Mengenal Peran dan Tugas HRD di Sebuah Perusahaan

Secara garis besar, tugas HRD di dalam sebuah perusahaan adalah untuk mengelola siklus hidup karyawan yaitu merekrut, mempekerjakan, onboarding, pelatihan, sampai pemutusan hubungan kerja serta mengelola tunjangan. Berikut informasi selengkapnya mengenai tugas dan tanggung jawab HRD di perusahaan.

Human Resource Development atau HRD merupakan salah satu departemen yang memiliki peran penting di dalam sebuah perusahaan. HRD akan berkontribusi pada pertumbuhan perusahaan karena mereka menjadi departemen yang bertanggung jawab untuk menciptakan budaya kerja yang positif serta meningkatkan produktivitas karyawan. Selain itu, mereka juga akan memastikan bahwa kebijakan dan sistem kerja yang berjalan di perusahaan dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

Mungkin sebagian orang beranggapan bahwa tugas HRD merupakan tugas yang ringan. Padahal jika dilihat secara lebih mendalam, tugas HRD terbilang cukup banyak dan rumit. Itulah sebabnya, mengapa saat ini sistem HRIS menjadi populer untuk menyederhanakan tugas-tugas HRD tersebut.

Apa Itu HRD?

HRD adalah singkatan dari Human Resource Development yaitu departemen di dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola siklus hidup karyawan (employee life cycle) seperti proses rekrutmen, mempekerjakan, onboarding, pelatihan dan pemutusan hubungan kerja serta mengelola tunjangan karyawan. Jadi, selain mengelola siklus hidup karyawan, HRD juga memiliki misi untuk memastikan bahwa seluruh karyawan di perusahaan dapat dikelola secara memadai, diberi kompensasi secara tepat, dan dilatih secara efektif.

Biasanya, struktur HRD dapat dibagi berdasarkan ukuran perusahaan seperti:

• Perusahaan kecil / startup (sekitar 100 orang karyawan)

Di perusahaan berukuran kecil biasanya terdapat HR Director atau HR Manager yang akan bekerja mengontrol dan mengatur HR Specialist dan Recruiting Coordinator.

• Perusahaan menengah (anantara 100 – 999 orang karyawan)

Struktur HRD di perusahaan ini lebih kompleks daripada struktur di perusahaan kecil. Di sini terdapat peran Vice President of HR yang memimpin HR Director dan Recruiting Director. 

Kemudian, di bawah HR Director terdapat divisi lain yaitu Compensation and Benefits Manager serta HR manager. Sedangkan di bawah Recruiting Director terdapat Recruiting Coordinator.  

• Perusahaan besar (lebih dari 1.000 orang karyawan)

Perusahaan besar memiliki karyawan dengan jumlah yang sangat besar sehingga struktur HRD di dalamnya juga semakin kompleks. Tim HRD akan dipimpin oleh Chief Human Resources Officer (CHRO), kemudian di bawahnya terdapat Chief Diversity Officer dan VP of HR. 

Meskipun terdapat struktur di atas, mengatur struktur HRD dapat dilakukan dengan melihat apakah tim HRD di perusahaan Anda terdiri dari beberapa individu (atau tim) yang masing-masing berspesialisasi pada fungsi pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia) utama. Sebagai contoh, satu orang atau satu tim fokus bertanggung jawab pada pelatihan dan pengembangan karyawan, kemudian individu atau tim lain fokus pada tugas pemberian gaji dan tunjangan. Pada akhirnya struktur HRD dapat dibentuk berdasarkan kebutuhan perusahaan.

Baca Juga: Shift Kerja: Pengertian, Peraturan, dan Cara Mengoptimalkannya

Tugas HRD di dalam Perusahaan

Berdasarkan pengertian HRD di atas dapat diketahui bahwa tugas utama departemen ini adalah menangani aset perusahaan yang paling berharga yaitu karyawan. Para HR professionals yang berada di dalam tim ini akan saling bekerja sama untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki semua yang mereka butuhkan untuk bekerja. Mereka juga bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan menarik sehingga dapat mempertahankan loyalitas dari para karyawan berkualitas.

