Mengenal Tugas Staff Personalia & Kualifikasinya di Perusahaan

Tugas staff personalia adalah melaksanakan berbagai kegiatan yang berhubungan dengan hal-hal administratif karyawan seperti mengelola database karyawan, payroll, cuti, absensi, kompensasi, dan lain-lain. Pada artikel berikut kami akan menginformasikan tugas dari staff personalia secara lebih lengkap sekaligus klasifikasinya.

Perusahaan dengan karyawan berskala besar memang akan memiliki beberapa tim yang bertanggung jawab untuk mengelola tenaga kerja di dalamnya. Hal tersebut dibutuhkan karena ada banyak hal yang perlu dilakukan selama karyawan melalui employee life cycle di perusahaan tersebut, mulai dari adanya ketertarikan untuk melamar pekerjaan di perusahaan, mengikuti proses seleksi dan rekrutmen, on boarding, hingga akhirnya memilih untuk melakukan pemutusan kerja.

Perlu Anda ketahui, pada praktik bisnis modern, perusahaan akan menganggap bahwa karyawan atau tenaga kerja merupakan aset berharga yang perlu dikelola dan dikembangkan. Hal ini terjadi karena tanpa adanya tenaga kerja yang berkualitas, perusahaan akan kesulitan untuk menjalankan bisnisnya. Akibatnya perusahaan tidak bisa berkembang dan tidak mampu menghasilkan keuntungan. Oleh karena itulah, divisi HRD di perusahaan saat ini menjadi semakin berkembang. 

Apa yang Dimaksud dengan Personalia di Dalam Perusahaan?

Sebelum kita memahami tugas staff personalia, ada baiknya jika kita memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan personalia. Secara garis besar, personalia adalah adalah suatu departemen di perusahaan yang melakukan serangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan lebih berfokus pada hal-hal administratif guna mengatur hubungan kerja yang baik antara perusahaan dengan karyawan-karyawannya.

Perlu Anda ketahui bahwa ruang lingkup kerja personalia berbeda dengan Human Resource Development (HRD). Jika personalia berhubungan dengan bidang administratif karyawan, maka HRD memiliki ruang lingkup kerja yang lebih luas karena mereka mengurus semua hal yang berkaitan dengan kepegawaian mulai dari proses rekrutmen dimulai sampai proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).

Meskipun demikian, HRD dan personalia saling berkaitan. Sebagai contoh, ketika staff personalia mengawasi kedisiplinan karyawan seperti dengan membuat daftar absensi online karyawan maka hal tersebut dapat berguna untuk proses evaluasi kinerja karyawan yang dilakukan oleh tim HRD. 

Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Absensi Digital Terbaik untuk Perusahaan Anda

Mengapa Manajemen Personalia Penting?

Manajemen personalia perlu dilakukan karena memiliki berbagai fungsi penting bagi perusahaan. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan

Manajemen personalia dapat membantu menentukan proses perencanaan agar perusahaan bisa mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Sebagai contoh staff personalia akan membantu perusahaan dalam merencanakan anggaran pengelolaan karyawan.

2. Pengorganisasian

Fungsi manajemen personalia yang selanjutnya adalah pengorganisasian. Staff personalia di perusahaan Anda dapat membantu memastikan bahwa struktur kepegawaian sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis baik untuk saat ini atau di masa depan.

3. Kepegawaian

Point ini berkaitan dengan proses kepegawaian seperti pengadaan tenaga kerja. Staff personalia juga akan bertanggung jawab untuk menemukan kandidat yang memenuhi syarat untuk posisi yang terbuka di suatu perusahaan contohnya seperti dengan mengidentifikasi peluang untuk transfer atau promosi jabatan yang bisa diberikan kepada karyawan.

4. Memotivasi

Selanjutnya, fungsi manajemen personalia adalah untuk menciptakan dan menjaga lingkungan kerja yang positif. Hal ini bisa dilakukan dengan memberikan sistem kerja yang fleksibel, memberikan kompensasi atau tunjangan, menyediakan media komunikasi yang baik, dan lain-lain. 

5. Mengontrol

Staff personalia juga akan membantu mengontrol kinerja karyawan perusahaan. Sebagai contoh, staff personalia akan mengontrol siapa saja karyawan yang datang terlambat, kuota cuti karyawan, dan lain-lain.

Baca Juga: Pengertian Manajemen SDM Menurut Para Ahli dan Tujuannya, Cek di Sini!

Apa Tugas Staff Personalia?

Dari penjelasan sebelumnya, dapat kita ketahui bahwa staff personalia adalah pegawai yang berada di departemen personalia. Mereka memiliki tugas dan tanggung jawab untuk melakukan manajemen personalia yaitu mengerjakan tugas-tugas administratif dan pencatatan yang berkaitan dengan employee life cycle karyawan di perusahaan. Mereka juga bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan kebijakan sumber daya manusia, menangani hubungan karyawan, serta mengurus masalah-masalah kepegawaian. Beberapa contoh dari tugas staff personalia adalah mengelola absensi, melakukan pembayaran kompensasi, mengelola pencatatan cuti tahunan, dan masih banyak lagi.

Untuk melakukan tugas-tugas tersebut, staff personalia bisa bekerja sendiri atau dengan tim. Agar Anda bisa memahami dengan lebih baik apa saja tugas dari staff personalia, berikut kami sajikan rinciannya untuk Anda. Namun sebelumnya perlu Anda pahami bahwa masing-masing staff personalia di suatu perusahaan tentu memiliki tugas-tugas yang kemungkinan berbeda. Meskipun demikian, secara garis besar tugas staff personalia sama.

