Pengertian, Fungsi, dan Rekomendasi HR Software di Indonesia

HR software adalah solusi digital untuk mempermudah tugas HRD sehari-hari. Simak pengertian, fungsi, dan rekomendasi HR software terbaik di Indonesia berikut ini.

Sebagian besar perusahaan modern saat ini sudah memanfaatkan HR software untuk mengelola karyawannya. Perusahaan-perusahaan menyadari bahwa penggunaan teknologi digital mampu membawa berbagai keuntungan bagi bisnis yang dijalankannya. Perangkat lunak ini selain mampu merampingkan dan menyederhanakan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)  juga mampu mendorong employee engagement serta meningkatkan produktivitas karyawan. Pada akhirnya, software ini akan membawa dampak positif pada laba perusahaan.

Jika perusahaan Anda sampai saat ini masih menggunakan sistem manual untuk mengelola karyawan dan tertarik untuk mulai berinvestasi pada HR software, ada baiknya jika Anda memahami apa itu HR software secara mendalam. Berikut kami sajikan penjelasan selengkapnya untuk Anda.

Definisi HR Software

HR software adalah perangkat lunak yang dikembangkan untuk menyederhanakan proses manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan. Melalui perangkat lunak ini, baik tim HRD atapun karyawan akan terbantu saat proses perekrutan, onboarding, penggajian, dan masih banyak lagi.

HR software dapat bekerja secara otomatis sehingga dapat menghemat banyak waktu bagi tim HRD ataupun pihak manajemen dalam mengelola karyawan. Contohnya seperti menghitung jam kerja harian karyawan, menghitung waktu yang dihabiskan karyawan untuk menyelesaikan tugas, mengelola cuti tahunan, dan masih banyak lagi. Selain itu, software ini juga dapat dipergunakan perusahaan untuk mengumpulkan insight mengenai kinerja para karyawannya. Melalui data-data tersebut, perusahaan dapat membuat keputusan terkait karyawannya dengan lebih baik.

Perlu Anda ketahui, peranngkat lunak ini tersedia dalam dua tipe atau bentuk yaitu:

• HR software berbasis on premise yaitu software yang diinstal pada komputer individu dan dapat beroperasi dalam jaringan kecil di dalam suatu perusahaan. Saat perusahaan memilih untuk menggunakan software ini, maka karyawan ataupun tim HRD hanya dapat mengakses dan menggunakannya dari komputer yang sudah dipasangi software tersebut di dalamnya.
• HR software berbasis cloud yaitu software yang dapat digunakan pada berbagai perangkat yang terhubung dengan akses internet. Tipe software ini memungkinkan fleksibilitas dan mobilitas yang lebih baik.

Meskipun software ini tersedia dalam dua tipe, namun perlu Anda ketahui bahwa saat ini sebagian besar software yang digunakan adalah software berbasis cloud. Software tersebut juga dapat diintegrasikan dengan program manajemen data lainnya seperti payroll sehingga menghadirkan kemampuan yang lengkap. 

Software berbasis cloud pada umumnya dipilih karena kompatibel dengan perangkat mobile. Dengan demikian, baik karyawan ataupun tim HRD dapat dapat mengakses informasi penting tidak hanya dari perangkat desktop mereka, tetapi juga dari smartphone ataupun tablet.

Baca Juga: Definisi & Fungsi Aplikasi HRIS (Human Resources Information System)

Jenis-jenis HR Software

Ada banyak jenis-jenis software oleh tim HRD yang dapat digunakan untuk menyederhanakan tugas-tugas HRD. Beberapa diantaranya bersifat komprehensif dan menawarkan sebagian besar atau bahkan semua fungsi manajemen SDM. Namun ada juga perangkat lunak yang bersifat khusus dengan menawarkan hanya satu atau dua tugas manajemen SDM. 

