Sistem absensi online semakin marak dipergunakan seiring dengan semakin banyaknya perusahaan yang menerapkan kebijakan WFH. Sebenarnya apa kelebihan sistem absensi tersebut jika dibandingkan dengan sistem absensi konvensional? Yuk simak penjelasan selengkapnya di artikel kami berikut ini.
Seperti yang kita ketahui, kepopularitasan aplikasi absensi online sampai saat ini masih terus mengalami peningkatan. Hal tersebut terjadi karena ada banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja WFH atau pun kerja remote. Bahkan, perusahaan dengan sistem kerja on-site pun sudah semakin banyak yang beralih mempergunakan sistem canggih tersebut untuk mengelola daftar kehadiran karyawannya.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Meskipun demikian, di tengah perkembangan teknologi seperti saat ini, ada beberapa perusahaan yang masih tetap mengandalkan sistem absensi konvensional. Alasannya adalah karena adanya beberapa kekhawatiran seperti khawatir jika harga aplikasi absensi online yang mahal, takut apabila aplikasi sulit untuk dioperasikan, dan masih banyak lagi. Padahal, saat ini sudah ada begitu banyak pilihan sistem absensi online yang ditawarkan dengan harga terjangkau serta user friendly atau mudah dipergunakan.
Table of Contents
Mengapa Perusahaan Harus Menggunakan Sistem Absensi Online?
Secara garis besar, sistem absensi online adalah sistem yang dapat dipergunakan oleh para karyawan untuk melakukan presensi ataupun absensi secara online melalui perangkat digital yang sudah terhubung dengan koneksi internet. Pada umunya, sistem tersebut akan disajikan dalam bentuk perangkat lunak ataupun aplikasi.
Tidak peduli seberapa besar atau kecil perusahaan Anda, memiliki sistem ini merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Perlu diketahui, meskipun dinamakan sebagai sistem absensi online, namun sistem tersebut juga menyediakan berbagai fitur yang berguna bagi tim HR. Jadi, selain dapat mencatat daftar kehadiran karyawan, sistem absensi ini juga memiliki banyak fungsionalitas lain mulai dari mencatat total waktu kerja, manajemen cuti, menghitung waktu lembur, dan lain-lain.
Seperti yang kita ketahui, setiap karyawan bekerja mengerjakan tugas dengan deadlinenya masing-masing. Melalui sistem absensi ini, maka perusahaan ataupun HRD dapat mencegah penggunaan waktu untuk hal-hal yang tidak produktif, melacak kinerja karyawan selama mereka berada di jam kerja, serta mengetahui berapa banyak waktu yang dipergunakan untuk beristirahat. Dengan menggunakan absensi online tersebut, maka Anda bisa mencegah terjadinya keterlambatan dalam memenuhi deadline yang dapat merugikan perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, silakan simak beberapa kelebihan sistem absensi online daripada sistem absensi manual/konvensional.
Baca Juga: Mesin Absensi Fingerprint vs Aplikasi Absensi Online. Mana yang Lebih Baik?
Kelebihan Sistem Absensi Online daripada Sistem Absensi Konvensional
1. Memungkinkan sistem kerja remote working/WFH
Kelebihan sistem absensi online yang pertama adalah memungkinkan perusahaan untuk menerapkan sistem kerja fleksibel seperti kerja remote atau Work From Home. Tidak seperti sistem absensi manual yang memiliki bentuk fisik dan perlu diinstal di gedung perkantoran, sistem absensi online ini bisa diakses dari laptop maupun smartphone karyawan. Dengan begitu, pencatatan daftar kehadiran tetap dapat dilakukan meskipun karyawan bekerja dari rumah.
Bagi karyawan yang bekerja secara mobile seperti tim sales, sistem absensi ini juga memudahkan mereka karena dapat dipergunakan untuk melakukan presensi atau pencatatan kehadiran secara online. Dengan begitu, karyawan bisa segera menuju lokasi klien tanpa harus datang ke kantor hanya untuk melakukan presensi.
Selain itu perlu diingat bahwa ketika perusahaan menerapkan sistem remote working, maka mereka akan memperoleh keuntungan berupa kemudahan ketika merekrut karyawan. Karena karyawan bisa bekerja dari mana saja, maka batasan wilayah tidak menjadi masalah lagi. Perusahaan tetap bisa mempekerjakan karyawan berkualitas meskipun mereka berada di wilayah yang berbeda dengan perusahaan Anda.
2. Jauh lebih hemat biaya
Absensi online juga jauh lebih hemat daripada sistem absensi manual. Bayangkan jika sebuah perusahaan memiliki beberapa cabang yang tersebar di berbagai wilayah di Indonesia, maka saat menggunakan sistem absensi manual maka perusahaan perlu menginstal perangkat tersebut di masing-masing cabang. Berbeda halnya dengan sistem absensi online di mana satu aplikasi dapat diinstal secara langsung pada masing-masing laptop atau smartphone karyawan. Dengan begitu, Anda bisa jauh lebih menghemat pengeluaran. Selain itu, sistem absensi online juga menjadi langkah penghematan karena data yang disajikan sangat akurat sehingga dapat meminimalisir kesalahan penggajian.
