Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau dalam bahasa Inggris dikenal sebagai Human Resource Information System merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola data karyawan di perusahaan. Berikut informasi selengkapnya mengenai sistem ini.
Sebuah perusahaan membutuhkan data yang akurat mengenai para karyawan agar pemberian keputusan dapat dilakukan dengan tepat. Hal ini diperlukan karena data keterlambatan akan mempengaruhi pemberian nilai kinerja seorang karyawan atau data lembur akan mempengaruhi nominal tunjangan yang akan diberikan oleh perusahaan.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Sebelum SISDM ini ada, perusahaan masih mengelola data secara manual menggunakan spreadsheet. Selain memakan banyak waktu, sistem manual juga rentan terhadap human error, akibatnya baik perusahaan ataupun karyawan menjadi pihak yang dirugikan. Itulah sebabnya mengapa Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) dibutuhkan. Dengan sistem ini, maka tugas untuk mengelola data karyawan dapat dilakukan secara efektif, efisien, dan lebih terorganisir.
Table of Contents
Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) adalah sebuah sistem atau program yang digunakan untuk memelihara, mengelola, dan memproses data karyawan serta dapat membantu perusahaan dalam menjalankan kebijakan atau prosedur terkait SDM di suatu perusahaan. Saat ini sebagian besar SISDM tersedia dalam bentuk aplikasi berbasis website ataupun aplikasi seluler. Salah satu contoh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sistem Dokodemo-Kerja.
SISDM yang komprehensif akan menyediakan beragam informasi pada satu sistem yang terpusat (centralized storage) serta menyediakan beragam fitur yang dapat menyederhanakan tugas administrasi HR. Beberapa fitur SISDM seperti:
- manajemen cuti
- e-absensi / absensi online
- time tracker
- penghitungan gaji/ tunjangan karyawan
- dan masih banyak lagi
Baca Juga: Shift Kerja: Pengertian, Peraturan, dan Cara Mengoptimalkannya
Contoh Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di Perusahaan
Saat ini, penerapan SISDM di perusahaan sudah semakin populer. Bahkan, instansi-instansi pemerintahan juga sudah menggunakan sistem digital ini.
Dari beragam fitur yang disediakan oleh SISDM, berikut adalah beberapa Contoh Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di Perusahaan:
1. Untuk manajemen kehadiran karyawan
Salah satu contoh penerapan SISDM di perusahaan adalah untuk mengelola kehadiran karyawan secara digital. Seperti yang sudah kita ketahui, absensi kehadiran karyawan merupakah salah satu hal penting yang perlu dikelola oleh perusahaan. Melalui daftar absensi kehadiran, perusahaan dapat menentukan gaji atau tunjangan yang adil, memantaU kedisiplinan, serta mengetahui pola kerja karyawannya. Oleh karena itulah, untuk memudahkan tim HRD dalam mencatat daftar kehadiran karyawan, perusahaan memanfaatkan aplikasi SISDM.
Apliksi ini menyediakan fitur yang dapat mengelola daftar absensi karyawannya yaitu fitur e-absensi dan fitur time tracker. Fitur absensi online digunakan untuk clock in (jam mulai bekerja) dan clock out (jam saat mengakhiri pekerjaan). Jadi, dari fitur ini perusahaan dapat mengetahui siapa saja karyawan yang datang terlambat.
Selain itu, SISDM juga menyediakan time tracker yang mampu menghitung total jam kerja karyawan. Dengan demikian, SISDM dapat memberikan berbagai informasi secara transparan mengenai daftar kehadiran pegawai, jam kedatangan atau jam keterlambatan, total waktu yang dihabiskan untuk beristirahat, serta jam pulang pegawai.
2. Pengelolaan dan pengajuan cuti
Contoh penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia juga dapat dilakukan untuk mengelola cuti karyawan. Sebelum ada sistem ini, pengajuan cuti dilakukan secara manual menggunakan form berbentuk kertas yang harus ditandatangani oleh beberapa pihak. Sisa cuti karyawan juga perlu berulang kali dikonfirmasi kepada pihak HRD.
