Kehadiran pegawai outsourcing di sebuah perusahaan ternyata bisa membawa berbagai keuntungan. Meskipun begitu, Anda harus tahu bagaimana cara mengelolanya sehingga pegawai tersebut bisa memberikan kinerja terbaiknya untuk perusahaan Anda.
Mempekerjakan pegawai outsourcing saat ini menjadi solusi yang sering dipilih oleh banyak perusahaan ketika membutuhkan tenaga kerja terampil dalam waktu yang cepat. Perusahaan bisa menghemat banyak waktu dan tenaga karena mereka tidak perlu lagi mengelola proses seleksi dan rekrutmen karyawan sendiri. Perusahaan cukup bekerja sama dengan provider jasa outsourcing dan mereka bisa memperoleh pegawai atau tenaga kerja yang dibutuhkan.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Di Indonesia sendiri, jenis outsourcing yang tersedia sudah sangat beragam. Anda bisa menemukan jasa IT outsourcing, manufacture outsourcing, BPO, dan lain-lain. Dengan beragam layanan yang tersedia, Anda bisa memilih jenis outsourcing yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Sebelum kami berikan tips mengelola jenis tenaga kerja tersebut, perlu Anda pahami terlebih dahulu bahwa pegawai outsourcing berbeda dengan pegawai kontrak. Berikut penjelasannya.
Table of Contents
Perbedaan Pegawai Outsourcing dan Pegawai Kontrak
Baik pegawai outsourcing ataupun pegawai kontrak sama-sama dipekerjakan oleh suatu perusahaan untuk waktu tertentu. Meskipun demikian, perlu Anda pahami bahwa kedua jenis pekerja tersebut tidaklah sama. Berikut adalah beberapa point yang membedakannya.
1. Pihak yang melakukan perjanjian kerja
Ketika perusahaan menggunakan pegawai PKWT, maka pihak yang melakukan perjanjian tersebut adalah pekerja/buruh/pegawai itu sendiri dengan pemberi kerja/perusahaan. Sedangkan ketika menggunakan pegawai outsourcing maka perjanjian disepakati oleh 3 pihak yaitu pekerja/buruh/pegawai, perusahaan outsourcing, dan perusahaan pemberi kerja.
Jadi, antara pekerja dan perusahaan penyedia jasa outsourcing akan membuat perjanjian kerja. Selanjutnya, dalam penyaluran pegawai outsourcing, maka perusahaan outsourcing akan membuat perjanjian kerjasama dengan perusahaan pemberi kerja.
2. Hubungan dan masa kerja pegawai
Hubungan kerja pekerja PKWT didasarkan dalam jangka waktu atau selesainya suatu pekerjaan. Sesuai peraturan di Indonesia, masa kerja pegawai kontrak dengan perjanjian PKWT adalah maksimal 5 tahun. Sedangkan hubungan dan masa kerja pegawai outsourcing sendiri bisa diatur dengan perjanjian PKWT ataupun PKWTT.
3. Jenis pekerjaan
Pegawai kontrak atau PKWT tidak dapat dipekerjakan untuk pekerjaan yang bersifat tetap. Mereka secara khusus dipekerjakan untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis, sifat, atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam kurun waktu tertentu. Sedangkan pegawai outsourcing karena bisa diadakan dengan perjanjian PKWTT maka mereka dapat diadakan untuk segala jenis pekerjaan.
Baca Juga: Pelajari Perbedaan PKWT dan PKWTT di Sini, HR Harus Tahu!
Cara Mengelola Pegawai Outsourcing agar Memberikan Kinerjanya Secara Optimal
1. Komunikasikan harapan dengan jelas
Langkah pertama yang perlu dilakukan saat mempekerjakan pegawai alih daya atau outsourcing adalah mengkomunikasikan harapan perusahaan dengan jelas. Tim outsourcing adalah tim eksternal yang hadir di dalam perusahaan Anda. Oleh sebab itu, Anda perlu menjelaskan sedetail mungkin terkait ekspektasi dari pengerjaan proyek yang akan mereka handle. Informasikan mengenai tujuan, jadwal pengerjaan proyek, dan tanggung jawab dari para pegawai outsourcing. Dengan cara ini, maka Anda bisa memastikan bahwa seluruh tim yang terkait memiliki tujuan dan gambaran yang jelas tentang proyek yang akan dikerjakan.
2. Hormati zona waktu semua orang
Perlu Anda ketahui bahwa saat ini banyak perusahaan yang memiliki pegawai outsourcing di wilayah atau negara yang berbeda dengan lokasi perusahaan. Mereka bekerja dengan sistem remote working dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan dari jarak jauh. Sebagai contoh, Anda memiliki perusahaan di Jakarta kemudian mempekerjakan pegawai outsourcing di Bali yang memiliki selisih waktu sekitar 1 jam lebih cepat. Itu artinya, ketika jam 11 di Jakarta maka di Bali sudah menunjukkan pukul 12.00 sehingga mereka sudah memasuki waktu untuk break/istirahat. Nah, dalam kondisi tersebut maka perusahaan harus bisa menghargai perbedaan waktu. Jika hal tersebut memang menjadi hambatan dalam berkolaborasi, maka Anda sebaiknya mempergunakan pegawai alih daya onsite atau pun remote dengan zona waktu yang sama.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu Hybrid Working. Sistem Kerja yang Sedang Populer
3. Berikan akses yang dibutuhkan untuk bekerja
Meskipun sebenarnya provider jasa outsourcing dapat menyediakan alat-alat yang dibutuhkan pegawai untuk bekerja, namun ada baiknya jika perusahaan juga mempersiapkan. Hal ini perlu diperhatikan karena tenaga kerja alih daya menjadi tidak bisa bekerja secara optimal ketika mereka tidak memperoleh akses ke semua tools atau data yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan sebaik mungkin.
