Contoh Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan di Perusahaan

Pada artikel kali ini, kami akan memberikan contoh proses rekrutmen dan seleksi karyawan di perusahaan. Dengan demikian, pihak perusahaan maupun karyawan dapat memahami bagaimana cara ataupun proses yang perlu dilakukan untuk menemukan kandidat potensial.

Menjalankan proses seleksi karyawan merupakan salah satu tugas HRD yang membutuhkan banyak usaha dan perencanaan. Dari ratusan CV yang masuk, sebagai bagian dari tim HRD, Anda harus bisa mengidentifikasi kandidat mana yang memiliki keterampilan terbaik serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Penting untuk Anda ketahui, proses rekrutmen dan seleksi karyawan merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan semua perusahaan. Hal tersebut terjadi karena semua bisnis tidak dapat berjalan dengan baik jika perusahaan tidak memiliki karyawan yang tepat. 

Selain itu, saat melakukan proses seleksi tim HRD juga perlu merancang teknik wawancara kerja terbaik untuk menghindari turnover karyawan yang tinggi. Jadi, dapat dikatakan bahwa proses ini menjadi tugas yang tidak sesederhana yang kita bayangkan. Tim HRD harus bisa mengisi kekosongan posisi dengan cepat, namun dilain sisi mereka juga harus memastikan bahwa calon kandidat tersebut memiliki keterampilan yang baik dan loyalitas terhadap perusahaan.

Pada artikel kali ini, kami akan memberikan contoh proses rekrutmen dan seleksi karyawan yang efektif sekaligus mampu memberikan pengalaman yang baik untuk para kandidat. Simak penjelasan kami berikut ini.

Apa yang Dimaksud dengan Proses Seleksi Karyawan?

Proses seleksi karyawan adalah proses untuk menemukan dan memilih kandidat yang tepat untuk mengisi suatu posisi atau profesi yang dibutuhkan perusahaan. Tahapan yang perlu dijalankan selama proses seleksi karyawan ini sebenarnya tergantung dari posisi apa yang sedang dicari serta anggaran yang tersedia. 

Meskipun demikian, secara garis besar saat perusahaan mengadakan proses seleksi karyawan maka tim HRD akan merancang alur seleksi yang umumnya sama. Proses seleksi akan dimulai dari memposting iklan lowongan kerja, screening, wawancara atau interview, mengadakan test, dan memutuskan untuk memilih kandidat terbaik untuk dipekerjakan.

Proses seleksi karyawan juga dapat dikatakan memiliki struktur corong. Jadi, ketika Anda memposting lowongan pekerjaan, Anda mungkin akan memperoleh 50 kandidat yang melamar. Selanjutnya, Anda perlu memilih 5 kandidat untuk mengikuti proses seleksi dan pada akhirnya hanya memilih satu orang yang mendapat tawaran pekerjaan.

Baca Juga: Apa Itu HRD: Mengenal Tugas dan Peran HRD di Perusahaan

Contoh Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan yang Efektif

Agar Anda bisa lebih memahami contoh proses rekrutmen dan seleksi karyawan di perusahaan, berikut kami sajikan tahapan-tahapan yang perlu dilakukan.

1. Memposting info lowongan pekerjaan

Info lowongan kerja yang Anda posting menjadi titik kontak pertama dan terpenting untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan harapan perusahaan. Jadi, Anda harus membuat deskripsi pekerjaan yang mampu memberikan kejelasan tentang peran pekerjaan, keahlian, teknis, serta keahlian lain yang dibutuhkan. Dengan demikian, Anda dapat menghemat lebih banyak waktu untuk menyaring pelamar yang tidak cocok dengan peran tersebut.

Selain itu, tempat Anda memposting lowongan pekerjaan juga memegang peranan penting. Agar informasi dapat tersebut luas, maka Anda perlu memposting info tersebut di berbagai platform seperti di website perusahaan dan online job boards seperti Indeed atau LinkedIn. Jika Anda mencari kandidat untuk menduduki posisi intern atau magang, maka Anda bisa bekerjasama dengan departemen karir dari berbagai universitas 

2. Proses screening

Screening adalah proses meninjau dan menyaring lamaran pekerjaan yang sudah diterima. Tujuan dari tahap kedua ini adalah untuk menemukan kandidat yang paling sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu, screening juga dilakukan untuk menyeleksi kumpulan kandidat dari kelompok besar menjadi kelompok yang lebih dapat dikelola antara 3-10 orang. Kelompok kecil inilah yang nantinya akan mengikuti proses selanjutnya. 

