E absensi adalah metode pencatatan daftar kehadiran yang dilakukan secara online melalui perangkat digital seperti smartphone atau desktop. Seiring dengan perkembangan teknologi, sistem absensi ini menjadi semakin populer dan sudah digunakan oleh perusahaan-perusahaan maju.
Jika sampai saat ini perusahaan Anda masih menggunakan sistem absensi manual, mungkin sekarang adalah waktu yang tepat untuk beralih menggunakan sistem e absensi. Sistem ini hadir untuk memudahkan proses pencatatan daftar kehadiran karyawan di perusahaan Anda.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Seperti yang kita ketahui, sebelum mulai bekerja, karyawan akan melakukan absensi terlebih dahulu. Hal ini perlu dilakukan karena catatan kehadiran karyawan menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi gaji. Selain itu, daftar kehadiran juga menjadi data penting bagi tim HRD untuk memantau kedisiplinan dan pola kerja karyawan.
E absensi online merupakan salah satu perkembangan teknologi yang berguna bagi perusahaan karena dapat membuat proses absensi konvensional menjadi lebih mudah diatur dan otomatis. Di era digitalisasi ini, banyak perusahaan yang mulai menggunakan e absensi demi kenyamanan karyawan dan perusahaan itu sendiri.
Table of Contents
Pengertian E Absensi
E absensi adalah metode atau sistem pencatatan daftar kehadiran yang dilakukan secara online melalui perangkat digital seperti smartphone atau desktop yang sudah terhubung dengan koneksi internet. Saat ini, sistem e absensi pada umumnya berbentuk website atau aplikasi.
Selain itu, sistem ini juga dapat berbasis on premise atau cloud. Jika perusahaan Anda ingin menggunakan sistem absensi on premise, maka penyimpanan data akan dilakukan di dalam database dan server yang dioperasikan oleh perusahaan Anda sendiri. Namun jika perusahaan Anda memilih sistem absensi berbasis cloud, maka penyimpanan data akan dilakukan di pusat data server dari penyedia atau provider aplikasi absensi online tersebut.
Perlu Anda tahu, website dan aplikasi e absensi yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan saat ini juga tidak hanya sebatas untuk mencatat daftar kehadiran saja. Pada umumnya, sistem e absensi juga akan menyediakan fungsionalitas lain sebagai berikut:
- Time tracker: fitur untuk menghitung total jam kerja karyawan.
- GPS tracker: fitur untuk melacak lokasi kerja karyawan.
- Employee leave management : fitur untuk mengelola cuti atau izin kerja karyawan.
- Screen monitoring: fitur untuk melacak aktivitas karyawan dari layar perangkat desktopnya.
- Sistem payroll: sistem ini juga dapat terintegrasi dengan payroll untuk memudahkan proses penggajian.
- dan masih banyak lagi.
Baca Juga: Mesin Absensi Fingerprint vs Aplikasi Absensi Online. Mana yang Lebih Baik?
Cara Penggunaan Sistem E Absensi
Untuk menggunakan sistem e absensi, pastikan bahwa perangkat yang digunakan telah terhubung dengan koneksi internet. Perlu Anda ketahui bahwa masing-masing aplikasi e absensi memiliki cara penggunaan yang berbeda-beda. Namun secara garis besar, berikut ini adalah beberapa langkah untuk menggunakan sistem e absensi:
1. Download aplikasi di perangkat
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengunduh aplikasi baik dari App Store atau dari website resmi penyedia aplikasi. Pastikan Anda memilih aplikasi yang sesuai dengan OS perangkat yang Anda gunakan, apakah itu Windows, Mac, atau yang lain.
2. Install aplikasi e absensi
Setelah aplikasi selesai Anda download, maka langkah selanjutnya adalah memasang aplikasi tersebut di perangkat yang Anda gunakan. Caranya adalah dengan mengekstrak file aplikasi dan cari program aplikasi tersebut. Jika Anda sudah menemukannya, Anda dapat menjalankan aplikasi di perangkat.
