Flexible work arrangement adalah pengaturan sistem kerja yang fleksibel dan memungkinkan karyawan untuk dapat menyesuaikan kembali waktu dan lokasi mereka bekerja. Pengaturan kerja ini semakin populer dan sudah digunakan oleh banyak perusahaan.
Tahun 2022 ini telah diprediksikan bahwa flexible work arrangement akan semakin diminati oleh para karyawan. Seperti yang kita ketahui, pada tahun 2020 yang lalu pandemi Covid-19 muncul sehingga kebijakan Work From Home diaplikasikan oleh banyak perusahaan.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Setelah sistem kerja tersebut berjalan selama hampir 2 tahun, banyak karyawan yang merasakan berbagai keuntungan mulai dari meningkatnya produktivitas sampai diperolehnya work life balance yang baik. Oleh sebab itulah, sistem kerja fleksibel menjadi semakin diminati oleh banyak karyawan.
Jika perusahaan Anda ingin menerapkan sistem kerja fleksibel untuk jangka panjang, pada artikel berikut kami akan menjelaskan apa itu flexible work arrangement secara lebih mendalam. Dengan demikian, perusahaan dapat menerapkan kebijakan serta memilih sistem kerja fleksibel yang paling sesuai dengan culture di perusahaan Anda.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Flexible Work Arrangement?
Flexible Work Arrangement adalah pengaturan sistem kerja yang memungkinkan karyawan untuk bisa bekerja secara fleksibel. Dalam pengaturan sistem kerja ini, fleksibilitas yang diperoleh karyawan bisa beragam seperti:
- Fleksibilitas terkait jadwal jam kerja. Contohnya seperti sistem kerja shift.
- Fleksibilitas terkait jumlah jam kerja. Contohnya seperti bekerja secara full time atau part time.
- Fleksibilitas terkait lokasi bekerja. Contohnya seperti remote working, hybrid working atau on-site working.
Dengan kehadiran teknologi, flexible work arrangement menjadi semakin memungkinkan untuk diaplikasikan di perusahaan. Pengaturan sistem kerja ini dapat membuat Karyawan menjadi lebih fleksibel saat bekerja.
Keuntungan dari Flexible Work Arrangement
Pengaturan sistem kerja yang fleksibel dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan ataupun karyawan. Beberapa contoh keuntungan tersebut seperti:
- Mengurangi biaya operasional perusahaan.
- Meningkatkan produktivitas karyawan.
- Meningkatkan retensi karyawan.
- Mengurangi daftar ketidakhadiran karyawan.
- Perusahaan lebih mudah dalam merekrut karyawan karena sebagian besar karyawan saat ini tertarik dengan kerja yang fleksibel.
- Memungkinkan perusahaan untuk tetap bisa bertahan selama keadaan darurat seperti pandemi yang sedang terjadi saat ini karena karyawan. tetap dapat bekerja seperti biasanya dari rumah.
- Menciptakan work life balance yang baik bagi karyawan.
- Karyawan dapat terhindar dari stres.
Baca Juga: 5 Cara Meningkatkan Employee Engagement Secara Efektif
Jenis-jenis Flexible Work Arrangement
Selain remote working, perlu Anda pahami bahwa sistem kerja fleksibel yang bisa diterapkan oleh perusahaan cukup beragam. Saat Anda dapat memiliki sistem kerja fleksibel yang paling sesuai dengan kondisi perusahaan, maka berbagai keuntungan bisa diperoleh perusahaan ataupun karyawan.
Berikut adalah beberapa jenis flexible work arrangement yang bisa Anda pilih untuk diaplikasikan di perusahaan Anda.
1. Remote Working
Remote working atau kerja remote menjadi salah satu sistem kerja fleksibel yang cukup populer dan diminati oleh banyak karyawan. Sistem kerja ini juga dikenal dengan istilah Work From Home atau sering disingkat menjadi WFH.
Secara garis besar, remote working adalah pengaturan kerja fleksibel yang memungkinkan karyawannya untuk bekerja dari jarak jauh di luar lokasi kantor fisik kantor. Dengan sistem kerja ini, karyawan bisa bekerja dari wilayahnya masing-masing. Mereka diberi kebebasan untuk dapat bekerja dari lokasi yang mereka inginkan, seperti dari rumah, cafe, co-working space, atau yang lain.
