Aplikasi SISDM kian marak dipergunakan oleh berbagai jenis perusahaan. Jika Anda belum mengetahui manfaat dan cara menggunakan aplikasi SISDM tersebut, kami akan memberikan penjelasannya melalui artikel berikut.
SISDM merupakan singkatan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Ini merupakan suatu teknologi yang banyak dipergunakan oleh para praktisi HR untuk melakukan proses manajemen Sumber Daya Manusia di perusahaannya.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Sistem ini mulai populer semenjak virus berbahaya Covid-19 menyebar ke seluruh wilayah di Indonesia. Kondisi tersebut memaksa pemerintah untuk mengeluarkan kebijakan lock down dan physical distancing sehingga seluruh masyarakat diharapkan untuk tetap berada di dalam rumah.
Mengingat aset berharganya (SDM) tidak dapat datang ke kantor untuk bekerja, maka para pemilik bisnis pun mulai beradaptasi dengan kondisi tersebut dengan menerapkan sistem kerja Work From Home. Perusahaan juga memanfaatkan aplikasi SISDM tersebut agar proses pengelolaan dan monitoring kinerja karyawan tetap bisa dilakukan meskipun dari jarak jauh.
Agar Anda bisa lebih mudah dalam memahami bagaimana cara menggunakan aplikasi SISDM, ada baiknya jika kami sedikit mengulas pengertian SIDM itu sendiri.
Table of Contents
Apa itu SISDM?
SISDM adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang menyediakan beragam fitur untuk mempermudah tugas para praktisi HR dalam mengorganisir dan mengelola data SDM di perusahaannya. Aplikasi ini dapat berbasis website ataupun aplikasi seluler.
Seperti yang kita ketahui, setiap perusahaan ataupun instansi akan memiliki banyak data karyawan seperti nama, alamat, ID karyawan, jaminan sosial, dan masih banyak lagi. Terlebih jika perusahaan tersebut memiliki karyawan dengan skala yang besar, tentu mengelola data karyawan bukanlah tugas yang mudah. Oleh karena itulah aplikasi SISDM ini dipergunakan untuk membantu menyimpan dan mengelola data-data tersebut dengan aman.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu Hybrid Working. Sistem Kerja yang Sedang Populer
Fitur yang Dimiliki oleh Aplikasi SISDM
Secara garis besar, SISDM akan memiliki beragam fungsionalitas. Berikut adalah beberapa fitur SISDM:
1. Absensi online
Aplikasi SISDM memiliki memiliki fitur utama berupa absensi online. Fitur inilah yang digunakan oleh para karyawan untuk mencatat jam kehadiran secara online/digital ketika mereka bekerja dari jarak jauh atau dari rumah (WFH). Meskipun demikian, sekarang sudah ada semakin banyak perusahaan dengan sistem kerja on-site yang tetap mempergunakan fitur absensi online ini.
2. Time tracker
Aplikasi SISDM juga menyediakan fitur time tracker untuk melacak total waktu kerja karyawan. Seperti yang kita ketahui, di Indonesia sendiri total waktu kerja mingguan yang harus dipenuhi adalah 40 jam. Dengan fitur ini, tim HRD dapat memastikan bahwa seluruh karyawan benar-benar bekerja sesuai dengan ketetapan tersebut
3. Centralized storage
Aplikasi SISDM menyediakan fitur yang dapat mengumpulkan, menyimpan, dan menampilkan data karyawan ataupun kebijakan sebuah perusahaan. Semua data tersebut akan disimpan oleh sistem pada satu tempat pusat data. Dengan begitu, perusahaan bisa mencari data secara lebih praktis tanpa harus membuka tumpukan dokumen kertas. Fitur ini juga berguna bagi perusahaan dengan banyak cabang perusahaan karena memungkinkan tim HRD untuk bisa mengakses data karyawan dari berbagai cabang yang mereka miliki.
