Manfaat Analisis Beban Kerja untuk Manajemen SDM di Perusahaan

Analisis beban kerja atau sering disingkat menjadi ABK memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Metode ini tidak hanya berguna untuk mengatur beban kerja namun juga dapat meningkatkan motivasi kerja pada karyawan. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini.

Agar perusahaan dapat mencapai tujuan bisnisnya, perusahaan akan melakukan manajemen SDM. Hal ini penting untuk dilakukan mengingat SDM adalah aset berharga perusahaan. Mereka memiliki keterampilan, pengetahuan, tenaga, dan waktu untuk perusahaan tempat mereka bekerja sehingga perusahaan bisa lebih mudah untuk mencapai tujuan bisnisnya.

Perlu Anda ketahui, manajemen SDM adalah sistem formal untuk mengelola orang-orang di dalam suatu perusahaan. Saat melakukannya, tim HRD biasanya akan menerapkan berbagai strategi untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan SDM yang dimilikinya. Salah satu strategi yang mereka terapkan adalah analisis beban kerja. Dengan metode ini, beban kerja di perusahaan dapat diketahui sehingga karyawan dapat bekerja secara efektif dan efisien.

Baca Juga:Apa Itu Multitasking? Apakah Baik untuk Dilakukan? Cek Penjelasannya di Sini!

Apa Itu Analisis Beban Kerja?

Pengertian beban kerja

Sebelum kami jelaskan apa itu analisis beban kerja, ada baiknya jika kita pahami terlebih dahulu apa pengertian beban kerja itu sendiri. Secara garis besar pengertian beban kerja adalah jumlah pekerjaan yang ditugaskan atau diharapkan dapat diselesaikan dari seorang karyawan dalam jangka waktu tertentu.

Beban kerja tersebut memiliki pengaruh pada motivasi kerja karyawan, kelelahan, stres individu, kinerja dan kepuasan kerja karyawan, serta turnover intention. Hal tersebut terjadi karena beban kerja karyawan yang terlalu berat akan membuat karyawan merasa overwhelmed sehingga kepuasan karyawan menurun dan mengakibatkan turnover yang tinggi.

Di sisi lain, ketika beban kerja seimbang dengan waktu dan tenaga yang dimiliki oleh karyawan, maka hal tersebut dapat akan membawa berbagai dampak positif mulai dari menjaga motivasi kerja karyawan, meningkatkan kepuasan karyawan, dan masih banyak lagi. Oleh karena itulah, analisis beban kerja diperlukan.

Pengertian analisis beban kerja

Workload analysis atau analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja perusahaan berdasarkan volume kerja. Metode ini dipergunakan untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi serta menghitung berapa kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. 

Banyak perusahaan melakukan analisis beban kerja untuk mendapatkan data secara menyeluruh terkait seberapa besar jumlah beban kerja relatif seorang karyawan, pekerjaan, jabatan, divisi, cabang, unit kerja ataupun perusahaan itu sendiri. Melalui analisis beban kerja ini maka perusahaan dapat menentukan jumlah waktu serta jumlah sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Dengan begitu, maka ketersediaan sumber daya manusia baik dari sisi kualitas ataupun kuantitas bisa menjadi lebih sesuai dengan tuntutan kebutuhan perusahaan. 

Manfaat Analisis Beban Kerja bagi Perusahaan

Ada berbagai manfaat yang bisa diperoleh perusahaan ketika mereka menjalankan metode analisis beban kerja. Berikut adalah beberapa di antaranya:

1. Dapat menentukan jumlah standar tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.
2. Menjadi bahan pertimbangan saat membuat keputusan terkait penambahan, pengurangan, mutasi, atau promosi tenaga kerja di suatu divisi perusahaan.
3. Untuk menentukan perkembangan jenjang karir karyawan karena perusahaan dapat menetapkan jumlah standar tenaga kerjanya beserta strukturnya. 
4. Berguna dalam pembuatan SOP yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan, tugas, dan juga jabatan di dalam suatu perusahaan.
5. Dapat menentukan standar waktu atau deadline yang ideal untuk setiap tugas yang diberikan ataupun berbagai aktivitas yang berkaitan dengan perusahaan tersebut.
6. Membantu proses penilaian kinerja karyawan. Manfaat ini bisa didapatkan karena dengan analisis beban kerja maka perusahaan akan melakukan kajian seperti berapa banyak waktu yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan.
7. Untuk mengetahui dan mengukur kebutuhan karyawan. Contohnya seperti kebutuhan pengembangan dalam diri karyawan.
8. Sebagai bahan untuk menetapkan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan pendayagunaan sumber daya manusia.

Aspek dalam Analisis Beban Kerja

Saat melakukan analisis beban kerja, perusahaan akan menilai atau mempertimbangan berbagai aspek sebagai berikut.

