Memperbaiki Manajemen Perusahaan dengan Kaizen, Apa Itu Kaizen?

Apa itu Kaizen? Kaizen adalah istilah dari bahasa Jepang yang berarti “perubahan menjadi lebih baik”. Prinsip ini banyak digunakan oleh perusahaan sebagai strategi dalam memberdayakan karyawannya. 

Semua perusahaan pasti ingin agar bisnisnya bisa berjalan dengan lebih baik setiap harinya. Dengan begitu, bisnis bisa menghasilkan produk yang lebih berkualitas, bisa memberikan layanan dengan cepat, menghasilkan lebih banyak pelanggan, memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan, dan lain-lain. Pada akhirnya, segala perbaikan yang dicapai tersebut akan membawa kesuksesan bagi bisnis.

Perusahaan perlu memahami bahwa dalam mengelola bisnisnya terdapat berbagai metode atau pendekatan yang bisa diterapkan untuk menghasilkan lebih banyak perbaikan. Salah satu metode tersebut adalah Kaizen.

Apa itu Kaizen? Jika Anda masih asing dengan metode ini, silakan simak penjelasan kami berikut ini.

Apa Itu Kaizen?

Kaizen berasal dari dua kata Jepang yaitu Kai yang berarti peningkatan dan Zen yang berarti baik. Jadi, secara kasar Kaizen diterjemahkan menjadi peningkatan/perubahan menjadi lebih baik. 

Di dunia bisnis sendiri, Kaizen adalah metode perbaikan berkelanjutan atau secara terus menerus yang dilakukan oleh semua SDM di perusahaan mulai dari CEO hingga karyawannya. Tujuan Kaizen adalah membuat bisnis, produk, layanan, dan orang-orang yang ada di dalamnya bisa menjadi lebih baik dengan terus menerapkan perubahan skala kecil di seluruh perusahaan. 

Penting untuk diketahui bahwa metode ini melibatkan perubahan yang bertahap atau dengan melakukan langkah-langkah kecil sehingga dianggap sebagai pendekatan berisiko rendah dan murah. Akibatnya, Kaizen mendorong pekerja untuk bereksperimen dan mencoba ide-ide baru tanpa takut kehilangan investasi modal yang besar.

Prinsip-prinsip Dasar Kaizen

Ada beberapa prinsip Kaizen yang harus dipatuhi oleh siapa pun yang ingin menerapkan metode ini. Prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Jangan mengandalkan asumsi.
2. Jadilah proaktif dalam menyelesaikan masalah.
3. Tantang status quo.
4. Lepaskan perfeksionisme dan ambil sikap perubahan adaptif yang berulang.
5. Segera cari solusi ketika menemukan masalah.
6. Ciptakan lingkungan di mana setiap orang merasa diberdayakan untuk berkontribusi.
7. Tanyakan “mengapa” sebanyak 5 kali untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah.
8. Libatkan banyak orang dalam menjalankan bisnis dan mintalah pendapat mereka.
9. Gunakan kreativitas untuk menemukan peningkatan kecil dengan biaya rendah.
10. Jangan pernah berhenti untuk melakukan perbaikan.

Mengapa Perusahaan Harus Menerapkan Prinsip-prinsip Kaizen?

Saat perusahaan menerapkan prinsip dasar Kaizen dengan benar, Anda dapat mencapai hasil positif dalam berbagai aspek bisnis seperti berikut:

1. Meningkatkan kerja sama tim

Seperti yang sudah disebutkan di atas, saat menerapkan metodologi Kaizen ini perusahaan perlu melibatkan banyak orang mulai dari CEO hingga karyawan. Dengan begitu maka akan ada semakin banyak orang yang terlibat dalam menemukan kesalahan kecil dan secara bertahap meningkatkan proses bisnis. Cara ini pada akhirnya akan mengarahkan pada kerja sama tim yang lebih baik.

2. Pemanfaatan sumber daya yang ada

Pendekatan Kaizen adalah tentang pemanfaatan sumber daya yang sudah ada, tidak terkecuali sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan. Perusahaan akan mendorong karyawan agar bisa melakukan perbaikan sehingga membawa dampak positif bagi bisnis.

3. Meningkatkan semangat kerja karyawan

Prinsip Kaizen juga mengutamakan agar perusahaan bisa menciptakan lingkungan di mana semua orang akan merasa diberdayakan untuk berkontribusi. Oleh karena itu, perusahaan akan secara teratur melibatkan karyawan dalam proses perbaikan. Anda akan menghargai pendapat mereka, meminta umpan balik dan saran, dan mendorong ide-ide baru. Hal ini akan membuat karyawan merasa diakui sehingga akan meningkatkan hubungan emosional dengan karyawannya. Dampaknya, karyawan akan merasa lebih termotivasi dan tertarik dengan pekerjaan mereka. 

4. Meningkatkan efisiensi

Prinsip Kaizen juga tidak mengizinkan perusahaan untuk hanya mengandalkan asumsi melainkan dengan data. Selain itu, perusahaan juga harus mengidentifikasi secara mendalam akar penyebab masalah. Dengan begitu, perusahaan bisa melakukan pengamatan yang cermat untuk mengetahui proses bisnis yang tidak efisien. Jadi, perusahaan bisa melakukan perbaikan proses bisnis yang lebih baik dan efisien.

5. Meningkatkan produktivitas

Perbaikan-perbaikan kecil yang dilakukan secara berkelanjutan oleh para karyawan juga akan mendorong produktivitas yang lebih tinggi. Dengan produktivitas yang terus ditingkatkan, bisnis Anda pun bisa lebih unggul daripada para kompetitor.

