Apa Saja Tugas General Affair? Pelajari Penjelasan Selengkapnya di Sini

Tugas General Affair atau GA adalah sebagai supporting unit yang mengurus berbagai keperluan di perusahaan. Untuk mengetahui job description General Affair officer secara lebih lengkap, silakan simak terus artikel kami berikut.

General Affair atau GA memiliki peran penting untuk mendukung produktivitas karyawan. Tanpa adanya dukungan dari tim GA, karyawan bisa kesulitan untuk menyelesaikan tugas-tugas maupun tanggung jawabnya.

Seperti yang kita ketahui, saat ini banyak perusahaan yang sering menggabungkan GA dan HR dalam satu divisi sehingga banyak orang sering beranggapan bahwa kedua profesi tersebut memiliki tugas yang sama. Padahal, GA dan HR mempunyai tanggung jawab yang berbeda. Selain itu, beberapa orang juga beranggapan bahwa General Affair memiliki tugas yang sama dengan Purchasing namun sebenarnya tugas kedua tim tersebut juga tidak dapat dianggap sama. 

Nah, agar Anda bisa lebih memahami apa itu General Affair beserta tugas-tugas utamanya, berikut penjelasan selengkapnya untuk Anda. Yuk, simak!

Baca Juga: Sistem Informasi Sumber Daya Manusia: Pengertian dan Fungsinya

Apa Itu General Affair?

General affair adalah suatu profesi yang memiliki tanggung jawab untuk mengurus segala kegiatan operasional yang terjadi dalam perusahaan. General Affair akan menjadi  supporting unit yang dibutuhkan perusahaan untuk mengurus keperluan perusahaan. Biasanya, posisi GA akan berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional di dalam sebuah perusahaan. Namun untuk perusahaan dengan struktur organisasi yang sederhana atau perusahaan kecil, pada umumnya General Affair akan digabung dengan divisi HRD. Bahkan beberapa perusahaan akan menggabungnya dengan divisi purchasing.

Perbedaan General Affair dengan HR

Seperti yang sudah kami sampaikan sebelumnya, HR dan General Affair sering digabung dan berada di satu divisi HRGA untuk efisiensi. Meskipun demikian, pada praktiknya setiap staf baik itu HR ataupun General Affair akan tetap mengerjakan tanggung jawabnya masing-masing dan tidak bisa dicampuradukkan.

Beberapa orang mungkin beranggapan bahwa tugas General Affair dan HR sama karena melihat tim General Affair mengurus SDM yang ada di perusahaan. Padahal, perlu Anda ketahui bahwa SDM yang dikelola oleh tim General Affair berbeda dengan tim HR. Mereka pada umumnya mengelola tenaga kerja dari perusahaan outsourcing seperti office boy, security, customer service, web developer, atau yang lain.

Jadi, mereka hanya mengurus perihal penyediaan jasa dari pihak ketiga seperti perusahaan IT outsourcing yang digunakan oleh perusahaan. Berbeda dengan tugas HR yang secara garis besar melakukan manajemen SDM di perusahaannya.

Perbedaan GA dengan Purchasing

Tugas General Affair juga sering dianggap sama dengan tugas tim Purchasing. Walau kedua tim ini sama-sama mengurus keperluan operasional perusahaan namun area yang dikerjakan berbeda. Tim Purchasing bertanggung jawab untuk melakukan purchasing seperti pembelian barang dan fasilitas untuk kebutuhan perusahaan. Sedangkan tugas General Affair adalah procurement atau pengadaan barang serta menjaga dan memastikan bahwa fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan dapat berfungsi dengan baik.

Perbedaan utama antara procurement/pengadaan barang dan purchasing/pembelian ada di tujuannya. Saat melakukan tugas pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan , tim General Affair akan melakukan proses identifikasi terlebih dahulu seperti mencari tahu kebutuhan apa yang harus segera dipenuhi, kemampuan finansial perusahaan, dan lain-lain. Nah, selanjutnya tim purchasing akan bertanggung jawab untuk melakukan pembelian. 

