Task management merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mengatur siklus atau life-cycle sebuah tugas. Dengan melakukan task management dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa sebuah tugas dapat dihandle oleh orang yang tepat serta selesai secara tepat waktu.
Di dalam sebuah perusahaan, tim HRD memiliki peran penting untuk mengelola karyawan agar mereka dapat menjaga performa dengan baik sehingga perusahaan dapat mencapai goals yang diinginkan. Itulah salah satu sebabnya, mengapa mengelola tugas dibutuhkan oleh tim HRD di berbagai perusahaan.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Saat ini, sudah semakin banyak task management tools yang dapat digunakan. Bahkan, untuk pengelolaan karyawan yang lebih optimal, banyak aplikasi HRIS yang menyediakan fitur task management untuk para penggunanya.
Pada artikel berikut ini, kami akan menyediakan informasi mengenai apa itu task management serta apa peran pentingnya bagi perusahaan khususnya di dalam lingkungan kerja. Simak penjelasan kami berikut ini.
Table of Contents
Apa Itu Task Management?
Task management adalah suatu aktivitas di mana Anda akan mengelola dan melacak siklus atau life-cycle sebuah tugas mulai dari perencanaan, pengujian, pelacakan, dan pelaporan. Dengan melakukan task management, Anda dan tim dapat melakukan pengelolaan tugas dengan baik sehingga tugas dapat diselesaikan secara tepat waktu dengan hasil yang sesuai dengan apa yang Anda harapkan.
Perlu Anda ketahui, pada umumnya manajemen tugas ini dibutuhkan dalam manajemen proyek. Karena proyek terdiri dari berbagai tugas, maka salah satu cara diperlukan untuk mengelola tugas-tugas tersebut adalah dengan melakukan task management ini. Proyek manager akan menggunakan task management software untuk mengidentifikasi, memantau, dan mengembangkan pekerjaan yang perlu dilakukan oleh timnya. Beberapa contoh task management software yang sering digunakan seperti Trello, Smartsheet, Asana, dan masih banyak lagi.
Meskipun manajemen tugas sering disangkut pautkan dengan proses manajemen proyek, namun aktivitas ini juga dibutuhkan oleh tim HRD. Dengan melakukannya, tim HRD dapat mengelola delegasi tugas dan membantu mengukur waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk melakukan setiap tugasnya. Saat ini, aplikasi HR juga sudah semakin banyak yang menyematkan fitur task management sehingga tim HRD dapat mengorganisir tugas karyawan di perusahaannya dengan baik.
Baca Juga: Mengenal Fitur SISDM, Sistem Cerdas untuk Merampingkan Proses Manajemen SDM
3 Metode Umum untuk Task Management
Anda dapat melakukan manajemen tugas dengan berbagai metode. Berikut beberapa metode paling umum yang digunakan untuk mengelola tugas.
1. To do list
To do list atau daftar tugas merupakan contoh manajemen tugas yang paling sederhana. Anda dapat membuat spreadsheets atau dokumen berisi daftar tugas dan mengurutkannya mulai dari tugas dengan tingkat prioritas yang tinggi sampai ke rendah. Ketika Anda telah menyelesaikan salah satu daftar tugas tersebut, Anda cukup mencoret daftar tersebut dan melanjutkan tugas-tugas yang berikutnya.
To do list memang sangat sederhana dan sangat mudah untuk menggunakannya. Namun task management dengan cara ini tidak efektif apalagi jika Anda perlu mengelola dan memonitor tugas-tugas dari ratusan karyawan.
2. Kanban Boards
Kanban diambil dari bahasa Jepang yang berarti papan visual. Ketika mengelola tugas menggunakan metode ini, Anda akan membutuhkan papan dengan kartu dan kolom. Masing-masing kolom papan tersebut akan dilabeli dengan keterangan “to do, doing, done”.
Jadi, saat Anda mulai mengerjakan sebuah tugas, katakanlah tugas tersebut bernama tugas X. Maka, Anda akan membuat kartu yang berisi penjelasan tugas X kemudian menaruhnya pada kolom “To-Do”. Selanjutnya Anda akan memindahkan kartu tersebut pada kolom “Doing” saat tugas tersebut dikerjakan, dan memindahkannya pada kolom “done” ketika tugas telah diselesaikan.
Anda dapat menemukan banyak task management software yang bekerja dengan metode ini. Beberapa diantaranya seperti Trello, Asana, dan Jira.
3. Getting Things Done (GTD)
Metode untuk mengelola tugas yang selanjutnya bernama Getting Things Done atau sering disingkat menjadi GTD. Pada metode ini, Anda akan dijadikan untuk mengelola tugas dengan memperhatikan 5 langkah utama, yaitu:
- Capture Everything
Tulis, rekam, atau kumpulkan setiap ide pekerjaan atau tugas yang menarik perhatian Anda.
- Clarify
Proses apa yang telah Anda tangkap sebelumnya menjadi langkah-langkah tindakan yang jelas dan nyata. Putuskan apakah ide pekerjaan atau berbagai hal yang Anda kumpulkan bisa ditindaklanjuti? Jika “ya”, maka tentukan tindakan apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Namun jika tidak, maka tentukan apakah hal tersebut tidak dapat terealisasi, dapat dijadikan referensi, atau sesuatu yang bisa ditunda.
- Organize
Kelola ide pekerjaan tersebut seperti dengan mendelegasikan tugas, mengurutkan tugas, atau menentukan tanggal dimana ide pekerjaan tersebut dapat dijalankan.
- Review
Lakukan review secara teratur dan lakukan perbaikan pada daftar yang sudah Anda buat di tahap sebelumnya.
- Engage
Di sini, ide pekerjaan yang sudah Anda organize dapat mulai untuk dikerjakan.
