Mengenal Apa Itu Hybrid Working. Sistem Kerja yang Sedang Populer

Apa itu hybrid working? Hybrid working adalah gabungan dari sistem kerja on-site dengan kerja remote ataupun Work From Home. Hybrid working menjadi salah satu sistem kerja fleksibel yang sedang populer saat ini.

Pada tahun 2020, sebagian besar perusahaan membicarakan tentang kerja jarak jauh (remote working) atau Work From Home. Namun pada tahun 2021 saat karyawan sudah mulai kembali bekerja di kantor, banyak perusahaan dan karyawan yang tetap ingin mendapatkan manfaat dari sistem kerja jarak jauh. Oleh karena itulah, sistem hybrid working menjadi berkembang dan banyak digunakan.

Dengan menerapkan hybrid working, baik perusahaan maupun karyawan bisa sama-sama merasakan keuntungan. Perusahaan dapat menghemat pengeluaran biaya operasional kantor, sedangkan karyawan bisa memperoleh work life balance dengan lebih baik.

Perlu Anda ketahui, di berbagai perusahaan saat ini ada 3 model atau sistem kerja yang populer digunakan, yaitu:

• On-site yaitu model atau sistem kerja tradisional dimana karyawan bekerja di kantor.
• Remote yaitu model atau sistem kerja jarak jauh dimana karyawan dapat bekerja dari lokasi manapun yang mereka mau di luar kantor
• Hybrid yaitu model atau sistem kerja yang menggabungkan on site dan remote working.

Berikut kami sajikan info selengkapnya untuk Anda.

Apa Itu Hybrid Working?

Hybrid working adalah sistem kerja dimana karyawan dapat bekerja dengan sistem kerja campuran antara remote working (kerja remote) dengan onsite (bekerja di kantor). Jadi, perusahaan yang menggunakan sistem kerja hybrid akan menyediakan jadwal kerja dengan menggabungkan kedua sistem kerja tersebut untuk menciptakan lingkungan yang unik dan lebih fleksibel.

Perlu diketahui, hybrid working sendiri memiliki beberapa model, yaitu:  

• Split-team: saat mengaplikasikan sistem hybrid, perusahaan akan memiliki dua kelompok karyawan yang bekerja dengan sistem kerja yang berbeda yaitu remote dan onsite.
• Shift: perusahaan yang menggunakan sistem hybrid shift akan membuat jadwal yang mengatur hari-hari tertentu dalam seminggu dimana karyawan dapat bekerja secara remote atau onsite.
• Fleksibel: perusahaan akan memberikan fleksibilitas bagi karyawan untuk memilih bekerja secara remote atau onsite.  

Apa Kelebihan dan Keuntungan Hybrid Working?

Setelah Anda memahami apa itu hybrid working, mari kita ulas mengenai pro dan kontra dari sistem kerja modern ini bagi perusahaan ataupun karyawan.

Kelebihan:

• Menawarkan fleksibilitas bagi karyawan dimana mereka bisa bekerja dari rumah atau datang ke kantor.
• Meningkatkan work life balance karyawan.
• Perusahaan dapat mengurangi biaya operasional kantor mengingat karyawan dapat bekerja dari rumahnya masing-masing. Bahkan banyak perusahaan yang akhirnya menyewa virtual office daripada gedung fisik karena sebagian besar karyawannya bekerja dari lokasinya masing-masing.
• Perusahaan memiliki kesempatan untuk merekrut karyawan potensial di kota lain.
• Meningkatkan loyalitas karyawan karena sebagian besar karyawan ingin bekerja dari rumah

Kekurangan:

• perusahan memiliki tantangan dalam mengelola karyawan jarak jauh
• perusahaan memiliki tantangan dalam mengkoordinasi karyawan agar karyawan remote dapat bekerja sama dengan karyawan onsite.
• perlu mengadopsi penggunaan teknologi.

Mengapa Hybrid Working Menjadi Populer?

Sistem kerja hybrid sebenarnya bukanlah hal yang baru. Sebelum tahun 2020, sudah ada banyak perusahan yang menerapkan sistem kerja ini. Biasanya, perusahaan yang bergerak di bidang teknologilah yang menerapkan sistem kerja modern ini karena teknologi memang memegang peran yang besar untuk kesuksesan sistem kerja hybrid.

