Apa itu surat paklaring? Jenis surat ini sering kali diminta oleh para karyawan setelah mereka mengajukan pengunduran diri. Nah, di artikel ini kami akan menjelaskan pengertian surat paklaring, fungsi, beserta contohnya. Yuk, simak!
Surat paklaring kerja memiliki peran penting bagi karyawan maupun praktisi HR. Dengan surat tersebut, para karyawan bisa memperoleh dokumen yang bisa membuktikan bahwa mereka benar-benar bekerja di suatu perusahaan. Di sisi lain, tim HR juga akan membutuhkan surat paklaring tersebut ketika proses seleksi dan rekrutmen karyawan.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa terdapat beberapa fungsi lain dari surat paklaring kerja. Berikut kami sajikan informasi selengkapnya untuk Anda.
Table of Contents
Apa Itu Surat Paklaring?
Berdasarkan informasi yang diperoleh dari web Badan Pembinaan Hukum Nasional (BPHN), diketahui bahwa surat paklaring adalah surat keterangan yang menyatakan seseorang pernah bekerja pada suatu perusahaan dengan posisi tertentu dan jangka waktu tertentu. Surat tersebut akan diterbitkan saat seorang karyawan sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut.
Dari penjelasan BPHN, dapat diketahui bahwa surat paklaring juga dapat disebut sebagai surat keterangan kerja. Surat tersebut biasanya dikeluarkan tim HR dan bisa menjadi dokumen yang membuktikan bahwa seorang karyawan benar-benar bekerja di perusahaan tersebut.
Perlu diketahui, surat paklaring tidak hanya bisa diterbitkan oleh perusahaan saja namun juga lembaga kecil. Pada umumnya, surat tersebut akan berisi informasi terkait pengalaman kerja seorang karyawan seperti info jenjang karir dari masa awal bekerja sampai masa akhir bekerja di perusahaan.
Baca Juga: Pelajari Perbedaan PKWT dan PKWTT di Sini, HR Harus Tahu!
Fungsi Surat Paklaring Kerja
Surat paklaring dapat dipergunakan untuk berbagai hal seperti berikut:
1. Melamar pekerjaan
Perusahaan yang mengadakan proses seleksi dan rekrutmen seringkali meminta surat paklaring pada para kandidatnya. Oleh karena itu, para karyawan di perusahaan umumnya akan meminta surat paklaring setelah mereka mengajukan pengunduran diri. Dengan begitu, mereka bisa mempergunakan surat tersebut untuk melamar pekerjaan baru di perusahaan lain.
2. Mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan
BPJS Ketenagakerjaan adalah program jaminan sosial yang dihadirkan oleh pemerintah untuk seluruh tenaga kerja di Indonesia. Perusahaan biasanya akan memberikan BPJS Ketenagakerjaan ini sebagai salah satu benefit untuk para karyawannya sehingga mereka bisa menjadi peserta program jaminan sosial yaitu Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JK), Jaminan Pensiun (JP), serta Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP).
Nah, salah satu syarat untuk mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan JHT adalah surat keterangan kerja atau paklaring. Jadi, jika karyawan mengundurkan diri maka mereka berhak mendapatkan surat paklaring sehingga mereka bisa mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan yang mereka miliki.
3. Mendapatkan beasiswa
Fungsi surat paklaring yang selanjutnya adalah untuk mendapatkan beasiswa. Saat ada karyawan yang ingin mengajukan beasiswa melalui jalur profesional, maka pemberi beasiswa baik itu dari pemerintah atau swasta akan meminta beberapa persyaratan dokumen yang perlu dipenuhi, salah satunya adalah adalah surat paklaring. Dengan surat keterangan kerja tersebut, karyawan bisa mengajukan beasiswa untuk melanjutkan studi S2, program doktor, ataupun master.
4. Mengajukan pinjaman di bank
Selain berguna untuk mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan, surat paklaring juga biasanya dibutuhkan untuk pengajuan pinjaman di bank. Perlu diketahui, saat seseorang ingin mengajukan pinjaman baik itu Kredit Tanpa Agunan (KTA), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB), ataupun Kredit Kepemilikan Rumah (KPR) maka terdapat beberapa dokumen yang harus dipersiapkan.
Beberapa dokumen tersebut adalah slip gaji serta surat paklaring di perusahaan tempat pemohon bekerja. Dengan melampirkan dokumen tersebut, maka pihak bank dapat menilai kemampuan finansial Anda.
5. Mengajukan pembuatan kartu kredit
Bagi karyawan yang ingin memiliki kartu kredit, surat paklaring juga umumnya akan dibutuhkan. Sama seperti saat pengajuan pinjaman di bank, surat paklaring ini dibutuhkan sebagai dokumen penunjang untuk menilai kemampuan finansial dari karyawan yang ingin membuat kartu kredit tersebut.
Baca Juga: Pengertian Pasar Tenaga Kerja Beserta Ciri-ciri dan Contohnya
Syarat untuk Mendapatkan Surat Paklaring
Seperti yang sudah sempat kami jelaskan di bagian sebelumnya, surat paklaring dapat diterbitkan oleh perusahaan maupun lembaga kecil. Meskipun demikian, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh karyawan agar surat keterangan kerja tersebut dapat dikeluarkan.