5+ Peran Penting Task Management Software di Perusahaan atau Lingkungan Kerja
Berikut adalah beberapa peran penting dari task management software:
1. Membuat prioritas tugas menjadi lebih mudah
Menentukan tugas prioritas merupakan salah satu kunci agar tugas dapat diselesaikan secara tepat waktu. Pada umumnya, saat mulai bekerja banyak orang terjebak untuk mengerjakan tugas dengan prioritas yang rendah.
Hal tersebut terjadi karena, orang-orang memiliki fokus untuk menyelesaikan daftar tugas yang diberikan tanpa mengetahui tugas mana yang lebih penting untuk dikerjakan. Ini merupakan contoh manajemen tugas yang buruk yang dapat menyebabkan karyawan tidak bisa menyelesaikan tugas sesuai dengan deadline yang ditentukan.
Task management software dapat mengatasi hal tersebut. Software ini menyediakan fitur yang dapat membantu Anda untuk memprioritaskan tugas dan menetapkan deadline.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
2. Dapat mengawasi semua tugas
Pelacakan tugas secara manual menghabiskan banyak waktu bagi staf manajemen, terutama jika mereka harus memeriksa pekerjaan masing-masing tim untuk menemukan apakah ada masalah. Melalui software manajemen tugas, Anda dapat mengawasi semua tugas untuk proyek apa pun pada satu sistem.
Sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk memantau progres dari setiap tugas yang dikerjakan oleh karyawan. Oleh karena itu, task management software ini disediakan. Melalui software ini, Anda dapat melacak tugas setiap karyawan dengan lebih efektif dan efisien serta melihat bagaimana kinerja mereka saat mengerjakannya.
3. Memudahkan pendelegasian tugas
Task management software juga memiliki fitur yang memudahkan Anda dalam proses delegasi tugas. Ini menjadi fitur penting karena ketika terdapat banyak tugas yang perlu dikelola, maka Anda perlu melakukan delegasi agar setiap tugas dapat dikerjakan dengan baik. Delegasi tugas juga membantu Anda memastikan bahwa setiap tugas dapat dihandle oleh orang yang tepat.
4. Melacak waktu yang dihabiskan untuk sebuah tugas
Software manajemen tugas berperan penting untuk memudahkan Anda untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas. Ini penting untuk dilakukan karena beberapa alasan seperti:
- transparansi proses kerja
- mengetahui tugas apa saja yang membutuhkan waktu paling banyak
- dapat melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas klien sehingga Anda dapat menentukan tagihan yang sesuai.
5. Mendorong produktivitas karyawan
Task management software memungkinkan Anda untuk melakukan delegasi tugas, menetapkan deadline, menentukan daftar tugas prioritas, serta memantau progres atau kemajuan dari masing-masing tugas. Hal tersebut pada akhirnya akan mendorong karyawan untuk menjadi lebih produktif.
Selain itu, karyawan juga akan menjadi lebih mudah untuk mengetahui tugas apa saja yang perlu mereka kerjakan. Jadi, dengan pengelolaan tugas ini masing-masing karyawan dapat mengetahui apa, bagaimana, dan kapan mereka harus menyelesaikan tugas yang sudah diberikan.
6. Dapat diakses kapan saja dan dimana saja
Kareena berbentuk software, maka Anda dapat mengelola tugas kapanpun dan dimanapun selama perangkat yang Anda gunakan terhubung dengan koneksi internet. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi perusahaan yang bekerja dengan sistem kerja remote atau Work From Home. Dengan menggunakan task management software, Anda dapat mengelola tugas tanpa harus datang ke kantor.
Kesimpulannya, task management dianggap sangat penting di dalam lingkungan kerja sebuah perusahaan karena mampu memberikan berbagai keuntungan. Dengan memanfaatkan task management tools, perusahaan dapat melakukan delegasi tugas, melacak waktu yang dialokasikan, serta menetapkan prioritas. Pada dasarnya hal ini dibutuhkan untuk bisa mendorong produktivitas karyawan.
Baca Juga: Dokodemo-Kerja, Aplikasi HR untuk Menghadapi New Normal
Fitur Task Management di Dokodemo-Kerja
Di dalam aplikasi HRD Dokodemo-Kerja, kami menyediakan fitur task management yang dapat memudahkan perusahaan Anda dalam mengelola delegasi tugas. Fitur ini juga dapat memudahkan tim HRD untuk melacak total waktu yang dialokasikan karyawan untuk tugas-tugas yang mereka kerjakan.
Anda dapat melihat tampilan fitur task management seperti pada gambar berikut:
Melalui fitur ini, Anda dapat menambahkan tugas baru dan mendelegasikan siapa saja yang terlibat dalam pengerjaan tugas tersebut. Nantinya, ketika user atau karyawan akan menggunakan aplikasi Dokodemo-Kerja, mereka dapat memilih task yang akan dikerjakan dan sistem akan mulai menghitung berapa lama waktu yang diperlukan oleh karyawan tersebut untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Anda dapat melihat hasil pelacakan waktu tersebut pada bagian “Work Session” karyawan seperti tampilan berikut:
Dengan memanfaatkan Dokodemo-Kerja, mengelola tugas karyawan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. Dokodemo-Kerja adalah aplikasi HRIS dengan berbagai fitur yang dapat memudahkan tim HRD perusahaan dalam mengelola karyawan. Anda tidak hanya akan memperoleh aplikasi yang bekerja sebagai sistem absensi online namun juga aplikasi untuk manajemen tugas karyawan.
Jika Anda tertarik untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai Dokodemo-Kerja, silakan klik halaman Fitur Dokodemo-Kerja kami. Anda juga dapat mencoba mengoperasikan Dokodemo-Kerja versi demo yang sudah kami sediakan.
