Melacak absensi kehadiran karyawan merupakan tugas penting yang perlu dilakukan oleh perusahaan. Jika tidak dilakukan dengan benar perusahaan berpotensi kehilangan kedisiplinan serta produktivitas karyawan.
Jika dibandingkan dengan beberapa tahun yang lalu, sistem kerja di perusahaan sudah mengalami banyak perubahan. Salah satunya adalah tersedianya fleksibilitas bekerja bagi karyawan sehingga mereka dapat bekerja dari rumah dan mengatur jam kerja mereka sendiri.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Secara general, fleksibilitas tersebut tidak hanya membawa beragam keuntungan bagi karyawan namun juga bagi perusahaan. Dengan cara kerja yang fleksibel, karyawan tidak lagi perlu datang ke kantor dalam kondisi yang mengantuk serta terhindar dari stres akibat macet selama perjalanan menuju kantor. Sistem kerja fleksibel juga memungkinkan karyawan untuk bisa mengatur jam kerja mereka sendiri sehingga karyawan dapat menjalankan keperluan pribadi tanpa mengesampingkan tugas-tugas dari perusahaan.
Dari sisi perusahaan, sistem kerja yang fleksibel juga mampu memberikan dampak positif. Beberapa diantaranya seperti mendorong produktivitas karyawan, meningkatkan loyalitas, serta menurunkan biaya operasional.
Meskipun demikian, perlu Anda ingat bahwa menjalankan sistem kerja yang fleksibel bukan berarti perusahaan dapat memberikan kebebasan penuh tanpa adanya peraturan. Perusahaan atau tim HRD tetap harus menjalankan fungsinya untuk menjaga dan memelihara lingkungan kerja yang kondusif. Salah satunya seperti melacak absensi kehadiran karyawan.
Table of Contents
Mengapa Perusahaan Perlu Melacak Absensi Kehadiran Karyawan Remote?
Berikut kami sajikan 5 alasan utama mengapa tim HRD wajib untuk melacak absensi kehadiran karyawan remote.
1. Pemberian gaji yang adil
Pada dasarnya, melacak absensi kehadiran dilakukan untuk menciptakan keadilan bagi seluruh karyawan. Tidaklah adil bagi dua karyawan (jabatan yang sama) untuk mendapat upah yang sama jika salah satu diantaranya mampu bekerja selama 8 jam sehari sedangkan yang lain hanya 5 jam. Hal ini tentu dapat membawa kerugian di perusahaan.
Selain itu, melacak absensi kehadiran karyawan juga membantu perusahaan dalam pemberian upah lembur yang adil. Anda dapat memanfaatkan berbagai jenis aplikasi pelacakan waktu karyawan untuk memastikan bahwa perusahaan memberi kompensasi yang sesuai dengan setiap upaya dan waktu ekstra yang karyawan berikan.
2. Mematuhi peraturan di Indonesia
Perlu Anda ketahui, setiap negara memiliki peraturan masing-masing yang mengatur jam kerja karyawan. Di Indonesia sendiri, aturan jam kerja sudah diatur dalam UU No.13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan dan juga PP No.35 Tahun 2021 yang merupakan bagian dari UU Cipta Kerja.
Dari peraturan tersebut, pemerintah telah menetapkan bahwa setiap perusahaan wajib untuk melaksanakan ketentuan waktu kerja yang diatur di dalamnya yaitu:
- 7 jam dalam sehari atau 40 jam seminggu dengan 6 hari kerja dan 1 hari istirahat.
- 8 jam dalam sehari atau 40 jam seminggu dengan 5 hari kerja dan 2 hari istirahat.
Namun perlu diperhatikan bahwa peraturan diatas dapat disesuaikan kembali dengan kebutuhan industri perusahaan. Dalam peraturan tersebut sudah dijelaskan bahwa terdapat beberapa sektor usaha yang memiliki waktu kerja karyawan kurang dari ketentuan di atas apabila memiliki karakteristik sebagai berikut:
- Pekerjaan yang dapat diselesaikan kurang dari 7 jam dalam sehari serta kurang dari 35 jam dalam seminggu.
- Waktu kerja fleksibel.
- Pekerjaan yang dapat dilakukan di luar lokasi kerja.
Jadi, dengan melacak absensi kehadiran dan melacak total jam kerja karyawan maka Anda dapat memastikan bahwa perusahaan sudah mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Hal ini juga menjadi salah satu alasan penting mengapa perusahaan perlu mulai beralih menggunakan sistem manajemen kehadiran digital. Dengan bantuan teknologi, perusahaan akan lebih mudah untuk mencatat jam kerja masing-masing karyawan secara real time dan lebih akurat.
3. Mengetahui pola kerja karyawan
Alasan lain mengapa melacak absensi karyawan penting untuk dilakukan adalah untuk memahami pola kerja karyawan. Saat karyawan bekerja dari jarak jauh, perusahaan tidak jarang menemui kesulitan untuk memahami pola kerja karyawan. Melalui daftar atau laporan kehadiran karyawan ini, perusahaan akan mengetahui jam berapa karyawan mulai bekerja, jam berapa karyawan beristirahat, serta jam berapa karyawan selesai bekerja. Dengan demikian, perusahaan dapat mengatur jadwal tim untuk memastikan bahwa kolaborasi atau kerjasama tim tetap dapat berjalan dengan lancar meskipun mereka menerapkan sistem kerja fleksibel atau kerja remote sekalipun.
