Apa itu multitasking? Arti multitasking adalah suatu kemampuan untuk mengelola atau mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan. Contohnya seperti menanggapi email sekaligus menghadiri meeting online. Untuk mengetahui apa saja pro kontra dari kemampuan tersebut, simak terus penjelasan kami berikut.
Seringkali kita melihat perusahaan-perusahaan memposting lowongan pekerjaan dengan kualifikasi yang mengharuskan kandidat untuk bisa multitasking dalam bekerja. Memang, keterampilan tersebut sangat dibutuhkan ketika bekerja karena dapat memberikan berbagai keuntungan mulai dari meningkatkan produktivitas perusahaan, mendorong manajemen waktu yang lebih baik, serta peningkatan tanggung jawab.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Meskipun begitu, multitasking ketika bekerja juga tidak terlepas dari beberapa hal yang dapat merugikan. Oleh sebab itulah, banyak orang memiliki pandangan yang pro dan kontra terhadap keterampilan atau kemampuan tersebut.
Sebelum kami jelaskan apa saja pro kontra multitasking, ada baiknya jika kita memahami apa yang dimaksud dengan multitasking terlebih dahulu. Yuk, simak!
Table of Contents
Apa Itu Multitasking?
Arti multitasking adalah suatu kemampuan untuk mengerjakan lebih dari satu tugas secara bersamaan. Saat karyawan memiliki kemampuan untuk multitasking ketika bekerja, maka mereka bisa mengerjakan beberapa tanggung jawab secara sekaligus dengan bolak-balik dari satu tugas ke tugas yang lain. Bahkan, beberapa jenis profesi dituntut untuk bisa menghandle lebih dari satu tugas dalam satu waktu. Misalnya, seorang customer service harus bisa menerima panggilan telepon, menginput data di komputer, dan mencari informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan secara sekaligus. Hal tersebut tentu dapat meningkatkan efisiensi penyelesaian tugas karena karyawan bisa mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan.
Cara Menguasai Keterampilan Multitasking
Untuk bisa menguasai keterampilan multitasking, maka seseorang setidaknya harus memiliki beberapa keterampilan yang lain seperti berikut.
1. Organisir yang baik
Anda harus memiliki kemampuan untuk bisa mengorganisir berbagai hal dengan baik, mulai dari tugas, dokumen, meja kerja, hingga folder-folder di dalam komputer Anda. Ingat, bahwa seseorang yang multitasking dituntut untuk bisa mengerjakan berbagai hal dalam waktu bersamaan sehingga meja kerja yang rapi dan folder yang tersusun dengan baik tidak akan membuat pikiran menjadi lebih rumit. Selain itu, kemampuan organisir seperti mengetahui tugas apa saja yang perlu diselesaikan dan kapan harus menyelesaikannya juga diperlukan untuk bisa menguasai keterampilan multitasking.
2. Dapat mengetahui skala prioritas tugas
Agar seluruh tugas bisa diselesaikan dengan baik, maka Anda harus bisa memilah tugas berdasarkan skala prioritasnya. Sebagai contoh, Anda bisa mulai bekerja dengan menyelesaikan tugas yang memiliki deadline terdekat, selanjutnya Anda bisa menyelesaikan tugas lain. Dengan begitu, tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab Anda tetap bisa dikerjakan dan memenuhi deadline yang sudah ditentukan.
3. Perencanaan yang baik
Selanjutnya Anda juga perlu memiliki kemampuan perencanaan yang baik. Dengan begitu, Anda bisa mengelola waktu yang tersedia untuk menyelesaikan berbagai tugas yang berbeda.
Baca Juga: Sistem E Absensi: Cara Penggunaan & Dampaknya bagi Produktivitas Karyawan
Contoh Kemampuan Multitasking Karyawan Perusahaan
Setelah Anda mengetahui apa itu multitasking, mungkin Anda ingin mengetahui contoh multitasking yang banyak ditemukan di lingkungan kerja. Berikut kami sediakan beberapa contohnya:
- Resepsionis: harus bisa menjawab panggilan telepon sekaligus menyapa pengunjung yang tiba.
- Sekretaris: membalas email sekaligus mengatur dan mencatat hasil rapat.
- Barista: menyapa setiap tamu yang datang sekaligus meracik/menyediakan kopi yang mereka pesan
- Web developer: mengembangkan website sekaligus berkomunikasi dengan tim terkait masalah-masalah yang ditemukan saat pengembangan website sekaligus memperbarui informasi kepada klien tentang kemajuan proyek.
- Digital marketer: mengelola beberapa akun media sosial serta mengirim email pemasaran ke calon pelanggan
Keuntungan Multitasking bagi Perusahaan
Keterampilan multitasking memang memiliki beberapa peranan penting karena dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien. Tidak heran jika banyak perusahaan yang menginginkan agar seluruh karyawannya menguasai keterampilan atau kemampuan tersebut.
Berikut ini adalah beberapa contoh keuntungan dari multitasking.
1. Meningkatkan produktivitas
Multitasking tentu membawa keuntungan berupa peningkatan produktivitas. Saat perusahaan memiliki banyak karyawan dengan keterampilan tersebut, maka perusahaan bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang bersamaan.
2. Menghemat waktu
Melakukan tugas terpisah secara satu per satu akan memperpanjang waktu penyelesaian tugas dan proyek. Namun dengan memiliki kemampuan multitasking maka karyawan dapat menghemat waktu karena mereka bisa menyelesaikan banyak tugas secara bersamaan. Multitasking dapat mempersingkat waktu penyelesaian dan memungkinkan karyawan untuk memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan hal lain.
