Apa Itu HRIS: Pengertian dan Alasan Mengapa Banyak Perusahaan Mengandalkannya

Apa itu HRIS? HRIS adalah sebuah sistem yang mampu mempermudah tugas-tugas HRD karena dapat mengelola data karyawan secara lebih sederhana. Ada banyak alasan mengapa sistem HRIS saat ini diandalkan oleh berbagai perusahaan besar di Indonesia. Berikut info selengkapnya untuk Anda.

Orang-orang yang bekerja pada bidang Human Resource mungkin sudah tidak asing lagi dengan apa itu HRIS. Sistem ini memang banyak dikenal di kalangan tim HRD karena kemampuannya dalam menyederhanakan tugas HRS sehingga proses pengelolaan karyawan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Anda dapat menemukan banyak sistem HRIS Indonesia, salah satu contohnya adalah Dokodemo-Kerja. Sistem HRIS pada umumnya akan dikembangkan dengan berbagi fitur yang dapat digunakan oleh tim HRD ataupun karyawan untuk mengelola data kehadiran, melacak jam kerja, atau memantau kinerja karyawan. Jadi, sebenarnya apa itu HRIS? Berikut penjelasannya untuk Anda.

Apa Itu HRIS?

Human Resources Information System atau HRIS adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola data karyawan serta menyediakan fungsionalitas untuk pengelolaan SDM di dalam perusahaan seperti manajemen kehadiran, penilaian kinerja, pengelolaan cuti, dan masih banyak lagi. Biasanya perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote atau Work From Home akan mengandalkan aplikasi HRIS karena mampu digunakan untuk memantau karyawan dari jarak jauh. Meskipun demikian, perusahaan dengan sistem Work From Office (WFO) juga sudah banyak yang memanfaatkan sistem HRIS agar proses pengelolaan karyawan dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Secara garis besar, sistem HRIS akan dipergunakan oleh tim HRD untuk menyimpan, memproses dan mengelola berbagai data karyawan mulai dari nama, alamat, info jaminan sosial, jam kehadiran, total jam kerja, serta data penting lainnya. Data-data tersebut akan tersimpan pada satu tempat sehingga dapat memudahkan akses pengguna akhir. Jadi, meskipun perusahaan memiliki banyak cabang perusahaan di berbagai wilayah, data karyawan akan tersimpan di satu pusat data. Itulah sebabnya mengapa sistem HRIS juga dianggap sebagai database informasi karyawan yang cerdas.

Perlu Anda ketahui, terdapat beberapa jenis sistem HRIS, yaitu:

• Operational HRIS: untuk mengelola kebutuhan HR yang bersifat operasional.
• Tactical HRIS:  untuk membantu pihak manajer ketika membuat keputusan yang berkaitan dengan alokasi sumber daya.
• Strategic HRIS: sistem HRIS yang menyediakan data untuk pengambilan keputusan strategis. 

Baca Juga: 5 Kelebihan Aplikasi HRIS Online Cloud yang Perlu Anda Ketahui

Fitur Utama Sistem HRIS

Sistem HRIS dikembangkan dengan beragam fitur yang berbeda. Meskipun demikian, aplikasi HRIS Indonesia pada umumnya akan menyediakan beberapa fitur utama. Beberapa fitur tersebut seperti:

1. Fitur absensi online untuk karyawan

Fitur ini dapat dipergunakan oleh para karyawan untuk clock in (absen masuk) dan clock out (absen keluar). Sistem akan mencatatnya secara real time dan mengirim informasi tersebut ke pusat data. 

2. Fitur pelacak waktu

Untuk memastikan karyawan memenuhi total jam kerja harian yang ditetapkan perusahaan, aplikasi ini dapat menghitung dan melacak jumlah jam kerja karyawan. Pelacak waktu yang ada pada aplikasi juga berguna untuk menghitung total jam lembur karyawan.

3. Fitur pengajuan cuti

Fitur ini memungkinkan karyawan untuk dapat mengajukan cuti secara digital. Mereka juga bisa melihat sisa cuti tahunan secara langsung dari aplikasi HRIS tanpa perlu menanyakan kepada tim HRD.

