Tahukah Anda bahwa aplikasi absensi online pegawai tidak hanya dapat mencatat daftar kehadiran namun juga mampu meningkatkan produktivitas pegawai di perusahaan Anda? Artikel berikut akan memberikan penjelasannya untuk Anda.
Meningkatkan produktivitas pegawai merupakan salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh berbagai perusahaan. Produktivitas yang tinggi dapat membantu perusahaan untuk bisa mengoptimalkan sumber daya yang mereka miliki sehingga mampu mendorong profitabilitas yang jauh lebih besar.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Di berbagai perusahaan, tim HRD menjadi pihak yang bertanggung jawab untuk menjaga produktivitas pegawai. Mereka juga akan bertanggung jawab membangun kondisi kerja yang nyaman, budaya perusahaan yang menyenangkan, dan hubungan yang sehat antar rekan kerja sehingga pegawai bisa terus termotivasi untuk bekerja di perusahaannya. Oleh karena itulah, tim HRD membuat kebijakan, peraturan, serta memanfaatkan berbagai aplikasi HRD dalam mengelola pegawai sehingga tercipta kinerja pegawai yang baik.
Sebelum mengetahui bagaimana cara menggunakan absensi online pegawai untuk meningkatkan produktivitas pegawai, ada baiknya jika Anda mengetahui terlebih dahulu tingkat produktivitas karyawan di perusahaan Anda.
Table of Contents
Bagaimana Cara Mengukur Produktivitas Pegawai?
Untuk mengukur produktivitas pegawai Anda, terdapat 3 metode umum yang bisa Anda gunakan, yaitu:
1. Management by Objectives (MBO)
Untuk bisa mendapatkan hasil yang akurat ketika menggunakan metode ini, maka Anda harus bisa menjelaskan tujuan dan target spesifik mengenai setiap tugas yang harus dikerjakan oleh pegawai. Selanjutnya, Anda bisa mengukur produktivitas karyawan berdasarkan output yang mereka hasilkan serta seberapa besar kontribusi mereka dalam mencapai tujuan perusahaan.
Ketika menggunakan metode ini untuk mengukur produktivitas, terdapat beberapa point yang perlu Anda perhatikan, seperti:
- Menetapkan tujuan yang ingin Anda capai di perusahaan (terkait pengelolaan pegawai) dan pertimbangkan apa yang harus Anda lakukan untuk meningkatkan produktivitas pegawai
- Memastikan supervisor pegawai dapat memberikan dukungan dan solusi untuk setiap masalah yang mungkin dihadapi pegawai dalam mengerjakan tugasnya
- Melakukan evaluasi secara teratur untuk melacak bagaimana kemajuan pegawai dalam mencapai tujuan yang sudah Anda tetapkan
2. Metode kuantitatif
Metode kuantitatif adalah cara mudah dan sederhana untuk mengukur produktivitas pegawai berdasarkan pada berapa banyak tugas yang dapat dikerjakan dan diselesaikan oleh karyawan per-jam, hari, atau bulan. Saat menggunakan metode ini, Anda juga perlu memperhatikan berbagai faktor yang mempengaruhi lama waktu penyelesaian tugas mulai dari waktu training, waktu istirahat, atau yang lain.
3. Mengukur produktivitas berdasarkan profit perusahaan
Cara lain untuk mengukur produktivitas adalah dengan memantau profitabilitas dan penjualan perusahaan. Contoh sederhana nya seperti berikut, dalam satu tahun perusahaan Anda mendapat untung sebesar Rp 500 juta dan tahun berikutnya mendapat untung sebesar RP 800 juta dolar. Dari hasil tersebut, terdapat indikasi yang jelas tentang peningkatan keuntungan. Meskipun untuk mengetahui kinerja perusahaan perlu dilakukan analisis yang mendalam namun laba rugi yang diperoleh dapat dijadikan sebagai salah satu indikator untuk mengetahui bagaimana produktivitas pegawai di suatu perusahaan.
