Tugas admin HRD cukup beragam mulai dari mencatat daftar absensi online/offine, mengelola cuti/hari libur, memberikan kompensasi/tunjangan, dan masih banyak lagi. Jika Anda tertarik untuk menjadi seorang staf admin HRD, silakan simak terus artikel kami berikut untuk mendapatkan penjelasan selengkapnya.
Seperti yang sudah diketahui oleh banyak orang, di dalam sebuah perusahaan akan ada divisi khusus yang bertugas untuk melakukan manajemen SDM yaitu HRD atau Human Resource Development. Divisi ini akan bertanggung jawab untuk mengelola employee life cycle mulai dari proses recruitment, onboarding, hingga proses separation atau pemutusan hubungan kerja. Oleh karena itulah tugas HRD bisa menjadi sangat beragam, termasuk di dalamnya adalah seperti mengelola hal-hal administratif karyawan yang biasanya dipisah secara khusus menjadi tanggung jawab atau tugas admin HRD.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Admin HRD?
Sebelum kami jelaskan apa itu admin HRD, perlu Anda pahami terlebih dahulu bahwa divisi HRD memiliki banyak tugas seperti merekrut kandidat, mengelola data karyawan, menyediakan fasilitas kerja, membayar gaji, dan masih banyak lagi. Untuk perusahaan berskala kecil, mungkin beragam tugas tersebut masih dapat dihandle oleh 1 divisi, namun untuk perusahaan berskala besar dengan karyawan yang berjumlah lebih dari 100 orang maka perusahaan membutuhkan subdivisi yang secara khusus menangani masing-masing tugas HRD. Nah, sala satu subdivisi tersebut adalah admin HRD.
Jadi, apa itu admin HRD? admin HRD adalah suatu profesi yang memiliki tanggung jawab mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan administrasi karyawan mulai dari mengelola dokumen-dokumen HRD seperti employee records dan panduan onboarding, memperbarui database internal, mengelola daftar absensi karyawan, kontrak perjanjian kerja karyawan, dan masih banyak lagi. Staf ini menjadi bagian dari divisi/departemen Human Resource Development (HRD) sehingga tidak jarang profesi ini juga terlibat dalam proses seleksi dan pelatihan karyawan baru, meskipun porsinya tidak sebesar tim recruiter.
Untuk menjadi staf admin HRD yang andal, Anda harus memiliki pengetahuan dan pemahaman yang baik terkait peraturan ketenagakerjaan di Indonesia mulai dari Undang-Undang Ketenagakerjaan, UU Cipta Kerja, ataupun Peraturan Pemerintah. Selain itu, staf admin HRD juga harus menguasai keterampilan administratif seperti mampu menggunakan aplikasi SISDM/HRIS, mengoperasikan komputer, dan lain-lain.
Job Desc/Tugas Admin HRD yang Perlu Anda Ketahui
Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya tugas admin HRD adalah mengelola berbagai hal administratif karyawan. Selain itu perlu diketahui bahwa tugas admin HRD di perusahaan juga dapat berbeda-beda tergantung dari bidang industri perusahaan tempat mereka bekerja. Meskipun demikian, secara garis besar tugas sub divisi HRD ini akan melibatkan melibatkan pekerjaan administrasi, evaluasi hubungan karyawan, pengelolaan data, dan manajemen sumber daya manusia.
Daftar job desc atau tugas admin HRD di sebuah perusahaan
1. Mengatur dan memelihara employee records, memasukkan data karyawan baru, dan memperbarui data karyawan yang sudah ada di database SDM internal. Perlu diketahui employee records adalah kumpulan informasi yang berkaitan dengan seorang karyawan, sejak mereka bergabung hingga tanggal pemutusan hubungan kerja di perusahaan. Beberapa contoh informasi pada file employee record seperti nama karyawan, nomor jaminan sosial, alamat, tanggal lahir, posisi, gaji, dan tunjangan. File ini harus dikelola dengan baik karena dapat dipergunakan untuk membuat keputusan tentang hal-hal seperti promosi, kenaikan gaji, dan pemutusan hubungan kerja.
2. Tugas admin HRD juga meninjau, merevisi, dan memperbarui kebijakan perusahaan.
3. Mempersiapkan berbagai dokumen SDM, termasuk panduan perekrutan baru, kontrak kerja, daftar kompensasi, dan banyak lagi.
4. Membantu tim rekrutmen atau tim talent acquisition pada saat masa orientasi karyawan baru, contohnya seperti menjelaskan kebijakan dan peraturan untuk karyawan di perusahaan.
5. Menjadi PIC/titik kontak pertama yang berhubungan dengan mitra eksternal, seperti vendor asuransi untuk memastikan kepatuhan hukum.
6. Menjawab pertanyaan yang diajukan oleh karyawan terkait masalah terkait masalah-masalah yang berhubungan dengan bidang SDM serta membantu mereka menyelesaikannya secara internal jika memungkinkan.
7. Melakukan presentasi dan laporan rutin tentang metrik SDM, seperti tingkat turnover, tingkat retensi, dan lain-lain.
8. Berkoordinasi departemen penggajian/payroll untuk memberikan informasi karyawan yang berhubungan dengan penggajian seperti jumlah cuti sakit, cuti, jam lembur, dan banyak lagi.
9. Tugas admin HRD selanjutnya adalah mengelola dan mengoperasikan perangkat lunak HRIS/SISDM perusahaan. Jadi, mereka harus familiar dengan sistem pada aplikasi ini.