Perlu Anda tahu, proses screening ini bisa berjalan dengan beberapa cara seperti:

• Resume screening

Resume atau CV screening dilakukan dengan cara menilai CV yang dikirim oleh kandidat. Dengan informasi yang tersedia, Anda dapat mengetahui apakah kandidat memenuhi kriteria yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang tersedia. Sebagai contoh, jika perusahaan menginginkan 5 tahun pengalaman bekerja dan Anda melihat bahwa kandidat merupakan fresh graduate maka Anda dapat dengan mudah melepaskan kandidat tersebut.

• Phone screening

Setelah resume screening dilakukan, Anda dapat melakukan proses penyaringan selanjutnya melalui phone screening. Proses ini dilakukan dengan cara menghubungi kandidat melalui telepon. Anda bisa mengajukan berbagai pertanyaan terkait CV kandidat untuk memastikan bahwa kriteria kandidat sesuai dengan apa yang Anda ekspektasi. Beberapa contoh pertanyaan yang biasanya diajukan saat phone screening seperti ekspektasi gaji, tanggal dapat mulai bekerja, pengalaman bekerja, dan lain-lain.

3. Proses pengujian

Setelah melakukan screening dan menemukan kandidat yang sesuai dengan harapan perusahaan, Anda bisa meminta kandidat tersebut untuk mengikuti tes. Dengan cara ini, Anda bisa memahami bagaimana kemampuan kandidat untuk suatu keterampilan.

Perlu Anda ketahui, terdapat beberapa jenis tes yang biasanya akan diajukan yaitu:

• Aptitude test

Aptitude test adalah suatu pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi kemampuan kognitif kandidat. Tes ini biasanya dilakukan untuk bisa menemukan kandidat yang kreatif, dapat memecahkan masalah, serta mampu berkomunikasi dengan efektif. Beberapa contoh aptitude test seperti tes bakat numerik, tes bakat verbal, tes penalaran diagram, dan lain-lain.  

• Assignment test

Assignment test adalah suatu pengujian yang dilakukan untuk meninjau apakah kandidat memiliki keahlian yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Tes ini akan bersifat teknis dan berfokus pada aspek teknis pekerjaan. 

4. Wawancara

Setelah kandidat menyelesaikan test, Anda dapat melakukan penilaian terhadap tes yang telah mereka kerjakan dan memutuskan siapa saja kandidat yang bisa masuk ke proses seleksi selanjutnya yaitu wawancara. Pada tahap ini, tim HRD atau recruiter memiliki kesempatan untuk menilai kualifikasi pelamar dan meninjau apakah kandidat tersebut sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan. 

Selain itu, Anda juga bisa mengajukan beragam pertanyaan untuk mengetahui berbagai hal tentang kandidat seperti kemampuan yang mereka miliki untuk beradaptasi, kekuatan dan kelemahan, keterampilan manajemen, keterampilan berkomunikasi, dan masih banyak lagi. Untuk mengetahui berbagai informasi tersebut, Anda bisa melakukan wawancara dengan beragam teknik wawancara kerja. Beberapa teknik yang populer digunakan oleh tim HRD atau recruitment seperti:

• Behavioural Interviews: teknik untuk menilai bagaimana kemampuan kandidat dalam menangani suatu situasi terkait pekerjaan tertentu berdasarkan pengalaman pekerjaan sebelumnya. 
• Case Interviews: teknik wawancara dimana kandidat akan dihadapkan dengan sebuah skenario bisnis sehingga  pewawancara dapat mengetahui bagaimana mereka dapat memberikan saran-saran solusi.
• Stress Interviews: teknik wawancara yang dilakukan untuk mengetahui kemampuan kandidat saat mereka di bawah tekanan atau stress.

