Kehadiran beragam attendance management software telah memudahkan perusahaan dalam proses manajemen Sumber Daya Manusia. Pada artikel berikut, kami akan menjelaskan apa itu attendance management software, fitur yang disediakan, serta rekomendasi software yang bisa Anda download.
Di era serba digital seperti saat ini, perusahaan memang harus bisa memanfaatkan teknologi. Selain berguna untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis, kini banyak perusahaan yang juga memanfaatkan teknologi untuk mengelola aset berharganya yaitu SDM. Salah satu teknologi tersebut adalah software attendance management.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Pada dasarnya, attendance management software adalah software yang berguna untuk mengelola kehadiran karyawan di perusahaan. Perusahaan membutuhkan software atau aplikasi ini untuk manajemen kehadiran yang baik sekaligus mencegah karyawan merasa kelelahan sehingga mereka bisa tetap produktif bekerja.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Attendance Management?
Sebelum kami jelaskan apa fungsi software attendance management, mari kita pahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan attendance management terlebih dahulu. Di dalam perusahaan, attendance management adalah proses manajemen untuk menghitung jam kerja seorang karyawan dan waktu yang dihabiskan di luar pekerjaan. Dengan melakukan proses attendance management ini, maka perusahaan dapat memperoleh informasi tentang jumlah waktu kerja seorang karyawan, serta jumlah waktu istirahat yang mereka ambil.
Sebelum software ini hadir, proses manajemen tersebut dilakukan secara manual. Perusahaan menggunakan kertas atau spreadsheet sehingga proses pencatatan tersebut memakan banyak waktu dan tidak jarang tim HR mengalami kerumitan saat mengelolanya.
Baca Juga: Pengertian Manajemen SDM Menurut Para Ahli dan Tujuannya, Cek di Sini!
Pentingnya Attendance Management Software
Software ini telah memudahkan proses manajemen kehadiran karyawan. Dengan software atau aplikasi ini, tim HR bisa melacak waktu kerja karyawan secara digital. Sistem juga akan menyajikan data secara real time sehingga pelacakan tersebut menjadi lebih akurat.
Risiko Saat Mengabaikan Attendance Management Software
Perusahaan yang mengabaikan digitalisasi pada proses manajemen kehadiran kemungkinan akan menghadapi risiko besar seperti:
1. Time theft
Time theft adalah ketika seorang karyawan menerima upah untuk pekerjaan yang sebenarnya tidak mereka lakukan , atau untuk waktu yang sebenarnya tidak mereka pergunakan untuk bekerja. Hal ini tentu menjadi salah satu faktor yang bisa membuat perusahaan mengalami kerugian.
2. Ketidakakuratan data
Karena faktor kesalahan manusia, maka data menjadi tidak akurat. Hal ini umum terjadi terlebih pada perusahaan yang mengelola daftar kehadiran karyawan dengan skala yang besar.
3. Tidak dapat mematuhi peraturan
Pemerintah di Indonesia sendiri telah menetapkan bahwa waktu kerja karyawan dibagi menjadi dua pilihan. Pertama adalah 7 jam dalam 1 hari atau 40 jam dalam 1 minggu untuk 6 hari kerja. Sedangkan pilihan kedua adalah 8 jam dalam 1 hari atau 40 jam dalam 1 minggu untuk 5 hari kerja. Selain itu, istirahat antara jam kerja juga harus diberikan sekurang kurangnya setengah jam setelah bekerja selama 4 jam terus menerus.
Oleh karena itulah, penggunaan attendance management software sangat penting bagi tim HR, perusahaan ataupun untuk karyawan. Selain dapat membantu perusahaan agar dapat terhindari dari berbagai risiko buruk seperti yang sudah kami sebutkan di atas, pemanfaatkan attendance management software ini juga akan memberikan berbagai manfaat bagi bisnis.
Manfaat yang Ditawarkan Attendance Management Software
1. Mengurangi risiko human error
Dengan adanya software ini, tim HR dalam memantau waktu kerja karyawan secara terkendali. Perlu Anda ketahui bahwa software ini menyediakan fitur absensi/presensi online yang bisa digunakan oleh karyawan. Dengan fitur tersebut, maka sistem dapat secara otomatis mencatat jam clock in dan clock out karyawan. Proses ini akan dilakukan secara digital sehingga dapat meminimalisir terjadinya human error yang bisa menimbulkan kerugian.
2. Meringankan tugas HR
Berkat bantuan teknologi, maka manajemen kehadiran karyawan dapat dilakukan secara otomatis oleh attendance management software. Sistem akan menyajikan data dan memantau waktu kerja karyawan sehingga tim HR bisa lebih fokus untuk mengerjakan tugas-tugas krusial yang lain.
3. Meningkatkan produktivitas bisnis
Secara keseluruhan, penggunaan software ini dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan produktivitas bisnisnya. Saat menggunakan attendance management software maka perusahaan dapat memantau kinerja dan produktivitas karyawannya. Time theft pun bisa dihindari sehingga karyawan bisa benar-benar memanfaatkan waktu kerjanya untuk mengerjakan tanggung jawabnya.
4. Membantu pemberian gaji yang adil & tepat waktu
Attendance management software mengefisienkan proses pengelolaan daftar kehadiran sehingga penggajian dapat dilakukan dengan benar dan adil. Selain itu, software ini juga mampu menghitung waktu lembur sehingga penghitungan upah lembur dapat dilakukan secara akurat.
