Apakah Anda ingin mengetahui apa yang dilakukan karyawan di perangkat desktopnya? Gunakan computer monitoring untuk mengawasinya.
Keberhasilan suatu perusahaan akan sangat tergantung pada kinerja karyawannya. Oleh sebab itu, semua perusahaan akan berusaha keras untuk bisa menyediakan lingkungan yang positif serta suasana yang nyaman bagi seluruh karyawannya.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Meskipun demikian, penting bagi perusahaan untuk tetap memonitor dan memantau kinerja karyawannya. Hal ini diperlukan agar seluruh karyawan dapat bekerja secara produktif dan optimal pada jam kerja. Dengan demikian, karyawan bisa memberikan hasil kerja yang baik dan mendorong perusahaan untuk bisa mencapai tujuan bisnis yang ingin mereka capai.
Seperti yang kita tahu, memantau karyawan bukanlah tugas yang mudah. Anda tidak bisa duduk seharian di samping karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas yang mereka kerjakan saat jam kerja. Terlebih saat ini sudah ada banyak sistem kerja modern ataupun Flexible Work Arrangement (sistem kerja fleksibel) di mana karyawan bisa bekerja dari rumah ataupun lokasi manapun di luar kantor. Hal tersebut tentu menjadi salah satu tantangan bagi para tim HRD ketika mengawasi kinerja karyawannya.
Untungnya, saat ini teknologi sudah semakin maju. Ada begitu banyak aplikasi HRD yang bisa dimanfaatkan untuk proses Manajemen Sumber Daya Manusia di dalam perusahaannya. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan untuk memantau kinerja karyawan bernama computer monitoring. Silakan simak penjelasan kami berikut agar Anda dapat memahami apa itu computer monitoring sekaligus manfaat yang bisa diperoleh ketika perusahaan memanfaatkannya.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Computer Monitoring?
Computer monitoring adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengawasi dan merekam aktivitas pengguna di perangkat PC atau desktopnya. Perusahaan umumnya menggunakan computer monitoring ini untuk memantau produktivitas, kepatuhan, dan perilaku karyawan mereka di tempat kerja. Sistem ini bisa menjadi solusi efektif untuk mengawasi kinerja karyawan baik mereka yang bekerja di kantor ataupun dari jarak jauh seperti kerja remote atau Work From Home.
Untuk menggunakan sistem ini, perusahaan cukup menginstal aplikasi di perangkat kerja karyawan seperti komputer desktop atau laptop. Sistem ini kemudian dapat berjalan di back dan mencatat aktivitas yang dilakukan oleh karyawan di perangkatnya. Data-data atau informasi terkait aktivitas karyawan nantinya dapat disimpan secara lokal atau dikirimkan ke tempat penyimpanan yang lain.
Baca Juga: 3 Aplikasi Monitoring Pekerjaan untuk Memonitor Karyawan Remote
Apa Kemampuan Computer Monitoring?
Computer monitoring dirancang untuk dapat memantau karyawan yang bekerja di kantor, di rumah, atau lokasi manapun dari jarak jauh. Baik karyawan bekerja dengan komputer atau laptop perusahaan, perangkat lunak ini dapat memantau aktivitas komputer karyawan Anda.
Secara garis besar, computer monitoring ini akan mengawasi beragam aktivitas karyawan atau informasi. Berikut beberapa diantaranya:
- Nama pengguna yang digunakan untuk masuk ke laptop atau komputer desktop.
- Jam karyawan mulai bekerja atau selesai bekerja
- Waktu yang dihabiskan karyawan untuk menyelesaikan tugas.
- Total jam kerja atau jam lembur karyawan.
- Aplikasi atau website yang dikunjungi atau digunakan selama jam kerja.
- Lokasi dan alamat IP.
- Memantau layar desktop karyawan (screen monitoring).
Computer monitoring umumnya akan menyimpan data-data yang sudah dikumpulkan pada satu pusat data yang aman. Dengan demikian, tim HRD dapat melihat atau mengakses beragam data terkait karyawannya dengan lebih mudah.
