Ingin tahu bagaimana aplikasi absensi online membantu perusahaan dalam mengelola karyawannya? Artikel berikut akan menjelaskan kepada Anda mengapa sebagian besar perusahaan beralih menggunakan aplikasi absensi online dan meninggalkan sistem absensi manual.
Seperti yang sudah kita ketahui, di tahun 2021 semakin banyak aktivitas yang dilakukan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi. Anda dapat belajar, berbelanja, membayar tagihan, dan berkomunikasi dengan mudah dengan menggunakan sebuah aplikasi. Bahkan, saat ini sudah semakin banyak perusahaan yang memungkinkan karyawannya untuk bekerja dari jarak jauh (kerja remote) dengan mengandalkan kemampuan teknologi serta koneksi internet.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Secara garis besar, kehadiran teknologi memang telah membantu banyak orang untuk melakukan berbagai hal, tidak terkecuali dalam pengelolaan absensi kehadiran karyawan. Ya, saat ini sudah semakin banyak perusahaan yang mengandalkan aplikasi absensi karyawan, terlebih sejak munculnya wabah Covid-19 yang memaksa banyak perusahaan untuk menerapkan sistem kerja WFH (Work From Home). Aplikasi ini memungkinkan karyawan untuk bisa memberikan absensi secara online sehingga mereka tidak perlu datang ke kantor.
Jika Anda ingin mengetahui informasi lebih mendalam mengenai apa itu aplikasi absensi online, berikut kami sajikan penjelasannya untuk Anda.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Aplikasi Absensi Online?
Aplikasi absensi online adalah sistem berbasis website ataupun mobile untuk mencatat jam kehadiran karyawan. Biasanya aplikasi ini juga terintegrasi dengan sistem cuti sehingga dapat memudahkan tim HRD dalam mengelola kehadiran karyawannya.
Untuk menggunakan aplikasi absensi online, pengguna dapat mengaksesnya menggunakan perangkat komputer maupun smartphone yang terhubung dengan koneksi internet. Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa aplikasi absensi karyawan ini pada umumnya menggunakan sistem cloud dan terhubung dengan database secara real time. Dengan demikian, dimanapun karyawan melakukan absensi, data akan diterima oleh tim HRD secara tepat dan akurat.
Itulah sebabnya, mengapa aplikasi absensi online ini sangat cocok bagi para pekerja remote atau bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja WFH (Work From Home). Melalui aplikasi ini, pemantauan jam kehadiran karyawan tetap dapat dijalankan dengan baik meskipun dari jarak jauh sekalipun.
Baca Juga: 5+ Peran Penting Task Management Software di Perusahaan
7 Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Absensi Online
1. Ingin meningkatkan keadilan diantara karyawan
Sebagian besar karyawan pernah berada di situasi dimana mereka melihat rekan kerjanya datang terlambat bekerja atau beristirahat melebihi batas yang diberikan. Jika dibiarkan maka hal tersebut dapat berdampak buruk pada produktivitas karyawan serta menimbulkan rasa ketidakadilan bagi karyawan yang tertib dengan peraturan perusahaan.
Biasanya, hal ini timbul karena perusahaan kesulitan untuk memantau karyawan. Mereka tidak memiliki data yang bisa menunjukkan jam kehadiran serta berapa lama waktu yang diambil karyawan untuk beristirahat. Karena alasan inilah, perusahaan beralih menggunakan sistem digital yang mampu memberikan data secara akurat dan real time.
Pada umumnya, aplikasi absensi online menyediakan fitur untuk melacak jam masuk, jam istirahat, serta jam pulang. Melalui data ini, tim HRD dapat membantu produktivitas karyawan dengan baik dan dapat segera memberikan teguran kepada karyawan yang tidak disiplin terhadap peraturan.
2. Memantau total jam kerja karyawan
Pemerintah di Indonesia memiliki peraturan dimana karyawan harus bekerja dengan total jam kerja 40 jam dalam seminggu. Meskipun peraturan tersebut tidak berlaku untuk semua jenis pekerjaan, namun sebagian besar perusahaan di Indonesia mengikuti peraturan tersebut.
