Melihat semakin banyak aplikasi absensi karyawan yang tersedia saat ini membuat perusahaan kesulitan untuk memilih aplikasi mana yang harus mereka gunakan. Berikut kami sajikan beberapa tips untuk menemukan aplikasi absensi terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Cara HR department dapat mengelola karyawannya memang telah mengalami banyak perubahan. Saat ini sudah semakin banyak perusahaan yang beralih menggunakan aplikasi absensi karyawan atau e-absensi agar proses pengelolaan daftar kehadiran dapat dilakukan dengan mudah.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Maraknya penggunaan aplikasi ini juga tidak terlepas dari pengaruh sistem kerja remote (kerja jarak jauh) yang semakin populer. Sebelumnya sistem kerja ini dilakukan oleh perusahaan-perusahaan IT atau startup. Namun semenjak pandemi Covid-19 terjadi pada tahun 2020, perusahaan di berbagai wilayah di dunia terpaksa harus menerapkan sistem WFH (Work From Home) sehingga kehadiran aplikasi absensi karyawan menjadi semakin dibutuhkan.
Jika perusahaan Anda saat ini masih menggunakan sistem manual dan ingin mengetahui lebih jauh mengenai aplikasi absensi karyawan, berikut kami sajikan informasinya untuk Anda.
Table of Contents
Kapan Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Absensi Karyawan?
Ada beberapa kondisi dimana Anda harus segera beralih menggunakan aplikasi absensi karyawan, seperti:
1. Saat perusahaan menerapkan sistem kerja remote
Kerja remote adalah sistem kerja dimana karyawan dapat bekerja dari jarak jauh. Perusahaan tidak akan mewajibkan karyawan untuk datang ke kantor karena karyawan dapat menyelesaikan tugas-tugasnya dimanapun mereka berada.
Sistem ini memberikan kebebasan kepada karyawan untuk bisa memilih lokasi mereka bekerja, maka perusahaan harus menyediakan sistem absensi online yang bisa diakses dimana saja. Oleh karena itulah, aplikasi absensi karyawan dibutuhkan agar perusahaan bisa tetap mengelola daftar kehadiran karyawannya secara real time meskipun dari jarak jauh.
Jadi, meskipun karyawan tidak datang ke kantor, tim HRD tetap bisa memantau jam karyawan mulai bekerja dari aplikasi. Dengan demikian, kedisiplinan karyawan tetap bisa dipantau dengan optimal.
2. Peningkatan jumlah karyawan
Ketika jumlah karyawan di perusahaan Anda masih kurang dari 50 orang, mungkin mudah bagi Anda untuk mengelola semua operasi SDM secara manual. Namun ketika jumlah karyawan Anda terus meningkat terlebih jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan di berbagai cabang wilayah yang berbeda, maka Anda perlu segera beralih menggunakan aplikasi absensi karyawan.
Mengelola data karyawan berskala besar secara manual menggunakan spreadsheet sangat rentan terhadap beberapa kesalahan. Jika dibiarkan hal tersebut akan mempengaruhi masalah kepatuhan dan ketidakpuasan karyawan. Selain itu, mengelola banyak karyawan secara manual juga akan menghabiskan waktu tim HRD sehingga mereka akan mengalami beban kerja yang berlebihan.
Oleh karena itulah, aplikasi absensi karyawan hadir menawarkan fitur-fitur canggih yang mampu mengotomasi proses HR dalam mengelola karyawan. Aplikasi ini juga memungkinkan pihak perusahaan untuk dapat menyimpan berbagai data yang berkaitan dengan beberapa fungsi SDM secara terorganisir, mudah, dan efektif. Anda tidak akan lagi kesulitan saat harus mengumpulkan beragam data karyawan dari berbagai cabang perusahaan.
3. Ingin memastikan kedisiplinan karyawan dan pencatatan yang akurat
Jika dibandingkan dengan aplikasi absensi karyawan, sistem absensi manual jauh lebih rentan mengalami kekeliruan dalam pencatatan data. Selain itu, tim HRD juga seringkali mengulangi tugas serupa dan harus mengirim data manual dari satu sistem ke sistem lainnya. Hal ini membuat proses menjadi tidak efisien dan memakan banyak waktu.
Berbeda dengan sistem aplikasi absensi karyawan dimana semua data atau dokumen akan saling terintegrasi dan tersimpan di dalam satu tempat yang sama. Sistem dapat mencatat data secara real time mulai dari jam berapa karyawan mulai bekerja, berapa jam waktu yang dihabiskan untuk beristirahat, serta jam berapa karyawan selesai bekerja. Karen data yang dicatat merupakan data yang akurat, maka perusahaan / tim HRD dapat memanfaatkannya memantau kedisiplinan karyawan di perusahaan.
