Arti manajemen waktu adalah pengelolaan waktu yang dilakukan secara efektif untuk menyelesaikan berbagai tugas yang berbeda. Agar karyawan dapat mengelola waktu dengan efektif, terdapat beberapa tips yang bisa dilakukan.
Pada dasarnya, setiap orang memiliki waktu yang sama (24 jam) dalam sehari. Sangat penting untuk mempelajari bagaimana cara melakukan manajemen waktu sehingga Anda dapat tetap dapat bekerja secara produktif namun tetap dapat melakukan berbagai aktivitas pribadi.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Saat Anda dapat mengelola waktu dengan dengan baik, Anda dapat memprioritaskan tugas-tugas apa saja yang harus didahulukan. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa terdapat cukup waktu untuk menyelesaikan tugas sesuai deadline yang sudah ditentukan.
Meskipun demikian, manajemen waktu memang bukanlah tugas yang mudah. Para karyawan seringkali kesulitan saat harus mengelola waktu yang dimilikinya untuk mengerjakan berbagai tugas dalam sehari. Akibatnya, karyawan tidak dapat menyelesaikan tugas sesuai deadline serta kesulitan memperoleh work life balance yang baik.
Jika saat ini Anda sedang mengalami manajemen waktu yang buruk, artikel ini berguna untuk Anda. Silakan simak penjelasan kami berikut ini.
Table of Contents
Pengertian Manajemen Waktu
Manajemen waktu adalah pengelolaan waktu yang dilakukan secara efektif sehingga waktu yang tepat dapat dialokasikan untuk aktivitas yang tepat. Dengan manajemen waktu yang baik, Anda dapat menetapkan slot waktu tertentu untuk menyelesaikan tugas-tugas sesuai dengan prioritasnya.
Jadi, saat Anda ingin melakukan manajemen waktu, maka Anda perlu menanyakan pada diri Anda sendiri mengenai tugas mana saja yang harus didahulukan dan seberapa banyak waktu yang harus dialokasikan untuk mengerjakan tugas tersebut. Dengan demikian, Anda dapat memaksimalkan produktivitas dan mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Manfaat Manajemen Waktu di Tempat Kerja
Manajemen waktu yang baik akan membawa berbagai keuntungan. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Membantu menyelesaikan tugas sesuai dengan deadline pekerjaan.
Anda dapat mengelola waktu dan beban kerja dengan lebih baik. Selain itu, Anda juga akan mengetahui tugas-tugas mana saja yang memiliki prioritas tinggi sehingga Anda dapat menyelesaikan tugas tersebut secara tepat waktu.
2. Memberikan hasil pekerjaan yang lebih berkualitas.
Ketika manajemen waktu menjadi kebiasaan, Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk meningkatkan kualitas pekerjaan karena Anda mampu mengalokasikan waktu dengan baik untuk setiap tugas. Bahkan, dengan jumlah waktu yang dimiliki, Anda masih bisa memiliki waktu yang cukup untuk melakukan perbaikan pekerjaan.
3. Dapat lebih produktif dan lebih efisien dalam menyelesaikan tugas.
Seperti yang sudah diketahui oleh banyak orang, bahwa keterampilan manajemen waktu yang efektif dapat membuat Anda menjadi lebih produktif dan lebih efisien dalam bekerja. Keterampilan ini akan sangat membantu Anda untuk bisa menyelesaikan tugas sedini mungkin tanpa harus mengurangi kualitas pekerjaan.
4. Terhindar dari stres dan rasa cemas
Mengetahui bagaimana manajemen waktu yang baik dapat membantu Anda untuk memiliki pola kerja yang lebih teratur. Anda juga dapat mengetahui dengan pasti mengenai tugas-tugas apa saja yang harus segera dikerjakan. Dengan demikian, Anda dapat terhindar dari ketidakteraturan yang dapat mengakibatkan stres.