Baca Juga: 8 Pertanyaan Interview Kerja yang Sering Ditanyakan & Cara Menjawabnya

5. Cek latar belakang 

Agar Anda tidak merekrut orang yang salah, maka setelah melakukan berbagai teknik wawancara dengan karyawan, Anda bisa melanjutkannya dengan pemeriksaan latar belakang kandidat. Secara garis besar, pemeriksaan latar belakang atau background check adalah suatu proses pemeriksaaan yang dilakukan kepada para kandidat untuk mengetahui kebenaran informasi yang mereka sampaikan. 

Employer atau recruiter biasanya akan memeriksa berbagai hal terkait latar belakang kandidat seperti riwayat pekerjaan, riwayat pendidikan, catatan kejahatan, riwayat kesehatan, bahkan melakukan pemeriksaan terhadap media sosial kandidat. Selain itu, pemeriksaan latar belakang ini juga bisa dilakukan dengan meminta kandidat untuk memberikan referensi yang bisa dihubungi seperti team leader atau teman satu tim di perusahaan sebelumnya.

Pemeriksaan referensi ini biasanya akan dilakukan terutama saat Anda memiliki keraguan tentang kompetensi atau keterampilan kandidat. Selain itu, pemeriksaan referensi juga menjadi salah satu cara untuk mendapatkan lebih banyak informasi tentang kandidat dari perspektif yang berbeda.

6. Membuat keputusan

Langkah selanjutnya yang menjadi bagian dari contoh proses rekrutmen dan seleksi karyawan adalah pengambilan keputusan. Dari beragam proses yang telah dilalui sebelumnya, Anda dapat memilih kandidat yang paling berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Meskipun demikian, terkadang rekruter dapat memilih seseorang yang kurang berpengalaman, namun memiliki komitmen kuat untuk tumbuh dan bertahan lebih lama di perusahaan. 

7. Pengajuan surat penawaran dan kontrak kerja

Setelah perusahaan Anda membuat keputusan, proses seleksi belum berakhir karena kandidat ideal yang Anda pilih harus harus menerima tawaran yang diajukan. Beberapa info yang biasanya disampaikan di surat penawaran kerja seperti nama jabatan, deskripsi pekerjaan, gaji dan tunjangan, benefit, tanggal mulai bekerja, jatah cuti, dan masih banyak lagi. Pada titik ini, perusahaan harus menyajikan beragam informasi yang dapat membuat kandidat cenderung menyetujui surat penawaran yang telah dibuat.

Jika kandidat menerima tawaran tersebut, maka Anda dapat membuat kontrak kerja dan meminta kandidat untuk menandatanganinya. Setelah proses kontrak kerja sama ini, maka proses rekrutmen dan seleksi karyawan telah selesai.

Baca Juga: Apa Itu Kerja Part Time? Pengertian, Contoh, dan Cara Mengelolanya

Gunakan Aplikasi HRD untuk Mempermudah Proses Pengelolaan Karyawan

Itu dia contoh proses rekrutmen dan seleksi karyawan di perusahaan. Setiap tahapan harus dilakukan dengan baik agar perusahaan bisa menemukan karyawan profesional untuk perusahaannya. Setelah proses seleksi selesai, tugas HRD selanjutnya adalah memonitor kinerja karyawan agar bisa tetap produktif di perusahaan. Untuk melakukannya, ada banyak cara yang bisa dilakukan. Salah satunya adalah dengan mengandalkan aplikasi HRD bernama Dokodemo-Kerja.

Dokodemo-Kerja sebenarnya adalah aplikasi Human Resources Information System (HRIS) di Indonesia. Aplikasi ini bekerja untuk memudahkan tugas-tugas HRD karena dapat secara otomatis memantau kinerja ratusan karyawan secara sekaligus.

Beberapa kemampuan yang ditawarkan seperti:

• mencatat absensi karyawan secara real time
• mencatat daftar karyawan yang datang terlambat
• memonitor lokasi karyawan bekerja terutama bagi tim sales atau marketing
• memantau layar dekstop karyawan atau screen monitoring
• menghitung total jam kerja karyawan
• mengelola cuti karyawan
• dan masih banyak lagi

Jika Anda tertarik untuk menggunakan Dokodemo-Kerja, silakan hubungi kami atau klik fitur aplikasi HRIS Dokodemo-Kerja. Kami juga menyediakan aplikasi versi demo yang bisa digunakan secara GRATIS, klik di sini untuk mendapatkan info lebih lanjut.