4. Memantau kedisiplinan karyawan
Keterlambatan karyawan menjadi salah satu masalah yang sering terjadi di dalam perusahaan dan perlu untuk segera diatasi. Selain menunjukan ketidakdisiplinan, keterlambatan karyawan juga dapat menyebabkan gangguan pada tim sehingga mempengaruhi penurunan produktivitas secara keseluruhan.
Dengan melacak absensi kehadiran karyawan, perusahaan dapat melihat daftar karyawan yang sering terlambat bekerja. Melalui data tersebut, tim HRD dapat segera memberikan teguran dan melacak apakah karyawan sudah melakukan perbaikan.
5. Bukti Kerja untuk klien
Memiliki daftar absensi kehadiran karyawan yang akurat juga dapat Anda manfaatkan sebagai bukti bahwa karyawan Anda benar-benar mengerjakan pekerjaan yang ditugaskan. Di Dokodemo-Kerja terdapat fitur Task Management yang memungkinkan perusahaan untuk melacak tugas apa saja yang dikerjakan oleh karyawan dan memantau berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
Jadi, apabila klien meminta bukti apakah karyawan Anda mengerjakan proyek klien, maka Anda dapat memberikan data tersebut.
Baca Juga: 5 Fungsi Aplikasi Absensi Mobile dalam Mengelola Tim Sales
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Tips Meningkatkan Absensi Kehadiran Karyawan
Menawarkan sistem kerja remote atau jam kerja yang fleksibel pada dasarnya menjadi salah satu cara efektif untuk meningkatkan kesejahteraan dan kehadiran karyawan. Namun jika Anda membutuhkan tips-tips lain untuk meningkatkan absensi kehadiran karyawan, maka Anda bisa mempertimbangkan untuk mencoba beberapa tips berikut:
1. Buat kebijakan dengan jelas
Mengelola karyawan yang bekerja dengan sistem kerja remote bukan berarti Anda bisa memberikan kebebasan penuh kepada mereka. Untuk meningkatkan absensi kehadiran karyawan, perusahaan dapat membuat kebijakan dengan jelas. Sebagai contoh, Anda dapat membuat kebijakan yang menyatakan bagaimana karyawan harus melaporkan ketidakhadiran, bagaimana perusahaan Anda akan menindaklanjuti ketidakhadiran yang tidak disetujui , serta apa konsekuensi dari ketidakhadiran yang berlebihan.
2. Segera atasi ketidakhadiran tanpa izin
Ketika Anda melihat ketidakhadiran atau keterlambatan yang berlebihan maka Anda perlu segera mengatasinya. Perlu Anda ingat, mengatasi ketidakhadiran bukan tidak sebatas pemberian sanksi. Pada tahap ini Anda juga perlu memahami dan memberikan solusi kepada karyawan.
Cari tahu alasan di balik ketidakhadiran mereka dan jika memungkinkan berikan solusi untuk mengatasi hal tersebut. Sebagai contoh, karyawan seringkali datang terlambat karena bangun terlalu siang. Sebagai solusinya, perusahaan dapat mengatur kembali jam masuk kerja karyawan agar mereka tidak lagi datang terlambat. Pada sistem kerja fleksibel, tentu hal tersebut sangat memungkinkan untuk dilakukan.
3. Mendorong keterlibatan karyawan
Cara lain untuk meningkatkan absensi kehadiran karyawan adalah dengan membuat karyawan lebih berkomitmen terhadap perusahaan Anda. Untuk menciptakan hal tersebut, maka perusahaan perlu memelihara sistem komunikasi internal yang efisien di mana karyawan dapat mengikuti apa yang terjadi di perusahaan, menyarankan perbaikan, melaporkan masalah, dan lain-lain. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan program pelatihan untuk pengembangan karyawan serta memberikan jenjang karir yang jelas.
Baca Juga: Tips Menggunakan Absensi Elektronik untuk Mengelola Karyawan
Baik perusahaan dengan sistem fleksibel atau sistem konvensional, melacak absensi kehadiran karyawan merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Untungnya, saat ini sudah ada berbagai jenis aplikasi manajemen kehadiran yang mampu mengukur, mencatat, dan memantau kehadiran karyawan secara digital. Salah satunya adalah Dokodemo-Kerja.
Melalui aplikasi ini, perusahaan tidak akan lagi repot mencatat kehadiran karyawan secara manual karena sistem yang akan melakukannya untuk Anda. Dengan hanya beberapa kali klik, Anda bisa memperoleh report kehadiran, keterlambatan, serta total jam kerja harian/mingguan karyawan.
Tidak hanya itu saja, Dokodemo-Kerja juga dilengkapi dengan berbagai fitur lain yang memudahkan tim HRD dalam mengelola karyawannya seperti GPS tracker, task management, pengelolaan cuti, dan lain-lain.
Jika Anda tertarik untuk beralih ke sistem digital untuk mengelola daftar kehadiran karyawan Anda, silakan gunakan Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini akan mempermudah tugas manajemen karyawan Anda!
Informasi lebih lanjut silakan klik di sini atau Hubungi Kami.