5. Meningkatkan work life balance sehingga memperoleh peningkatan kualitas hidup
Keterampilan manajemen waktu yang baik tidak hanya bermanfaat bagi pekerjaan Anda, tetapi juga dapat meningkatkan kualitas kehidupan Anda. Saat Anda dapat mengatur beragam tugas di kantor untuk bisa diselesaikan secara tepat waktu, maka Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada kehidupan pribadi.
Baca Juga: 9 Rekomendasi Aplikasi WFH untuk Menunjang Produktivitas Karyawan
Tantangan Umum dalam Manajemen Waktu dan Solusinya
Berikut ini adalah beberapa masalah paling umum yang sering dihadapi karyawan saat meningkatkan keterampilan manajemen waktu mereka. Kami juga akan membahas beberapa solusi potensial yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya.
1. Sulit memprioritaskan tugas
Saat melakukan manajemen waktu, karyawan sering mengalami kesulitan dalam membuat daftar tugas sesuai prioritasnya. Mereka tidak mengetahui pekerjaan apa saja yang perlu didahulukan. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa memanfaatkan teknologi.
Perlu Anda ketahui, saat ini ada beragam aplikasi manajemen proyek seperti Trello dan Jira. Dari aplikasi ini, Anda bisa melacak progres proyek serta mengetahui due date dari tugas yang diberikan. Dengan informasi yang disajikan oleh aplikasi tersebut, Anda dapat lebih mudah dalam membuat daftar tugas sesuai prioritas.
Selain menggunakan aplikasi manajemen proyek, Anda juga dapat menggunakan aplikasi manajemen tugas seperti Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini memungkinkan karyawan untuk melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Informasi ini tentu sangat berguna bagi perusahaan untuk menetapkan due date yang realistis untuk dicapai.
2. Kelelahan saat bekerja
Masalah lain yang sering dihadapi oleh karyawan adalah kelelahan. Hal ini umumnya terjadi karena manajemen waktu yang buruk membuat karyawan menjadi tidak memiliki waktu yang cukup untuk beristirahat. Jika hal ini dibiarkan, produktivitas karyawan akan menurun. Akibatnya, hasil pekerjaan tidak maksimal atau tidak sesuai dengan apa yang diharapkan.
Salah satu cara untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan mengaplikasikan teknik time management yang dikenal dengan istilah teknik Pomodoro. Secara garis besar, teknik ini akan membantu Anda dalam mengelola waktu menjadi beberapa interval sehingga Anda tidak mengalami over working dan tetap fokus pada pekerjaan.
Berikut adalah teknik Pomodoro yang bisa Anda coba lakukan:
- Pilihlah tugas yang akan Anda kerjakan
- Gunakan timer untuk menghitung waktu selama 25 menit
- Selama waktu berjalan, Anda harus benar-benar fokus untuk mengerjakan tugas tersebut.
- Saat timer berbunyi, Anda dapat beristirahat selama 5 menit atau melakukan hal lain diluar pekerjaan
- Selanjutnya, Anda diperbolehkan untuk beristirahat dengan durasi yang lebih panjang yaitu sekitar 20-30 menit setelah timer Pomodoro berbunyi sebanyak 4 kali.
Untuk memudahkan Anda dalam menjalankan teknik Pomodoro ini, Anda dapat memanfaatkan aplikasi time management. Contohnya seperti Focus Booster, Pomotodo, atau PomoDone.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
3. Multitasking
Beberapa orang mungkin beranggapan bahwa multitasking adalah keterampilan yang perlu dikuasai oleh setiap karyawan karena dapat meningkatkan produktivitas. Namun beberapa penelitian menunjukkan bahwa multitasking justru akan membawa dampak yang kurang baik pada produktivitas karyawan. Hal ini terjadi karena orang-orang pada umumnya sulit untuk fokus pada dua hal yang berbeda dalam waktu yang sama.
Jika Anda berusaha melakukan manajemen waktu dengan melakukan dua hal berbeda secara sekaligus, maka sebaiknya Anda menghindarinya. Sebaiknya, cobalah untuk fokus menyelesaikan satu tugas sesuai skala prioritasnya pada satu waktu terlebih dahulu.