Baca Juga: Aplikasi Absensi Online: 7 Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkannya
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Aplikasi Absensi Karyawan
Sebenarnya, fitur yang perlu disediakan oleh aplikasi absensi karyawan tergantung dari kebutuhan perusahaan. Meskipun demikian, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan saat memilih aplikasi absensi yang akan Anda pilih, seperti:
1. Aplikasi harus mudah digunakan
Aplikasi absensi karyawan yang akan Anda pilih harus mudah digunakan. Hal tersebut penting untuk diperhatikan mengingat aplikasi tersebut nantinya akan digunakan oleh karyawan dengan berbagai usia. Jangan sampai aplikasi absensi yang seharusnya memudahkan manajemen kehadiran karyawan justru mempersulit karyawan Anda. Jadi, pastikan aplikasi absensi memiliki user interface dan user experience yang baik serta mudah dipahami oleh siapapun.
2. Harus memiliki sistem keamanan yang baik
Aplikasi absensi pegawai yang komprehensif memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan mulai dari nama, tanggal lahir, alamat, no identitas, nomor asuransi, dan data pribadi lainnya. Oleh karena itu, perusahaan harus memilih aplikasi absensi dengan sistem keamanan yang kuat. Pilih perusahaan / vendor penyedia aplikasi absensi yang melakukan praktik cyber security dengan baik serta melakukan update atau maintenance secara rutin untuk memastikan bahwa tidak ada kerentanan di dalam aplikasi tersebut.
Selain itu, untuk menghindari teraksesnya data-data pribadi perusahaan oleh pihak yang tidak berwenang maka aplikasi absensi karyawan juga harus menyediakan multilevel access. Dengan demikian, masing-masing karyawan hanya bisa mengakses fungsionalitas aplikasi di area-area yang diizinkan sesuai perannya di perusahaan.
3. Aplikasi harus fleksibel
Perlu diingat bahwa masing-masing perusahaan memiliki kebijakan, alur kerja, serta peraturan yang berbeda-beda. Terkadang, sistem “one system fits all” membuat beberapa fitur menjadi tidak digunakan. Oleh karena itu, aplikasi absensi yang dipilih sebaiknya memiliki kemampuan yang memungkinkan untuk bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tanyakan kepada vendor penyedia aplikasi tersebut, apakah sistem tersebut fleksibel digunakan atau memungkinkan untuk bisa dikembangkan ketika perusahaan tumbuh dan memiliki jumlah karyawan yang semakin besar.
Fitur-fitur yang Harus Disediakan Aplikasi Absensi Karyawan
Pada bagian sebelumnya, kami sudah menjelaskan bahwa aplikasi absensi harus fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Meskipun demikian, terdapat beberapa fitur utama yang harus dimiliki oleh aplikasi absensi agar pengelolaan daftar kehadiran dapat dilakukan secara efektif dan efisien, yaitu:
1. Manajemen kehadiran dan cuti
Sesuai dengan namanya, aplikasi absensi karyawan harus memiliki fitur untuk manajemen absen. Aplikasi harus bisa mencatat waktu clock in / clock out, jam istirahat karyawan, ketidakhadiran, cuti sakit, lembur, dan lain sebagainya secara tepat akurat.
Selain itu, aplikasi juga harus mempunyai fungsionalitas pengajuan cuti. Dengan demikian, baik tim HRD ataupun karyawan dapat mengelola cuti dengan mudah melalui sistem digital. Sisa cuti juga akan terupdate secara otomatis ketika karyawan menggunakan kuota cuti yang mereka miliki.
2. Pelacakan waktu secara real time
Melacak berapa jam kerja karyawan setiap harinya merupakan salah satu tugas penting yang akan dilakukan oleh tim HRD setiap harinya. Data ini nantinya akan dikumpulkan untuk menentukan gaji, tunjangan, uang lembur, kinerja karyawan, dan lain-lain. Oleh karenanya, aplikasi absensi juga harus memiliki fitur time tracker untuk memantau waktu kerja karyawan secara real time.
Pada umumnya, aplikasi absensi karyawan akan menyediakan tombol clock in/clock out. Ketika karyawan menekan tombol tersebut, maka sistem akan mulai berjalan untuk menghitung berapa lama karyawan bekerja. Sistem kemudian dapat mengirimkan data kepada tim HRD terkait total jam kerja dalam jangka waktu harian / mingguan, total jam karyawan beristirahat, serta total jam lembur.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
3. Employee Self Service
Employee Self Service (ESS) adalah fitur yang umumnya disediakan di dalam aplikasi absensi karyawan modern. Fitur atau fungsionalitas ini memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan fungsi HR secara mandiri. Jadi, dengan fitur ini karyawan dapat mengubah informasi pribadi seperti alamat, informasi kontak, dan informasi perbankan, melihat sisa kuota cuti, melihat total jam kerja harian/mingguan, mengajukan cuti, dan masih banyak lagi.
