Virtual office adalah sebuah layanan yang memungkinkan karyawan dan pemilik bisnis untuk bekerja dari jarak jauh. Tidak heran jika saat ini banyak perusahaan yang menggunakan virtual office melihat banyak karyawannya yang bekerja dengan sistem kerja remote atau Work From Home.
Pandemi Covid-19 yang muncul pada awal tahun 2020 telah membuat sistem kerja remote atau Work From Home menjadi semakin populer. Banyak perusahaan yang pada akhirnya mau mengaplikasikan sistem kerja jarak jauh ini untuk menjaga kesehatan pada karyawannya. Selain itu, Work From Home juga memungkinkan aktivitas bisnis tetap dapat dijalankan dengan lancar meskipun karyawan bekerja di luar area gedung perkantoran.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Setelah hampir dua tahun berjalan, tidak sedikit perusahaan yang mampu menjalankan sistem kerja modern ini dengan sukses. Akibatnya, banyak perusahaan yang mulai mempertimbangkan penggunaan virtual office atau kantor virtual karena karyawannya bekerja di lokasinya masing-masing.
Jika perusahaan Anda saat ini juga sedang mempertimbangkan untuk menggunakan kantor virtual, berikut kami sajikan penjelasan selengkapnya mengenai apa itu virtual office.
Table of Contents
Apa Itu Virtual Office?
Kantor virtual atau virtual office adalah layanan yang memungkinkan pemilik bisnis untuk memiliki alamat kantor yang bisa digunakan sebagai alamat legal bisnis tanpa harus menyewa kantor fisik.
Meskipun demikian, karena tidak semua aktivitas bisnis dapat diselesaikan secara online maka layanan virtual office juga menyediakan fasilitas ruang meeting atau pun co-working space yang dapat digunakan oleh perusahaan. Selain itu, beberapa penyedia layanan juga memberikan fasilitas resepsionis line telepon dengan biaya tambahan.
Jadi meskipun karyawan bekerja dari lokasinya masing-masing namun perusahaan Anda tetap memiliki alamat kantor resmi yang dapat dipublikasikan di website atau email perusahaan. Layanan ini bisa menjadi solusi jika sebagian besar karyawan bekerja dari rumah namun Anda tetap membutuhkan alamat kantor yang bisa diakses.
Apa Saja Fasilitas Virtual Office?
Perlu Anda ketahui bahwa penyedia layanan virtual office memiliki fasilitas masing-masing. Namun sebagian besar fasilitas utama yang diberikan adalah sebagai berikut:
1. Alamat perusahaan
Penyedia layanan virtual office pada umumnya memiliki lokasi yang strategis. Hal ini dibutuhkan karena perusahaan-perusahaan akan menggunakan alamat tersebut sebagai alamat bisnisnya. Perusahaan kemudian dapat menggunakan alamat tersebut untuk berbagai kebutuhan seperti perizinan, alamat pengiriman surat, atau yang lain. Saat perusahaan Anda menerima surat yang dikirim ke alamat tersebut, maka surat akan dikumpulkan dan diteruskan ke alamat alternatif lain seperti alamat rumah Anda.
Saat mencari kantor virtual, ada baiknya jika ANda memilih lokasi yang sesuai dengan target market Anda. Dengan cara ini, Anda bisa jauh lebih menarik perhatian calon pelanggan Anda.
2. Resepsionis
Selain memperoleh alamat kantor fisik, Anda juga akan memperoleh fasilitas berupa layanan resepsionis profesional. Resepsionis inilah yang akan membantu perusahaan Anda dalam menangani pengiriman dan penerimaan surat, menyambut klien yang datang ke kantor, serta mengatur pertemuan di ruang meeting kantor.
Selain itu, resepsionis virtual office juga dapat membantu menerima panggilan telepon. Pesan tersebut nantinya dapat di-forward dengan nomor ekstensi atau dikirimkan melalui voicemail.
3. Ruang meeting dan co-working space
Meskipun saat ini ada banyak aplikasi WFH yang memungkinkan untuk melakukan meeting online, namun terkadang perusahaan tetap membutuhkan pertemuan secara face to face. Oleh karena itulah, ruang meeting dan co-working space akan disediakan untuk perusahaan Anda.
