Manajemen personalia adalah manajemen yang dilakukan dengan memperkirakan dan mengklasifikasikan kebutuhan Sumber Daya Manusia agar bisa mencapai tujuan bisnis melalui orang-orang yang bekerja di dalamnya. Manajemen personalia disebut juga dengan Manajemen Sumber Daya Manusia atau manajemen tenaga kerja.
Setiap perusahaan tentu ingin agar tenaga kerja atau Sumber Daya Manusia yang dimilikinya bisa dikelola dengan sebaik mungkin agar bisa terus produktif dan menghasilkan berbagai keuntungan bagi bisnis yang dijalankan. Itulah sebabnya mengapa perusahaan memiliki divisi HRD atau Human Resource Development yang dapat membantu untuk melakukan manajemen tenaga kerja yang baik.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Perlu diketahui, proses manajemen ini tidak hanya semata-mata dilakukan untuk mendorong produktivitas karyawan saja namun juga agar karyawan bahagia. Dengan cara ini, perusahaan bisa menjalankan bisnisnya karena karyawan yang bahagia umumnya lebih produktif dan termotivasi untuk bekerja.
Jadi, sebenarnya apa pengertian manajemen personalia? apa saja ruang lingkupnya? Silakan simak penjelasn kami berikut ini.
Table of Contents
Apa Itu Manajemen Personalia?
Manajemen personalia adalah fungsi manajerial yang dilakukan untuk memperkirakan dan mengklasifikasikan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) agar bisa mencapai tujuan bisnis melalui orang-orang yang bekerja di dalamnya. Manajemen ini dilakukan dengan melibatkan strategi untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah tenaga kerja yang tepat dengan kombinasi keterampilan yang sesuai. Selain itu, proses manajemen ini juga dapat mencakup pengembangan dan penerapan kebijakan perusahaan agar dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif dan sehat bagi para karyawannya.
Sedangkan menurut Edwin B. Flippo penulis buku dengan judul “Personnel Management” pengertian manajemen personalia adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemisahan Sumber Daya Manusia untuk mencapai tujuan individu, organisasi dan juga sosial.
Baca Juga: Mengenal Tugas Staff Personalia & Kualifikasinya di Perusahaan
Perbedaan Manajemen Personalia Dengan MSDM
Saat ini manajemen personalia disebut juga dengan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Sedangkan yang dimaksud dengan Sumber Daya Manusia tersebut mengacu pada orang-orang yang bekerja di dalam perusahaan. Meskipun kedua istilah tersebut digunakan secara bergantian namun terdapat sedikit perbedaan antara manajemen personalia dengan MSDM.
Perlu Anda tahu, beberapa orang menganggap manajemen personalia lebih bersifat administratif yang berfokus pada pengelolaan formulir dan dokumen-dokumen kepegawaian sementara Manajemen Sumber Daya Manusia memiliki ruang lingkup yang lebih luas untuk mengembangkan orang-orang dan budaya kerja di perusahaan.
Sebagai contoh, proses rekrutmen dan seleksi karyawan di bawah departemen manajemen personalia mungkin hanya dilakukan dengan mencocokkan data atau resume kandidat dengan kualifikasi yang diinginkan. Sedangkan proses rekrutmen dan seleksi di bawah departemen SDM (HRD) dilakukan dengan mempekerjakan spesialis yang memiliki pemahaman mendalam tentang tujuan bisnis sehingga mereka tidak hanya merekrut kandidat dengan keterampilan yang dibutuhkan namun juga cocok dengan budaya perusahaan.
Contoh lain, pada saat masa orientasi karyawan baru maka fokus departemen manajemen personalia adalah memastikan bahwa karyawan mengisi dokumen-dokumen yang dibutuhkan dengan benar dan lengkap. Sedangkan departemen SDM (HRD) akan memastikan bahwa karyawan baru tersebut dapat merasa diterima dengan baik, memperoleh pengarahan tentang tugas dan tanggung jawab mereka, dan mempersiapkan agar karyawan tersebut dapat bekerja dengan baik di perusahaan.