Berikut ini kami sajikan beberapa jenis software yang saat ini ada:

1. HRIS

HRIS merupakan singkatan dari Human Resource Information Systems atau dalam Bahasa Indonesia dikenal dengan istilah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM). Perangkat lunak ini dirancang untuk bisa mengelola data, kebijakan, ataupun prosedur terkait karyawan di dalam perusahaan. Dengan menggunakan HRIS, tim HRD dapat  mengelola, melacak, serta mengotomatiskan kebutuhan inti SDM.  

Perusahaan biasanya akan memanfaatkan software HRIS ini sebagai pusat database untuk menyimpan berbagai info terkait karyawannya. HRIS memiliki fitur centralized storage yang dapat mengumpulkan, menyimpan, dan menampilkan data terbaru terkait masing-masing karyawan pada satu pusat data. Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang, tentu hal ini dapat memudahkan proses pengelolaan data karyawan.

2. HCM

HCM atau Human Capital Management adalah software yang lebih komprehensif dibandingkan dengan HRIS. Software HCM menyediakan fitur-fitur yang dimiliki oleh perangkat lunak HRIS, namun HCM memiliki kemampuan lain berupa talent management. 

Saat ini banyak perusahaan yang mulai menyadari bahwa Sumber Daya Manusia atau karyawan merupakan aset penting. Oleh karena itulah keterampilan dan produktivitas harus terus dijaga dan ditingkatkan dengan software HCM ini. Ketika perusahaan menggunakan teknologi HCM, tim HRD akan terbantu dalam talent management karyawan seperti perencanaan karir, pembelajaran dan pengembangan, dan lain-lain.

3. HRMS

HRMS atau Human Resource Management System merupakan perangkat lunak yang memiliki beragam fitur yang dimiliki oleh software HRIS dan HCM namun dengan tambahan fungsi payroll dan Time Labour Management di dalamnya. Dengan kemampuan yang dimilikinya, banyak orang menilai bahwa HRMS ini menjadi HR software yang paling komprehensif. 

Pada umumnya, HRMS oleh perusahaan untuk mengelola fungsi SDM internal mulai dari manajemen data karyawan, penggajian, rekrutmen,  pelatihan, serta kehadiran karyawan. Selain itu, jika dibandingkan dengan HRIS dan HCM, HRMS memiliki fitur Time Labour Management yang memungkikan perusahaan untuk mengontrol jadwal kerja karaywan serta melacak waktu proyek. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih mudah dalam memantau dan mengendalikan biaya tenaga kerja.

Baca Juga: Jenis-jenis Software HRIS yang Perlu Anda Ketahui

Fitur-fitur Umum pada HR Software

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, perangkat lunak ini tersedia dalam beberapa bentuk dan jenis. Jadi, fitur dari perangkat lunak ini dapat bervariasi antara satu sistem dengan sistem yang lain. Meskipun demikian, pada umumnya perangkat lunak ini akan menyediakan beberapa fitur utama sebagai berikut:

1. Core HR (Personnel Tracking)

Fitur ini digunakan untuk melacak info personal karyawan seperti info pekerjaan, gaji saat ini, status pekerjaan, ulang tahun karyawan, dan lain-lain. 

2. Time and Attendance Management

Fitur ini digunakan untuk mengelola waktu dan kehadiran karyawan. Pada umumnya HR software dapat digunakan untuk membuat jadwal kerja, melacak total jam kerja, mengelola absen, serta Paid Time off (PTO).

3. Payroll

Fitur payroll dapat mempermudah tim HRD dalam mengelola gaji karyawan. Beberapa hal yang bisa dikerjakan oleh fitur ini seperti melakukan perhitungan gaji, perhitungan bonus, pemotongan pajak, dan lain-lain.

4. Employee Self Service

Employee Self Service adalah fitur yang memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan tugas-tugas HRD dasar secara mandiri. Karyawan dapat menggunakan fitur ESS untuk mengakses data informasi pribadi masing-masing, mengajukan cuti, memperoleh info terkait penggajian, memperoleh info atau pengumuman terbaru dari perusahaan, dan masih banyak lagi.

5. Performance Review

Fitur ini berguna untuk memantau kinerja karyawan. Dengan fitur ini karyawan dapat menerima feedback dari orang-orang yang bekerja di sekitar mereka seperti manajer, rekan kerja, atau dari bawahan langsung.