Apakah Computer Monitoring Diperlukan Perusahaan?
Mungkin Anda bertanya-tanya, apakah computer monitoring dibutuhkan perusahaan. Jawaban singkatnya adalah “ya” karena aplikasi monitoring kerja tersebut akan membantu perusahaan mengawasi kinerja seluruh karyawan (bahkan ribuan karyawan) secara efektif dan real time. Hal ini tentu akan sangat memudahkan tugas HRD dalam melakukan proses manajemen SDM di perusahaannya.
Selain itu, penggunaan computer monitoring juga akan membawa berbagai keuntungan bagi perusahaan. Contohnya adalah sebagai berikut.
- Beragam data yang dikumpulkan oleh computer monitoring dapat dimanfaatkan untuk membuat keputusan yang tepat. Sebagai contoh, perusahaan dapat menilai kinerja karyawan secara objektif, pemberian tunjangan lembur yang adil, pemberian surat peringatan yang tepat sasaran, dan masih banyak lagi.
- Penggunaan sistem monitoring ini dapat menekan keinginan karyawan untuk menelusuri situs web yang tidak produktif atau tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Contohnya seperti media sosial, game online, atau yang lain.
- Perusahaan akan memperoleh wawasan terkait departemen mana saja yang memiliki load pekerjaan yang tinggi ataupun rendah. Informasi ini dapat digunakan perusahaan untuk melakukan analisis beban kerja yang lebih baik lagi.
- Memperoleh visibilitas yang baik terkait kebiasaan karyawan saat mereka bekerja di kantor maupun dari jarak jauh.
- Mengetahui berapa waktu yang dihabiskan oleh karyawan di perangkat komputernya selama jam kerja. Anda dapat memastikan apakah karyawan sudah bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan seperti 8 jam sehari.
- Mendorong karyawan untuk bisa lebih produktif saat jam kerja. Sistem juga akan membantu karyawan untuk memiliki sikap disiplin kerja yang lebih baik.
- HRD dapat menghemat banyak waktu monitoring karena sistem yang akan melakukannya secara otomatis. Dengan demikian, HRD bisa fokus untuk mengerjakan tugas-tugas penting lainnya.
Baca Juga: Apa Itu Disiplin Kerja? Apa Saja Faktor yang Mempengaruhinya?
Apa yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memanfaatkan Computer Monitoring?
Perlu Anda tahu, akan ada pro dan kontra ketika perusahaan memutuskan untuk menggunakan sistem computer monitoring ini. Pada bagian sebelumnya kami sudah menjelaskan apa saja keuntungan yang diperoleh perusahaan dengan memanfaatkan aplikasi ini. Sekarang saatnya kita mengulas apa saja yang perlu Anda pertimbangkan saat menggunakan aplikasi atau sistem ini.
Saat pertama kali menggunakan sistem ini, mungkin akan ada beberapa karyawan yang merasa bahwa monitoring dilakukan karena perusahaan tidak mempercayai mereka untuk bertindak secara profesional. Karyawan juga mungkin khawatir bahwa kebiasaan kerja ataupun informasi pribadi sensitif tentang karyawan dapat dikumpulkan, terlebih jika laptop juga digunakan untuk keperluan pribadinya.
Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan harus memiliki tanggung jawab untuk menginformasikan data-data apa saja yang mereka kumpulkan secara transparan. Selain itu, karena karyawan menjadi pihak yang akan dimonitoring atas penggunaan aplikasi atau sistem tersebut, maka mereka juga berhak untuk mengetahui bagaimana cara kerja computer monitoring.
Selanjutnya, perusahaan juga perlu memberikan penjelasan bahwa penggunaan aplikasi monitoring diperlukan tanpa ada niatan buruk. Jelaskan apa tujuan utama dari penggunaan monitoring software tersebut, contohnya seperti untuk penilaian kinerja yang adil atau untuk menjaga produktivitas karyawan agar bisa tetap optimal.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Terkait masalah privasi, sebelum perusahaan menjalankan sistem ini, perusahaan harus melakukan beberapa hal, yaitu:
- Memberi tahu karyawannya dan meminta persetujuan dari karyawan terlebih dahulu. Informasikan bahwa aktivitas yang mereka lakukan selama jam kerja pada perangkat komputer akan dipantau oleh perusahaan.
