Apa Itu Work From Home, Penjelasan dan Panduan untuk Menjalankannya

Apa itu Work From Home? Work From Home atau WFH adalah sebuah sistem kerja di mana karyawan dapat melakukan pekerjaannya dari rumah. Jika perusahaan Anda ingin mengaplikasikan sistem kerja ini, berikut kami sajikan panduannya untuk Anda.

Istilah Work From Home (WFH) menjadi populer semenjak pandemi Covid-19 muncul di awal tahun 2020. Pada saat itu, pemerintah di Indonesia meminta agar seluruh masyarakat dapat meningkatkan kewaspadaaan terhadap penyebaran virus dan mengurangi aktivitas di luar rumah. Oleh karena itu, berbagai kegiatan seperti beribadah, belajar, dan bekerja diatur sedemikian rupa agar bisa tetap berjalan dengan lancar dari rumah. 

Perusahaan-perusahaan di Indonesia kemudian mengeluarkan kebijakan WFH untuk para karyawannya. Karena kemajuan teknologi dan kemudahan akses internet yang ada saat ini, maka sistem Work From Home dapat dijalankan dengan lancar. Bahkan setelah sistem WFH berjalan selama hampir dua tahun, tidak sedikit perusahaan yang memutuskan untuk tetap menerapkan sistem kerja kerja ini meskipun pandemi sudah selesai. Jadi, apa itu Work From Home? Berikut penjelasan selengkapnya untuk Anda.

Apa Itu Work From Home?

Arti Work From Home atau WFH adalah sistem kerja dimana karyawan dapat bekerja dari rumah atau dari tempat tinggal mereka. Jadi, untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan, karyawan dapat mengerjakannya tanpa harus datang ke kantor.

Work From Home ini juga dikenal sebagai sistem kerja dengan pendekatan modern karena teknologi memegang peran penting. Saat perusahaan mengaplikasikan sistem kerja ini, maka perusahaan harus bisa menyediakan berbagai perangkat yang mendukung sistem kerja jarak jauh mulai dari laptop, koneksi internet, aplikasi absensi online, aplikasi untuk kolaborasi antar tim, dan lain-lain. 

Menjalankan sistem kerja ini memang membutuhkan banyak persiapan. Meskipun demikian, perlu Anda ketahui bahwa akan ada banyak keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan saat mereka sukses menjalankan sistem kerja ini.

Baca Juga: 5 Cara Absensi Online Pegawai Tingkatkan Produktivitas

Keuntungan Work From Home bagi Perusahaan & Karyawan

Keuntungan Bagi Perusahaan

1. Menghemat biaya operasional kantor

WFH dapat membantu perusahaan untuk bisa menghemat pengeluaran. Salah satu penghematan tersebut bisa diperoleh karena saat sebagian besar karyawan bekerja dari rumah, maka tagihan listrik yang perlu dikeluarkan tidak akan terlalu besar. Perusahaan juga tidak perlu tidak perlu menyediakan banyak anggaran untuk menyewa ruang kerja yang luas atau untuk membeli berbagai perabot kantor seperti meja, kursi, lemari kabinet, loker, dan lain-lain.

2. Meningkatkan produktivitas karyawan

Point ini sebenarnya bisa dikatakan sebagai salah satu keuntungan yang diperoleh perusahaan dan karyawan. Sudah banyak penelitian yang membuktikan bahwa, sistem kerja fleksibel seperti WFH atau kerja remote dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan. 

Contohnya seperti penelitian yang dilakukan oleh Stanford University yang menemukan bahwa terdapat peningkatan produktivitas sebesar 13% saat karyawan bekerja dari rumah. Hal ini bisa dicapai karena karyawan dapat bekerja dengan suasana yang tenang dan nyaman. 

3. Lebih mudah memperoleh pelamar pekerjaan

Ada beberapa alasan mengapa WFH dapat memudahkan tim HRD untuk merekrut kandidat yang sedang dibutuhkan. Beberapa diantaranya seperti:

• Perbedaan wilayah tidak lagi menjadi masalah karena karyawan dapat bekerja dari tempat tinggal mereka di kota asalnya. Dengan cara ini, perusahaan dapat menjangkau lebih banyak pelamar potensial. 
• Perlu Anda ingat bahwa saat ini generasi milenial dan generasi Z menjadi tenaga kerja yang mendominasi di berbagai perusahaan. Generasi ini pada umumnya juga lebih menuntut fleksibilitas dari pekerjaan mereka daripada generasi sebelumnya. Jadi, saat perusahaan Anda menyediakan sistem kerja fleksibel seperti WFH, maka perusahaan akan mampu menarik lebih banyak minat dari pelamar.