Jika tugas HRD dapat dilakukan dengan efektif, maka HRD dapat memberikan kontribusi yang signifikan untuk keberhasilan dan perkembangan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itulah, HRD dianggap memiliki peran yang penting di dalam perusahaan.

Secara general, berikut ini adalah beberapa tugas HRD di perusahaan:

1. Merekrut kandidat

HRD mengelola perekrutan dan penempatan staf. Mereka memastikan perusahaan memiliki cukup karyawan untuk menjalankan bisnis. Selain itu, mereka juga mengembangkan dan menerapkan prosedur perekrutan untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mempekerjakan orang yang tepat dan berkualitas.Tugas ini sangat penting karena mempekerjakan karyawan yang tepat akan berkontribusi pada efisiensi operasional perusahaan yang lebih baik.

Tugas ini tidak sesederhana memasang iklan di portal lowongan kerja, tim HRD juga perlu berkonsultasi dengan para pemangku kepentingan dan melihat anggaran yang tersedia. Untuk menemukan orang-orang dengan keterampilan yang dibutuhkan serta sesuai dengan budaya perusahaan, tim HRD akan membuat deskripsi pekerjaan, mengiklankan lowongan pekerjaan, melakukan wawancara, dan pemeriksaan latar belakang mereka.  

Setelah menemukan kandidat yang tepat, tim HRD kemudian akan mengelola proses orientasi dan menyambut karyawan baru tersebut di perusahaan. Mereka juga akan menyediakan peralatan yang dibutuhkan untuk bekerja serta bertanggung jawab untuk menjelaskan kebijakan / peraturan kerja di perusahaan.

2. Mengelola kompensasi

HRD memiliki tugas untuk mengelola kompensasi yang berhak diterima oleh karyawan mulai dari gaji, upah lembur, tunjangan asuransi, cuti berbayar, dan lain-lain. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pemberian kompensasi dapat dilakukan secara adil dan tepat waktu untuk menjaga kepuasan karyawan. Jadi, jika karyawan memiliki pertanyaan terkait pemotongan pajak, tunjangan asuransi, gaji, upah lembur, atau sisa kuota cuti berbayar, maka tim HRD merupakan pihak yang tepat untuk menjawabnya. 

3. Memberikan pelatihan

Tugas HRD yang selanjutnya adalah memberikan pelatihan. Hal ini dilakukan untuk memaksimalkan produktivitas karyawan. Sebelum merancang program ini, tim HRD akan mengkaji terlebih dahulu pelatihan seperti apa yang dibutuhkan oleh karyawan. Mereka juga akan menganalisis kesenjangan keterampilan untuk mengidentifikasi skill apa yang perlu dikuasai dengan baik oleh karyawan untuk memenuhi tujuan perusahaan.

Selain pelatihan skill, program ini juga dapat dijalankan ketika terdapat suatu pemanfaatan teknologi baru di perusahaan. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan mulai menggunakan sistem absensi online (e-absensi), maka HRD harus memberikan pelatihan agar seluruh karyawan dapat memahami cara menggunakan sistem tersebut.

4. Menjaga kedisiplinan karyawan

Kedisiplinan karyawan akan mempengaruhi produktivitas perusahaan. Oleh karena itulah, tim HRD memiliki kewajiban untuk bisa menjaga kedisiplinan para karyawannya.

Saat HRD menemukan ada pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan, maka HRD akan mengambil beberapa tindakan mulai dari memberi teguran atau peringatan sampai ke penangguhan atau penghentian hubungan kerja. 

Masing-masing perusahaan memiliki cara tersendiri untuk menjaga kedisiplinan para karyawannya. Jika tugas ini dilakukan dengan baik, maka kedisiplinan karyawan akan jauh lebih meningkat. Namun jika tugas ini dilakukan dengan buruk, maka hal tersebut justru akan menciptakan citra yang negatif bagi perusahaan.