Berikut adalah syarat pembuatan surat paklaring:
1. Memenuhi semua kewajiban sebelum resign
Surat paklaring dapat diterbitkan jika karyawan dapat menyelesaikan seluruh tanggung jawab pekerjaannya hingga hari terakhir mereka bekerja. Hal ini perlu dipastikan agar karyawan bisa meninggalkan perusahaan lama tempat mereka bekerja tanpa meninggalkan tanggungan pekerjaannya.
2. Masa kerja tidak kurang dari 1 tahun
Sebagian besar perusahaan memiliki kebijakan HR di mana mereka bisa mengeluarkan surat paklaring jika karyawan yang sudah bekerja di perusahaan tersebut selama minimal 1 tahun. Untuk mengetahui masa kerja karyawan, perusahaan dapat memeriksanya melalui aplikasi SISDM (Sistem Informasi Sumber Daya Manusia) yang dimilikinya. Selain itu, perlu diketahui bahwa surat tersebut juga bisa diterbitkan jika karyawan tidak terikat dengan ikatan dinas.
3. Mengajukan resign sesuai dengan peraturan
Karyawan harus mengajukan resign atau pengunduran diri secara baik-baik serta sesuai dengan peraturan. Pada Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 (PP 35/2021) di Pasal 36 dijelaskan bahwa pekerja/buruh yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri harus memenuhi syarat seperti berikut:
- mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri;
- tidak terikat dalam ikatan dinas; dan
- tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri;
Jadi agar surat paklaring dapat diterbitkan, maka pihak karyawan harus bisa memenuhi seluruh persyaratan tersebut. Jika Anda ingin mengetahui informasi lebih lanjut terkait peraturan Pemutusan Hubungan Kerja, kami sudah menyediakan informasinya d artikel berikut:
Apa Itu PHK? Pengertian, Tata Cara & Pesangon Pemutusan Hubungan Kerja
Contoh Surat Paklaring
Setelah Anda memahami apa itu surat paklaring, fungsi, serta persyaratan untuk menerbitkannya, maka di bagian ini kami akan memberikan contoh format surat paklaring tersebut.
Contoh surat paklaring 1
KOP Surat [Kop surat atau kepala surat dapat Anda isi dengan informasi identitas perusahaan seperti logo, nama perusahaan, alamat, email, website, dan nomor telepon]
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
NO: …./…./…/2022
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Isi nama]
Jabatan: [Isi dengan jabatan di perusahaan, contoh: Manager atau Direktur di perusahaan PT. …]
Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa yang bersangkutan di bawah ini:
Nama : [Nama karyawan]
NIK : [NIK karyawan]
Alamat: [Alamat karyawan]
Benar telah bekerja pada perusahaan [Isi nama perusahaan], terhitung sejak tanggal [Isi tanggal karyawan mulai bekerja] sampai dengan tanggal [Isi tanggal karyawan terakhir bekerja], dengan jabatan sebagai [Isi jabatan terakhir karyawan di perusahaan].
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Selama menjadi karyawan kami, [nama karyawan] telah menunjukkan dedikasi dan loyalitas yang tinggi serta tidak pernah melakukan hal-hal yang merugikan perusahaan. Saudara [nama karyawan] mengundurkan diri dari perusahaan atas kemauannya sendiri. Kami berterima kasih dan berharap semoga yang bersangkutan dapat terus berkembang di masa yang akan datang.
Demikian surat pernyataan ini dibuat dengan sesungguhnya dan sebenar-benarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, [tanggal saat ini]
[Tanda tangan]
Nama PIC [Nama Direktur/Manager]
Jabatan di Perusahaan
Contoh surat paklaring 2
KOP Surat [Kop surat atau kepala surat dapat Anda isi dengan informasi identitas perusahaan seperti logo, nama perusahaan, alamat, email, website, dan nomor telepon]
SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA
NO: …./…./…/2022
Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa:
Nama: [Nama karyawan]
NIK: [NIK karyawan]
Alamat: [Alamat karyawan]
Adalah benar pernah bekerja pada PT. [Nama perusahan] sebagai tenaga kerja outsourcing IT yang beralamat di [alamat perusahaan] dari tanggal [Isi tanggal karyawan mulai bekerja] sampai dengan [Isi tanggal karyawan terakhir bekerja] dengan posisi terakhir sebagai Backend Developer.
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, [tanggal saat ini]
[Tanda tangan]
Nama PIC
Direktur HR
Itu dia beberapa contoh surat paklaring yang dapat kami berikan untuk Anda. Perlu diingat bahwa saat karyawan ingin resign atau berhenti dari perusahaan, maka karyawan berhak untuk mendapatkan surat paklaring tersebut selama mereka memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan.
Jika Anda saat ini membutuhkan aplikasi SISDM yang mampu mengelola berbagai tugas administrasi SDM di perusahaan, Anda dapat menggunakan Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini sengaja dirancang untuk para praktisi HR untuk memudahkan mereka dalam menjalankan manajemen SDM di perusahaan.
Dokodemo-Kerja juga memiliki beragam fitur yang berguna untuk memonitor kinerja karyawan seperti:
- presensi/absensi online
- pelacak waktu kerja
- pelacak GPS
- serta screen monitoring untuk memantau aktivitas karyawan dengan cara membuat screen capture pada layar laptop.
Silakan hubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut mengenai aplikasi SISDM Dokodemo-Kerja ini.