Saat menerapkan sistem kerja ini, perusahaan harus memastikan bahwa karyawan memiliki koneksi internet yang kuat. Selain itu, perusahaan juga harus mempersiapkan beberapa hal agar karyawan bisa tetap bekerja secara produktif. Beberapa diantaranya seperti, aplikasi absensi online, aplikasi video conference, aplikasi team chat, aplikasi manajemen proyek, aplikasi monitoring pekerjaan, dan lain-lain. Dengan demikian, perusahaan bisa lebih tenang saat menjalankan sistem kerja fleksibel karena produktivitas karyawan akan tetap terpantau.
2. Flextime
Flexible Work Arrangement yang selanjutnya bernama flextime atau flexible time yaitu pengaturan kerja di mana karyawan bekerja secara full time namun mereka akan memiliki jam kerja yang bervariasi. Sebagai contoh, karyawan dapat mulai bekerja dari pukul 8.00 sampai pukul 17.00, atau dari pukul 9.00 sampai pukul 18.00.
Saat menjalankan sistem kerja ini, perusahaan akan menentukan core time (jam inti) dimana seluruh karyawan akan bekerja di waktu yang sama sehingga memudahkan proses kolaborasi antar tim. Contohnya seperti dengan membuat core time antara pukul 9.00 sampai pukul 15.00.
3. Part Time
Part time adalah sistem kerja paruh waktu sehingga karyawan akan memiliki jam kerja yang lebih sedikit daripada sistem kerja lainnya. Saat karyawan bekerja secara part time mereka akan memiliki total jam kerja kurang dari 40 jam dalam seminggu. Itu artinya, karyawan tidak akan bekerja selama 8 jam per-harinya.
4. Compressed work week
Compressed work week adalah pengaturan kerja fleksibel di mana karyawan dapat memenuhi tanggung jawabnya untuk bekerja selama 40 jam dalam waktu kurang dari lima hari kerja. Sebagai contoh, dalam sehari seorang karyawan full time dapat bekerja selama 10 jam selama 4 hari kerja. Sistem kerja ini umumnya dipilih oleh karyawan yang ingin mendapat waktu libur yang lebih panjang dalam seminggu.
Perlu Anda ketahui, sistem compressed work week ini cocok untuk perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang berikut:
- Kehutanan dan pertambangan
- Utilitas
- Manufaktur
- Layanan pendidikan dan perawatan kesehatan
- Retail
Jadi, jika perusahaan bergerak pada bidang industri seperti yang kami sebutkan di atas, perusahaan Anda bisa menjalankan sistem kerja compressed work week. Dengan demikian, karyawan perusahaan Anda bisa memiliki waktu beristirahat yang lebih panjang sehingga memperoleh lebih banyak waktu untuk dapat berkumpul dengan keluarganya. Meskipun demikian, perlu Anda ingat bahwa sistem kerja ini juga memiliki kekurangan yaitu produktivitas karyawan kemungkinkan dapat menurun di penghujung hari karena jam kerja yang panjang.
5. Job sharing
Job sharing sebenarnya merupakan bagian dari sistem kerja part-time. Dalam sistem kerja ini akan ada dua orang karyawan (atau lebih) yang bekerja secara part time dengan berbagi jam kerja dan berbagi tanggung jawab untuk satu posisi full time.
Saat mengaplikasikan sistem kerja ini, perusahaan dapat memilih salah satu model job sharing yang umum digunakan, yaitu:
- The twin model
Di dalam model kerja ini, akan ada dua orang karyawan yang berbagai tugas dan beban kerja. Mereka akan mengerjakan tugas yang sama namun perusahaan akan memberikan jadwal kerja yang berbeda dalam seminggu.
- The islands model
Di dalam model kerja ini, akan ada dua karyawan yang bebagi satu posisi full time namun tidak berbagi beban. Dalam menyelesaikan tugas karyawan dapat bekerja secara independen. Contohnya seperti saat sebuah perusahaan membutuhkan dua tenaga TI dengan keterampilan yang berbeda namun tidak mampu memiliki dua karyawan tetap. Jadi, model job sharing ini akan dipergunakan.
6. Shift Work
Shift work atau kerja shift juga menjadi sistem kerja yang populer di Indonesia. Pada umumnya, perusahaan menggunakan sistem kerja ini dengan cara mengatur dan merancang jadwal kerja karyawan agar mereka dapat bekerja secara bergiliran. Dengan cara ini, perusahaan tetap dapat beroperasi dan menyediakan layanan 24 jam setiap harinya.