Keuntungan Bagi Karyawan

1. Memperoleh Work Life Balance

WFH memungkinkan karyawan untuk memperoleh Work Life Balance yang baik. Work Life Balance merupakan suatu keadaan dimana karyawan memperoleh keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupannya. Karena karyawan bekerja dari rumah, maka mereka memiliki lebih banyak peluang untuk bisa menghabiskan waktu bersama keluarga atau melakukan keperluan pribadinya. 

2. Menghemat biaya, waktu, dan tenaga

Sistem WFH memungkinkan karyawan untuk bisa bekerja dari rumah sehingga mereka tidak lagi perlu mengeluarkan banyak biaya untuk transportasi, parkir, makan siang, kopi, dan lain-lain.

Selain itu, WFH juga dapat menghemat banyak waktu dan tenaga karena karyawan tidak perlu melakukan perjalanan jauh menuju kantor. Dengan demikian, setelah jam kerja berakhir, maka karyawan dapat segera beristirahat, menjalankan hobi, merawat anak, atau melakukan aktivitas yang lain.

3. Lebih fokus bekerja

Karyawan yang bekerja dari rumah tidak akan menghadapi stress karena macet di perjalanan. Karyawan juga memiliki lebih banyak kebebasan untuk mengatur ruang kerja mereka menjadi senyaman mungkin. Hal ini dapat berpengaruh besar pada tingkat konsentrasi dan fokus karyawan saat bekerja. 

Hal-hal yang Perlu Dipersiapkan Perusahaan saat Menerapkan Sistem Work From Home

Setelah Anda memahami apa itu Work From Home dan mengetahui apa saja keuntungannya, mungkin Anda tertarik untuk mengaplikasikan sistem kerja ini di perusahaan. Sebelum Anda mulai menerapkan sistem ini, ada beberapa hal yang perlu Anda persiapkan. Silakan simak penjelasan kami berikut:

1. Buat kebijakan WFH dengan jelas

Ketika perusahaan berencana untuk menerapkan sistem WFH, perusahaan harus membuat kebijakan dengan jelas. sehingga dapat dipahami oleh seluruh karyawan. Kebijakan tersebut harus bisa mengatur cara kerja WFH di perusahaan Anda seperti:

• tujuan perusahaan memberlakukan sistem WFH
• posisi apa saja yang dapat memenuhi syarat untuk bisa bekerja dari rumah
• proses permintaan sistem WFH yang perlu dilakukan karyawan
• ekspektasi availability dari karyawan harus dijabarkan dengan baik. Perusahaan perlu menentukan apakah karyawan harus tetap available dari jam 9 sampai jam 5 sore atau yang lain
• garis besar harapan perusahaan terhadap karyawan yang bekerja di rumah terkait proses komunikasi, tanggung jawab, atau kemampuan karyawan untuk bisa merespon dengan cepat
• tentukan peraturan keamanan seperti kewajiban karyawan untuk selalu menjaga rahasia perusahaan dengan mengakses data penting hanya melalui perangkat atau koneksi yang aman.

Selain itu, penting untuk diperhatikan bahwa saat menerapkan sistem kerja ini baik perusahaan maupun karyawan harus bisa saling membangun kepercayaan. WFH menjadi sistem kerja yang kurang sesuai untuk dijalankan saat pimpinan mengalami kesulitan untuk beradaptasi terutama apabila pimpinan perusahaan kurang percaya terhadap karyawannya. Untuk mengatasinya, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan aplikasi monitoring jarak jauh seperti Dokodemo-Kerja yang bekerja secara real time untuk  mengawasi produktivitas karyawan dari jarak jauh.  

2. Persiapkan perangkat yang dibutuhkan karyawan

Meskipun karyawan bekerja dari rumah, namun perusahaan memiliki tanggung jawab untuk tetap menyediakan perangkat kerja yang dibutuhkan oleh karyawan. Bahkan beberapa perusahaan juga bersedia bertanggung jawab untuk menyediakan koneksi internet. Hal ini perlu dipersiapkan untuk memastikan agar seluruh karyawan tetap dapat bekerja dengan lancar baik dari kantor ataupun dari rumah.

Perusahaan biasanya mengharuskan karyawan untuk bekerja dengan perangkat tertentu seperti laptop, telepon, monitor, atau yang lain. Oleh karena itu, perusahaan harus tetap menyediakannya baik secara langsung mengirim perangkat tersebut atau dengan penggantian biaya pembeliannya.

3. Persiapkan peralatan untuk kerja jarak jauh

Work From Home dapat dikatakan merupakan sistem kerja jarak jauh. Agar seluruh tim dapat saling bekerja sama dengan baik, maka perusahaan juga perlu mempersiapkan berbagai tools atau aplikasi yang memungkinkan seluruh karyawan dapat berkolaborasi secara efektif dan efisien meskipun mereka berada di lokasi yang berbeda. 