Jadi, perbedaan MSDM dan manajemen personalia terdapat pada ruang lingkupnya. Meskipun demikian, perlu Anda ingat bahwa perbedaan istilah atau ruang lingkup tersebut dapat bergantung pada sudut pandang perusahaan itu sendiri. Biasanya, instansi pemerintah atau perusahaan nirlaba akan menggunakan istilah manajemen personalia untuk menggambarkan tugas administratif yang terkait dengan pengelolaan karyawan.
Ruang Lingkup Manajemen Personalia
Ruang lingkup yang diperhatikan saat melakukan manajemen personalia adalah sebagai berikut.
1. Ketenagakerjaan
Pada ruang lingkup ketenagakerjaan, manajemen personalia dilakukan untuk mengelola proses untuk mempekerjakan seseorang. Hal ini akan terus dilakukan mengingat kebutuhan perusahaan akan keterampilan tertentu akan semakin berkembang. Di sisi lain, mengelola proses rekrutmen juga dilakukan untuk menghindari kekosongan posisi karena karyawan memutuskan untuk resign. Pada ruang lingkup ini, tim personalia akan mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja di perusahaan, melakukan proses seleksi, mengatur penempatan kerja karyawan, dan lain-lain.
2. Pelatihan dan pengembangan
Manajemen personalia juga memperhatikan proses pengelolaan karyawan agar bisa berkembang. Kualitas karyawan perlu dijaga agar keterampilan yang dikuasai bisa lebih meningkat sehingga membawa dampak positif bagi perusahaan. Oleh karena itulah, tim personalia akan merancang program pelatihan untuk karyawan yang dimilikinya.
3. Perumusan kebijakan untuk promosi
Ruang lingkup manajemen personalia yang selanjutnya adalah perumusan kebijakan untuk promosi karyawan. Seiring dengan semakin banyaknya keterampilan yang dikuasai, serta lamanya karyawan bekerja di suatu perusahaan tentu mereka juga akan memiliki kesempatan untuk memperoleh promosi ke jenjang karir yang lebih baik. Pada ruang lingkup ini, tim personalia akan merumuskan kebijakan promosi tersebut. Contohnya seperti menetapkan kesempatan promosi yang bisa diberikan dengan menilai beberapa faktor senioritas, prestasi, kinerja, kedisiplinan, atau yang lain.
4. Analisis pekerjaan
Ruang lingkup selanjutnya adalah analisis pekerjaan. Jadi, tim personalia juga akan menganalisis faktor-faktor yang berhubungan dengan segala informasi tentang jenis pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai tujuannya. Contohnya seperti keterampilan, tanggung jawab, kondisi kerja, pelatihan, kualifikasi, dan lain-lain.
5. Prestasi dan evaluasi pekerjaan
Manajemen personalia juga dilakukan untuk menjaga kinerja karyawan. Oleh karena itu, tim personalia juga akan melakukan evaluasi kinerja dari karyawan yang dimilikinya. Evaluasi ini dilakukan akan mengukur dan menilai berbagai hal seperti perilaku, hasil kerja, tingkat ketidakhadiran, dan lain-lain.
Selain itu, evaluasi juga dilaksanakan untuk mengetahui apakah karyawan di perusahaan sudah melaksanakan pekerjaan dengan baik dan sesuai dengan tanggung jawabnya. Informasi ini nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan terkait kinerja karyawan tersebut.
Baca Juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Pengertian & Contoh Metode yang Bisa Digunakan
6. Kompensasi dan benefit
Pengelolaan kompensasi juga menjadi ruang lingkup tim personalia di perusahan. Mereka akan melakukan penentuan upah secara adil bagi karyawan. Selain itu, manajemen personalia juga akan memastikan bahwa seluruh karyawan mendapatkan benefit dari perusahaan seperti tunjangan asuransi kesehatan, asuransi ketenagakerjaan, reimbursement, dan lain-lain.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Fungsi Manajemen Personalia
Fungsi manajemen personalia bisa sangat beragam karena ditentukan oleh berbagai faktor bisnis seperti ukuran, jenis bidang industri, lokasi, dan lain-lain. Meskipun demikian, secara umum fungsi manajemen personalia dapat dibagi menjadi 2 kategori utama sebagai berikut.