Beberapa contoh perusahaan yang sering menjalankan sistem kerja ini adalah perusahaan yang bergerak di beberapa bidang sebagai berikut:
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
- pelayanan jasa kesehatan;
- pelayanan jasa transportasi
- usaha pariwisata
- jasa telekomunikasi
- media masa
- bidang pengamanan
- swalayan atau pusat perbelanjaan
- dan lain-lain
Jika Anda ingin menerapkan sistem kerja ini, perusahaan dapat membagi jadwal kerja menjadi beberapa shift seperti 2 shift atau 3 shift. Meskipun demikian, pembagian shift tersebut juga dapat disesuaikan kembali dengan kebutuhan perusahaan Anda.
7. Hybrid Working
Hybrid working semakin populer di Indonesia semenjak pandemi Covid-19 muncul. Sistem kerja ini banyak digunakan oleh perusahaan sebagai sistem kerja transisi dari Work From Home / remote working ke sistem on-site di kantor.
Saat perusahaan Anda menjalankan sistem kerja hybrid maka karyawan akan bekerja dengan sistem kerja campuran yaitu remote working (kerja remote) dengan onsite (bekerja di kantor). Jadi, perusahaan yang menggunakan sistem kerja hybrid akan menyediakan jadwal kerja dengan menggabungkan kedua sistem kerja tersebut.
Baca Juga: 5 Jenis Ruang Kantor Modern yang Diprediksi akan Populer
Tantangan dalam Menjalankan Flexible Work Arrangement
Perusahaan yang menjalankan sistem kerja fleksibel tidak terlepas dari berbagai tantangan. Perusahaan harus bisa menjalankan sistem kerja ini dengan baik agar perusahaan maupun karyawan bisa sama-sama merasakan keuntungan.
Jika perusahaan Anda berencana untuk melakukan pengaturan sistem kerja yang fleksibel, perlu Anda ketahui bahwa terdapat beberapa tantangan yang akan perusahaan hadapi seperti masalah kepercayaan antara perusahaan dan karyawan serta adanya gangguan yang dapat muncul saat mereka bekerja di luar kantor.
Oleh karena itu, sebelum perusahaan menerapkan sistem kerja fleksibel, perusahaan perlu membuat kebijakan yang jelas untuk mengatur cara kerja karyawan. Meskipun karyawan dapat bekerja secara lebih fleksibel, karyawan harus tetap memiliki sikap disiplin kerja dan mematuhi peraturan yang sudah dibuat.
Selain itu, untuk memantau dan menjaga produktivitas karyawan, perusahaan juga dapat menggunakan aplikasi monitoring pekerjaan karyawan. Melalui aplikasi ini, masalah kepercayaan dengan karyawan dapat diminimalisir karena perusahaan tetap dapat memantau aktivitas karyawan dari jarak jauh.
Di Indonesia, salah satu aplikasi monitoring pekerjaan yang bisa Anda gunakan bernama Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini merupakan bagian dari Human Resources Information System (HRIS) yang biasa digunakan oleh tim HRD untuk mengelola karyawan di perusahaanya.
Dokodemo-Kerja memiliki beragam fitur yang dapat memudahkan perusahaan saat mengelola karyawan yang bekerja dengan sistem fleksibel. Beberapa fitur tersebut seperti:
1. Absensi Online
Meskipun karyawan tidak bekerja di kantor, karyawan tetap dapat melakukan absensi dari lokasinya masing-masing. Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui siapa saja karyawan yang terlambat bekerja.
2. Pelacak GPS
Fitur ini dapat digunakan oleh tim HRD untuk memeriksa lokasi karyawan bekerja.
3. Pelacak waktu kerja
Fitur ini dapat menghitung total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan. Melalui fitur ini, perusahaan dapat memastikan bahwa seluruh karyawannya bekerja sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan.
4. Screen Monitoring
Fitur screen monitoring berguna untuk memantau aktivitas karyawan dari jarak jauh. Fitur ini akan membuat tangkapan layar (screen shot) laptop sehingga perusahaan dapat mengetahui aktivitas yang dilakukan karyawan di perangkat laptopnya.
Nah, jika Anda ingin flexible work arrangement bisa berjalan sesuai rencana, ada baiknya jika Anda mempersiapkan penggunaan aplikasi Dokodemo-Kerja. Dengan demikian, produktivitas karyawan tetap dapat terjaga.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai aplikasi ini, silakan hubungi kami. Anda juga bisa mengunjungi halaman fitur Dokodemo-Kerja untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut mengenai beragam fungsionalitas yang disediakan oleh aplikasi ini.