Namun, semenjak perusahaan menerapkan sistem digital, maka proses tersebut dapat dilakukan dengan efektif secara online. Jadi, karyawan cukup mengajukan cuti lewat aplikasi SISDM dan sistem akan meneruskannya pada pihak-pihak yang bersangkutan. Sistem pada umumnya juga dibuat dengan bentuk multi-level approvals agar pemberian izin dapat dilakuakn dengan tepat.
Setelah itu, jika cuti mendapatkan persetujuan, sistem akan memperbarui data secara otomatis dan menampilkan sisa kuota cuti tahunan yang tersisa. Dengan demikian, karyawan tidak perlu lagi berulang kali menanyakan sisa cuti tahunan yang mereka miliki kepada tim HRD.
3. Penerapan Employee Self Service
Employee Self Service (ESS) merupakan salah satu fitur utama yang disediakan oleh sistem informasi SDM dimana karyawan dapat melakukan tugas-tugas dasar yang berkaitan dengan administratif HR. Dengan menggunakan SISDM, maka perusahaan dapat menerapkan ESS sehingga karyawan dapat secara mandiri mengelola daftar kehadiran mereka, melihat total jam kerja, mengajukan cuti, melihat sisa kuota cuti, mengubah data /informasi pribadi, meminta waktu istirahat, dan masih banyak lagi.
Selain memudahkan karyawan dalam mengelola kebutuhan administrasi SDM, sistem ini juga mampu meringankan tugas HR. Dengan demikian, HR bisa lebih fokus untuk mengerjakan tugas-tugas krusial yang lain.
4. Task Management
Task management adalah suatu proses untuk mengatur siklus dari sebuah tugas dan SISDM dapat menjadi sistem yang dapat membantu menjalankan proses tersebut. Dokodemo-Kerja merupakan salah satu aplikasi HRD yang menyediakan fitur tersebut.
Fitur ini memungkinkan tim HRD untuk dapat melakukan delegasi tugas serta memudahkan tim dalam melacak total waktu yang dihabiskan karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan. Seperti yang kita tahu, di dalam sebuah perusahaan tim HRD memiliki peran penting untuk mengelola karyawan agar mereka dapat menjaga kinerja dengan baik. Oleh karena itulah, task management dibutuhkan agar tugas dapat diselesaikan dengan baik oleh masing-masing karyawan.
Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia bagi Perusahaan
Sistem informasi sdm adalah solusi bagi perusahaan untuk dapat mengelola karyawan secara efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan saat menerapkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
1. Proses absensi yang lebih praktis
SISDM memiliki fitur absensi online yang dapat diakses dimana saja bahkan dari rumah sekalipun. Hal ini tentu menjadi suatu keuntungan bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote atau Work From Home (WFH). Dengan fitur absensi online, karyawan dapat bekerja dari mana saja dan absensi dapat dilakukan dengan mudah dari laptop masing-masing.
Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa saat ini aplikasi SISDM juga sudah banyak tersedia dalam bentuk aplikasi seluler. Banyak perusahaan yang memanfaatkan aplikasi tersebut untuk melacak kinerja karyawannya yang bekerja secara mobile seperti saat sedang melakukan dinas perjalanan atau tim sales yang berkunjung ke lokasi kliennya. Jadi, dengan aplikasi SISDM, karyawan yang berada di kantor, di rumah (WFH), ataupun bekerja secara mobile dapat melakukan absensi secara online dan kinerjanya akan sama-sama terpantau dengan baik.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
2. Database karyawan menjadi lebih terorganisir
SISDM mempunyai kemampuan untuk bisa mengumpulkan, menyimpan, dan menampilkan data realtime terkait karyawan atau kebijakan di suatu perusahaan. Data tersebut akan tersimpan pada satu lokasi yaitu database pusat.