3. Login ke aplikasi e absensi
Saat perusahaan Anda memutuskan untuk menggunakan sistem e absensi dari suatu provider, perusahaan Anda akan diberikan akses login ke dalam sistem baik itu username serta password. Anda dapat menanyakannya terlebih dahulu terkait info credential login tersebut kepada pihak manajemen perusahaan atau tim HRD. Jika Anda sudah mendapatkannya, Anda dapat membuka aplikasi e absensi dan mengisi username serta password untuk bisa masuk ke dalam aplikasi.
4. Lakukan absensi
Saat aplikasi sudah terinstal dan Anda sudah masuk ke dalam sistem, Anda bisa menggunakan fitur absensi online yang ada di dalamnya. Masing-masing aplikasi memiliki cara yang berbeda dalam mencatat jam kehadiran karyawan. Beberapa diantaranya harus menggunakan foto selfie atau cukup dengan menekan tombol start saja.
Saat karyawan melakukan absensi, maka sistem secara otomatis akan mencatat jam kehadiran karyawan. Sistem kemudian akan berjalan untuk menghitung total jam kerja karyawan di hari tersebut. Di sisi lain, pihak HRD atau pihak manajemen akan diberi akses ke halaman admin. Dengan demikian, HRD dapat memantau siapa saja karyawan yang datang terlambat.
Beberapa aplikasi e absensi juga dapat secara otomatis menginformasikan kepada tim HRD daftar karyawan yang terlambat di hari tersebut. Selain itu, perlu Anda ingat bahwa data akan tersimpan di satu pusat data. Itu artinya, data-data terkait kehadiran karyawan di seluruh cabang perusahaan juga dapat tersimpan pada satu tempat yang sama. Jadi, tim HRD dapat memantau sikap disiplin kerja dari seluruh karyawan. Hal ini tentu dapat meringankan tugas HRD sehari-hari.
Apa Dampak Penggunaan E Absensi bagi Produktivitas?
Mungkin Anda bertanya-tanya mengapa sistem e absensi ini dikenal luas dapat membawa dampak positif untuk produktivitas karyawan. Jawabannya adalah karena sistem e absensi memiliki beragam fungsionalitas untuk memantau kinerja karyawan sehari-hari. Jadi, e absensi tidak hanya berfungsi untuk mencatat jam kehadiran karyawan saja namun juga memiliki beragam fungsionalitas yang lain.
Berikut ini adalah beberapa dampak penggunaan e absensi bagi produktivitas karyawan saat perusahaan menggunakan sistem e absensi.
1. Membantu memastikan karyawan bekerja sesuai total jam kerja yang ditentukan
Terkadang, perusahaan mengalami kesulitan untuk memantau total jam kerja harian karyawannya. Mereka tidak mengetahui berapa lama waktu yang digunakan untuk bekerja, beristirahat, atau untuk beribadah. Oleh karena itulah sistem e absensi dipergunakan.
Aplikasi e absensi online memiliki fitur untuk melacak total jam kerja karyawan. Dengan fitur tersebut pihak perusahaan dapat memastikan bahwa seluruh karyawan memenuhi tanggung jawabnya untuk bekerja sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan. Apakah itu 8 jam dalam 1 hari kerja atau 7 jam kerja dalam 1 hari.
Saat karyawan sedang beristirahat atau sedang melaksanakan ibadah, mereka dapat menghentikan fitur time tracker sehingga penghitungan total jam kerja akan tetap akurat.
2. Memungkinkan perusahaan untuk menerapkan sistem kerja fleksibel
Sistem kerja fleksibel atau juga dikenal dengan istilah flexible work arrangement saat ini menjadi sistem kerja modern yang banyak diaplikasikan perusahaan-perusahaan maju. Beberapa contoh sistem kerja ini seperti remote working atau Work From Home. Sistem kerja ini memungkinkan karyawan untuk dapat bekerja dalam jumlah jam tertentu per hari/minggu, namun dengan jadwal yang fleksibel. Dengan demikian, karyawan dapat menyesuaikan hari kerja mereka agar sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Perlu Anda ketahui, sudah ada banyak penelitian yang mengungkapkan bahwa sistem kerja fleksibel membawa perubahan yang signifikan pada produktivitas kerja. Alasannya mungkin karena masing-masing karyawan memiliki jam produktif yang berbeda sepanjang hari. Selain itu, sistem kerja fleksibel juga mempengaruhi kesehatan mental dan fisik karyawan dengan lebih baik. Karyawan masih memiliki kesempatan untuk memenuhi tanggung jawabnya dalam kehidupan pribadi namun juga tetap dapat memenuhi tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan.