Namun pada tahun 2020, pandemi Covid-19 muncul sehingga memaksa seluruh perusahaan yang ada di dunia untuk menerapkan sistem kerja Work From Home atau kerja remote dimana karyawan tidak perlu datang ke kantor untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Hal tersebut dilakukan karena perusahaan ingin menekan angka penularan di area perkantoran namun di sisi lain perusahaan juga menginginkan agar bisnisnya tetap berjalan seperti biasanya. 

Pada saat itu, perusahaan-perusahaan kemudian beradaptasi dengan sistem kerja modern tersebut dan mengadopsi berbagai aplikasi WFH agar kerjasama tim tetap dapat dilakukan dengan baik. Kemudian setelah berjalan beberapa bulan, perusahaan banyak yang berhasil dengan sistem kerja WFH atau kerja remote dan mendapati beragam keuntungan seperti:

• Tim jarak jauh lebih produktif  
• Perusahaan dapat menghemat biaya
• Perusahaan dapat memperoleh karyawan berkualitas tanpa perlu mengkhawatirkan lokasi demografi karyawan tersebut

Di tahun 2021, banyak perusahaan yang mulai membuka kembali kantornya karena sebagian karyawan ingin bertemu secara langsung dengan tim kerja mereka. Selain itu, perlu dipahami bahwa tidak semua jenis perusahaan dapat bekerja secara full remote dan proses membawa karyawan untuk kembali bekerja di kantor harus ditangani dengan baik di masa pandemi ini. Sebagai solusinya, perusahaan mulai menggunakan hybrid working yang menggabungkan dua sistem kerja yaitu remote dan onsite. Dengan sistem kerja ini, perusahaan akan memiliki fleksibilitas untuk mengatur kapan karyawan bisa bekerja dari rumah dan kapan mereka bisa bekerja dari kantor. 

Baca Juga: 5 Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja pada Karyawan

Bagaimana Cara Menerapkan Hybrid Working dengan Sukses?

Melihat banyak perusahaan yang sudah merasakan berbagai keuntungan dari sistem kerja remote ataupun WFH, tidak menutup kemungkinan jika akan ada lebih banyak perusahaan yang memilih hybrid working untuk para karyawannya. Di sisi lain saat ini teknologi sudah semakin maju sehingga memungkinkan perusahaan untuk menjalankan sistem kerja jarak jauh.

Oleh karena itu, jika perusahaan Anda juga memiliki sebuah rencana untuk menggunakan hybrid working dalam jangka panjang, maka terdapat beberapa persiapan yang perlu dilakukan. Berikut beberapa diantaranya:

1. Buat kebijakan hybrid working dengan jelas

Buat kebijakan perusahaan yang memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan transisi ke hybrid working dengan mudah. Kebijakan tersebut perlu mengatur beberapa hal seperti:

– Tentukan jenis model hybrid working yang akan diterapkan, apakah itu split-team, shift, atau fleksibel.

• Informasikan bagaimana prosedur yang perlu dilakukan jika karyawan ingin memperoleh kesempatan untuk bekerja dengan sistem hybrid working.
• Tentukan syarat-syarat serta posisi apa yang saja yang memungkinkan untuk bisa bekerja dengan sistem hybrid working.
• Pastikan bahwa semua karyawan mengetahui tanggung jawab mereka saat bekerja dari rumah masing-masing.
• Jelaskan peraturan perusahaan terkait kedisiplinan, kinerja, ataupun kehadiran karyawan saat mereka bekerja dengan sistem kerja ini.

2. Sediakan tools atau teknologi yang dibutuhkan

Perusahaan harus memastikan bahwa seluruh tenaga kerjanya dapat saling berkolaborasi dan bekerjasama dengan baik. Oleh karena itulah, saat menerapkan hybrid working perusahaan juga perlu mempersiapkan tools ataupun teknologi yang dapat mengakomodasi kebutuhan tersebut.

Berikut ini adalah beberapa contoh tools yang perlu dipersiapkan oleh perusahaan:

• Dokodemo-Kerja : aplikasi absensi online untuk melacak kehadiran karyawan secara real time
• Google Meet atau Zoom : aplikasi untuk meeting online
• Google Drive atau Dropbox: sistem manajemen file berbasis cloud.
• Trello: sistem manajemen proyek untuk memonitor pekerjaan karyawan

Selain beragam aplikasi di atas, perusahan-perusahaan juga dapat menyediakan perangkat kerja bagi karyawan yang bekerja dari rumah seperti laptop dan mouse. 

