Mengenal Fitur Employee Self Service (ESS) pada Aplikasi HRIS

Teknologi memungkinkan banyak hal untuk dapat dilakukan dengan mudah. Dengan kemajuan teknologi, banyak perusahaan yang menyediakan self service (layanan mandiri) sehingga pelanggan dapat membeli atau menggunakan layanan yang mereka sediakan secara mandiri tanpa harus menghubungi pihak penyedia layanan. Beberapa contoh self service yang bisa Anda temukan sehari-hari seperti pembelian tiket online, penarikan uang tunai dari mesin ATM, pemesanan hotel, dan masih banyak lagi.

Kemampuan untuk dapat melakukan berbagai hal secara mandiri saat ini juga tersedia bagi karyawan perusahaan. Artinya, karyawan dapat memperoleh informasi atau melakukan berbagai kebutuhan mereka secara mandiri tanpa harus menghubungi tim HRD. Kemampuan tersebut biasa dikenal dengan istilah Employee Self Service. Jadi apa itu Employee Self Service?

Pengertian Employee Self Service (ESS)

Pengertian Employee Self Service adalah sebuah sistem yang memungkinkan karyawan untuk menangani secara mandiri berbagai tugas terkait Sumber Daya Manusia (SDM) dan pekerjaan yang seharusnya diselesaikan oleh tim HRD. Pada umumnya sistem ini disediakan sebagai salah satu fitur pada aplikasi-aplikasi HRIS modern. Sebagai informasi tambahan, aplikasi HRIS merupakan sebuah sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) yang berfungsi untuk mengelola karyawan. 

Jadi, saat perusahaan menggunakan aplikasi HRIS, maka karyawan dapat menggunakan fitur ESS untuk melakukan tugas-tugas yang biasanya ditangani oleh tim HRD, seperti:

• memperbarui info kontak karyawan
• mengunduh slip gaji
• melacak waktu kerja
• melihat kuota cuti tahunan
• melihat kebijakan perusahaan dan dokumen bersama
• memeriksa jadwal kerja atau jadwal kerja shift
• dan masih banyak lagi.

Secara garis besar,fitur ini dapat memudahkan karyawan dalam mengelola kebutuhan administrasi SDM. Selain itu, fitur ESS juga mampu meringankan tugas HRD karena karyawan dapat melakukan tugas-tugas HRD dasar secara mandiri.

Baca Juga: Apa Itu HRIS: Pengertian dan Alasan Mengapa Banyak Perusahaan Mengandalkannya

Employee Self Service: Informasi Apa Saja yang Dapat Diakses Karyawan ?

Apa yang diakses karyawan dari fitur Employee Self Service tergantung dari pengaturan masing-masing aplikasi HRIS. Meskipun demikian, pada umumnya terdapat beberapa info umum yang bisa diakses atau diubah karyawan seperti:

• Informasi pribadi:

Karyawan dapat melihat dan mengubah informasi pribadinya masing-masing seperti nama, alamat rumah, nomor telepon, dan lain-lain.

• Data penggajian:

Masing-masing karyawan dapat mengakses info penggajian yang mereka miliki. Informasi tersebut biasanya seputar jumlah gaji, tunjangan, rincian pemotongan pajak, dan lain-lain.

• Data kehadiran karyawan:

Karyawan dapat melihat data terkait informasi kehadiran seperti jam berapa mereka mulai bekerja, total jam kerja, serta cuti tahunan yang dimiliki. Dengan ESS, karyawan juga dapat mengajukan cuti dengan mudah. 

Manfaat Employee Self Service bagi Tim HRD dan Karyawan

Employee Self Service tidak hanya menguntungkan bagi pihak karyawan namun juga mampu memudahkan tugas-tugas tim HRD. Berikut adalah beberapa manfaat atau keuntungan yang diperoleh tim HRD dan karyawan saat menggunakannya:

1. Peningkatan efisiensi dalam mengerjakan suatu tugas

Tugas administrasi HRD seperti mengirim slip gaji, mencatat daftar kehadiran karyawan, memperbarui data pribadi karyawan, dan lain-lain membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Namun ketika perusahaan menggunakan fitur ESS maka tugas-tugas tersebut dapat diselesaikan secara lebih efisien. ESS memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan informasi penting tentang kompensasi, kebijakan, dan tunjangan dengan cepat kepada seluruh karyawan.