5. Mematuhi peraturan ketenagakerjaan yang berlaku
Demi menjaga kesejahteraan buruh/pekerja, pemerintah telah mengeluarkan peraturan atau Undang-undang Ketenagakerjaan. Nah, dengan menggunakan attendance management software ini, perusahaan bisa lebih terbantu agar bisa menaati peraturan-peraturan tersebut. Beberapa di antaranya seperti mematuhi peraturan terkait waktu kerja, waktu istirahat atau cuti, waktu kerja lembur, dan lain-lain.
Baca Juga: Bagaimana Cara Menggunakan Aplikasi SISDM? Simak Informasinya di Sini!
Fitur Attendance Management Software
Saat ini ada banyak attendance management software yang bisa Anda gunakan. Secara garis besar, software tersebut akan menyediakan beberapa fitur utama sebagai berikut.
1. Absensi/presensi online
Untuk mengelola daftar kehadiran karyawan, software ini tentu akan menyediakan fitur yang bisa digunakan untuk melakukan presensi atau absensi online (clocking in dan clocking out). Itulah sebabnya mengapa software ini sering diandalkan oleh perusahaan yang mengelola remote worker karena tenaga kerja tersebut bekerja dari jarak jauh di lokasinya masing-masing.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Pada attendance management software Dokodemo-Kerja, fitur absensi online tersebut sangat mudah untuk dilakukan. Karyawan cukup menekan tombol “Start” dan “Stop”. Melalui fitur tersebut, perusahaan atau tim HR dapat mengetahui jam keberangkatan serta jam pulang karyawan. Selain itu, software ini juga akan menyajikan report terkait daftar karyawan yang terlambat bekerja.
2. Time tracker
Untuk mengetahui total waktu kerja karyawan, software ini juga akan menyediakan fitur time tracker. Setelah karyawan melakukan presensi secara online, sistem secara otomatis akan menghitung waktu kerja karyawan. Ketika karyawan beristirahat, maka sistem juga akan berhenti melacak waktu kerja. Dengan begitu, data yang dihasilkan oleh time tracker ini akan menjadi lebih akurat.
3. Day off request
Mengelola cuti secara manual terlebih pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang mencapai ratusan orang tentu akan menghabiskan banyak waktu. Di Indonesia sendiri, cuti atau waktu istirahat yang berhak diperoleh karyawan cukup beragam mulai dari cuti tahunan, cuti sakit, istirahat panjang, cuti melahirkan/keguguran, dan lain-lain. Nah, untuk memudahkan manajemen cuti tersebut, software menyediakan fitur bernama day off request management.
Untuk sistem attendance management software Dokodemo-Kerja, karyawan dapat mengajukan cuti secara online. Di sisi lain pihak HR bisa lebih mudah dalam mengelola approval cuti tersebut. Selain itu, sistem juga bisa secara otomatis memperbarui kuota cuti tahunan sehingga karyawan tidak perlu berulang kali menanyakan sisa cuti yang tersedia karena mereka bisa memeriksanya sendiri.
Baca Juga: Peraturan Hak Cuti Karyawan: Cuti Tahunan, Cuti Melahirkan, & Lain-lain
4. Task Management
Attendance management software Dokodemo-Kerja juga memiliki fitur task management. Melalui fitur ini, perusahaan bisa melacak pendelegasian tugas. Selain itu, Anda juga bisa mengetahui berapa banyak waktu yang dibutuhkan oleh karyawan untuk menyelesaikan sebuah tugas yang diberikan.
5. Monitoring pekerjaan
Selain berguna untuk memantau kehadiran karyawan, attendance management software Dokodemo-Kerja juga menyediakan fitur monitoring sebagai berikut:
GPS tracker
Fitur ini berguna untuk memonitor lokasi kerja karyawan. Biasanya fitur ini dimanfaatkan oleh perusahaan untuk memantau kinerja karyawan yang bekerja di lapangan seperti tim sales.
Screen monitoring
Nah untuk memantau kinerja karyawan yang bekerja di kantor, perusahaan dapat mengandalkan fitur screen monitoring ini. Sistem Dokodemo-Kerja dapat memantau kinerja karyawan dengan cara membuat screen capture pada perangkat desktop/laptop karyawan. Dalam waktu acak, sistem ini akan membuat tangkapan layar sehingga perusahaan bisa meminimalisir aktivitas-aktivitas karyawan di luar pekerjaannya seperti menonton film, bermain game online, atau bermain media sosial. Meskipun begitu, Dokodemo-Kerja tetap menghormati privasi karyawan sehingga hasil tangkapan layar yang disediakan akan memiliki resolusi kecil. Dengan begitu, pesan chat group atau isi email tetap tidak akan terbaca.
Baca Juga: Memiliki Pegawai Outsourcing? Gunakan Cara Ini untuk Mengelolanya
Attendance Management Software Download
Jika Anda ingin download attendance management software, maka Anda perlu registrasi atau berlangganan terlebih dahulu ke pihak vendor penyedia software. Untuk mengetahui harga software Dokodemo-Kerja, Anda bisa klik harga aplikasi absensi online. Setelah Anda berlangganan layanan ini, kami akan meregistrasikan perusahaan Anda sebagai pengguna Dokodemo-Kerja dan menyediakan credential yang dibutuhkan untuk login admin HR.
Jika Anda tertarik dengan Dokodemo-Kerja, Anda juga bisa mencoba versi demo secara GRATIS. Silakan klik Demo Software Attendance Management Download untuk mencoba versi trial dari aplikasi ini.
Apabila Anda membutuhkan penjelasan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Tim Dokodemo-Kerja akan dengan senang hati membantu Anda!