4. Employee Self Service
Employee Self Service atau ESS adalah fitur aplikasi SISDM yang memungkinkan karyawan untuk menangani tugas HRD dasar. Contohnya seperti memeriksa total waktu kerja, melakukan pengajuan cuti ke pihak-pihak terkait, memperbarui data pribadi (data karyawan), memeriksa daftar keterlambatan, memeriksa kuota cuti tahunan, dan lain-lain. Melalui fitur ini, karyawan dapat mengakses sendiri info-info yang mereka butuhkan dari aplikasi SISDM.
5. Day Off Management
Day off management adalah fitur aplikasi SISDM untuk mengelola cuti atau izin kerja karyawan. Seperti yang kita ketahui, masing-masing karyawan memiliki hak cuti mulai dari cuti tahunan, cuti melahirkan, cuti sakit, ataupun cuti karena alasan penting. Nah, untuk memudahkan tim HRD dalam mengelola sisa cuti karyawan serta proses approval pengajuan cuti tersebut, fitur ini disediakan.
6. Workforce analytics
Aplikasi SISDM juga akan menyediakan laporan analisis untuk tenaga kerja di perusahaan Anda. Pada umumnya, data-data yang disediakan seperti rangkuman absensi karyawan, total waktu kerja, total lembur, tingkat produktivitas karyawan, dan lain-lain. Dengan informasi tersebut, maka penilaian kinerja dan pengambilan keputusan seperti pemberian kompensasi, pemberian upah lembur atau yang lain bisa dilakukan lebih mudah.
Baca Juga: Kewalahan dengan Tugas-tugas HR? Pakai 5 Aplikasi HRD Ini untuk Menanganinya!
Bagaimana Cara Menggunakan Aplikasi SISDM Tersebut?
Perlu Anda ketahui, bahwa saat ini ada begitu banyak pilihan aplikasi SISDM yang bisa digunakan. Meskipun begitu, cara menggunakan aplikasi tersebut pada dasarnya tidak jauh berbeda.
Berikut kami sajikan contoh cara menggunakan aplikasi SISDM.
1. Registrasi akun perusahaan
Perlu diketahui, agar karyawan bisa menggunakan aplikasi SISDM maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan registrasi. Pihak perusahaan harus membuat akun perusahaan. Setelah itu, pihak vendor penyedia aplikasi SISDM akan memberikan company code, email, dan kata sandi yang bisa digunakan untuk login ke aplikasi.
2. Download dan install aplikasi SISDM
Setelah perusahaan memiliki akun, maka langkah selanjutnya akan pemasangan aplikasi SISDM. Karyawan dapat mengunduh dan menginstal aplikasi melalui link yang diberikan oleh vendor penyedia aplikasi SISDM. Pastikan Anda mengunduh aplikasi SISDM yang sesuai dengan sistem operasi di perangkat laptop Anda, apakah itu Windows, Mac, atau Linux.
Selain itu, saat ini juga sudah banyak aplikasi SISDM yang dapat dipasang di smartphone. Untuk mengunduhnya, Anda perlu mengunjungi Play Store (pengguna Android) atau App Store (pengguna iOs).
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
3. Login ke aplikasi
Cara menggunakan aplikasi SISDM selanjutnya adalah login ke aplikasi. Sebelumnya, perusahaan sudah mendapatkan company code, email, dan kata sandi yang diberikan oleh vendor penyedia aplikasi SISDM. Anda bisa mempergunakan info credential tersebut untuk login ke dalam aplikasi.
Nah, setelah masuk ke dalam sistem, nantinya pihak admin (tim HR/manajemen perusahaan) dapat membantu menyediakan atau membuat akun untuk para karyawan baru. sistem akan mengirimkan password (generate by system) ke alamat email yang didaftarkan.
4. Cara absensi online
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, aplikasi SISDM menyediakan fitur untuk absensi online. Cara absensi online juga sangat mudah, bahkan bagi orang yang masih awam dengan teknologi sekalipun.