Untuk memudahkan tim HRD dalam menghitung total jam kerja tersebut, perusahaan dapat mengandalkan aplikasi absensi online. Saat karyawan mulai bekerja, mereka dapat menggunakan fitur clock in atau play kemudian aplikasi akan mulai menghitung jam kerja karyawan. Dengan fitur tersebut, perusahaan juga dapat lebih mudah untuk menghitung jam lembur karyawan.
3. Membutuhkan akurasi yang lebih baik
Sistem absensi manual lebih rentan terhadap kesalahan manusia sehingga dapat menghasilkan data yang tidak akurat. Jika hal ini tidak segera diatasi baik karyawan atau perusahaan bisa mengalami kerugian seperti penghitungan sisa cuti yang tidak tepat atau pemberian gaji yang salah.
Oleh karena itulah, untuk meminimalisir human error maka perusahaan beralih menggunakan aplikasi absensi online. Dengan bantuan teknologi, perusahaan akan lebih mudah untuk melakukan manajemen kehadiran secara otomatis dan memperoleh data yang lebih akurat.
4. Sistem untuk mengelola pekerja remote
Sistem kerja remote memungkinkna karyawan untuk bekerja di luar kantor fisik perusahaan. Bahkan saat ini sudah banyak karyawan yang bekerja di wilayah atau negara yang berbeda dari lokasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika perusahaan mulai menerapkan sistem kerja remote atau WFH (Work From Home), maka mereka harus menyediakan aplikasi absensi karyawan yang bisa diakses dimanapun dan kapanpun.
Dengan menyediakan aplikasi ini, perusahaan tetap dapat mencatat jam kehadiran karyawan, jam istirahat, jam selesai bekerja, serta total jam kerja harian/mingguan. Aplikasi absensi online seperti Dokodemo-Kerja juga menyediakan fitur screenshot sehingga memudahkan tim HRD untuk memantau produktivitas karyawan. Melalui fitur tersebut, tim HRD dapat memantau aktivitas karyawan selama jam kerja dari jarak jauh.
Hal menarik lainnya yang membuat perusahaan membutuhkan aplikasi absensi online untuk pekerja remote adalah adanya fitur untuk pengajuan cuti. Jadi karyawan tidak perlu mengisi formulir kertas yang ditandatangani oleh manajer untuk pengajuan cuti. Semua dapat dilakukan secara digital melalui aplikasi absensi online.
5. Memeriksa lokasi karyawan
Alasan selanjutnya mengapa perusahaan beralih menggunakan aplikasi absensi online adalah untuk memeriksa lokasi karyawan. Biasanya hal ini dilakukan untuk memantau karyawan yang bekerja secara mobile seperti tim sales atau tim marketing.
Agar perusahaan bisa mendapat lokasi akurat dimana karyawan berada, perusahaan menggunakan aplikasi absensi online yang menyediakan fitur GPS tracker di dalamnya. Melalui fitur ini, sistem akan mencatat dan melacak rute perjalanan yang ditempuh oleh karyawan.
Selain memudahkan tim HRD dalam melacak lokasi karyawan, aplikasi absensi online karyawan juga menawarkan cara absen yang lebih praktis bagi karyawan yang bekerja secara mobile. Di pagi hari, mereka tidak perlu datang ke kantor dan bisa segera menemui klien karena absensi bisa dilakukan secara online.
6. Menghemat biaya dalam manajemen kehadiran
Saat perusahaan masih menggunakan sistem absensi manual mereka perlu mengeluarkan banyak biaya untuk manajemen kehadiran karyawan. Hal ini terjadi karena saat menggunakan absensi manual perusahaan membutuhkan perangkat fisik mesin absensi yang terpasang di seluruh cabang perusahaan.
Berbeda dengan aplikasi absensi online. Aplikasi ini dapat diakses dengan mudah melalui perangkat laptop ataupun smartphone yang dimiliki oleh karyawan. Anda hanya perlu mengunduh dan menginstal aplikasinya untuk bisa menggunakannya.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Selain itu, dengan sistem digital Anda juga tidak lagi perlu mengeluarkan banyak biaya untuk membeli kertas, seperti tinta atau lemari arsip karena Anda dapat melakukan manajemen kehadiran secara digital.