Selain itu, agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka Anda juga harus memperhatikan tugas yang sedang Anda kerjakan. Hal ini perlu dilakukan karena tidak ada gunanya mengerjakan suatu tugas jika pikiran Anda fokus dengan hal-hal yang lain.
4. Menunda-nunda pekerjaan
Kebiasaan menunda pekerjaan juga menjadi salah tantangan yang sering dihadapi karyawan saat mereka mencoba melakukan manajemen waktu dengan lebih baik. Hal ini biasanya terjadi karena kurangnya motivasi dalam diri untuk segera menyelesaikan tugas tersebut. Selain itu, kebiasaan ini juga bisa terjadi karena beberapa faktor lain seperti kelelahan atau takut akan kegagalan.
Jika Anda saat ini benar-benar ingin bisa mengelola waktu dengan seefektif mungkin, maka kebiasaan ini harus perlahan Anda hilangkan. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah segera menyingkirkan tugas yang paling sulit dari beban pikiran Anda yaitu dengan mengerjakannya. Melalui cara ini, Anda bisa beristirahat dan melanjutkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang Anda anggap lebih menyenangkan untuk dikerjakan.
Selain itu, Anda juga bisa menganalisis jam-jam dimana Anda dapat produktif bekerja. Sebagai contoh, tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah Anda lebih fokus bekerja di pagi hari atau sore hari? Jika jawabannya adalah pagi hari, maka Anda bisa mengalokasikan waktu di pagi hari untuk menyelesaikan tugas-tugas yang Anda anggap paling sulit atau memiliki prioritas tinggi untuk dikerjakan.
5. Tidak dapat mengatakan “tidak”
Waktu adalah sumber daya paling berharga yang kita miliki, dan terkadang kita tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan seluruh tugas yang akan dibebankan. Jika Anda sedang memiliki work load yang tinggi, maka tidak ada salahnya jika Anda menyampaikan hal tersebut. Dengan demikian, saat ada tugas baru yang akan dibebankan, maka tugas tersebut dapat dibagi dengan anggota tim yang lain.
Selain itu, Anda juga bisa mengkomunikasikan berapa lama waktu (standar) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas. Informasi ini dapat digunakan oleh pemilik proyek dalam menentukan deadline yang realistis. Saat Anda memiliki waktu yang ideal untuk menyelesaikan tugas, maka hasil pekerjaan juga akan lebih optimal.
Baca Juga: 5 Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja pada Karyawan
Dokodemo-Kerja Membantu Manajemen Waktu yang Baik
Untuk memudahkan karyawan dalam mengelola waktu kerjanya dengan baik, perusahaan dapat berinvestasi dengan memanfaatkan aplikasi HRD bernama Dokodemo-Kerja.
Aplikasi ini dapat digunakan untuk memahami kebiasaan dan pola kerja karyawan. Anda dapat menghitung berapa total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau berapa lama waktu yang dipergunakan oleh karyawan untuk beristirahat. Dengan mendapatkan pemahaman tersebut, Anda dapat menganalisis celah-celah mana saja yang harus mengalami perbaikan.
Dokodemo-Kerja menyediakan beragam fitur yang berguna seperti:
- Task management: Anda dapat menambahkan tugas baru dan mendelegasikan siapa saja yang terlibat dalam pengerjaan tugas tersebut.
- Time tracker: pelacak waktu untuk menghitung total kerja karyawan dan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang telah didelegasikan sebelumnya.
- Screen Monitor: fitur untuk membuat screenshot di perangkat desktop karyawan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat melihat apakah karyawan melakukan manajemen waktu yang buruk dengan menghabiskan waktu kerja untuk hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan seperti bermain media sosial atau game online.
- Attendance Management: Dokodemo-Kerja juga memiliki fitur absensi online yang dapat melacak jam kehadiran karyawannya.
Jika Anda tertarik dengan aplikasi ini, jangan ragu untuk menghubungi kami. Tim Dokodemo-Kerja akan dengan senang hati membantu Anda.
Silakan pelajari fitur-fitur Dokodemo-Kerja di sini.