1. Fungsi Manajerial
Manajemen personalia memiliki fungsi manajerial yaitu proses pengalokasian input organisasi yaitu Sumber Daya Manusia untuk menghasilkan output yang diinginkan yaitu tercapainya tujuan perusahaan. Untuk bisa melakukan fungsi manajerial ini, tim personalia di dalam perusahaan tentu akan melakukan berbagai hal mulai dari perencanaan, pengorganisasian, memberikan arahan, serta memberikan koordinasi dan pengendalian.
2. Fungsi Operatif
Selanjutnya, manajemen personalia juga memiliki fungsi operatif. Fungsi ini berkaitan dengan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, serta pemeliharaan tenaga kerja secara efisien.
Untuk bisa menyajikan fungsi operatif ini, tim personalia di suatu perusahaan akan melakukan berbagai hal. Beberapa diantaranya seperti memperoleh jenis dan jumlah tenaga kerja yang tepat, menentukan tugas dan tanggung jawab tenaga kerja, memberikan pelatihan, penetapan tingkat upah, dan lain-lain.
Gunakan Dokodemo-Kerja untuk Manajemen Personalia yang Lebih Sederhana
Dari penjelasan di atas dapat kita ketahui bahwa manajemen personalia dilakukan agar tujuan bisnis bisa tercapai namun di sisi lain juga tetap memperhatikan kepuasan dari pihak karyawan. Hal tersebut dilakukan oleh tim personalia dengan memperhatikan berbagai area mulai dari rekrutmen, onboarding, sampai pada akhirnya proses pemisahaan.
Untuk memudahkan tugas manajemen tenaga kerja tersebut, tidak ada salahnya jika perusahaan mengandalkan teknologi seperti Dokodemo-Kerja. Pada dasarnya, Dokodemo-Kerja adalah salah satu contoh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang bisa digunakan di Indonesia. Aplikasi ini memang sengaja dirancang dengan berbagai fitur untuk menyederhanakan tugas-tugas tim personalia di perusahaan Anda.
Beberapa contoh fitur yang dapat Anda temukan di aplikasi ini adalah:
Absensi digital
Fitur ini dapat membantu melakukan pencatatan daftar kehadiran karyawan secara akurat.
Manajemen cuti
Aplikasi juga dapat mengelola cuti seluruh karyawan dengan mudah. Jika Anda memiliki karyawan dengan skala besar, fitur ini akan sangat membantu. Sistem dapat secara otomatis melacak kuota cuti tahunan karyawan, melihat cuti yang sedang diajukan, serta mengetahui jenis cuti yang akan digunakan.
Pelacak waktu
Untuk memastikan bahwa karyawan bekerja sesuai dengan kebijakan perusahaan, fitur pelacak waktu dapat membantu menghitung total kerja harian karyawan. Baik perusahaan Anda menerapkan 8 jam kerja per-hari atau 7 jam kerja per-hari, sistem dapat melacaknya secara real time.
Screen monitoring
Jika Anda kesulitan untuk mengawasi aktivitas yang dilakukan karyawan di laptopnya, maka fitur screen monitoring ini bisa menjadi solusinya. Fitur ini dapat membuat tangkapan layar (desktop screenshot) untuk mengetahui website apa saja yang dibuka oleh karyawan selama jam kerja. Meskipun demikian, hasil tangkapan layar akan kami sediakan dengan resolusi yang rendah untuk menjaga privasi pengguna.
Dokodemo-Kerja adalah solusi manajemen personalia yang mudah di era modern. Anda tidak perlu lagi mengelola tumpukan kerta karena semuanya bisa dilakukan secara digital. Klik Fitur Dokodemo-Kerja untuk mempelajari fungsionalitas aplikasi ini secara lebih mendalam.