Baca Juga: Rekomendasi Software HR Terbaik untuk Mengelola Karyawan
3. Pelacakan data yang akurat secara real time
Pada sistem absensi online telah disematkan teknologi modern yang memungkinkan sistem untuk melacak dan menyimpan data kehadiran secara real-time atau waktu sebenarnya selama proses atau peristiwa terjadi. Melalui teknologi tersebut, perusahaan dapat memantau waktu kehadiran, total jam kerja, lokasi GPS, serta produktivitas karyawan secara real time. Sistem juga dapat secara otomatis menampilkan data karyawan yang datang terlambat. Jika dibandingkan dengan sistem manual berbasis kertas, sistem absensi online jauh lebih efektif dan efisien untuk menyajikan data yang dibutuhkan perusahaan atau tim HRD.
4. Tidak report dengan workflow management
Kelebihan absensi online dibandingkan sistem manual adalah tidak report dengan workflow management. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, sistem absensi online akan menyajikan berbagai data secara real time. Dengan fungsionalitas tersebut perusahaan atau HRD akan memiliki visibilitas yang jelas tentang daftar kehadiran karyawan, permintaan regularisasi kehadiran (shifting), permintaan cuti, permintaan lembur, dll. Hanya dengan beberapa kali klik saja, seluruh permintaan dapat dipantau dan bisa segera diproses.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
5. Meningkatkan produktivitas
Kelebihan sistem absensi online adalah mampu mendorong produktivitas. Bagi para praktisi HR, sistem ini dapat membantu tugas-tugas HRD seperti mengelola daftar kehadiran, melacak total jam kerja, mengelola pengajuan cuti, dan lain-lain. Sedangkan dari sisi karyawan, sistem ini akan meningkatkan produktivitasnya karena perusahaan dapat memantau kinerja karyawan setiap harinya. Hal tersebut akan mendorong karyawan untuk mematuhi kebijakan yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Selain itu absensi online juga memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan manajemen waktu dengan baik sehingga mereka bisa menyelesaikan tugas sesuai deadline.
Contoh Sistem Absensi Online yang Bisa Anda Pergunakan
1. Dokodemo-Kerja
Dokodemo-Kerja adalah aplikasi absensi online yang dikembangkan oleh perusahaan IT/DX konsultan & developer di Indonesia. Aplikasi ini memang dirancang secara khusus untuk memudahkan para praktisi HR dalam melakukan manajemen SDM di perusahaannya.
Secara garis besar, berikut adalah fitur-fitur utama yang diandalkan oleh aplikasi absensi onlne tersebut:
- presensi dan absensi online dari perangkat laptop ataupun smartphone
- day off management atau manajemen cuti karyawan
- pelacak lokasi GPS
- pelacak total jam kerja karyawan
- screen monitoring atau pelacak layar desktop karyawan
- laporan terkait daftar kehadiran karyawan
- employee self service di mana karyawan dapat melakukan tugas-tugas HRD dasar secara mandiri.
Selain itu, Dokodemo-Kerja juga dikembangkan dengan tampilan yang user friendly sehingga mudah dioperasikan oleh seluruh karyawan. Untuk melakukan absensi secara online, karyawan hanya cukup menekan tombol “Start” dan “Stop”. Aplikasi ini juga memiliki sistem keamanan siber yang baik guna melindungi data-data karyawan yang tersimpan di dalamnya.
2. Time Doctor
Time Doctor juga menjadi salah satu contoh aplikasi absensi online. Aplikasi ini juga mudah digunakan dimana user/karyawan cukup menekan tombol “Start” dan “Stop” untuk melakukan absensi dan menghitung jam kerja.
Untuk fitur-fitur utama yang disediakan oleh Time Doctor adalah sebagai berikut:
- absensi dan presensi online
- menyajikan daftar kehadiran karyawan
- payroll
- work schedules untuk membuat dan mengedit jadwal kerja karyawan.
3. Hubstaff
Contoh aplikasi absensi online yang selanjutnya adalah Hubstaff. Sistem ini juga menyediakan beragam fitur untuk mempermudah proses manajemen sumber daya manusia di perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh fitur yang mereka miliki:
- pelacak jam kerja karyawan
- workforce management
- employee monitoring seperti melihat situs web dan aplikasi yang dikunjungi oleh karyawan saat bekerja.
Apabila perusahaan Anda tertarik untuk beralih menggunakan sistem absensi online ini, Anda bisa mengandalkan Dokodemo-kerja. Silakan hubungi kami, tim Dokodemo-Kerja akan dengan senang hati membantu memberikan penjelasan selengkapnya mengenai sistem absensi digital tersebut.
Selain menyediakan beragam fungsionalitas yang berguna untuk perusahaan Anda, saat ini Dokodemo-Kerja juga menyediakan pengembangan fitur custom. Dengan demikian, maka aplikasi ini bisa Anda pergunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Klik di sini untuk terhubung dengan tim Dokodemo-Kerja.