Baca Juga: Mengenal Teknik Pomodoro, Strategi Tingkatkan Fokus & Produktivitas Kerja

Contoh Kaizen Sederhana yang Dapat Diterapkan Perusahaan

1. Lakukan perubahan secara bertahap

Contoh Kaizen yang bisa dilakukan adalah merangkul perubahan-perubahan kecil yang dilakukan secara bertahap. Perlu Anda ketahui bahwa peningkatan kecil lebih mudah diterapkan dan setelah berjalan selama jangka waktu tertentu akan menghasilkan dampak yang besar. 

Contohnya sederhananya seperti peningkatan kedisiplinan karyawan dengan tidak datang terlambat di tempat kerja. Jika hal ini diperhatikan seluruh karyawan dan dapat terus diperbaiki setiap harinya, maka produktivitas karyawan akan meningkat karena mereka bisa belajar disiplin dan menghargai waktu.   

2. Hilangkan pemborosan di perusahaan

Perbaikan juga bisa dilakukan dengan menghilangkan pemborosan atau hal-hal yang tidak diperlukan oleh bisnis. Contohnya seperti:

• keterampilan karyawan yang tidak dibutuhkan
• proses produksi bisnis yang berlebihan atau tidak diperlukan
• ketidakhadiran yang tinggi
• penggunaan kertas yang berlebihan karena tidak memanfaatkan platform digital
• manajemen waktu yang buruk karena menyebabkan pemborosan waktu
• dan masih banyak lagi

3. Fokus pada peningkatan proses

Kaizen mendorong perbaikan atau peningkatan yang bisa dilakukan oleh setiap SDM perusahaan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan, Anda bisa menanyakan beberapa hal ini pada diri Anda sendiri:

• Bagaimana saya dapat membuat pekerjaan saya lebih menyenangkan?
• Bagaimana saya bisa menyelesaikan tugas ini dengan lebih cepat?
• Bagaimana cara untuk mendapatkan hasil pekerjaan lebih baik?

4. Terus uptodate dan mengikuti tren yang sedang berkembang

Uptodate dan mengikuti perkembangan zaman juga termasuk dari langkah perbaikan yang bisa dilakukan oleh perusahaan Anda. Contoh sederhananya adalah beralih menggunakan aplikasi absensi online dan meninggalkan sistem absen tradisional untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan karyawan yang lebih baik lagi. 

Seperti yang kita ketahui saat ini teknologi digital sudah semakin berkembang. Dengan memanfaatkan teknologi tersebut, sistem dapat membantu mengerjakan tugas secara otomatis sehingga perusahaan bisa menghemat lebih banyak tenaga dan waktu.

5. Selalu cari feedback

Perbaikan-perbaikan kecil akan membawa dampak perubahan yang besar. Untuk mengetahui hasil perbaikan yang sudah didapatkan Anda bisa meminta feedback dari atasan.

Selain itu, mengingat Kaizen ini dapat dilakukan oleh seluruh SDM di perusahaan maka pemberian feedback ini bisa diberikan untuk atasan ataupun bawahan. Selain bisa mengetahui progress yang didapat dari langkah-langkah perbaikan yang telah dilakukan, pemberian feedback ini juga akan membuat karyawan bisa saling menghargai dan mendukung antara satu dengan yang lain. Hubungan antara atasan dan bawahan pun bisa menjadi lebih kuat asalkan pemberian feedback diberikan dengan cara yang baik. 

Baca Juga: Kewalahan dengan Tugas-tugas HR? Pakai 5 Aplikasi HRD Ini untuk Menanganinya!

Perbaikan untuk Pengelolaan SDM Perusahaan

Setelah mengetahui apa itu Kaizen, Anda dapat memahami bahwa metode ini akan melibatkan seluruh SDM di perusahaan. Nah, mengingat SDM atau sumber daya manusia adalah aset perusahaan, maka Anda perlu melakukan perbaikan dalam proses pengelolaannya agar bisa memberi dampak positif bagi perusahaan. Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan aplikasi HRIS seperti Dokodemo-Kerja.

Aplikasi ini didesain secara khusus untuk tim HRD perusahaan agar mereka bisa lebih efektif dan efisien dalam mengelola tenaga kerja di dalamnya. Dengan begitu, tim HRD bisa menghemat banyak waktu.

Beberapa fungsionalitas yang disediakan oleh Dokodemo-Kerja adalah sebagai berikut:

• absensi online (e-absensi): fitur ini memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan presensi secara digital.
• pelacak waktu: fitur untuk menghitung jam kerja dan jam lembur karyawan.
• manajemen cuti: untuk mengelola cuti karyawan secara digital sehingga perusahaan tidak perlu menyimpan banyak dokumen kertas pengajuan cuti
• pemantau layar kerja: memonitor desktop laptop sehingga perusahaan dapat meminimalisir aktivitas-aktivitas karyawan di luar pekerjaannya seperti bermain media sosial.
• dll

Dokodemo-Kerja adalah aplikasi yang wajib Anda miliki agar produktivitas karyawan bisa meningkat. Silakan pelajari lebih lanjut mengenai fungsionalitas aplikasi ini dengan mengunjungi Fitur Dokodemo-Kerja. Anda juga bisa menghubungi kami untuk mendapatkan penjelasan secara langsung mengenai fitur Dokodemo-Kerja.