5. Menerapkan peraturan kesehatan dan keselamatan

Meskipun produktivitas karyawan penting untuk terus ditingkatkan, namun HRD juga menganggap bahwa kesehatan dan keselamatan karyawan merupakan salah satu prioritas. Jadi, dalam menjalankan tugas ini maka HRD akan meneliti dan mengembangkan prosedur kesehatan dan keselamatan sesuai dengan hukum dan peraturan. Sebagai contoh, di masa pandemi Covid-19, perusahaan akan mengatur dan memberlakukan sistem kerja Work From Home atau sistem kerja remote dimana karyawan tidak perlu datang ke kantor untuk menjalankan tugas-tugasnya.

6. Membuat atau memperbarui kebijakan terhadap karyawan

Departemen HRD akan membuat kebijakan untuk karyawan dan memastikan bahwa kebijakan tersebut dapat diikuti sebagaimana mestinya. Tugas HRD ini dijalankan untuk memastikan bahwa setiap karyawan dapat diperlakukan dengan adil.

Saat membuat kebijakan, HRD harus memperhatikan hak-hak karyawannya. Mereka juga perlu memikirkan agar kebijakan yang dibuat dapat membantu menciptakan tempat kerja yang aman dan produktif. Seiring dengan perubahan kondisi di perusahaan, kebijakan tersebut juga perlu diperbarui oleh tim HRD.  

7. Tugas administrasi 

HRD juga memiliki tugas administrasi yang perlu dikerjakan. Beberapa tugas administrasi tersebut seperti mencatat daftar kehadiran karyawan, memperbarui data pribadi karyawan baru, menyediakan dokumen kontrak kerja, mengelola kuota cuti karyawan mulai dari cuti tahunan atau cuti hamil, menjawab pertanyaan terkait masalah terkait SDM, membantu mengelola anggaran SDM, dan lain-lain.

Melihat begitu banyaknya tugas administrasi HRD, perusahaan yang sudah memiliki karyawan berskala besar pada umumnya akan beralih menggunakan aplikasi Human Resource Information Systems (HRIS) untuk mengelola database karyawannya. Aplikasi HRIS dapat bekerja secara otomatis untuk menyimpan, memelihara dan memproses data karyawan sehingga dapat mempermudah tugas-tugas HRD.

Baca Juga: Dokodemo-Kerja, Aplikasi HR untuk Menghadapi New Normal

Pemanfaatan HRIS untuk Menyederhanakan Tugas HRD

Aplikasi HRIS merupakan sebuah sistem yang dapat dipergunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai data karyawan. Aplikasi ini umumnya menyediakan beragam fitur seperti:

• Employee Self Service (ESS)
• penyimpanan data terpusat
• absensi online
• time tracker
• manajemen kehadiran
• manajemen cuti
• dan lain-lain

Beragam fitur tersebut jika dimanfaatkan dengan baik oleh perusahaan akan memberi keuntungan bagi tim HRD atau pun karyawan. Dari sisi HRD, sistem ini akan menyederhanakan tugas-tugas HRD. Seperti yang sudah dijelaskan di atas, HRD merupakan departemen dengan beragam tugas yang cukup komplek. Dengan sistem HRIS, mereka dapat mengelola karyawan dengan lebih sederhana. 

Sedangkan dari sisi karyawan, sistem HRIS dapat meningkatkan produktivitas, meningkatkan work life balance (karena memungkinkan sistem kerja WFH), dan lain-lain. Anda dapat membaca manfaat dari penggunaan aplikasi HRIS di artikel berikut:

Manfaat Aplikasi HRIS Bagi Perusahaan & Karyawan

Salah satu aplikasi HRIS yang ada di Indonesia adalah Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini dikembangkan dengan berbagai fungsionalitas untuk mempermudah tugas administrasi HR di perusahaan Anda. Silakan klik di sini untuk mengatahui fitur-fitur Dokodemo-Kerja.

Anda juga dapat menghubungi tim Dokodemo-Kerja secara langsung untuk mendapatkan penjelasan secara mendalam mengenai cara kerja aplikasi ini.