7. Membutuhkan sistem manajemen kehadiran untuk karyawan berskala besar
Perusahaan dengan jumlah karyawan berskala kecil mungkin masih sanggup mengelola daftar kehadiran karyawan secara manual. Namun apa jadinya jika perusahaan dengan karyawan berskala besar masih tetap menggunakan sistem manual? hal tersebut tentu dapat menciptakan peluang human error yang lebih besar serta menghabiskan banyak waktu yang dimiliki oleh tim HRD.
Oleh karena itulah, perusahaan yang berkembang dan memiliki jumlah karyawan yang terus bertambah akan mulai mempertimbangkan penggunaan sistem digital untuk mengelola karyawannya. Sistem ini dapat bekerja secara otomatis dan lebih terorganisir untuk mencatat jam kehadiran karyawan, menghitung sisa cuti, serta total jam kerja seluruh karyawan di suatu perusahaan.
Selain itu, saat ini banyak perusahaan besar yang memiliki lebih dari dari 1 cabang di Indonesia. Dengan sentralisasi data yang terdapat pada sistem absensi online, maka tim HRD dapat menemukan data karyawan di satu tempat yang sama meskipun karyawan bekerja di cabang kantor yang berbeda-beda.
Baca Juga: 5 Fungsi Aplikasi Absensi Mobile dalam Mengelola Tim Sales
Tanda-tanda Perusahaan Perlu Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Banyak perusahaan yang menghadapi masalah saat mereka mengelola banyak karyawan menggunakan sistem manual. Jika sampai saat ini perusahaan Anda masih menggunakan absensi manual dan melihat tanda-tanda berikut, maka mungkin perusahaan Anda harus segera beralih menggunakan sistem digital.
- Kurangnya transparansi kehadiran
- Perusahaan kesulitan untuk melacak jam kerja (jam masuk, jam istirahat, dan jam pulang) karyawan secara akurat.
- Data kehadiran karyawan dapat dimodifikasi oleh siapapun dan kapanpun.
- Sulit melakukan manajemen cuti.
- Sistem absensi tidak menyediakan fungsionalitas untuk manajemen kehadiran yang efektif dan efisien seperti multi-level approvals, sentralisasi data, dan lain-lain.
- Pelacakan ketidakhadiran menghabiskan terlalu banyak waktu tim HRD.
- Data karyawan yang tidak terorganisir dengan baik
- Sulit memantau produktivitas karyawan
Jika perusahaan Anda sudah menunjukkan tanda-tanda di atas, maka Anda perlu segera memperbaiki sistem manajemen kehadiran di perusahaan. Salah satu hal yang perlu Anda lakukan adalah beralih menggunakan sistem aplikasi absensi karyawan. Dengan berbagai fitur yang disediakan di dalamnya, tim manajemen atau tim HRD di perusahaan Anda akan lebih terbantu dalam mengelola karyawan.
Fitur Aplikasi Absensi Online Dokodemo-Kerja
Dokodemo-Kerja, sebagai aplikasi absensi online terbaik di Indonesia menyediakan beragam fitur yang memudahkan pengelolaan karyawan, seperti:
1. Fitur absensi elektronik
Karyawan cukup menekan tombol “Play” saat mulai bekerja dan menekan tombol “Stop” saat selesai bekerja.
2. GPS tracker
GPS tracker tersedia di Dokodemo-Kerja versi mobile untuk melacak lokasi karyawan.
3. Time tracker
Ketika karyawan menekan tombol “Play” maka sistem akan mulai menghitung dan mencatat jam kerja yang berjalan.
4. Desktop Screenshot
Untuk memantau produktivitas karyawan, Dokodemo hadir dengan fitur desktop screenshot. Fitur ini akan mengambil tangkapan layar (screenshot) di layar komputer karyawan. Fitur Ini hanya menampilkan gambar beresolusi rendah untuk menghormati privasi pengguna.
5. Pengelolaan dan pengajuan cuti
Fitur ini dapat digunakan karyawan untuk mengajukan cuti atau day off. Pengajuan cuti akan melalui multi-level approvals secara digital.
Jika Anda tertarik dengan aplikasi absensi karyawan Dokodemo-Kerja, Anda dapat mengunjungi halaman Fitur atau menghubungi tim kami untuk mendapatkan penjelasan mendalam. Anda juga bisa mencoba Dokodemo-Kerja versi demo secara gratis di sini.