Keterampilan yang Perlu Dikuasai General Affair

Untuk bisa menjadi seorang staf GA, terdapat beberapa keterampilan yang perlu dikuasai. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Memiliki keterampilan administratif dan manajemen yang baik.
2. Keterampilan komunikasi dan bernegosiasi yang baik.
3. Problem solving
4. Memiliki kemampuan untuk menyusun dan mencatat pembelian serta perawatan dengan transparan.
5. Keterampilan untuk pengadaaan barang

Baca Juga: Rekomendasi Software HR Terbaik untuk Mengelola Karyawan

Tanggung jawab & Tugas General Affair di Perusahaan

1. Melakukan pengadaan barang atau fasilitas di perusahaan

General Affair memiliki tugas untuk melakukan pengadaan barang atau fasilitas perusahaan. Saat menjalankan tanggung jawabnya, Generaal Affair akan melakukan identifikasi kebutuhan, pengajuan, pemilihan supplier, hingga pengadaan barang dilakukan. Selanjutnya, General Affair akan membuat laporan pertanggungjawaban atau LPJ untuk setiap pengadaan barang secara terperinci.

2. Membina hubungan yang baik dengan pihak eksternal

Seperti yang kita tahu saat menjalankan tugas pengadaan barang, tim General Affair akan berkomunikasi dengan banyak pihak eksternal baik itu vendor atau supplier. Jadi, tugas General Affair yang selanjutnya adalah menjaga hubungan dengan pihak eksternal tersebut agar tetap terjalin dengan baik sehingga proses pengadaan barang dapat berjalan lancar.

Perlu diketahui, tanggung jawab General Affair dalam membina hubungan dengan pihak eksternal tidak hanya mencakup pada proses komunikasi yang baik saja. Tim GA juga harus memastikan bahwa perusahaan melakukan pembayaran kepada pihak eksternal/vendor secara tepat waktu untuk setiap fasilitas yang digunakan. 

Hal ini diperlukan karena hubungan yang baik dengan pihak eksternal secara tidak langsung akan berdampak pada kelancaran operasional di perusahaan. Sebagai contoh, ketika perusahaan memiliki complaint terkait barang atau fasilitas yang disediakan pihak vendor, maka tim GA dapat segera menghubungi pihak vendor untuk mendapatkan bantuan. Selain itu, menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal juga berpengaruh pada citra/image perusahaan.  

3. Mengurus hal-hal terkait perizinan di perusahaan

Tugas General Affair selanjutnya adalah mengurus hal-hal yang berkaitan dengan perizinan di perusahaan. Jadi mereka akan membantu mengurus berbagai bentuk perizinan yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Contohnya seperti perizinan untuk membuka/mengadakan kantor cabang baru, perizinan kepada pihak kepolisian saat akan mengadakan event besar di tempat umum, dan lain-lain.

4. Menjaga kondisi kerja yang kondusif

General Affair juga memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menjaga agar karyawan dapat bekerja secara kondusif. Untuk mewujudkannya, selain melakukan pengadaan barang tim, GA juga akan melakukan beberapa hal lain seperti manajemen inventaris atau manajemen aset, menyediakan kebutuhan operasional harian, mengatur akomodasi karyawan untuk perjalanan bisnis, dan lain-lain.

Seperti yang kita ketahui, kondisi atau lingkungan kerja yang kondusif pada akhirnya akan membawa dampak positif pada produktivitas karyawan sehingga perusahaan bisa menghasilkan keuntungan. Oleh karena itulah, peran General Affair sangat diperlukan di perusahaan. 

Baca Juga: Penjelasan Job Desc & Tugas Admin HRD Perusahaan, Baca di Sini!

Kelola Produktivitas Karyawan Dengan Bantuan Aplikasi Dokodemo-Kerja

Mengingat pentingnya produktivitas karyawan bagi perusahaan, sudah seharusnya jika perusahaan-perusahaan mulai berinvestasi pada sistem canggih yang dapat membantu memonitor kinerja karyawannya. Salah satunya sistem tersebut adalah aplikasi HRIS Dokodemo-Kerja.

Aplikasi ini dirancang secara khusus untuk menjaga serta meningkatkan produktivitas karyawan. Berikut adalah beberapa fungsionalitas yang tersedia di dalamnya:

• absensi online: mencatat daftar kehadiran karyawan secara online
• manajemen cuti: mencatat, memperbarui, dan mengelola cuti karyawan
• manajemen tugas: fitur untuk memonitor tugas yang sedang dikerjakan karyawan
• pelacak waktu: fitur untuk menghitung waktu kerja karyawan
• screen monitoring: fitur yang berfungsi untuk memonitor screen pada perangkat desktop karyawan

Silakan hubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut mengenai aplikasi HRIS Dokodemo-Kerja ini. Anda juga bisa mengunjungi link berikut Aplikasi Kerja Remote untuk mengetahui detail fungsionalitas yang ditawarkan oleh Dokodemo-Kerja.