Perlu diketahui, saat Anda ingin menggunakan ruang untuk meeting, Anda perlu menginformasikannya pada pihak pengelola terlebih dahulu. Hal ini diperlukan agar pihak penyedia layanan dapat mempersiapkan ruangan dan menyediakan berbagai hal yang mungkin diperlukan saat meeting.
4. Fasilitas lain
Penyedia virtual office yang lengkap juga terkadang memberikan fasilitas tambahan lain. Beberapa diantaranya seperti mesin fotokopi, printer, dan juga dapur.
Baca Juga: 5 Cara Menciptakan Work Life Balance yang Baik di Perusahaan
Mengapa Perusahaan Menggunakan Virtual Office?
Ada beberapa alasan mengapa bisnis memutuskan untuk menggunakan layanan virtual office ini, yaitu:
1. Hemat biaya
Biaya sewa kantor virtual jauh lebih rendah daripada sewa gedung fisik. Selain itu, saat menggunakan kantor fisik, Anda harus menanggung biaya perawatan gedung, kebersihan, listrik, dan lain-lain. Namun dengan menggunakan layanan kantor virtual, perusahaan tidak perlu mengeluarkan banyak dana untuk biaya operasional kantor.
2. Komitmen sewa yang lebih fleksibel
Banyak penyedia layanan ini yang menawarkan masa kontrak bulanan. Dengan demikian, perusahaan memiliki lebih banyak fleksibilitas untuk bisa menyewa kantor virtual dalam jangka pendek. Jika ternyata perusahaan Anda tidak cocok dengan sistem operasi kantor virtual dan memutuskan untuk menyewa gedung fisik maka Anda bisa meminimalisir kerugian yang akan diterima.
3. Memperoleh kredibilitas
Klien Anda tentu ingin mengetahui dengan siapa mereka berurusan. Dengan memiliki alamat bisnis yang profesional maka klien akan jauh lebih mempercayai Anda.
Selain itu, dengan virtual office Anda juga bisa menyambut tamu atau klien di ruang meeting dengan fasilitas wifi dan layanan yang profesional. Hal tersebut dapat memperkuat legitimasi bisnis Anda di mata klien dan pelanggan.
3. Ingin memperluas bisnis
Ketika perusahaan Anda semakin berkembang dan memiliki lebih banyak karyawan, Anda tidak perlu repot-repot mencari gedung kantor baru dengan kapasitas yang lebih besar karena Anda memiliki virtual office. Dengan layanan ini, meskipun perusahaan Anda memiliki lebih karyawan berskala besar mereka dapat bekerja dari rumah masing-masing. Selain itu, virtual office juga bisa menjadi solusi yang hemat biaya apabila Anda ingin membangun kehadiran di kota lain.
4. Memperoleh dukungan bisnis
Paket layanan virtual office menawarkan banyak fasilitas tambahan untuk mendukung aktivitas bisnis sehingga Anda bisa lebih berkonsentrasi pada tugas-tugas krusial yang perlu dikerjakan. Anda tidak perlu khawatir dengan tugas-tugas yang memakan waktu seperti menangani panggilan dan menyortir surat karena sebagian besar penyedia layanan virtual office akan membantu menanganinya untuk Anda.
Tips Bekerja dari Virtual Office
Terdapat beberapa tips yang perlu Anda perhatikan agar bisnis tetap dapat berjalan secara optimal meskipun perusahaan tidak menggunakan gedung fisik. Berikut beberapa diantaranya.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
1. Pilih virtual office yang paling sesuai kebutuhan
Agar Anda tidak kecewa dengan layanan virtual office, maka Anda perlu berhati-hati saat memilihnya. Anda bisa menggunakan beberapa tips berikut untuk menemukan penyedia layanan terbaik yang sesuai dengan kebutuhan Anda:
- Cari kantor di lokasi sentral dan nyaman yang mudah diakses oleh karyawan atau klien yang ingin berkunjung. Jika Anda membutuhkan halaman parkir yang luas, maka hal tersebut juga perlu menjadi poin penting saat menyeleksi kantor virtual.
- Pastikan kantor tersebut memiliki koneksi wifi yang kuat dan lancar. Selain itu pastikan juga jika mereka memiliki solusi saat ada pemadaman listrik di area kantor virtual.
- Menyediakan fasilitas ruang meeting yang nyaman.
- Tanyakan fasilitas apa saja yang diperoleh dari paket virtual office yang Anda gunakan.