Caranya, setelah masuk ke dalam aplikasi SISDM, karyawan akan melihat tombol “Start” dan “Stop”. Tekan tombol “Start” untuk mulai bekerja. Setelah itu, sistem akan mencatat waktu di mana karyawan mulai bekerja sebagai waktu kehadiran karyawan dan mulai menghitung jumlah waktu kerja karyawan.
Jika karyawan ingin beristirahat atau pergi ke toilet, maka karyawan cukup menekan tombol “Stop”. Untuk kembali bekerja, karyawan hanya perlu kembali menekan tombol “Start” dan sistem akan kembali menghitung waktu kerja dengan mengakumulasikan waktu kerja yang sebelumnya sudah berjalan.
Cara absensi online masing-masing aplikasi SISDM dapat berbeda. Beberapa jenis SISDM juga ada yang mengharuskan karyawan untuk mengambil foto selfie, atau dengan menekan tombol clock in (absen masuk) dan clock out (absen keluar/pulang).
5. Manfaatkan berbagai fitur yang ada
Selain dapat digunakan untuk absensi online, aplikasi SISDM juga dapat dipergunakan untuk mengelola karyawan. Bagi tim HRD, aplikasi SISDM bisa mempermudah proses manajemen SDM seperti memuat daftar kehadiran, mengelola tugas karyawan, memonitor kinerja karyawan, melihat total waktu kerja, mengakses data karyawan, mengelola pengajuan cuti karyawan, dan masih banyak lagi. Sedangkan dari sisi karyawan, aplikasi SISDM ini dapat dipergunakan untuk absensi online, melihat total waktu kerja, mengajukan cuti, dan lain-lain.
6. Cara memonitor pekerjaan karyawan dengan SISDM
Aplikasi SISDM juga menyediakan fitur untuk mengawasi atau monitoring pekerjaan karyawan. Salah satu contoh aplikasi SISDM yang memiliki fitur tersebut adalah Dokodemo-Kerja. Beberapa fitur yang tersedia seperti:
a. Screen monitoring
Fitur ini bekerja dengan cara membuat screen capture para laptop karyawan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat meminimalisir aktivitas karyawan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan seperti membuka media sosial, bermain game online, menonton film, dan lain-lain. Fitur ini akan membuat tangkapan layar dalam waktu acak dan menghasilkan gambar capture dengan resolusi rendah (untuk menjaga privasi karyawan).
b. GPS tracker
Selain bisa digunakan untuk mengawasi kinerja karyawan yang bekerja di kantor, Dokodemo-Kerja juga bisa melacak produktivitas karyawan yang bekerja di luar kantor dengan menyediakan fitur GPS tracker. Fitur ini tersedia pada Dokodemo-Kerja versi mobile dan dapat menginformasikan lokasi kerja karyawan, menunjukkan tanggal dan waktu seorang karyawan berada pada lokasi tertentu, serta rute yang diambil oleh karyawan ketika bekerja secara mobile.
Baca Juga: 3 Aplikasi Monitoring Pekerjaan untuk Memonitor Karyawan Remote
Solusi Kerja Produktif dengan Aplikasi SISDM Dokodemo-Kerja
Dokodemo-Kerja adalah aplikasi SISDM yang memiliki beragam fitur untuk monitoring karyawan. Anda dapat memastikan bahwa karyawan perusahaan benar-benar bekerja dengan sebaik mungkin melalui aplikasi ini. Selain itu, Dokodemo-Kerja juga user friendly sehingga mudah dipergunakan oleh seluruh staf di perusahaan Anda. Kami juga menyediakan fitur custom sehingga aplikasi dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Hubungi Kami untuk mendapatkan penjelasan lebih detail terkait aplikasi SISDM ini. Kami akan dengan senang hati membantu perusahaan Anda untuk mencapai produktivitas yang lebih tinggi!