Oleh sebab itu, Anda perlu memastikan bahwa pegawai outsourcing Anda memiliki alat yang tepat serta memperoleh akses yang dibutuhkan untuk bisa bekerja. Sebagai contoh, jika Anda mempekerjakan tim digital marketing maka pastikan mereka memiliki akses ke SEO tools perusahaan ataupun halaman media sosial Anda. Dengan begitu, maka mereka bisa mempraktikan strategi pemasaran digital dengan lebih mudah.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
4. Lindungi data sensitif perusahaan
Meskipun perusahaan perlu membagikan akses pada tools tertentu untuk para pegawai outsourcing, namun perusahaan tetap wajib melindungi data-data sensitif yang dimiliki. Sebenarnya, langkah untuk melindungi data sensitif perusahaan bisa dimulai ketika proses pencarian provider pegawai outsourcing. Pastikan bahwa provider layanan tersebut memiliki kebijakan tersendiri yang mengatur atau menjamin terjaganya data rahasia kliennya. Selain itu, pastikan juga jika provider penyedia jasa outsourcing melakukan langkah-langkah keamanan yang baik.
Setelah Anda memilih mitra outsourcing, Anda perlu membuat perjanjian tertulis sebagai jaminan bahwa data atau akses yang dibagikan hanya akan digunakan, ditransfer, atau dibagikan untuk tujuan tertentu sesuai kebutuhan bisnis Anda. Anda juga perlu prinsip “principle of least privilege” yaitu batasan akses yang paling rendah di mana pengguna hanya memiliki akses minimal yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan saja dan tidak lebih.
5. Jaga komunikasi dan libatkan pegawai outsourcing
Pastikan Anda menyertakan anggota tim outsourcing dalam rapat proyek ataupun proses kolaborasi. Selain agar mereka merasa lebih terlibat dalam proyek, mengadakan pertemuan dengan semua staf Anda baik tim internal maupun outsourcing akan memudahkan semua orang untuk mengetahui bagaimana progres pengerjaan proyek berjalan.
Perlu Anda ketahui seringkali perusahaan gagal dalam memanfaatkan jasa outsourcing bukan karena kurangnya keterampilan dan kompetensi tim alih daya tersebut namun karena komunikasi dan koordinasi yang buruk. Itulah sebabnya perusahaan ataupun manajer harus bisa mendorong kontak/komunikasi yang sering antara tim internal dan outsource mereka.
Mereka juga harus mendorong dan memberikan kesempatan bagi pegawai outsourcing untuk mengungkapkan pendapat serta memastikan bahwa mereka merasa didengar. Hal ini pada akhirnya akan menciptakan lingkungan kerja yang positif dan menghasilkan tim yang lebih produktif.
6. Berikan feedback
Saat Anda dapat menjaga komunikasi yang baik dengan pegawai , perusahaan juga bisa memberikan feedback yang berguna untuk menunjang kinerjanya di perusahaan Anda. Jika Anda memang mempergunakan pegawai outsourcing untuk jangka waktu yang panjang, pemberian feedback secara teratur juga perlu dilakukan. Dengan cara ini Anda bisa memastikan bahwa kualitas pegawai outsourcing tersebut bisa tetap terjaga atau bahkan meningkat.
Selain itu, pemberian feedback juga mendorong pegawai untuk lebih terbuka. Anda bisa mengetahui kesulitan-kesulitan atau masalah yang ditemukan oleh pegawai outsourcing tersebut dalam mengerjakan proyek sehingga perusahaan bisa mengetahuinya dan segera melakukan perbaikan.
7. Manfaatkan aplikasi SISDM
Aplikasi SISDM atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah aplikasi canggih yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengelola seluruh tenaga kerjanya baik itu tim internal ataupun eksternal. Aplikasi ini menyediakan beragam fitur yang berguna untuk monitoring pekerjaan karyawan sehingga produktivitas dan kinerjanya bisa tetap terjaga.
Salah satu contoh SISDM adalah Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini menyediakan beberapa fitur seperti pelacak wakyu kerja (time sheet), absensi/presensi online, manajemen tugas, manajemen cuti/hari libur, dan masih banyak lagi. Dengan memanfaatkan aplikasi tersebut, maka perusahaan bisa memastikan bahwa pegawai outsourcing tersebut melakukan tanggung jawabnya sesuai dengan perjanjian kerja yang sudah disepakati bersama.
Apabila Anda ingin mengetahui informasi lebih lanjut mengenai Dokodemo-Kerja, silakan hubungi kami. Tim kami dapat membantu menyediakan aplikasi SISDM yang komprehensif untuk perusahaan Anda. Silakan klik Fitur Dokodemo-Kerja untuk mengetahui apa saja fungsionalitas yang kami sediakan di dalam aplikasi ini.
