Praktisi HR saat ini banyak yang memanfaatkan aplikasi absensi berbasis GPS sebagai solusi praktis untuk mengelola kehadiran karyawan. Aplikasi tersebut memiliki banyak fitur yang mau menguntungkan pihak perusahaan maupun karyawan.
Jika dibandingkan dengan 10 tahun yang lalu, sebagian besar perusahaan saat ini telah mengelola karyawan dengan cara yang berbeda. Terlebih pada tahun 2020 yang lalu pandemi Covid-19 muncul dan memaksa sebagian besar di seluruh dunia untuk menerapkan sistem kerja Work From Home.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Perusahaan-perusahaan yang tahu bagaimana cara memanfaatkan teknologi dapat beradaptasi dengan sangat baik saat pandemi muncul. Mereka menggunakan aplikasi absensi berbasis GPS agar karyawan tetap dapat bekerja seperti biasanya meskipun dari rumah. Hasilnya, perusahaan tetap dapat bertahan di masa pandemi dan mampu menjaga loyalitas pelanggan. Jika perusahaan Anda saat ini berminat untuk mulai mengelola karyawan dengan memanfaatkan teknologi digital, berikut kami sajikan informasi selengkapnya mengenai sistem absensi berbasis GPS.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Aplikasi Absensi Berbasis GPS?
Aplikasi absensi berbasis GPS adalah perangkat lunak untuk manajemen kehadiran karyawan yang dikembangkan dengan teknologi Global Positioning System (GPS). Melalui aplikasi ini, perusahaan dapat melacak dan memantau posisi karyawan secara langsung dan real time dengan bantuan GPS.
Terdapat beberapa kondisi dimana perusahaan biasanya akan membutuhkan kehadiran aplikasi absensi berbasis GPS ini, seperti:
- memiliki karyawan yang bekerja dengan sistem kerja jarak jauh seperti kerja remote atau Work From Home (WFH).
- ingin memantau karyawan yang bekerja secara mobile seperti tim marketing atau tim sales, driver, dan lain-lain
- ingin melacak jam kerja pekerja lapangan
- perusahaan ingin mencatat waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan di kantor dan di luar kantor.
- dan lain-lain.
Keuntungan yang Ditawarkan oleh Aplikasi Absensi Berbasis GPS
Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa perusahaan peroleh saat menggunakan sistem absensi ini.
1. Memantau karyawan yang bekerja secara mobile
Aplikasi absensi berbasis GPS pada umumnya tersedia dalam perangkat mobile atau smartphone. Saat aplikasi diaktifkan, sistem akan mulai mencatat dan merekam perjalanan karyawan Anda sepanjang hari. Dari aplikasi, perusahaan dapat memantau cara kerja tim sales/tim marketing di lapangan.
Perusahaan dapat melihat tanggal dan waktu yang dihabiskan karyawan di lokasi tertentu serta melacak rute perjalanan yang diambil oleh karyawan saat mengunjungi klien. Data tersebut kemudian dapat dianalisis oleh pihak perusahaan atau leader tim untuk penilaian kinerja. Data juga dapat dianalisis untuk mencari solusi terbaik agar karyawan bisa bekerja secara efisien dan lebih produktif.
2. Mengelola pekerja lapangan di beberapa lokasi
Memeriksa pekerja lapangan akan menghabiskan banyak waktu terlebih jika perusahaan memiliki banyak pekerja yang harus dipantau. Berdasarkan laporan yang diperoleh dari Hubstaff diketahui bahwa 56% pemilik dan manajer perusahaan konstruksi menghabiskan rata-rata sekitar 11 jam setiap minggu untuk bepergian ke beberapa lokasi untuk memeriksa pekerja lapangannya.
Hal ini tentu sangat tidak efektif. Oleh karena itulah absensi berbasis GPS ini dipergunakan agar perusahaan bisa memperoleh visibilitas tentang bagaimana karyawan bekerja tanpa harus datang langsung ke lokasi. Aplikasi ini dapat digunakan untuk melihat dan mengelola pekerja lapangan yang berada di beberapa lokasi yang berbeda melalui satu dashboard.
