Mengenal Teknik Pomodoro, Strategi Tingkatkan Fokus & Produktivitas Kerja

Teknik Pomodoro adalah suatu cara yang banyak dipergunakan oleh para karyawan untuk mengelola waktu yang mereka miliki agar bisa fokus dan produktif ketika bekerja. Secara garis besar, teknik ini dilakukan dengan cara membagi waktu menjadi beberapa interval/sesi waktu sehingga Anda tidak akan mengalami kelelahan ketika bekerja. Simak penjelasan selengkapnya di artikel berikut ini.

Seperti yang kita tahu, tugas dari atasan atau dari rekan kerja yang menumpuk seringkali datang secara terus menerus sehingga membuat karyawan menjadi kewalahan (overwhelmed) untuk menanganinya. Hal tersebut tidak jarang membuat karyawan menjadi sulit berkonsentrasi, kelelahan, hingga pada akhirnya membawa dampak buruk bagi produktivitasnya. Untuk mengatasi hal tersebut, sebenarnya ada beberapa cara yang bisa diterapkan, salah satunya adalah dengan melakukan manajemen waktu dengan teknik Pomodoro.

Saat ini, teknik Pomodoro menjadi strategi manajemen waktu yang populer. Teknik ini membantu merencanakan beban kerja dengan lebih baik sehingga karyawan bisa lebih fokus saat bekerja. Bahkan, teknik ini akan menjaga karaywan agar tidak merasa kelelahan karena bekerja. 

Apa itu Teknik Pomodoro?

Teknik Pomodoro adalah strategi atau metode manajemen waktu yang dibuat pada awal 1990-an oleh Francesco Cirillo. Metode ini ditemukan saat dia berada di masa study-nya karena kesulitan untuk fokus dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Memahami bahwa dirinya merasa kewalahan,  Francesco Cirillo kemudian mencoba berkomitmen agar bisa fokus hanya selama 10 menit saat belajar. Di sisi lain, ketika dia membuat komitmen tersebut, dia menemukan sebuah timer berbentuk tomat atau juga dikenal dengan istilah Pomodoro dalam bahasa Italia. Dari sinilah, teknik Pomodoro mulai hadir dan digunakan banyak orang.

Pada dasarnya, teknik Pomodoro adalah teknik manajemen waktu yang cukup sederhana. Dengan teknik ini, Anda bisa memiliki jeda untuk beristirahat setelah fokus bekerja dalam durasi waktu tertentu. Teknik Pomodoro juga memungkinkan Anda untuk bisa mengelola waktu menjadi beberapa sesi sehingga Anda tidak terlalu keras saat bekerja sehingga tidak mengalami kelelahan. Pada akhirnya, teknik ini akan membuat Anda bisa tetap konsentrasi saat bekerja. 

Baca Juga: Top Aplikasi Absensi Online untuk Pegawai, Lacak Kehadiran Jadi Mudah

Bagaimana Cara Melakukan Teknik Pomodoro?

1. Buat daftar tugas yang akan dikerjakan atau diselesaikan

Agar teknik Pomodoro bisa berjalan seefektif mungkin, Anda bisa memulainya dengan mempersiapkan daftar tugas yang akan dikerjakan atau diselesaikan hari ini. Saat membuat daftar isi, pikirkan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Sebagai contoh, untuk satu tugas mungkin Anda akan membutuhkan Pomodoro 25 menit penuh. Contoh lain, jika Anda memiliki tiga tugas yang bisa diselesaikan dalam waktu yang singkat maka Anda bisa mengelompokkan tugas-tugas tersebut pada 1 sesi Pomodoro.

Estimasi waktu ini tidak harus sempurna. Hal ini hanya dibutuhkan sebagai perkiraan waktu agar selama satu sesi Pomodoro tidak ada kekosongan aktivitas dan bisa benar-benak digunakan untuk bekerja.