4. Fitur manajemen tugas

Aplikasi HRIS juga menyediakan fitur untuk manajemen tugas. Melalui fitur ini perusahaan dapat melakukan delegasi tugas sekaligus menghitung total jam kerja yang dipergunakan untuk mengerjakan tugas tersebut.

5. Fitur rekrutmen

Fitur ini dapat dipergunakan untuk mempermudah proses rekrutmen di perusahaan. Tim HRD dapat menggunakannya untuk verifikasi data kandidat, menyusun jadwal interview, proses penerimaan karyawan, sampai membantu proses onboarding.

6. Fitur penggajian

Saat ini sudah ada banyak aplikasi HRIS yang menyediakan fitur untuk mengelola gaji karyawan. Fitur ini dapat membantu tim HRD dalam menghitung gaji, bonus lembur, pajak, serta tunjangan karyawan.

7. Employee Self Service

Employee Self Service atau ESS adalah fitur yang tersedia di sebagian besar HRIS modern. ESS memungkinkan karyawan untuk menangani beberapa tugas terkait SDM dan pekerjaan yang seharusnya diselesaikan oleh tim HRD. Dengan fitur ini karyawan dapat memperbarui informasi pribadi, melihat total jam kerja harian, melihat sisa kuota cuti tahunan, mengunduh slip gaji, dan lain-lain.

Mengapa Banyak Perusahaan Mengandalkan Sistem HRIS?

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, HRIS adalah sistem yang cerdas dengan berbagai fungsionalitas di dalamnya. Tidak heran jika saat ini banyak perusahaan-perusahaan modern yang mulai beralih menggunakan aplikasi HRIS untuk mengelola karyawannya. Berikut ini beberapa alasan mengapa sistem HRIS dapat diandalkan.

1. Menghemat waktu

Keuntungan pertama yang akan diperoleh perusahaan yang mengandalkan sistem HRIS adalah penghematan waktu dalam mengerjakan tugas-tugas HRD. Aplikasi HRIS dapat mengotomatiskan tugas manajemen karyawan yang umumnya akan memakan banyak waktu sehingga tim HRD akan memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas krusial yang lain.

Coba bayangkan berapa lama waktu yang diperlukan tim HRD untuk mengecek sisa cuti tahunan dari ratusan karyawan yang mereka miliki saat mereka masih menggunakan sistem manual berupa dokumen kertas di lemari arsip? Hal tersebut tentu akan membutuhkan waktu yang cukup lama. Berbeda dengan aplikasi HRIS yang memiliki fitur otomatis untuk menghitung kuota cuti tahunan karyawan. Selain itu, karyawan juga dapat dengan mudah mengetahui info terkait sisa cuti dan status pengajuan cuti melalui sistem sehingga mereka tidak akan menanyakannya secara berulang kali ke tim HRD.

Skenario ini hanya menjadi salah satu contoh konkret dimana sistem HRIS mampu menghemat waktu tim HRD. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, sistem HRIS memiliki banyak fitur yang dapat dimanfaatkan oleh tim HRD untuk mengotomatiskan berbagai tugas. 

2. HRIS menempatkan informasi penting di ujung jari Anda

Semua yang perlu Anda ketahui tentang karyawan sudah tersedia di satu tempat terpusat. Anda tidak perlu mengingat kode yang rumit atau membawa tumpukan kertas yang berat. Anda bahkan dapat mengandalkan aplikasi HRIS saat mengelola karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau di luar kantor (kerja remote dan WFH) karena sistem di dalamnya akan membantu memantau karyawan Anda secara real time.

Perusahaan dapat menggunakan data-data tentang kinerja karyawan atau data lain yang tersedia di dalamnya untuk mempermudah pengambilan keputusan menjadi mudah. HRIS juga dapat memperkecil kemungkinan pengambilan keputusan yang salah karena human error dapat diminimalisir. Selain itu perusahaan jug tidak akan mengandalkan informasi yang sudah ketinggalan zaman atau tidak memadai.