3. Memeriksa jam mulai dan jam selesai bekerja
Meskipun karyawan tidak bekerja di kantor, perusahaan tetap harus memantau jam kehadiran dan jam selesai bekerja untuk melihat kedisiplinan karyawan. Melalui aplikasi absensi ini, pekerja mobile ataupun pekerja lapangan dapat melakukan absensi dimanapun mereka berada bahkan di lokasi klien sekalipun. Dengan demikian, perusahaan tetap dapat melihat apakah karyawan mulai bekerja secara tepat waktu atau terlambat.
Baca Juga: 5 Fungsi Aplikasi Absensi Mobile dalam Mengelola Tim Sales
Strategi Menerapkan Penggunaan Aplikasi Absensi Berbasis GPS
Saat perusahaan memutuskan untuk mengeluarkan kebijakan untuk menggunakan aplikasi absensi berbasis GPS, kebijakan tersebut mungkin akan menuai pro dan kontra. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan beberapa pendekatan agar kebijakan tersebut dapat diterima dan dijalankan dengan baik. Berikut adalah beberapa hal yang bisa Anda lakukan:
1. Jelaskan mengapa perusahaan membutuhkan aplikasi absensi berbasis GPS
Saat memperkenalkan sistem absensi berbasis GPS kepada karyawan, perusahaan perlu menjelaskan mengapa aplikasi ini dibutuhkan. Karyawan pada umumnya akan jauh lebih mudah menerimanya saat mereka mendapatkan penjelasan secara lengkap tentang tujuan dari penggunaan aplikasi ini. Karyawan juga dapat lebih memahami bahwa aplikasi digunakan untuk memecahkan tantangan bisnis yang dapat mempengaruhi performa perusahaan.
2. Atasi kesalahpahaman
Perusahaan perlu membongkar info-info salah yang dapat menimbulkan kesalahpahaman di antara karyawan. Contohnya seperti keberadaan aplikasi mengganggu privasi karyawan atau munculnya anggapan bahwa perusahaan tidak dapat mempercayai karyawannya.
Untuk mengubah pola pikir tersebut, jelaskan bahwa aplikasi ini tidak dimaksudkan untuk mengganggu privasi karyawan. Informasikan bahwa aplikasi digunakan sebagai salah satu alat untuk membantu manajemen dalam mengukur produktivitas, meningkatkan kinerja, serta menilai apakah karyawan membutuhkan pelatihan atau solusi tertentu untuk meningkatkan performanya.
3. Informasikan manfaat absensi berbasis GPS bagi karyawan
Poin penting yang harus Anda informasikan saat memperkenalkan sistem absensi berbasis GPS adalah manfaat penggunaan absensi berbasis GPS bagi karyawan. Beberapa manfaat tersebut seperti:
- Memantau keselamatan karyawan
Aplikasi dapat menginformasikan lokasi real-time karyawan. Jadi, apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan saat karyawan bekerja di luar kantor maka perusahaan dapat melacak lokasi tersebut dan segera mengirim bantuan.
- Menjaga kesehatan karyawan
Karyawan yang terlalu lama bekerja tanpa mengambil jeda untuk beristirahat dapat memberikan dampak buruk bagi kesehatan. Melalui aplikasi ini, perusahaan dapat melihat total jam kerja harian serta melacak jarak tempuh yang telah dilalui karyawan saat bekerja. Saat karyawan sudah memenuhi total jam kerja hariannya maka mereka berhak untuk beristirahat.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
- Absensi yang lebih praktis
Ada kalanya tim sales harus berkunjung ke lokasi klien di pagi. Dengan aplikasi ini, karyawan dapat melakukan absensi secara online sehingga mereka tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk perjalanan menuju kantor dan dapat segera menemui klien.
- Meningkatkan produktivitas karyawan
Karyawan yang bekerja secara mobile harus memiliki time management yang baik agar mereka dapat menemui beberapa klien potensial dalam sehari. Melalui aplikasi ini, karyawan dapat lebih mudah untuk memahami bagaimana mereka menghabiskan jam kerjanya sehingga dapat mengelola waktu dengan sebaik mungkin.