Fitur ini sangat berguna bagi perusahaan khususnya tim HRD karena ESS dapat menyederhanakan beberapa tugas HRD yang paling mendasar dan memakan waktu. Dengan demikian, tim HRD di perusahaan Anda bisa lebih fokus dengan tugas-tugas lain yang lebih krusial.
4. Akses di perangkat mobile
Seperti yang kita ketahui, dalam sebuah perusahaan terdapat beberapa karyawan yang bekerja secara mobile atau diluar kantor. Dengan teknologi HRIS berbasis cloud, maka aplikasi absensi karyawan dapat diakses oleh karyawan dimanapun mereka berada dari perangkat mobile yang mereka miliki.
Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi tim sales atau tim marketing yang sering berada di luar kantor. Dengan adanya akses mobile, mereka dapat menggunakan aplikasi absensi tanpa harus datang ke kantor.
5. Penyimpanan terpusat
Fitur penyimpanan terpusat akan memastikan perusahaan terhindar dari duplikasi data yang sering terjadi saat pembuatan report manual. Dengan fitur ini, aplikasi akan menyimpan semua data karyawan di dalam sistem sehingga mampu menghilangkan redundansi dan meningkatkan integritas data.
Jadi, setiap pembaruan atau perubahan akan tersimpan di dalam database master. Hal ini tentu dapat menghemat banyak waktu dan jauh lebih efektif dan efisien terlebih ketika perusahaan memiliki banyak cabang perusahaan. Data akan tersimpan secara terpusat dan dapat diakses oleh tim HRD atau karyawan dari berbagai cabang perusahaan Anda.
Baca Juga: Tips Menggunakan Absensi Elektronik untuk Mengelola Karyawan
Tips Memilih Aplikasi Absensi Karyawan Terbaik
1. Pahami kebutuhan perusahaan Anda
Sebelum mencari vendor penyedia aplikasi absensi, penting untuk memahami apa kebutuhan dan rencana jangka panjang perusahaan terkait pengelolaan karyawan. Anda dapat membicarakannya bersama para pemangku kepentingan di perusahaan, tim HRD, tim IT, dan karyawan yang akan menggunakannya. Hal ini dapat membantu Anda untuk bisa mendapatkan perspektif dari pengguna yang berbeda.
Setelah itu, buat daftar fitur yang mungkin diperlukan untuk bisa menyelesaikan permasalahan tersebut. Sebagai contoh, jika produktivitas karyawan yang sulit dipantau merupakan masalah utama perusahaan, mungkin Anda dapat mencari aplikasi absensi yang mampu mengawasi aktivitas karyawan selama mereka bekerja.
2. Lakukan riset
Buat daftar vendor penyedia aplikasi absensi terkemuka yang menawarkan produk dengan fitur yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi Anda. Kemudian, luangkan waktu untuk mengumpulkan informasi mengenai kelebihan dan kekurangan dari masing-masing aplikasi tersebut. Selain itu, Anda juga bisa membuat jadwal meeting atau pertemuan dengan masing-masing vendor aplikasi dan meminta akses versi demo untuk mendapatkan pemahaman yang lebih jelas tentang produk mereka.
Penting untuk diperhatikan, saat melakukan perbandingan aplikasi maka Anda harus bisa menilai apakah fitur yang disediakan mampu membantu perusahaan dalam mengatasi tantangan SDM yang ada. Pastikan juga bahwa harga aplikasi absensi karyawan yang Anda pilih sesuai dengan anggaran yang dialokasikan.
3. Lakukan evaluasi
Setelah Anda dan tim melakukan riset dan mencoba versi demo, Anda dapat melakukan evaluasi. Tanyakan kepada tim apakah fitur-fitur yang disediakan dapat menyelesaikan permasalahan perusahaan terkait pengelolaan karyawan. Selain itu, tanyakan juga apakah karyawan dapat menggunakannya dengan mudah dan mampu memanfaatkan semua fungsi dengan optimal. Hal ini bisa membantu Anda untuk memutuskan aplikasi absensi karyawan mana yang terbaik bagi perusahaan Anda.
Ketika aplikasi absensi karyawan digunakan dengan benar, baik perusahaan maupun karyawan akan memperoleh berbagai keuntungan. Jadi, penting untuk memilih aplikasi absensi yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jika saat ini Anda tertarik untuk menggunakan sistem digital untuk mengelola absensi karyawan perusahaan, Anda dapat mencoba Dokodemo-Kerja versi demo yang sudah kami sediakan. Kami juga terbuka untuk melakukan meeting dengan perusahaan Anda agar bisa memberikan solusi-solusi terbaik.
Silakan klik di sini untuk terhubung dengan tim Dokodemo-Kerja, atau klik Fitur Dokodemo-Kerja untuk mengetahui fitur-fitur aplikasi absensi pegawai yang kami sediakan untuk Anda.