3. HRIS dapat menghemat pengeluaran perusahaan

Ada beberapa alasan mengapa HRIS mampu menghemat pengeluaran perusahaan, yaitu:

• Saat beralih menggunakan sistem digital, maka Anda tidak perlu lagi mengeluarkan banyak biaya untuk membeli kertas, tinta, atau lemari arsip untuk menyimpan dokumen.
• Sistem HRIS memungkinkan perusahaan untuk menjalankan sistem kerja remote atau WFH. Artinya, perusahaan dapat menghemat biaya listrik, tidak perlu menyewa ruang kantor yang luas, serta tidak perlu membeli banyak kursi dan meja untuk karyawan.
• Sistem HRIS memiliki fitur absensi online yang dapat diakses melalui laptop atau smartphone karyawan. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli perangkat fisik mesin absensi untuk dipasang di seluruh cabang perusahaan.
• HRIS dapat membantu melakukan tugas-tugas HRD sehingga kebutuhan untuk merekrut staff HRD baru dapat berkurang.
• HRIS membuat proses pengelolaan karyawan dapat dilakukan secara optimal sehingga memungkinkan tim HRD untuk bisa mendorong lingkungan kerja yang baik. Hal ini akan berdampak baik pada loyalitas karyawan sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk budget rekrutmen untuk mencari karyawan baru. 

4. HRIS mampu mendorong produktivitas karyawan

Karyawan merupakan aset yang berharga dan produktivitas mereka menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh tim HRD karena berdampak pada kesuksesan bisnis. Untuk mendorong hal tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi HRIS yang mampu secara efektif dan efisien menjaga kedisiplinan dan kinerja karyawan.  

Tim HRD dapat menggunakan fitur-fitur yang tersedia di dalam aplikasi HRIS untuk manajemen kehadiran karyawan. Ketika mereka melihat terdapat karyawan yang sering datang terlambat, maka tim HRD dapat segera menindaklanjuti hal tersebut dan memberi solusi terbaik. Dari aplikasi HRIS, tim HRD juga dapat melihat total jam kerja karyawan untuk memastikan bahwa seluruh karyawan benar-benar bekerja sesuai dengan total jam kerja yang ditentukan oleh perusahaan.

Selain itu, untuk meningkatkan produktivitas karyawan perusahaan juga dapat memberikan bonus atau tunjangan secara adil. Tim HRD dapat melihat berbagai data dari aplikasi HRIS sebagai acuan untuk pemberian bonus seperti tingkat kedisiplinan pegawai, jumlah jam lembur yang dilakukan pegawai, kontribusi pegawai untuk sebuah proyek, dan lain-lain. Dengan demikian karyawan akan merasa lebih dihargai dan termotivasi untuk meningkatkan produktivitasnya saat bekerja.

Baca Juga: Tips Memilih Aplikasi Absensi Karyawan Terbaik untuk Perusahaan

Dokodemo-Kerja, Aplikasi HRIS yang Cerdas untuk Mengelola Karyawan

Sumber daya yang paling berharga dan penting untuk dijaga oleh perusahaan Anda adalah orang-orang yang bekerja di dalamnya. Itulah sebabnya mengapa perusahaan mengeluarkan berbagai peraturan atau kebijakan yang dapat menjaga dan membantu karyawan agar mereka bisa bekerja dengan sebaik mungkin. Perusahaan juga menyediakan berbagai software agar pengelolaan karyawan dapat dilakukan secara efektif, efisien, dan lebih optimal. Salah satu software yang dapat diandalkan untuk melakukan tugas tersebut adalah aplikasi HRIS Dokodemo-Kerja.

Dokodemo-Kerja dikembangkan secara khusus dengan berbagai fitur yang mampu membuat pengelolaan karyawan menjadi lebih sederhana. Dengan demikian, tim HRD dapat memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas krusial lain.

Setelah Anda mengetahui apa itu HRIS, Anda dapat memahami fungsi pentingnya untuk perusahaan. Jika sampai saat ini Anda masih menggunakan sistem manual, maka saat ini sudah waktunya perusahaan beralih menggunakan sistem digital untuk mengelola karyawan. Teknologi saat ini sudah semakin maju dan proses digitalisasi di perusahaan akan membawa banyak keuntungan untuk perkembangan bisnis.

Silakan hubungi tim Dokodemo-Kerja. Kami memiliki berbagai solusi untuk peningkatan kinerja karyawan Anda.