10. Membantu manajer SDM dalam mengelola dan mengadministrasikan anggaran SDM.
Baca Juga: Contoh Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan di Perusahaan
Keterampilan yang Harus Dikuasai Staf Admin HRD
Jika Anda tertarik untuk menjadi staf admin HRD, maka perlu diketahui bahwa terdapat beragam keterampilan yang harus dikuasai. Berikut adalah beberapa di anataranya.
1. Keterampilan administratif
Admin HRD adalah profesi di bidang Human Resource yang akan berhubungan dengan hal-hal administratif. Jadi mereka harus memiliki keterampilan administratif yaitu serangkaian kemampuan yang untuk menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan pengelolaan bisnis. Untuk staf admin HRD sendiri, keterampilan administratif yang perlu dikuasai adalah sebagai berikut:
- dapat berkomunikasi dengan baik
- dapat mengoperasikan program komputer seperti word, excel, dll.
- time management seefektif dan seefisien mungkin
- problem solving
- attention to detail
- dll
2. Mampu mengoperasikan aplikasi HRIS/SISDM
Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) atau dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan istilah SISDM (Sistem Informasi SDM) adalah sebuah teknologi yang hadir untuk memudahkan tugas admin HRD. Di dalam aplikasi tersebut terdapat beragam fungsionalitas untuk mengelola karyawan perusahaan seperti:
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
- daftar absensi online/offline
- jumlah jam kerja karyawan
- manajemen cuti/hari libur karyawan
- manajemen tugas
- dll
Perlu diingat bahwa tanggung jawab dan tugas admin HRD adalah mengatur, menginput dan memperbarui data karyawan. Hal tersebut sulit dan memakan banyak waktu jika dilakukan secara manual dengan dokumen berbentuk kertas. Oleh karena itu, departemen HRD akan mempergunakan perangkat lunak HRIS yang canggih untuk produktivitas yang lebih baik. Jadi, jika Anda ingin menjadi admin HRD, maka Anda harus mahir menggunakan perangkat lunak tersebut.
3. Pemahaman tentang undang-undang perburuhan
Perlu diketahui bahwa di Indonesia terdapat beberapa peraturan terkait ketenagakerjaan seperti UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, UU Cipta Kerja, dan Peraturan Pemerintah PP Nomor 35 Tahun 2021. Peraturan tersebut diterbitkan untuk memberikan perlindungan kepada tenaga kerja dalam mewujudkan dan meningkatkan kesejahteraan tenaga kerja beserta keluarganya.
Nah, untuk menjadi seorang admin HRD, Anda perlu memiliki pengetahuan dan pemahaman yang baik tentang undang-undang ketenagakerjaan tersebut agar bisa mengimplementasikan peraturan yang sudah ada ketika mengelola tenaga kerja di perusahaan. Hal ini perlu diperhatikan karena selain untuk menjaga dan melindungi hak-hak karyawan, perusahaan juga bisa dikenai sanksi atau denda jika tidak mampu mengikuti peraturan yang sudah ditetapkan.
Secara garis besar, peraturan yang sudah disediakan oleh pemerintah akan mengatur berbagai hal seperti status perjanjian kerja baik itu perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT), pemberian cuti, pemberian tunjangan, waktu kerja, pengelolaan tenaga kerja outsourcing, dan masih banyak lagi. Jadi, admin HRD harus bepedoman pada peraturan yang sudah ada di Indonesia ketika mengelola tenaga kerja di perusahaannya.
Baca Juga: Kewalahan dengan Tugas-tugas HR? Pakai 5 Aplikasi HRD Ini untuk Menanganinya!
Permudah Tugas-tugas Admin HRD dengan Dokodemo-Kerja!
Salah satu contoh aplikasi HRIS yang banyak digunakan di Indonesia adalah Dokodemo-Kerja. Aplikasi untuk praktisi HR ini memiliki segudang fungsionalitas yang mampu mempermudah beragam tugas administratif karena sistem akan membentuk mengerjakannya secara otomatis. Beberapa di antaranya adalah
1. Absensi online
Fitur untuk mencatat jam kehadiran karyawan secara otomatis. Fitur juga akan menyediakan daftar karyawan yang datang terlambat.
2. Pelacak waktu kerja
Pelacak waktu atau time tracker untuk membantu admin HRD dalam menghitung total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan. Data yang disajikan merupakan data yang akurat dan dihitung secara real time. Perusahaan juga bisa menggunakan fitur ini untuk menghitung total jam lembur sehingga pemberian dan penghitungan upah lembur bisa lebih akurat.
3. GPS tracker
Dokodemo-Kerja versi mobile juga menyediakan fitur pelacak GPS karyawan. Fitur ini umumnya dipergunakan untuk memantau produktivitas karyawan yang bekerja di luar kantor seperti tim sales lapangan.
4. Manajemen cuti
Fitur pengelolaan cuti yang secara otomatis dapat memperbarui kuota cuti, mengajukan cuti ke pihak terkait, serta proses approval.
5. Manajemen tugas
Fitur ini untuk memantau tugas-tugas apa saja yang sedang dikerjakan oleh karyawan. Perusahaan bisa menggunakan laporan yang disajikan untuk mengetahui berapa banyak waktu yang diperlukan oleh karyawan untuk mengerjakan tugas tertentu.
Dokodemo-Kerja saat ini juga menerima request fitur custom sehingga fungsionalitas yang tersedia di dalamnya bisa benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Silakan hubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut dari tim internal Dokodemo-Kerja. Kami akan dengan senang hati membantu Anda.