Dengan fitur ini, karyawan juga dapat mencari informasi tentang kebijakan perusahaan dengan mudah. Mereka tidak perlu lagi mengirim email kepada pihak-pihak tertentu di perusahaan untuk mendapat info yang dibutuhkan. Selain itu, fitur ESS juga memungkinkan karyawan untuk mengubah data mereka sendiri.

2. Memperoleh data paling uptodate

Beberapa karyawan Anda mungkin akan menggunakan nomor telepon yang baru atau mungkin memiliki tempat tinggal dengan lokasi yang berbeda. Oleh karena itulah pembaruan data perlu dilakukan. Karena jika tidak, perusahaan kemungkinkan akan kesulitan ketika mereka harus menghubungi karyawan. 

Saat perusahaan memanfaatkan ESS, karyawan dapat dengan mudah memperbarui data mereka sendiri. Dengan demikian, tim HRD tidak akan menghabiskan banyak waktu selama berjam-jam untuk memastikan bahwa informasi yang perusahaan miliki tetap akurat. Selain itu, melalui fitur ESS, karyawan dapat menerima info update atau pemberitahuan mengenai perubahan shift, tanggal ulang tahun karyawan, tanggal merah/libur nasional, dan lainnya. 

3. Memberikan transparansi

Secara transparan, karyawan dapat masuk ke dalam aplikasi HRIS dan menggunakan fitur ESS untuk melihat berbagai informasi terkait data mereka seperti info penggajian, tunjangan, dan lain-lain. Semua data tersebut di simpan di satu pusat data sehingga karyawan atau HRD dari cabang perusahaan manapun dapat mencari data yang dibutuhkan dengan cepat.

Selain itu, dengan fitur ESS karyawan juga dapat melihat status cuti yang mereka ajukan. Dengan demikian, karyawan tidak perlu lagi menanyakan hal informasi tersebut secara terus menerus kepada pihak HRD.

4. Data dapat diakses kapan saja dan di mana saja

Manfaat lain yang bisa diperoleh karyawan maupun HRD adalah kemampuan ESS yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja. Biasanya kemampuan ini bisa diperoleh dari aplikasi HRIS online atau berbasis cloud. Dengan demikian, karyawan dan HRD dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan kapan saja mereka mau. Karyawan juga tidak perlu lagi menunggu jam kerja atau menunggu tim HRD hadir karena mereka dapat mengakses atau memperbarui informasi langsung dari sistem.

5. Mengurangi beban kerja HRD

Keuntungan besar yang bisa didapat oleh tim HRD adalah berkurangnya beban kerja mereka. Seperti yang kita ketahui, HRD terkenal sibuk. Jadi apa pun yang dapat dilakukan secara mandiri oleh akan sangat membantu tim HRD.

Hal-hal yang Wajib Diperhatikan Saat Menggunakan Employee Self Service

Meskipun ESS dapat memberikan berbagai manfaat namun perusahaan tetap perlu melakukan penyesuaian agar sistem bekerja secara optimal. Dengan demikian, baik perusahaan maupun karyawan bisa sama-sama merasakan keuntungan dari penggunaan ESS.

Berikut ini beberapa hal yang perlu Anda persiapkan atau perhatikan saat menerapkan Employee Self Service di perusahaan:

1. Mudah digunakan

Saat memilih aplikasi HRIS, perusahaan perlu memastikan bahwa fitur ESS yang disediakan di dalamnya dapat digunakan dengan mudah. Cari aplikasi yang menawarkan desain UI yang baik, memiliki penempatan tombol yang logis, menu navigasi yang jelas, serta menggunakan kata-kata yang mudah dipahami oleh tim HRD / karyawan.