Baca Juga: Jenis-jenis Software HRIS yang Perlu Anda Ketahui
Cara Memanfaatkan Absensi Online Pegawai untuk Tingkatkan Produktivitas
1. Menawarkan sistem kerja yang fleksibel
Kehadiran aplikasi absensi online pegawai memungkinkan perusahaan untuk bisa menjalankan sistem kerja yang fleksibel seperti kerja remote atau Work From Home (WFH). Aplikasi ini menyediakan berbagai fitur yang dapat dipergunakan untuk mencatat kehadiran pegawai, menghitung jam kerja, bahkan mampu melacak lokasi dan melihat aktivitas pegawai dari jarak jauh sekalipun.
Sistem kerja yang fleksibel memang sudah semakin populer dan terbukti dapat meningkatkan produktivitas banyak pegawai. Sebuah studi yang dilakukan oleh Stanford terhadap 16000 pekerja menemukan bahwa bekerja dari rumah dapat meningkatkan produktivitas sebesar 13%. Bahkan survei yang dilakukan oleh Connect Solution menemukan data bahwa produktivitas pegawai dapat meningkat sebesar 77% saat karyawan diberikan kebebasan untuk bekerja secara remote selama beberapa kali dalam sebulan.
Peningkatkan ini biasanya diperoleh karena beberapa alasan seperti terciptanya work life balance yang baik, suasana kerja yang nyaman, serta mampu menyimpan tenaga dan terhindar dari stres akibat macet di perjalanan. Selain itu, sistem kerja remote juga memungkinkan perusahaan untuk bisa merekrut karyawan dengan skill terbaik tanpa harus mengkhawatirkan batasan wilayah. Jadi, meskipun pegawai berada di kota yang berbeda, mereka tetap dapat bekerja untuk perusahaan Anda.
Dengan menyediakan aplikasi absensi online pegawai, Anda tidak perlu ragu untuk menerapkan sistem kerja fleksibel di perusahaan Anda.
2. Manajemen kehadiran pegawai yang lebih baik
Keterlambatan dan ketidakhadiran yang dilakukan secara terus menerus oleh pegawai merupakan masalah krusial yang harus segera diatasi. Hal tersebut menunjukan ketidakdisiplinan serta mampu mempengaruhi produktivitas tim secara keseluruhan.
Perlu Anda ingat, pegawai perusahaan bekerja seperti suatu jaringan yang saling terhubung. Ketika terdapat satu orang pegawai yang datang terlambat atau tidak hadir, maka hal tersebut dapat berdampak pada kinerja tim yang lain. Tidak jarang, keterlambatan atau ketidakhadiran yang dilakukan secara mendadak membuat tim kesulitan untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan deadline yang telah ditentukan.
Untuk menghindari hal tersebut, Anda dapat menggunakan aplikasi absensi online pegawai agar bisa melakukan manajemen kehadiran dengan baik. Aplikasi absensi memiliki sebuah fitur untuk mengelola daftar kehadiran pegawai. Fitur tersebut akan memberikan berbagai informasi secara transparan mengenai daftar ketidakhadiran pegawai, jam kedatangan atau jam keterlambatan, total waktu yang dihabiskan untuk beristirahat, serta jam pulang pegawai. Dari aplikasi ini, Anda bisa memantau pengalokasian waktu yang digunakan oleh pegawai selama bekerja.
Dari data tersebut, tim HRD dapat mengetahui pegawai yang datang terlambat, tidak hadir, atau menggunakan waktu istirahatnya secara berlebihan. Karena data yang diberikan adalah data real time, maka tim HRD dapat segera memberikan teguran agar pegawai dapat melakukan perbaikan.
3. Menawarkan bonus dan tunjangan secara adil
Pemberian reward berupa bonus akan membuat pegawai merasa lebih dihargai sehingga mereka akan lebih produktif dan termotivasi saat bekerja. Meskipun demikian, pemberian reward tersebut harus diberikan secara adil karena jika tidak maka pemberian bonus justru akan menciptakan kekecewaan bagi pegawai Anda.
Oleh karena itulah, untuk memastikan bahwa pemberian reward dapat dilakukan secara tepat, perusahaan dapat memanfaatkan absensi online pegawai. Dari aplikasi ini, Anda bisa mengetahui berbagai data sebagai acuan untuk pemberian bonus atau tunjangan seperti tingkat kedisiplinan pegawai, jumlah jam lembur yang dilakukan pegawai, kontribusi pegawai untuk sebuah proyek, dan lain-lain.