2. Lakukan pertemuan di ruang meeting
Saat Anda sudah menentukan kantor mana yang akan digunakan, maka Anda bisa memanfaatkan fasilitas yang disediakan. Karyawan atau staff yang bekerja secara remote pada umumnya akan menggunakan cafe sebagai tempat untuk melakukan pertemuan. Hal tersebut sebaiknya Anda hindari karena dapat mengurangi kepercayaan klien terhadap perusahaan Anda. Sebagai gantinya, Anda dapat menyewa meeting room pada penyedia layanan virtual office. Mereka dapat mempersiapkan ruang meeting yang profesional dengan beragam perlengkapan yang mendukung kesuksesan meeting Anda.
3. Gunakan layanan line telepon
Meskipun saat ini sebagian besar orang saling berkomunikasi melalui perangkat mobile, namun sebaiknya perusahaan Anda tetap memiliki nomor telepon lokal. Hal ini bisa membuat perusahaan Anda menjadi jauh lebih kredibel.
Oleh karena itu, saat menggunakan layanan virtual office Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan fasilitas line telepon yang mereka miliki. Telepon yang masuk dari klien melalui nomor tersebut dapat dialihkan langsung ke nomor penyewa atau nomor hand phone pribadi.
Dengan demikian, Anda tetap bisa mengetahui saat memperoleh panggilan-panggilan penting dari klien.
4. Pantau kehadiran karyawan
Perusahaan yang menggunakan kantor virtual tetap perlu mencatat daftar kehadiran karyawannya. Hal ini dibutuhkan untuk menjaga kedisiplinan karyawan .
Seperti yang kita ketahui, saat ini ada banyak aplikasi absensi online yang bisa Anda gunakan. Fitur dan harga aplikasi absensi online ini cukup beragam. Anda bisa memilih salah satu aplikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Dengan menggunakan aplikasi tersebut, karyawan Anda tetap dapat melakukan clock in dan clock out dari lokasinya masing-masing. Selain itu, pada umumnya aplikasi absensi ini juga menyediakan fitur pelacak waktu sehingga Anda bisa memastikan bahwa seluruh karyawan bekerja sesuai dengan total waktu kerja yang sudah ditentukan.
Dengan memanfaatkan aplikasi ini, tim HRD dapat menjaga sikap disiplin kerja dan produktivitas karyawannya.
5. Gunakan aplikasi WFH
Saat perusahaan memutuskan bahwa karyawan dapat bekerja dari rumah secara permanen, maka perusahaan perlu menyediakan aplikasi WFH agar karyawan bisa saling berkolaborasi dengan baik. Beberapa contoh aplikasi yang perlu Anda persiapkan seperti:
- Trello (aplikasi untuk manajemen proyek)
- Slack (aplikasi team chat)
- Zoom (aplikasi meeting online)
- Dokodemo-Kerja (aplikasi manajemen karyawan)
Baca Juga: Jenis-jenis Mesin Absensi yang Sering Digunakan Perkantoran
Apakah Anda Membutuhkan Aplikasi Monitoring untuk Memantau Karyawan Remote?
Jika Anda membutuhkan aplikasi monitoring pekerjaan untuk melacak produktivitas karyawan remote, maka Anda bisa mengandalkan Dokodemo-Kerja.
Dokodemo-kerja merupakan salah satu contoh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) yang ada di Indonesia. Aplikasi ini dikembangkan dengan beragam fitur monitoring untuk memantau produktivitas karyawan, seperti:
- Absensi online: melacak daftar kehadiran karyawan
- Desktop screenshot: memantau aktivitas karyawan saat jam kerja
- Time tracker: melacak total jam kerja harian/ mingguan/ bulanan karyawan
- GPS tracker: melacak lokasi kerja karyawan yang bekerja secara mobile
Dokodemo-Kerja sangat mudah untuk digunakan. Karyawan Anda cukup menginstal aplikasi ini di perangkat kerjanya masing-masing baik itu laptop atau smartphone dan menghubungkannya ke internet. Sistem pada aplikasi ini kemudian dapat berjalan tanpa mengganggu aktivitas bisnis yang Anda lakukan.
Apabila Anda ingin mengetahui info lebih lanjut mengenai Dokodemo-Kerja, jangan ragu untuk menghubungi kami. Tim kami akan dengan senang hati membantu Anda. Kami juga menyediakan Dokodemo-Kerja versi demo yang bisa Anda gunakan secara GRATIS.