2. Melakukan pelatihan

Perusahaan perlu melakukan pelatihan agar seluruh karyawan mengetahui bagaimana cara mengoperasikan sistem dan menyelesaikan kebutuhannya. Pelatihan ini juga dilakukan untuk mengurangi kemungkinan kesalahan pengopersian sistem.

3. Menyediakan fitur custom

Saat memilih vendor penyedia aplikasi HRIS, Anda perlu menanyakan apakah mereka menyediakan fitur custom. Hal ini dibutuhkan karena pada umumnya masing-masing perusahaan memiliki kebijakan, alur kerja, serta peraturan yang berbeda-beda untuk mengelola karyawannya.

4. Sistem harus aman digunakan

Data-data karyawan yang tersimpan di dalam sistem merupakan data sensitif. Karena itu, penting bagi perusahaan untuk dapat memilih aplikasi HRIS dengan layanan mandiri yang aman untuk digunakan. Anda tentu tidak ingin jika ada sembarang orang melihat, mengedit, dan mengelola detail data di dalam sistem.

Untungnya saat ini banyak sistem ESS yang dirancang dan dilengkapi dengan elemen privasi dan keamanan bawaan. Misalnya, sebelum melakukan perubahan  karyawan harus login dengan kata sandi dan username. Selain itu, banyak sistem ESS yang juga menggunakan otentikasi ganda atau multi-faktor untuk tingkat keamanan yang lebih tinggi.

Baca Juga: Yuk Cari Tahu Harga Aplikasi Absensi Online dan Cara Kerjanya di Sini!

Fitur Employee Self Service Dokodemo-Kerja

Dokodemo-Kerja adalah aplikasi HRIS terbaik di Indonesia yang menyediakan fitur Employee Self Service di dalamnya. Dengan fitur ini, karyawan dapat secara mandiri melakukan tugas-tugas terkait SDM yang mereka butuhkan. Denan aplikasi HRIS ini, karyawan dapat melakukan absensi online dimana saja, mengetahui jam kehadiran dan total jam kerja mereka, mengajukan berbagai jenis cuti, dan lain-lain.

Dokodemo-Kerja bekerja dengan basis cloud, sehingga dapat diakses oleh tim HRD maupun karyawan kapanpun mereka mau. Untuk memperoleh data yang mereka inginkan karyawan tidak perlu menunggu tim HRD datang  karena data dapat diakses dari perangkat mereka masing-masing. Hal ini tentu akan sangat memudahkan bagi karyawan maupun tim HRD perusahaan Anda.

Selain menyediakan fitur ESS, Dokodemo-Kerja juga memiliki berbagai fitur menarik yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan, seperti:

• Pelacak waktu

Sistem akan membantu tim HRD untuk memastikan karyawan bekerja sesuai dengan total jam kerja harian yang sudah ditetapkan perusahaan.

• Desktop screenshot

Fitur ini dapat membuat tangkapan layar (dengan resolusi rendah) pada pada perangkat desktop karyawan. Dengan fitur ini, Anda dapat memantau aktivitas karyawan selama mereka bekerja.

• GPS tracker

Untuk memantau produktivitas karyawan yang bekerja secara mobile seperti tim sales, fitur ini dapat memantau lokasi mana saja yang sudah dikunjungi oleh karyawan.

Aplikasi HRIS Dokodemo-Kerja dikembangkan dengan sistem keamanan yang sangat baik. Kami memastikan bahwa data-data yang ada di dalamnya akan tersimpan dengan aman dan terhindar dari akses yang tidak sah. Selain itu, kami juga menyediakan Fitur Custom. Dengan demikian, aplikasi dapat memiliki fitur yang sesuai dengan cara kerja perusahaan Anda dalam mengelola karyawan.

Jangan ragu untuk menghubungi kami. Tim Dokodemo-Kerja akan dengan senang hati membantu dan menjawab berbagai pertanyaan seputar aplikasi cerdas ini. Klik di sini untuk dapat terhubung dengan tim Dokodemo-Kerja.