Dengan cara ini karyawan dapat menjadi lebih produktif sehingga mereka mampu mencapai target yang sudah ditentukan. Saat produktivitas karyawan meningkat, tentu perusahaan dapat memberikan apresiasi atau bonus kepada karyawannya.
Rekomendasi Aplikasi Absensi Berbasis GPS di Indonesia
Jika Anda saat ini sedang mencari aplikasi absensi online, maka Dokodemo-Kerja bisa menjadi solusi terbaik untuk perusahaan Anda. Melalui aplikasi ini, karyawan dapat melakukan absensi secara online dimanapun mereka berada. Perusahaan juga dapat dengan mudah memantau lokasi kerja karyawan secara real time.
Dokodemo-Kerja versi mobile dikembnagkan dengan fitur GPS tracking dan dapat berjalan melalui perangkat Android ataupun iOS. Dari Dokodemo-Kerja, perusahaan dapat memonitor karyawan yang bekerja secara mobile. Aplikasi akan menunjukkan tanggal dan waktu saat karyawan mengunjungi lokasi tertentu. Aplikasi juga dapat menunjukkan data real time yang dapat bergerak dari titik mulai sampai ke titik akhir untuk menunjukkan rute yang diambil oleh karyawan Anda.
Perusahaan tidak perlu khawatir dengan keamanan data yang dikumpulkan oleh Dokodemo-Kerja karena aplikasi ini dikembangkan dengan sistem keamanan yang kuat. Selain itu, Dokodemo-Kerja juga menyediakan berbagai fitur lain yang dapat dimanfaatkan untuk memantau produktivitas karyawan, yaitu:
1. Pelacak Waktu
Dokodemo-Kerja dapat melacak dan menghitung total jam kerja karyawan secara akurat. Fitur ini akan memastikan bahwa seluruh karyawan dapat bekerja sesuai dengan total jam kerja harian ditentukan perusahaan.
2. Desktop screenshot
Saat karyawan menggunakan Dokodemo-Kerja di perangkat desktop, aplikasi dapat membuat tangkapan layar beresolusi rendah. Fitur ini berfungsi untuk memantau aktivitas karyawan selama jam kerja. Jika terdapat 3 screenshot yang sama, maka gambar tersebut akan ditandai dengan warna merah. Sistem kemudian akan mengirim pemberitahuan kepada pihak Admin agar dapat segera melakukan konfirmasi kepada pihak karyawan bersangkutan.
3. Pengajuan cuti secara digital
Selain dapat melacak aktivitas karyawan, Dokodemo-Kerja juga memiliki fitur untuk mengajukan cuti secara digital. Melalui fitur ini karyawan tidak perlu lagi mengajukan cuti menggunakan dokumen kertas. Sistem juga dapat memperbarui kuota cuti tahunan secara otomatis saat cuti digunakan oleh karyawan.
4. Employee Self Service
Employee Self Service atau sering disingkat menjadi ESS adalah fitur yang memungkinkan karyawan untuk melakukan tugas-tugas HRD dasar secara mandiri. Melalui fitur ini, karyawan dapat melacak jam kerjanya sendiri, melihat lokasi GPS yang telah dikunjungi, melihat sisa cuti, melakukan delegasi tugas, dan lain-lain secara mandiri. Selain mampu memberikan transparansi kepada karyawan, fitur ini juga mengurangi beban tugas HRD.
Baca Juga: Apa Itu HRIS: Pengertian dan Alasan Mengapa Banyak Perusahaan Mengandalkannya
Beradaptasi dengan teknologi modern telah terbukti mampu menciptakan manajemen karyawan yang efektif. Jika Anda tertarik untuk menggunakan Dokodemo-Kerja dan memiliki pertanyaan seputar fitur absensi berbasis GPS dari Dokodemo-Kerja, jangan ragu untuk menghubungi tim kami. Anda juga bisa mencoba Dokodemo-Kerja secara GRATIS menggunakan versi demo yang sudah kami sediakan di sini.
