Shift Kerja: Pengertian, Peraturan, dan Cara Mengoptimalkannya

Shift kerja mengacu pada jadwal kerja yang dilakukan oleh karyawan secara bergiliran. Pada umumnya sistem kerja ini diaplikasikan oleh perusahaan yang beroperasi selama 24 per-hari seperti hotel, rumah sakit, call center, dan lain-lain.

Mungkin, Anda sudah sangat familiar dengan sistem kerja nine to five yang memungkinkan karyawan untuk bekerja dari jam 9 pagi sampai 5 sore. Sebagian besar perusahaan memang mengadopsi sistem kerja tersebut. Meskipun demikian, perlu kita sadari bahwa saat ini sudah semakin banyaknya perusahaan yang ingin memberikan layanan 24/7 kepada para pelanggannya dan sistem kerja nine to five tidak memungkinkan untuk dijalankan. 

Sebagai gantinya, perusahaan akan memberlakukan shift kerja dimana karyawan akan memiliki jadwal kerja secara bergantian. Biasanya, shift kerja tersebut akan dibagi secara adil agar karyawan dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja di perusahaan pada pagi hari atau malam hari.

Untuk lebih jelasnya mengenai sistem kerja shift ini, berikut kami sediakan informasinya untuk Anda. 

Pengertian Shift Kerja

Shift kerja adalah sistem kerja karyawan yang dirancang dan diatur secara bergiliran agar perusahaan tetap dapat beroperasi dan menyediakan layanannya selama 24 jam setiap harinya (24/7). Ketika menerapkan sistem kerja ini, perusahaan dapat membagi jadwal kerja menjadi beberapa shift seperti 2 shift atau 3 shift. Meskipun demikian, pembagian shift yang diterapkan di perusahaan akan berbeda-beda dan disesuaikan kembali dengan kebutuhan perusahaan. 

Pada umumnya sistem kerja ini diterapkan oleh perusahaan yang bergerak di biang jasa kesehatan, pusat perbelanjaan, telekomunikasi, media massa, transportasi, serta pengamanan. Di Indonesia sendiri sudah ada banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja shift contohnya seperti rumah sakit, perusahaan travel, hotel, kantor polisi, restoran, supermarket, dan masih banyak lagi.

Peraturan Shift Kerja di Indonesia

Pada dasarnya, peraturan shift kerja tidak diatur secara eksplisit di dalam UU Ketenagakerjaan atau UU Cipta Kerja. Meskipun demikian, sebagai acuan dalam mengatur sistem kerja shit, Anda dapat melihatnya pada Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor: KEP.233/MEN/2003 yang mengatur jenis dan sifat pekerjaan yang dijalankan secara terus menerus.

Di dalam keputusan ini, pemerintah memberikan izin pada pengusaha untuk bisa mempekerjakan karyawannya di hari libur resmi ketika jenis dan sifat dari pekerjaan tersebut harus dilaksanakan dan dijalankan secara terus menerus. Jenis pekerjaan yang dimaksud adalah:

• a. pekerjaan di bidang pelayanan jasa kesehatan;
• b. pekerjaan di bidang pelayanan jasa transportasi;
• c. pekerjaan di bidang jasa perbaikan alat transportasi;
• d. pekerjaan di bidang usaha pariwisata;
• e. pekerjaan di bidang jasa pos dan telekomunikasi;
• f. pekerjaan di bidang penyediaan tenaga listrik, jaringan pelayanan air bersih (PAM), dan penyediaan bahan bakar minyak dan gas bumi;
• g. pekerjaan di usaha swalayan, pusat perbelanjaan, dan sejenisnya;
• h. pekerjaan di bidang media masa;
• i. pekerjaan di bidang pengamanan;
• j. pekerjaan di lembaga konservasi;
• k. pekerjaan-pekerjaan yang apabila dihentikan akan mengganggu proses produksi, merusak bahan, dan termasuk pemeliharaan/perbaikan alat produksi.