Saat perusahaan memiliki banyak cabang di berbagai wilayah di Indonesia, data akan terkirim ke database pusat tersebut. Dengan demikian, SISDM mempermudah proses pengelolaan data dari seluruh cabang sekalipun.
Selain itu, sistem ini akan mengelola data secara digital. Anda tidak lagi kesulitan mencari data dari tumpukan kertas di lemari kabinet perusahaan.
3. Meningkatkan produktivitas karyawan
Ada beberapa alasan mengapa SISDM dapat meningkatkan produktivitas karyawan perusahaan seperti:
- Menawarkan kerja yang fleksibel
Menerapkan SISDM dapat memberi kesempatan bagi perusahaan untuk bisa menjalankan sistem kerja remote. Sistem kerja yang fleksibel ini sudah terbukti dapat meningkatkan work life balance serta produktivitas karyawan.
- Manajemen kehadiran yang lebih baik
SISDM dapat mencatat keterlambatan karyawan, menghitung total jam kerja, serta melihat pola kerja karyawan. Data tersebut jika dimanfaatkan oleh tim HRD dengan baik, maka perusahaan dapat meningkatkan kedisiplinan sehingga mendorong tingkat produktivitas karyawan yang jauh lebih tinggi.
4. Menghemat pengeluaran perusahaan
Pemanfaatan SISDM dapat menghemat biaya pengeluaran perusahaan. Aplikasi Sistem Informasi SDM ini memungkinkan perusahaan untuk bisa menjalankan kerja remote untuk sebagian atau seluruh karyawan sehingga perusahaan dapat menghemat biaya operasional untuk listrik, AC, meja, dan lain-lain. Selain itu, sistem ini juga memiliki beragam fitur yang dapat membantu tugas administrasi HR sehingga perusahaan tidak memerlukan terlalu banyak tenaga di bagian HRD.
5. Pengelolaan karyawan secara efektif dan efisien
Penggunaan SISDM di perusahaan akan membuat proses pengelolaan karyawan berjalan secara efektif dan efisien. Bahkan bagi perusahaan yang memiliki ratusan karyawan sekalipun, pengelolaan dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi / teknologi digital yang akan membantu tim HRD untuk melakukannya. Dengan demikian, tim HRD bisa lebih fokus untuk menjalankan tugas yang lebih strategis untuk meningkatkan performa perusahaan. Seperti melakukan pelatihan, membuat kebijakan, mengembakan budaya kerja yang positif atau yang lain.
Baca Juga: Dokodemo-Kerja, Aplikasi HR untuk Menghadapi New Normal
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resource Information System menjadi salah satu kebutuhan di berbagai perusahaan modern yang ingin terus berkembang. Sistem digital ini sudah terbukti banyak membantu perusahaan atau instansi pemerintahan untuk mengelola data karyawan dengan akurat.
Jika sampai saat ini Anda masih menggunakan sistem manual seperti spreadsheet atau dokumen berbentuk kertas untuk mengelola data karyawan, maka Anda harus segera mempertimbangkan untuk menggunakan sistem digital ini. Sistem ini dibangun sedemikian rupa agar bisa digunakan oleh berbagai kalangan usia karyawan. Jadi, karyawan Anda tidak akan mengalami kesulitan saat mengoperasikannya.
Dokodemo-Kerja merupakan salah satu aplikasi SISDM yang banyak digunakan di Indonesia. Kami akan membantu Anda seoptimal mungkin agar perusahaan dapat mengelola karyawan dengan baik melalui sistem kami.
Silakan hubungi kami untuk mendapatkan penjelasan selengkapnya mengenai fitur-fitur Dokodemo-Kerja. Anda juga bisa mencoba versi demo dari Dokodemo-kerja secara GRATIS dengan klik di sini.