Saat perusahaan menggunakan sistem e absensi, perusahaan dapat menerapkan sistem kerja fleksibel. Sistem memiliki fitur absensi online yang dapat mencatat jam kehadiran karyawan dari mana lokasi karyawan bekerja. Sistem juga menyediakan fitur time tracker dimana perusahaan dapat memanfaatkan untuk memantau apakah karyawan tetap memenuhi total jam kerja hariannya meskipun mereka bekerja secara fleksibel.
3. Mengetahui aktivitas yang dilakukan karyawan
Sistem absensi seperti Dokodemo-Kerja, juga menyediakan fitur screen monitoring yang dapat memantau aktivitas karyawan dari layar desktop. Fitur ini bekerja dengan cara membuat screenshot layar dekstop karyawan. Melalui sistem ini, perusahaan dapat memantau apakah aktivitas yang dilakukan oleh seluruh karyawannya benar-benar berkorelasi dengan tugas-tugas yang diberikan.
Fitur ini juga bermanfaat untuk melihat apakah karyawan selama di jam kerja mempergunakan waktunya untuk membuka website yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Contohnya seperti media sosial, game online, film, atau yang lain. Dengan demikian, produktivitas karyawan akan tetap terpantau dengan baik meskipun karyawan bekerja dari jarak jauh (remote working) sekalipun.
4. Mengetahui total waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan tugas
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sistem e absensi memiliki fitur time tracker untuk menghitung total jam kerja karyawan. Fitur tersebut biasanya dilengkapi fungsionalitas task management dimana sistem dapat menghitung total jam kerja yang dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
Dengan fitur ini, Team Leader dapat melihat siapa saja timnya yang menghabiskan banyak waktu untuk sebuah tugas dan membantu ketika anggota timnya mengalami kesulitan untuk menyelesaikannya. Selain itu, informasi ini juga dapat dipergunakan oleh pihak perusahaan sebagai bukti kerja kepada para kliennya.
5. Mengetahui kinerja tim sales
Selain dapat memberikan dampak bagi karyawan yang bekerja di kantor secara on site, sistem e absensi juga dapat membawa dampak positif bagi karyawan yang bekerja secara mobile di luar kantor.
Aplikasi e absensi memudahkan proses absensi yang lebih praktis karena dapat dilakukan secara online. Tim sales bisa langsung memanfaatkan waktu yang dimilikinya untuk bertemu klien tanpa harus datang ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan absen.
Beberapa aplikasi e absensi juga memiliki fitur GPS tracker. Fitur ini dapat digunakan untuk memantau lokasi tim sales serta berapa lama waktu yang dihabiskan untuk suatu kunjungan ke lokasi klien. Dengan informasi tersebut, klien dapat melakukan manajemen waktu secara lebih baik lagi sehingga mereka memiliki peluang lebih besar untuk dapat mencapai target yang telah ditentukan.
Baca Juga: 5 Fungsi Aplikasi Absensi Mobile dalam Mengelola Tim Sales
Contoh Aplikasi E Absensi di Indonesia
Salah satu aplikasi e absensi di Indonesia yang bisa Anda andalkan adalah Dokodemo-Kerja. Pada dasarnya, Dokodemo-Kerja adalah sistem HRIS (Human Resources Information System ) dimana terdapat fitur absensi online di dalamnya. Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengelola daftar kehadiran karyawan secara otomatis melalui perangkat digital.
Dokodemo-Kerja dirancang sedemikian rupa agar mudah digunakan oleh seluruh karyawan dengan berbagai usia. Karyawan cukup menekan tombol “Start” untuk melakukan absensi, dan sistem akan bekerja secara otomatis untuk memantau produktivitas karyawan.
Jika perusahaan Anda tertarik untuk menggunakan sistem e absensi, silakan hubungi tim Dokodemo-Kerja. Kami menerima request fitur custom agar aplikasi bekerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Untuk info harga aplikasi silakan klik Harga Aplikasi Absensi Online, sedangkan untuk penjelasan terkait fitur-fitur Dokodemo-Kerja silakan klik Fitur Aplikasi Absensi online.