1. Norma waktu kerja

Norma waktu kerja adalah jumlah waktu ideal atau wajar yang dipergunakan secara efektif oleh karyawan untuk bisa menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Perlu diketahui, aspek waktu kerja ini relatif tetap dan tidak berubah-ubah. Oleh karena itu, ketika perusahaan sudah menetapkan waktu kerja standar maka sumber daya manusia yang ada di dalamnya harus mengikutinya.

Meskipun demikian, terdapat beberapa kondisi di mana waktu kerja akan berubah. Hal ini biasanya terjadi karena beberapa faktor seperti adanya perubahan kebijakan dari perusahaan, perubahan peralatan, perubahan organisasi, dan perubahan kualitas SDM.

2. Volume kerja

Volume kerja adalah sekumpulan tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu. Di dalam sebuah perusahaan, volume kerja dari setiap divisi akan berbeda-beda atau tidak tetap.

3. Jam kerja efektif

Aspek analisis beban kerja yang selanjutnya berkaitan dengan jam kerja efektif karyawan yaitu jam kerja yang harus dipergunakan oleh karyawan untuk menjalankan tugas. Jam kerja efektif ini merupakan jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tenaga kerja tidak bekerja seperti beristirahat, makan, beribadah, pergi ke kamar mandi, atau yang lain.

Metode dalam Analisis Beban Kerja

Untuk melakukan analisis beban kerja ini, terdapat beberapa metode yang digunakan. Berikut adalah metode yang umum tersebut.

1. Metode daftar pertanyaan

Dalam metode ini dibutuhkan susunan atau daftar pertanyaan yang mendalam dan terbuka. Pertanyaan tersebut dapat berkaitan dengan hal-hal seperti penjabaran tugas dari setiap individu. Selain itu, daftar pertanyaan juga memiliki korelasi dengan tugas yang akan datang.

2. Metode wawancara

Metode selanjutnya dilakukan dengan cara mewawancarai karyawan yang dituju. Perlu diketahui bahwa metode ini juga dibagi menjadi 2 jenis teknik wawancara, yaitu:

• wawancara individual dimana analisis beban kerja dilakukan secara lebih personal.
• wawancara kelompok yaitu wawancara yang dilakukan pada kelompok karyawan yang mengerjakan jenis pekerjaan yang sama, sekaligus dengan supervisor atau team leader-nya. 

3. Metode observasi langsung

Metode analisis ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung. Saat melakukan observasi ini, perusahaan akan menganalisis bagaimana karyawan tersebut bisa melakukan pekerjaannya dengan baik. Perusahaan juga bisa mempergunakan berbagai tools seperti aplikasi HRIS sehingga observasi bisa dilakukan secara lebih akurat.

Baca Juga: Top Aplikasi Absensi Online untuk Pegawai, Lacak Kehadiran Jadi Mudah

Fungsi Aplikasi HRIS dalam Proses Analisis Beban Kerja 

Aplikasi HRIS adalah software yang menyediakan begitu banyak fungsionalitas untuk mempermudah proses manajemen SDM. Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi ini untuk membantu analisis beban kerja agar bisa berjalan secara lebih efektif dan efisien.

Salah satu contoh aplikasi HRIS di Indonesia yang bisa Anda andalkan adalah Dokodemo-Kerja. Beberapa contoh fitur atau fungsionalitas Dokodemo-Kerja yang bisa Anda manfaatkan seperti fitur pelacak jam kerja. Melalui fitur ini, perusahaan bisa mengetahui berapa jam karyawan bekerja, berapa lama waktu yang dipergunakan untuk beristirahat, total jam lembur, dan lain-lain. Informasi tersebut tentu akan sangat berguna untuk menghitung jam kerja efektif karyawan. 

Selain itu, Dokodemo-Kerja juga sudah menyediakan fitur manajemen tugas. Fitur ini akan memperlihatkan berapa total waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas. Dengan begitu, Anda bisa mengetahui workload masing-masing divisi di perusahaan. 

Kemudian untuk membantu monitoring pekerjaan, aplikasi juga dilengkapi dengan GPS tracker serta screen monitoring. Fitur tersebut akan membantu perusahaan untuk memantau aktivitas-aktivitas yang dikerjakan oleh karyawan selama jam kerja. Meskipun begitu, aplikasi ini tetap akan menjaga privasi karyawan Anda.

Tidak hanya itu saja, Dokodemo-Kerja juga memiliki fitur absensi online. Jika perusahaan Anda ingin mengaplikasikan kebijakan sistem kerja remote atau WFH, aplikasi ini akan sangat berguna dalam pencatatan daftar kehadiran karyawan. Data yang disajikan adalah data real-time dan sistem juga akan menyajikan daftar karyawan yang terlambat bekerja. Informasi ini juga bisa dimanfaatkan untuk penilaian kinerja karyawan di perusahaan Anda.

Silakan hubungi tim Dokodemo-Kerja untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai aplikasi HRIS ini. Anda juga bisa mencoba versi demo untuk mengetahui cara kerja aplikasi ini.