Tugas staff personalia adalah sebagai berikut 

• mengelola database karyawan seperti data identitas karyawan.
• memantau pelaksanaan prosedur operasional kepegawaian seluruh karyawan
• mengelola benefit yang diterima karyawan seperti asuransi kesehatan, asuransi ketenagakerjaan, reimbursement, dan lain-lain
• mengelola administrasi terkait pajak dan payroll 
• melakukan proses pembayaran gaji bulanan
• membuat surat-surat perjanjian kerja atau surat-surat yang berhubungan dengan karyawan
• mengelola daftar kehadiran karyawan atau absensi mulai dari jam masuk, jam istirahat, jam pulang, serta total jam kerja karyawan
• mengelola data terkait cuti karyawan
• mengurus data karyawan resign
• sosialisasi dan koordinasi terkait kebijakan perusahaan
• memastikan kebijakan perusahaan mematuhi UU ketenagakerjaan
• berkomunikasi dengan karyawan di perusahaan untuk memberikan perhatian dan membangun lingkungan kerja yang positif sehingga mereka dapat meningkatkan produktivitas
• memantau produktivitas karyawan di perusahaan
• mengatur pinjaman karyawan

Kualifikasi Staff Personalia, Apa yang Dibutuhkan untuk Menjadi Staff Personalia?

Setelah Anda memahami apa itu staff personalia dan tugas-tugas utamanya, mungkin Anda tertarik untuk menekuni profesi ini. Berikut adalah beberapa contoh kualifikasi yang diperlukan untuk menjadi staff personalia:

• memiliki pengetahuan di bidang personalia
• memahami undang-undang ketenagakerjaan di Indonesia
• memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dan bernegosiasi dengan baik
• menguasai administrasi perkantoran (terkait kepegawaian)
• mampu menggunakan Microsoft Office atau Google Sheets
• memiliki kemampuan berorganisasi dan manajemen waktu yang baik
• dapat menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) menjadi point plus

Tips Mengelola Pekerjaan Administrasi Personalia Secara Efektif

Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, staff personalia akan mengerjakan tugas-tugas administrasi kepegawaian di perusahaannya. Meskipun terdengar cukup sederhana namun tugas tersebut cukup rumit mengingat Anda harus mencatat banyak data dan perhitungan seperti data absensi, cuti karyawan, jam kerja karyawan dan masih banyak lagi. Selain itu, jika perusahaan Anda memiliki banyak karyawan, tugas personalia juga akan memakan banyak waktu. Untungnya, saat ini teknologi sudah semakin maju dan aplikasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) telah hadir untuk menyederhanakan tugas tersebut.

Secara garis besar, SISDM adalah perangkat lunak yang dipergunakan untuk mengorganisir dan mengelola data SDM di perusahaan. Perusahaan dapat memanfaatkan sistem ini untuk menyimpan, memproses, atau mengelola data karyawan dengan mudah secara online. Selain itu, SIDM yang komprehensif juga memungkinkan Anda untuk menyimpan seluruh data karyawan dari berbagai cabang perusahaan pada satu pusat data. Dengan demikian, proses pengelolaan data karyawan bisa lebih mudah untuk dilakukan.

Salah satu contoh aplikasi SISDM di Indonesia adalah Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini sudah digunakan oleh banyak staff personalia untuk mempermudah proses pengelolaan data karyawan. Berikut adalah beberapa fitur yang disediakan oleh Dokodemo-Kerja untuk membantu tugas-tugas staff personalia di perusahaan Anda:

E-absensi atau absensi digital

Fitur ini dapat digunakan untuk mencatat daftar absensi karyawan. Sistem juga secara akurat mencatat jam kehadiran, jam istirahat, serta jam pulang karyawan.

Time tracker

Dengan fitur ini, staff personalia dapat memantau apakah karyawan Anda sudah bekerja sesuai dengan jam kerja yang ditetapkan oleh pemerintah dalam UU ketenagakerjaan yaitu 40 jam dalam seminggu.

Day off management

Fitur ini dapat digunakan oleh staff personalia untuk memperbarui kuota cuti karyawan. Selain itu, melalui fitur ini karyawan juga bisa mengajukan cuti dengan mudah dan melihat sisa cuti tahunan secara mandiri tanpa harus berulang kali menanyakannya kepada tim personalia perusahaan Anda.

Employee Self Service (ESS)

Untuk mempermudah tugas-tugas staff personalia, Dokodemo-Kerja juga menyediakan fitur Employee Self Service di mana karyawan bisa melakukan tugas-tugas HR dasar seperti melihat total jam kerja sendiri, melihat total jam kerja lembur, dan lain-lain.

Screen monitoring

Untuk mengawasi kedisiplinan karyawan, Dokodemo-Kerja juga dilengkapi fitur screen monitoring. Fitur ini sangat berguna jika perusahaan Anda menerapkan sistem kerja remote atau Work From Home karena aplikasi dapat membantu mengawasi kinerja karyawan darimanapun lokasi mereka bekerja. Fitur screen monitoring ini akan membuat desktop screenshot pada waktu acak untuk melihat apa saja aktivitas yang dilakukan oleh karyawan Anda selama jam kerja. 

Nah, dapat dipahami bahwa meskipun tugas staff personalia cukup rumit namun dengan pemanfaatan teknologi yang tepat maka tugas-tugas tersebut bisa diselesaikan secara lebih efektif dan efisien. Jika Anda tertarik untuk menggunakan Dokodemo-Kerja atau ingin mengetahui fitur-fitur lain yang dimiliki oleh SISDM ini silakan klik Fitur Aplikasi Dokodemo-Kerja. Kami juga dapat memberikan pembuatan fitur custom sehingga aplikasi dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Silakan hubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut mengenai aplikasi ini.