3. Jaga komunikasi tetap berjalan lancar

Keberhasilan perusahan dalam menjaga komunikasi mempengaruhi kesuksesan sistem kerja hybrid. Perusahaan perlu menerapkan beberapa kebijakan agar miskomunikasi dapat dihindari. Hal ini penting untuk dilakukan karena komunikasi yang berjalan buruk akan menghambat kerjasama tim. Oleh karena itu, perusahaan perlu menyediakan aplikasi chat seperti Slack, Microsoft Teams Chat, atau yang lain.

Selain itu, perusahaan juga dapat membuat peraturan terkait availability karyawan di jam kerja. Sebagai contoh, perusahaan menentukan bahwa karyawan harus selalu available pada jam 9 sampai jam 5. Melalui cara ini, karyawan yang bekerja dari rumah tetap dapat berkolaborasi dengan karyawan yang bekerja dari kantor.

4. Memberikan kepercayaan kepada karyawan

Kepercayaan adalah elemen penting di lingkungan kerja hybrid. Saat pihak manajemen perusahaan dan karyawan bisa saling memberikan kepercayaan maka hal tersebut akan menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Harvard Business Review diketahui bahwa karyawan yang memperoleh kepercayaan dari perusahaan akan memiliki produktivitas yang lebih tinggi, mampu berkolaborasi dengan, serta lebih loyal terhadap perusahaan.

Oleh sebab itulah, saat karyawan bekerja dari jarak jauh perusahaan tetap perlu memberikan kepercayaan kepada mereka. Jadi, bagaimana cara para pemimpin dapat membangun kepercayaan di lingkungan kerja hybrid? Berikut beberapa hal yang bisa dilakukan:

• Beri karyawan keleluasaan dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Di sisi lain, perusahaan tetap perlu mengingatkan bahwa masing-masing karyawan tetap harus bertanggung jawab dengan tugas yang dimilikinya.
• Menjaga hubungan dengan meluangkan waktu untuk berinteraksi secara sosial dengan karyawan yang bekerja di rumah. Selain itu, pastikan karyawan juga meluangkan waktu untuk berinteraksi satu sama lain.
• Mengandalkan aplikasi monitoring pekerjaan. Dengan bantuan aplikasi ini, perusahaan bisa lebih tenang dalam mengelola karyawan yang bekerja secara hybrid. Aplikasi ini akan membantu perusahaan untuk memastikan bahwa setiap karyawan tetap produktif selama jam kerja.

Baca Juga: 5 Cara Menciptakan Work Life Balance yang Baik di Perusahaan

Apakah Hybrid Working Akan Tetap Ada?

Saat teknologi menjadi semakin maju dan kebutuhan karyawan menjadi semakin berkembang, penting bagi perusahan untuk bisa beradaptasi dengan perubahan dengan cepat. Sebelum tahun 2020, banyak perusahaan yang tidak mengizinkan karyawannya untuk bekerja dari rumah. Namun pandemi COVID-19 telah mengubah banyak hal dan memaksa semua perusahaan untuk menerapkan sistem kerja jarak jauh.

Mengingat hal tersebut, tidak menutup kemungkinan jika hybrid working akan tetap ada. Selain itu, saat ini tenaga kerja yang mendominasi di berbagai perusahaan datang dari generasi milenial dan generasi Z. Pada umumnya, kedua generasi tersebut lebih menguasai teknologi dan lebih menuntut fleksibilitas dari pekerjaannya. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan sistem kerja hybrid agar bisa menarik lebih banyak minat dari pelamar.

Perlu Anda ketahui saat ini ada beragam jenis aplikasi atau sistem yang mendukung sistem kerja jarak jauh. Aplikasi tersebut menyediakan berbagai fitur yang dapat memudahkan perusahaan dalam mengelola karyawan yang bekerja di luar kantor. Jadi, hybrid working sangat memungkinkan untuk dijalankan.

Salah satu aplikasi tersebut adalah Dokodemo-Kerja. Dengan aplikasi ini, Anda tidak perlu khawatir dengan produktivitas karyawan karena aplikasi ini dapat membantu Anda untuk melakukannya. Sistem ini dapat bekerja secara real time untuk memonitor aktivitas karaywan selama jam kerja.

Tertarik dengan aplikasi ini? Silakan klik fitur Dokodemo-Kerja untuk mengetahui fitur-fitur apa saja yang telah kami siapkan untuk perusahaan Anda. Kami juga menyediakan versi demo yang bisa Anda coba secara GRATIS. Silakan hubungi tim Dokodemo-Kerja atau klik di sini untuk dapat mencoba mengoperasikan aplikasi ini.