4. Menghemat biaya pengeluaran
Beberapa perusahaan mencoba menghemat biaya pengeluaran dengan memberhentikan pegawai dan mendistribusikan tugas yang dimiliki oleh pegawai tersebut kepada pegawai yang tersisa. Hal ini dapat berdampak buruk karena pegawai dapat beban kerja berlebihan sehingga mereka tidak bisa fokus saat mengerjakan tugas utama mereka.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Sebagai gantinya, penghematan pengeluaran dapat dilakukan dengan memanfaatkan aplikasi absensi online untuk pegawai. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat mengizinkan lebih banyak pegawai untuk bekerja secara remote atau bekerja dari rumah masing-masing sehingga pengeluaran untuk biaya operasional dapat lebih ditekan.
Selain itu, ketika menggunakan sistem digital untuk mengelola kehadiran pegawai, perusahaan juga dapat lebih berhemat dalam beberapa hal seperti:
- mengurangi biaya yang perlu dikeluarkan untuk mencetak dokumen berbentuk kertas.
- sistem absensi online dapat membantu mengelola pegawai secara digital sehingga kebutuhan perusahaan akan staff di bagian HRD bisa lebih berkurang
5. Memiliki hubungan yang baik dengan pegawai
Memberikan solusi kerja yang fleksibel, reward atau bonus, serta transparansi terkait data kehadiran pegawai dapat mendorong terciptanya hubungan yang lebih baik dengan pegawai. Pada akhirnya, penggunaan aplikasi absensi online pegawai dapat membuat pegawai menjadi lebih bahagia dan terus termotivasi untuk bekerja secara produktif.
Baca Juga: Dokodemo-Kerja, Software HRIS untuk Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Saat ini sudah ada banyak absensi online pegawai yang bisa Anda gunakan. Salah satunya adalah Dokodemo-Kerja. Aplikasi absensi digital ini memungkinkan perusahaan Anda untuk menerapkan manajemen kehadiran yang lebih baik sehingga produktivitas karyawan dapat terus meningkat.
Fitur Aplikasi Absensi Pegawai Dokodemo-Kerja
Beberapa fitur Dokodemo-Kerja yang bisa Anda manfaatkan untuk memantau dan meningkatkan produktivitas pegawai adalah:
1. Absensi online
Pegawai dapat melakukan absensi online (e-absensi) menggunakan Dokodemo-Kerja. Caranya cukup mudah, pegawai cukup menekan tombol “play” dan sistem akan mencatatnya sebagai jam kedatangan Anda (jam mulai bekerja). Dari fitur ini, tim HRD dapat mengetahui siapa yang pegawai yang terlambat mulai bekerja.
2. Desktop screenshot
Desktop screenshot adalah fitur Dokodemo-Kerja yang bisa mengambil screenshot pada layar perangkat pegawai. Jadi, perusahaan atau tim HRD bisa memastikan aktivitas apa yang dilakukan oleh masing-masing pegawai selama jam kerja.
Meskipun fitur ini dapat mengambil tangkapan layar,
namun pihak Dokodemo-Kerja tetap akan menghormati privasi penggunanya. Gambar yang tersimpan memiliki resolusi yang rendah sehingga teks yang ter-capture tidak ada bisa terbaca.
3. Time tracker
Time tracker adalah fitur untuk menghitung total jam kerja pegawai (harian, mingguan, dan bulanan). Melalui fitur ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pegawainya dapat bekerja sesuai dengan peraturan pemerintah yaitu 40 jam selama satu minggu.
4. Task management
Di dalam Dokodemo-Kerja terdapat fitur task management yang dapat digunakan untuk delegasi tugas. Fitur ini dapat memudahkan tim HRD untuk melihat kontribusi pegawai terhadap sebuah proyek karena mampu digunakan untuk melacak total waktu yang dialokasikan untuk semua tugas yang mereka kerjakan.
Jika Anda tertarik untuk menggunakan sistem absensi online ini, Anda dapat menghubungi tim Dokodemo-Kerja. Anda juga bisa bergabung bersama kami dalam event webinar GRATIS yang diadakan setiap hari Kamis. Pada event ini, kami akan menjelaskan fungsionalitas Dokodemo-Kerja secara langsung kepada Anda. Untuk info selengkapnya mengenai webinar ini, silakan klik di sini.
