakan hubungi tim kami untuk mendapatkan detail penjelasan mengenai aplikasi ini. Anda juga bisa mencoba Dokodemo-Kerja secara gratis melalui aplikasi demo yang sudah kami sediakan. Silakan klik di sini untuk mulai menggunakan Dokodemo-Kerja versi demo.