Berikut ini kami berikan beberapa rekomendasi peralatan untuk kerja jarak jauh yang bisa Anda pergunakan:

• Video Conference: Zoom, Google Meet, Skype.
• Manajemen proyek: Trello, Jira.
• Manajemen file: Google Drive, Dropbox, Asana
• Aplikasi komunikasi/ team chat: Slack, Microsoft Teams, Discord
• Manajemen karyawan: Dokodemo-Kerja (sistem absensi online) dan Nippo (sistem laporan harian karyawan)

Baca Juga: Shift Kerja: Pengertian, Peraturan, dan Cara Mengoptimalkannya

Apa yang Harus Dilakukan Karyawan untuk Mempersiapkan Work From Home?

Agar WFH berjalan sukses, persiapan harus dilakukan oleh kedua belah pihak yaitu perusahaan dan karyawan. Berikut adalah beberapa hal yang bisa karyawan persiapkan:

1. Sediakan ruang kerja yang nyaman.
2. Jika perusahaan tidak menyediakan koneksi internet, maka karyawan perlu memastikan bahwa mereka memiliki koneksi internet yang kuat untuk bekerja dari rumah.
3. WFH tidak berarti karyawan akan terbebas dari gangguan. Terkadang lingkungan kerja yang kondusif menjadi terganggu karena kedatangan tamu, suara hewan peliharaan, atau yang lain. Jadi, karyawan harus bisa tetap menjaga agar suasana saat bekerja tetap tenang dan nyaman agar bisa tetap fokus bekerja.
4. Pertahankan jadwal kerja yang tepat agar pekerjaan dapat selesai sesuai dengan deadline yang dibutuhkan.
5. Karyawan harus terbuka dengan perusahaan. Saat mereka tidak bisa available di jam kerja karena suatu keperluan, maka mereka wajib menginformasikannya kepada perusahaan.

Solusi Work From Home yang Sukses dengan Dokodemo-Kerja

Work From Home yang sukses adalah ketika perusahaan dan karyawan bisa sama-sama mendapatkan keuntungan dari sistem kerja ini. Jadi, dari sisi perusahaan bisa memperoleh loyalitas dan produktivitas karyawan. Sedangkan para karyawan juga bisa memperoleh Work Life Balance dan sistem kerja yang fleksibel.

Sayangnya, saat ini masih banyak perusahaan yang merasa kesulitan untuk memantau kedisiplinan dan kinerja para karyawan. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan dapat mengandalkan aplikasi yang bernama Dokodemo-Kerja.

Aplikasi ini memiliki banyak fitur yang memungkinkan perusahaan dapat memantau kinerja karyawan dari jarak jauh. Selain itu, aplikasi ini juga memungkinkan karyawan untuk bisa bekerja secara lebih fleksibel.

Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh Dokodemo-Kerja:

1. Absensi online

Karyawan dapat melakukan absensi secara digital dari rumah masing-masing. Aplikasi ini kemudian akan mencatat jam absensi karyawan kepada perusahaan. Dengan demikian, karyawan tetap dapat memantau apakah karyawan terlambat bekerja atau tidak.

2. Pelacak waktu

Aplikasi Dokodemo-Kerja dapat menghitung total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan. Melalui fitur ini, karyawan dapat bekerja secara fleksibel namun tetap perlu memastikan bahwa dalam satu hari mereka dapat memenuhi jam kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan. Contohnya seperti 8 jam per hari. 

3. Desktop screenshot

Fitur ini dapat mengambil screenshot layar beresolusi rendah dari perangkat desktop yang digunakan karyawan. Dengan demikian, perusahaan tetap dapat memonitor aktivitas karyawan selama di jam-jam kerja.

Dokodemo-Kerja dapat membuat proses pengelolaan karyawan yang bekerja dari jarak jauh menjadi terasa lebih mudah. Silakan hubungi kami untuk informasi selengkapnya mengenai aplikasi ini.

Itu dia informasi yang bisa kami sampaikan terkait apa itu Work From Home. Saat perusahaan dan karyawan dapat saling bekerjasama untuk menerapkan sistem kerja ini maka kedua belah pihak akan sama-sama memperoleh keuntungan. Agar kinerja karyawan tetap dapat dimonitor dengan baik, ada baiknya jika perusahaan mempertimbangkan penggunaan aplikasi Dokodemo-Kerja. Dengan beragam fungsionalitas yang ada di dalamnya, karyawan yang bekerja dengan sistem kerja WFH akan tetap bisa dikelola dengan baik.

Silakan klik harga aplikasi absensi online Dokodemo-kerja untuk mengetahui biaya yang perlu dikeluarkan untuk menggunakan aplikasi ini. Anda juga bisa mencoba Dokodemo-Kerja secara GRATIS melalui versi demonya. Klik di sini untuk mencoba versi demo.