6. Applicant Tracking

Applicant tracking berguna untuk proses rekrutmen. Fitur ini dapat membantu tim HRD untuk melakukan screening, manajemen interview, job posting, dan lain-lain. 

7. Benefits Administration

Fitur ini dapat mempermudah tim HRD dalam mengelola atau memperbarui  program tunjangan kerja di perusahaan. Salah satu contohnya adalah tunjangan kesehatan atau asuransi kesehatan.

Rekomendasi HR Software Indonesia

Di tahun 2022 ini, sudah ada beragam pilihan software untuk mengelola karyawan. Penggunaan software ini menjadi semakin populer di Indonesia saat pandemi Covid-19 muncul. Pada waktu itu, perusahaan-perusahaan terpaksa menerapkan sistem kerja Work From Home sehingga perusahaan harus mencari aplikasi yang dapat memantau daftar kehadiran karyawan. Sebagai solusinya, perangkat lunak inilah yang dipergunakan.

Jika perusahaan Anda saat ini sedang mencari HR software Indonesia, Anda dapat menggunakan Dokodemo-Kerja. Software ini tidak hanya mampu memantau daftar absen karyawan namun juga memantau aktivitas karyawan Anda dari jarak jauh.

Saat karyawan bekerja dari jarak jauh, proses monitoring kinerja akan sulit untuk dilakukan. Oleh karena itu, Dokodemo-Kerja dikembangkan dengan berbagai fitur monitoring yaitu:

1. Screen Monitoring

Dokodemo-Kerja mempunyai fitur screen monitoring yang dapat membuat desktop screenshot dalam waktu acak. Saat sistem mendeteksi 3 hasil screenshot dengan gambar yang sama, maka sistem akan menginformasikannya kepada pihak admin sebagai aktivitas yang tidak produktif. Dengan cara ini tim HRD dapat mengingatkan karyawan agar bisa kembali produktif bekerja.  Selain itu, fitur screen monitoring ini juga berguna untuk meminimalisir tindakan karyawan membuka situs website yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan seperti game online atau media sosial.

2. GPS tracker

Saat karyawan diberi kebebasan untuk bekerja dari mana saja, perusahaan bisa tetap memantau keberadaan karyawan dengan fitur GPS tracker. Pada umumnya, fitur ini dipergunakan untuk memantau aktivitas karyawan yang bekerja secara mobile seperti tim sales di lapangan.

3. Time tracker

Saat karyawan bekerja dari rumah, perusahaan mungkin akan kesulitan untuk memastikan apakah karyawan sudah benar-benar bekerja selama 8 jam per-harinya. Oleh karena itulah fitur ini disediakan.

Fitur time tracker akan melacak total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, dan bulanan. Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan untuk menganalisa berapa lama waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan sebuah tugas atau proyek.

4. Employee Self Service

Dokodemo-Kerja tidak hanya menyediakan fitur untuk monitoring karyawan namun juga menyediakan fitur Employee Self Service. Fitur ini memungkinkan karyawan dapat mengakses data pribadi mereka masing-masing, mengajukan cuti, melihat total jam kerja, dan lain-lain. Dengan demikian, HRD akan lebih terbantu karena karyawan bisa melakukan tugas HRD dasar secara mandiri.

5. Time and attendance management

Dokodemo-Kerja akan membantu tim HRD dalam memantau kehadiran karyawan. Perusahaan tetap dapat menjaga kedisiplinan karyawan dengan mengetahui kapan karyawan melakukan clock in dan clock out.

Jika Anda ingin membutuhkan HR software Indonesia terbaik maka Dokodemo-Kerja adalah solusinya. Software ini kami kembangkan dengan sistem keamanan yang sangat baik untuk melindungi data-data karyawan yang tersimpan di dalamnya. Selain itu, Dokodemo-Kerja juga menerima request fitur custom yang memungkinkan software ini dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. 

Silakan hubungi kami, atau klik di sini untuk mempelajari fitur-fitur Dokodemo-Kerja.