- Computer monitoring hanya dipasang pada perangkat milik perusahaan.
- Data yang dikumpulkan hanya data-data terkait pekerjaan.
- Pilih sistem computer monitoring yang aman serta menghargai privasi karyawan seperti Dokodemo-Kerja. Aplikasi Dokodemo-Kerja memiliki fitur screen monitoring yang mampu mengambil screenshot layar dengan resolusi yang rendah untuk menghargai privasi penggunanya.
Siap untuk Meningkatkan Produktivitas Karyawan? Manfaatkan Dokodemo-Kerja!
Dokodemo-Kerja merupakan aplikasi HRIS dengan kemampuan computer monitoring terbaik di Indonesia. Aplikasi ini tidak hanya mampu membantu tim HRD dalam mengelola sumber daya manusia di perusahaan, namun juga dapat melakukan proses monitoring secara optimal. Beberapa fitur yang kami sediakan untuk memantau kinerja karyawan adalah sebagai berikut:
1. Absensi online
Dokodemo-Kerja memiliki fitur yang dapat digunakan karyawan untuk melakukan e-absensi di manapun mereka berada. Fitur ini dapat digunakan untuk memantau jam kehadiran karyawan, jam istirahat, ataupun jam karyawan selesai bekerja.
2. Pelacak waktu
Fitur ini dapat digunakan untuk memastikan bahwa seluruh karyawan, baik mereka yang bekerja di kantor atapun dari jarak jauh benar-benar bekerja sesuai dengan total jam kerja harian yang telah ditentukan. Dengan demikian, karyawan yang bekerja dari rumah pun tetap akan terpantau kedisiplinannya.
3. Screen monitoring
Fitur ini termasuk salah satu fitur yang diunggulkan oleh banyak perusahaan untuk memantau aktivitas karyawannya. Fitur screen monitoring Dokodemo-Kerja mampu membuat desktop screenshot pada layar perangkat kerja karyawan. Hasil screenshot tersebut akan disimpan dan dikirimkan ke pihak admin (biasanya HRD).
Jika sistem menemukan terdapat 3 gambar screenshot dengan hasil yang sama, maka sistem akan memberikan informasi kepada pihak admin bahwa karyawan sedang tidak produktif bekerja. Melalui informasi tersebut, tim HRD dapat segera mengingatkan karyawan untuk kembali bekerja.
Selain itu, untuk menjaga privasi karyawan, fitur ini juga hanya akan menampilkan hasil screenshot dalam resolusi yang rendah. Dengan demikian, isi chat rahasia tetap tidak akan bisa dibaca oleh pihak admin.
4. Pelacak GPS
Fitur ini tersedia pada aplikasi Dokodemo-Kerja versi mobile. Perusahaan biasanya memanfaatkan fitur ini untuk memantau produktivitas dari tim sales yang bekerja secara mobile di lapangan. Anda dapat mengetahui tanggal, waktu, dan lokasi yang dikunjungi oleh karyawan. Sistem juga dapat menampilkan fitur berupa titik mulai sampai ke titik akhir untuk menunjukkan rute yang diambil oleh karyawan saat mengunjungi kliennya.
5. Manajemen tugas
Fitur manajemen tugas atau task management adalah fitur untuk memudahkan perusahaan Anda dalam mengelola delegasi tugas. Dengan menggunakan fitur ini, perusahaan Anda dapat mengetahui berapa banyak waktu yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
Beragam fitur yang dimiliki Dokodemo-Kerja akan memudahkan proses manajemen SDM di perusahaan Anda. Silakan hubungi kami atau klik di Fitur Aplikasi HRIS untuk mengetahui fitur-fitur yang kami sediakan.
Anda juga bisa mencoba Dokodemo-Kerja versi demo secara GRATIS di sini.
