Absensi elektronik membawa berbagai kemudahan untuk mengelola kehadiran karyawan. Apabila perusahaan Anda saat ini masih mengelolanya menggunakan lembar excel, maka sudah saatnya perusahaan Anda melakukan perubahan.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Saat ini kita sudah berada di tahun 2021 dimana teknologi sudah semakin maju. Di masa ini banyak perusahaan yang mengizinkan karyawannya untuk bekerja secara fleksibilitas dengan sistem remote (WFH). Jika sampai saat ini perusahaan Anda masih menggunakan cara manual untuk mengelola kehadiran karyawan, tim HRD dapat mengalami kesulitan saat melacak keterlambatan karyawan, cuti, dan lain-lain.
Untuk menghindari hal-hal tersebut, berikut kami sediakan beberapa tips mengelola kehadiran karyawan menggunakan sistem absensi elektronik, seperti Dokodemo-Kerja.
Table of Contents
Tips Mengelola Kehadiran Karyawan dengan Absensi Elektronik
1. Tetapkan peraturan atau kebijakan dengan jelas
Pada umumnya, aplikasi absensi elektronik dapat diinstal atau digunakan melalui perangkat karyawan baik itu smartphone ataupun laptop. Walaupun karyawan tidak harus datang ke kantor untuk melakukan absensi, bukan berarti mereka terbebas dari peraturan.
Tim HRD dan tim management perusahaan harus membuat peraturan dengan jelas. Sebagai contoh, menentukan jam mulai kerja karyawan, menentukan core time dimana karyawan harus selalu online, menentukan total jam kerja harian, dan lain-lain. Dengan cara ini, meskipun karyawan tidak datang ke kantor, mereka akan tetap mengikuti peraturan yang sudah ditetapkan sehingga kedisiplinan akan tetap terjaga dengan baik.
Absensi elektronik pada umumnya juga memiliki sistem reporting di dalamnya. Jadi, tim HRD dapat memonitor dan memberikan teguran apabila karyawan tidak mematuhi peraturan yang sudah ditetapkan.
2. Tawarkan fleksibilitas
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, di tahun 2021 ini sudah semakin banyak perusahaan yang menawarkan fleksibilitas pada karyawannya. Hal ini dilakukan juga untuk menunjang work life balance yang baik bagi karyawan.
Untuk melakukannya, perusahaan dapat memanfaatkan sistem absensi elektronik. Sistem yang berada di dalamnya dapat mencatat aktivitas penggunanya (karyawan). Sistem mengetahui jam berapa karyawan mulai bekerja, jam berapa karyawan beristirahat, mengetahui total jam kerja harian yang biasanya mereka lakukan, dan lain-lain.
Melalui informasi tersebut, tim HR dapat menawarkan fleksibilitas sistem kerja pada karyawan. Sebagai contoh, melalui sistem diketahui bahwa karyawan lebih produktif di malam hari daripada di siang hari, berdasarkan informasi tersebut, tim HRD dapat menawarkan jam kerja shifting untuk bekerja di malam hari bagi karyawan.
Meskipun perusahaan memungkinkan untuk memberikan fleksibilitas tersebut, namun karyawan harus memahami bahwa perusahaan memiliki peraturan yang harus tetap dipatuhi salah satu contohnya adalah memenuhi total jam kerja harian.
Baca Juga: Jenis-jenis Software HRIS yang Perlu Anda Ketahui
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
3. Berdayakan karyawan untuk menggunakan absensi elektronik
Saat ini kemungkinan besar mayoritas tenaga kerja di berbagai perusahaan didominasi oleh generasi milenial atau gen Z yang sudah sangat familiar dengan teknologi. Oleh karena itu, Anda dapat memberdayakan karyawan menggunakan absensi elektronik.
Absensi elektronik seperti Dokodemo-kerja menawarkan kemampuan self service untuk karyawan. Artinya, karyawan dapat melakukan fungsi HR dasar secara mandiri seperti memeriksa laporan terkait kehadiran mereka, total jam kerja, serta sisa cuti yang tersedia. Dengan demikian, karyawan dapat memiliki rasa tanggung jawab yang lebih besar dan termotivasi untuk bisa lebih disiplin.
4. Atasi masalah kehadiran karyawan yang serius
Setelah perusahaan Anda menggunakan absensi elektronik, perusahaan dapat mengenal masalah-masalah serius terkait kehadiran karyawan. Dari informasi tersebut tim HRD dan management perusahaan dapat melakukan perbaikan.
Saat mengatasi permasalahan, cobalah untuk memahami alasan dibaliknya. Diskusikan dengan karyawan Anda untuk menciptakan situasi yang saling menguntungkan. Ingat, komunikasi yang terbuka akan menciptakan peluang perbaikan yang baik. Selain itu, sampaikan kebijakan perusahaan sekali lagi dan komunikasikan dengan karyawan tentang dampak ketidakhadiran atau keterlambatan karyawan pada perusahaan dan tim.
Sebagai contoh, dari sistem absensi elektronik diketahui bahwa karyawan sering terlambat dan sering mulai bekerja di jam 10 pagi hari. Setelah melalui proses diskusi diketahui bahwa karyawan tersebut mengalami insomnia yang menyebabkan karyawan sulit untuk tidur. Berdasarkan informasi tersebut, tim HRD dapat menawarkan solusi misalnya dengan memberikan kebijakan jam kerja yang dimulai pada jam 10 pagi.
Dengan menggunakan absensi elektronik, baik perusahaan maupun karyawan akan sama-sama diuntungkan. Di era digital ini, karyawan dapat mendapatkan keuntungan untuk bisa bekerja secara fleksibel. Di sisi lain, perusahaan juga dapat memperoleh keuntungan berupa produktivitas dan kedisiplinan karyawan yang lebih baik.
Jadi, apakah Anda tertarik untuk beralih menggunakan absensi elektronik?
Lihat Fitur & Cara Kerja Dokodemo-Kerja di Sini!