Selain itu, dalam mengatur jadwal kerja shift perusahaan dapat melihat ketentuan waktu kerja yang diatur dalam peraturan pemerintah, yaitu:

1. Jumlah jam kerja secara akumulatif selama satu minggu yang diterapkan pada masing-masing shift tidak boleh lebih dari 40 jam.
2. Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh melebihi waktu kerja yang ditentukan yaitu 40 jam seminggu harus memiliki persetujuan antara pekerja yang bersangkutan dan memperhitungkannya sebagai waktu kerja lembur.
3. Pemberian istirahat antara jam kerja sekurang kurangnya setengah jam setelah bekerja selama empat jam terus menerus dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja.

Peraturan Shift Kerja Karyawan Perempuan

Saat perusahaan memberlakukan sistem kerja shift pada karyawan perempuan, perusahaan dapat melihat Undang-Undang No 13 Tahun 2003 Pasal 76 sebagai acuan. Secara garis besar peraturan tersebut mengatur beberapa point yaitu:

1. Karyawan perempuan yang berumur kurang dari 18 tahun dilarang untuk dipekerjakan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00 pagi.
2. Perusahaan yang yang mempekerjakan karyawan perempuan antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 07.00 pagi harus memberikan makanan dan minuman bergizi serta menjaga kesusilaan dan keamanan karyawan selama di tempat kerja.
3. Perusahaan juga wajib menyediakan angkutan antar jemput bagi karyawan perempuan yang berangkat dan pulang bekerja antara pukul 23.00 sampai dengan pukul 05.00 pagi.

Baca Juga: 5+ Peran Penting Task Management Software di Perusahaan

Jenis-jenis Jadwal Kerja Shift

Perusahaan-perusahaan dapat memilih jenis jadwal kerja shift yang sesuai dengan kebutuhan karyawan dan tujuan bisnis. Berikut adalah beberapa jenis jadwal kerja shift yang paling umum disediakan di perusahaan.

1.  Fixed shift

Sesuai dengan namanya, shift tetap memiliki jadwal kerja yang konsisten. Jadwal shift ini masih dibagi menjadi beberapa tipe yang berbeda yaitu:

• Shift pertama yaitu jadwal jam kerja yang dimulai di pagi hari seperti dari jam 9 pagi sampai 5 sore. Jadwal kerja ini dikenal sebagai shift kerja paling normal karena jam kerjanya yang hampir sama dengan sistem kerja konvensional.
• Shift kedua yaitu jadwal jam kerja yang dimulai pada siang atau sore hari seperti antara jam 12 siang sampai jam 8 malam atau dari jam 3 sore sampai 11 malam.
• Shift ketiga yaitu jadwal jam kerja yang dimulai dari malam hari seperti dari jam 11 malam sampai jam 7 pagi. 

2. Flexible shift

Pada jadwal shift kerja fleksibel, selama satu minggu karyawan diharuskan untuk bekerja selama beberapa hari dengan jadwal shift tetap. Setelah menjalankan jadwal shift tetap, maka karyawan diperbolehkan untuk menyelesaikan sisa target jam yang belum terpenuhi secara fleksibel.

3. Flexible Shift

Shift kerja bergilir adalah ketika seorang karyawan bekerja dengan jam kerja yang tidak konsisten sepanjang minggu. Perusahaan mungkin akan membutuhkan seorang karyawan untuk bekerja pada shift pertama suatu hari kemudian membutuhkannya untuk bekerja pada shift kedua di hari berikutnya.

4. Split shift

Pada jadwal split shift, karyawan dapat bekerja pada dua shift dalam satu hari yang sama. Sebagai contoh, karyawan dapat bekerja selama beberapa jam di siang hari, kemudian beristirahat dan melanjutkan shift kerja mereka di malam hari. Biasanya jadwal kerja ini digunakan di restoran. Jadi, karyawan harus tersedia selama jam makan siang dan jam makan malam. 

5. On-call shift 

Karyawan yang bekerja shift on-call harus siap siaga untuk bekerja ketika perusahaan membutuhkannya. Contoh karyawan yang biasanya bekerja dengan jadwal kerja shift ini adalah petugas di ruang gawat darurat atau teknisi IT.

Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Tips Kerja Remote Agar Tetap Efektif

Tips Mengoptimalkan Penjadwalan Kerja Shift

Manajemen shift yang baik tidak hanya meningkatkan produktivitas namun juga retensi karyawan. Perusahaan tetap dapat menjalankan sistem kerja shift 24 /7 dengan baik tanpa harus mengabaikan kesejahteraan tenaga kerjanya. Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan penjadwalan kerja shift di perusahaan.

1. Jaga komunikasi dengan karyawan

Miskomunikasi sering terjadi saat mengelola shift untuk tenaga kerja dengan skala besar terutama ketika mereka tersebar di beberapa lokasi yang berbeda. Hal ini dapat menyebabkan pekerja mendapatkan jadwal yang salah, pengaturan jam kerja yang tidak sesuai, dan pada akhirnya karyawan merasa tidak puas dan berhenti bekerja.

Oleh karena itulah, penting bagi sebuah perusahaan untuk menyediakan platform komunikasi yang mampu menjaga proses komunikasi secara efektif dan efisien antara tim HRD dan karyawan. Dengan cara ini, penugasan atau pendelegasian shift dapat dilakukan dengan baik.

Hal ini juga dibutuhkan saat ada perubahan mendadak dalam jadwal shift. Dengan menjaga komunikasi maka karyawan dapat melaporkan jika mereka tidak dapat tersedia ketika ada perubahan jadwal dan tim HRD dapat memiliki cukup waktu untuk menemukan karyawan yang bisa mengisi shift kerja tersebut. 

2. Siapkan rencana cadangan untuk memastikan shift selalu terisi

Meskipun Anda sudah menyediakan jadwal kerja shift, akan ada kalanya karyawan tidak dapat melakukan shift yang ditugaskan pada hari tersebut. Untuk mengatasi hal ini, cobalah untuk mengkonfirmasi shift yang diberikan jauh-jauh hari. Selain itu, Anda juga bisa membuat daftar rotasi shift cadangan untuk memastikan bahwa semua shift kerja tetap dapat terisi.

3. Manfaatkan software manajemen waktu Dokodemo-Kerja

Saat pembuatan jadwal shift, terkadang perusahaan membuat jadwal yang tidak beraturan sehingga membuat karyawan kelelahan. Contohnya seperti ketika seorang karyawan harus bekerja pada jam 8 malam sampai 7 pagi, namun diharuskan untuk kembali bekerja di jam 11 siang sampai 7 malam hari sehingga membuat karyawan kelelahan. 

Untuk menghindarinya, perusahaan membutuhkan sistem manajemen waktu seperti Dokodemo-Kerja yang bisa mencatat waktu clock in dan clock out secara akurat.  Sistem Dokodemo akan menghitung jam kerja karyawan setiap harinya dan perusahaan dapat mempertimbangkan pembuatan jadwal shift yang baik sehingga karyawan bisa memiliki waktu istirahat yang cukup.

Selain itu, Dokodemo-Kerja juga dapat membantu perusahaan dalam melakukan kontrol shift untuk menghitung total jam kerja karyawannya. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, pemerintah di Indonesia telah mengatur bahwa jumlah jam kerja secara kumulatif untuk masing-masing shift adalah 40 jam seminggu. Dengan fitur time tracking dari Dokodemo-Kerja, Anda bisa memastikan bahwa masing-masing karyawan memenuhi total jam kerja tersebut. Fitur ini juga dapat memudahkan tim HRD untuk mengawasi berapa lama jam istirahat yang diambil oleh karyawannya.

Dokodemo-Kerja merupakan software HRIS yang dapat digunakan untuk manajemen waktu karyawan secara fleksibel. Anda dapat mengatur shift kerja karyawan agar mereka bekerja secara optimal di musim-musim sibuk dan mengalokasikan sisa waktu yang tersedia di hari yang lain.

Dokodemo-Kerja juga menyediakan fitur absensi online, GPS tracker, desktop screenshot, dan masih banyak lagi. Fitur-fitur tersebut kami sediakan untuk pengelolaan karyawan yang lebih efektif dan efisien. Jika Anda tertarik untuk menggunakan Dokodemo-Kerja, silakan hubungi kami. Tim Dokodemo-Kerja akan dengan senang hati membantu Anda.

Ingin coba Dokodemo-Kerja GRATIS? Klik di sini untuk mengoperasikan versi demo-nya.