3. Mencegah penundaan
Jika karyawan adalah orang-orang yang senang membuat daftar tugas atau to-do-list harian, maka multitasking dapat mencegah penundaan pengerjaan tugas. Kemampuan ini akan meningkatkan kemampuan mereka untuk bisa menyelesaikan seluruh tugas yang ada di daftar. Dengan demikian, penundaan pekerjaan tidak akan terjadi sehingga deadline dapat dipenuhi.
4. Menghemat biaya yang dikeluarkan perusahaan
Saat berbagai tugas dapat ditangani oleh karyawan yang multitasking maka perusahaan tidak perlu meng-hire orang baru untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut. Dengan kata lain, perusahaan bisa menghemat biaya yang perlu dikeluarkan untuk membayar tenaga kerja tambahan.
Kerugian atau Kekurangan Multitasking
1. Kualitas pekerjaan menjadi menurun
Perlu Anda ketahui, multitasking dapat memengaruhi kinerja seseorang secara keseluruhan. Saat seseorang dituntut untuk bisa multitasking maka mereka cenderung tidak fokus dan tergesa-gesa ketika menyelesaikan tugas yang dibebankan. Hal tersebut juga meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengerjaan tugas. Pada akhirnya, kualitas kerja karyawan pun menjadi menurun.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Berbeda halnya ketika karyawan hanya memiliki satu tugas utama. Tentu mereka hanya akan fokus pada tugas tersebut sehingga dapat memberikan kinerja yang terbaik.
2. Berisiko meningkatkan stres pada karyawan
Mereka yang memiliki banyak beban pekerjaan dan harus menyelesaikannya secara bersamaan tentu akan merasa overwhelmed sehingga berisiko menimbulkan stres. Perlu Anda tahu bahwa mencoba untuk fokus pada lebih dari satu tugas di satu waktu dapat memberi tekanan pada otak. Otak kita dirancang untuk berkonsentrasi pada satu tugas pada satu waktu.
Oleh karena itulah, ketika beban pekerjaan terlalu berat di mana Anda harus beralih dari satu tugas ke tugas yang lain secara bersamaan, maka Anda bisa beriko mengalami stress. Jika dibiarkan, kondisi ini juga bisa membuat karyawan menjadi sulit untuk fokus, mudah panik, dan menimbulkan kecemasan yang konstan.
3. Multitasking dapat menghilangkan kreativitas karyawan
Saat karyawan dituntut untuk multitasking, maka perhatian mereka akan beralih dari satu tugas ke tugas yang lain. Hal tersebut bisa mengurangi kemampuan berpikir kreatif karena karyawan tidak dapat berkonsentrasi pada masalah tertentu saja di satu waktu. Padahal, perlu dipahami bahwa untuk bisa benar-benar mendalami suatu masalah dan mencari solusi untuk memecahkannya, maka Anda akan membutuhkan perhatian, fokus, dan dedikasi yang penuh pada permasalahan atau tugas tersebut.
Baca Juga: Mengenal Teknik Pomodoro, Strategi Tingkatkan Fokus & Produktivitas Kerja
Tips Meminimalisir Dampak Negatif Multitasking
Dari penjelasan di atas mengenai apa itu multitasking beserta contoh-contohnya, dapat kita ketahui bahwa kemampuan tersebut bisa memberikan dampak positif dan negatif bagi perusahaan. Nah, salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk meminimalisir dampak buruk dari multitasking adalah dengan mengatur beban pekerjaan karyawan. Berikan juga waktu istirahat yang cukup agar otak mereka bisa kembali fresh ketika kembali bekerja.
Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa saat ini terdapat aplikasi SISDM (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) yang mampu membantu perusahaan untuk menjaga kinerja dan produktivitas karyawan. Contoh aplikasi SISDM tersebut adalah Dokodemo-Kerja.
Aplikasi ini dikembangkan untuk praktisi HR di perusahaan agar mereka bisa mengerjakan tugas-tugas terkait proses manajemen sumber daya manusia dengan lebih praktis. Beberapa fitur yang disediakan adalah:
1. Time tracker
Fitur time tracker juga bisa menghitung total jam kerja ataupun lembur secara akurat. Melalui fitur ini, Anda bisa menemukan karyawan yang sering lembur dan meninjau kembali beban kerja karyawan tersebut.
2. Task management
Task management adalah fitur yang memudahkan pihak manajemen ataupun tim leader untuk melakukan delegasi tugas. Dari fitur ini Anda bisa mengatur beban kerja karyawan agar tidak overload. Selain itu, melalui fitur task management perusahaan juga dapat menghitung berapa lama waktu yang dibutuhkan seorang karyawan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
3. Screen monitoring
Jika Anda khawatir dengan kinerja karyawan, Anda bisa menggunakan fitur screen monitoring dari Dokodemo-Kerja. Fitur ini dapat membuat desktop screenshot dan mengirimkannya kepada pihak admin. Dengan fitur ini, perusahaan bisa menjaga karyawan agar tidak melakukan aktivitas di luar pekerjaannya seperti menonton video YouTube, bermain media sosial, atau yang lain.
Apabila Anda tertarik untuk menggunakan aplikasi SISDM Dokodemo-Kerja ini, silakan hubungi kami. Dengan senang hati, kami akan menjelaskannya untuk Anda.