2. Atur timer selama 25 menit

Selanjutnya, Anda bisa memanfaatkan aplikasi time dan atur waktu selama 25 menit. Saat ini sebenarnya sudah ada banyak aplikasi yang bekerja dengan time tracker seperti pada metode Pomodoro. Meskipun demikian, tidak masalah jika Anda ingin menggunakan timer digital dari smartphone atau timer analog.

3. Fokus selesaikan tugas hingga timer berbunyi

Setelah mengatur timer, Anda harus mengerjakan tugas yang telah Anda pilih selama 25 menit. Pastikan selama sesi ini, Anda bisa benar-benar fokus bekerja tanpa ada gangguan yang bisa membuat Anda keluar jalur seperti membuka handphone atau mengobrol dengan rekan kerja Anda. Jika ternyata, Anda berhasil menyelesaikan tugas sebelum timer berbunyi, Anda bisa memanfaatkan sisa waktu yang dimiliki untuk melakukan aktivitas yang berguna lainnya. Contohnya seperti memeriksa dan merapikan hasil pekerjaan yang sudah diselesaikan sebelumnya, atau melakukan hal-hal yang berguna untuk mengasah keterampilan Anda.

4. Nikmati waktu istirahat Anda selama lima menit

Ketika timer Pomodoro berbunyi setelah berjalan dalam durasi 25 menit, maka sekarang Anda bisa beristirahat selama 5 menit. Anda bisa memanfaatkan waktu ini untuk ke kamar kecil, mengambil camilan, atau mengisi botol air minum. Apabila Anda bekerja dengan sistem Work From Home, Anda juga bisa manfaatkan jeda waktu ini untuk bermain dengan hewan peliharaan Anda.

Selain itu, perlu Anda ketahui, saat Anda mendapatkan waktu untuk beristirahat, sebaiknya istirahatkan mata Anda. Jadi, jika memungkinkan hindari melihat layar laptop saat Anda berada di waktu istirahat ini. 

5. Lakukan lagi tahap-tahap sebelumnya

Saat memulai sesi Pomodoro yang baru, Anda bisa melakukan tahap 1 sampai 4 yang sudah kami sebutkan sebelumnya. Nah, jika Anda sudah berhasil melewati 4 sesi Pomodoro, maka Anda berhak untuk mendapatkan jeda istirahat dengan durasi yang lebih lama yaitu sekitar 20 hingga 30 menit. Manfaatkan durasi istirahat panjang ini untuk melakukan aktivitas-aktivitas di luar pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih lama. Contohnya seperti makan siang, pergi keluar membeli camilan, atau yang lain.

Baca Juga: Tantangan Manajemen Waktu dan Cara untuk Mengatasinya

Mengapa Teknik Pomodoro Efektif Meningkatkan Fokus pada Karyawan?

Strategi manajemen waktu ini dapat membantu karyawan untuk bisa lebih fokus saat bekerja. Hal ini bisa dicapai karena beberapa alasan sebagai berikut.

1. Menghilangkan kebiasaan multitasking 

Saat Anda menggunakan teknik Pomodoro saat menyelesaikan tugas, Anda dapat menghentikan kebiasan multitasking. Sebagian besar orang memang beranggapan bahwa keterampilan multitasking baik bisa membantu menyelesaikan tugas-tugas secara efisien. Namun sebenarnya, multitasking dapat membuat kualitas hasil pekerjaan menurun. Hal tersebut disebabkan karena karyawan tidak dapat fokus menyelesaikan tugas secara satu per satu. Berbeda dengan metode Pomodoro, pada teknik ini Anda diharuskan untuk mendedikasikan satu sesi waktu untuk fokus menyelesaikan suatu tugas. 

2. Mengurangi atau mencegah kelelahan

Seperti yang kita tahu, saat bekerja tentu tugas-tugas akan terus berdatangan tanpa ada habisnya. Saat Anda kewalahan untuk menangani tugas-tugas tersebut, Anda tentu akan merasa kelelahan. Oleh karena itulah, manajemen waktu diperlukan. 

Dengan mempraktikkan teknik Pomodoro, Anda tidak hanya terdorong untuk lebih sering beristirahat namun juga fokus untuk bekerja. Dengan demikian, Anda dapat terhindar dari stres dan kelelahan tanpa mengesampingkan kualitas pekerjaan Anda.

3. Mengurangi kebiasaan menunda pekerjaan

Saat bekerja, terkadang ada berbagai hal yang membuat fokus kita menjadi teralihkan sehingga pekerjaan menjadi tertunda. Tetapi dengan teknik Pomodoro ini, Anda bisa menghindari kebiasaan tersebut. Bekerja dengan sesi waktu yang sudah ditentukan sebelumnya dapat memicu rasa urgensi sehingga dapat membantu Anda untuk mengurangi kebiasaan menunda pekerjaan. 

Contoh Aplikasi Pomodoro Timer yang Dapat Digunakan

1. Pomodor (Web)

Aplikasi Pomodor adalah timer Pomodoro berbasis website yang minimalis dan cukup bagus untuk digunakan siapa saja yang ingin mencoba teknik Pomodoro. Untuk menggunakan aplikasi ini, Anda cukup menekan tombol “Play” dan sistem akan mulai menghitung sesi Pomodoro. 

2. Marinara Timer (Web)

Teknik Pomodoro adalah praktik produktivitas untuk pribadi. Meskipun demikian, teknik tersebut sebenarnya juga cukup efektif untuk digunakan sekelompok kecil orang yang bekerja bersama-sama. Anda dapat bekerja selama 25 menit, kemudian menghabiskan 5 menit jeda untuk mendiskusikan apa yang sudah dikerjakan. Nah, jika Anda membutuhkan timer Pomodoro yang bisa digunakan oleh tim, maka Marinara Timer (berbasis website) bisa Anda gunakan.

3. Forest (iOS, Android)

Apabila Anda mencari time Pomodor untuk iOS atau Android, Anda bisa menggunakan aplikasi bernama Forest. Aplikasi ini memiliki konsep yang unik. Ketika Anda berhasil menyelesaikan sesi Pomodoro, Anda bisa melihat sebuah benih tumbuh menjadi pohon dari layar smartphone. Namun, jika Anda meninggalkan aplikasi selama sesi kerja untuk melakukan hal-hal lain seperti memeriksa Instagram maka pohon tersebut akan layu dan mati.

Dokodemo-Kerja Bantu Manajemen Waktu yang Baik pada Karyawan

Selain menggunakan teknik dan aplikasi Pomodoro, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi SISDM di Indonesia, seperti Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini dapat memudahkan karyawan dalam mengelola waktu kerjanya dengan baik dan fleksibel.

Dengan Dokodemo-Kerja, pihak perusahaan bisa memahami kebiasaan dan pola kerja karyawannya. Perusahaan atau tim HRD juga dapat memantau total jam kerja harian karaywan serta memperoleh info mengenai berapa lama waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.

Secara garis besar, Dokodemo-Kerja menyediakan beragam fitur seperti berikut:

• Task management: fitur untuk mengelola tugas seperti mendelegasikan siapa saja yang terlibat dalam pengerjaan tugas tersebut.

• Time tracker: pelacak waktu untuk menghitung total kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan. Fitur ini juga dapat menghitung berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang telah didelegasikan sebelumnya.

• Screen Monitor: fitur ini akan membuat tangkapan layar atau screenshot di layar perangkat desktop karyawan. Dengan demikian, tim HRD dapat melihat apakah karyawan menghabiskan jam kerjanya untuk hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan mereka, contohnya seperti bermain media sosial, game online, atau yang lain. Meskipun demikian, hasil screenshot yang diterima sistem memiliki resolusi rendah untuk menjaga privasi penggunanya. 
• Attendance Management: Dokodemo-Kerja juga memiliki fitur absensi digital yang mudah digunakan cukup menekan tombol “Start” dan “Stop”.

Gunakan Dokodemo-Kerja sekarang juga dan tingkatkan produktivitas karyawan Anda. Silakan pelajari fitur-fitur Dokodemo-Kerja di sini.