E-Absensi atau juga dikenal sebagai E-Attendance adalah metode absensi elektronik berbasis web maupun mobile yang banyak digunakan oleh perusahaan maju. Penggunaan teknologi E-Absensi menjadi solusi digital yang cukup efektif dan efisien untuk mengelola kehadiran karyawan.
Kehadiran karyawan menjadi pondasi penting dari sebuah perusahaan. Tanpanya, loyalitas dan kinerja karyawan akan menjadi sulit untuk diukur. Ketidakhadiran karyawan juga dapat menciptakan pekerjaan ekstra bagi rekan kerja yang lain. Akibatnya tugas akan menumpuk sehingga penyelesaiannya akan mundur dari deadline yang sudah ditetapkan.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Kinerja karyawan memang tidak bisa jika hanya diukur dari kehadirannya di perusahaan. Meskipun demikian, hal tersebut dapat mencerminkan kepatuhan mereka terhadap peraturan perusahaan. Selain itu, keterlambatan yang berlebihan juga menjadi salah satu hal yang menghambat produktivitas karyawan.
Inilah sebabnya mengapa penting bagi perusahaan Anda untuk memiliki sistem digital seperti E-Absensi yang dapat mencatat kehadiran karyawan secara efektif dan efisien. Dengan E-Absensi, perusahaan akan lebih mudah untuk mengelola kehadiran daftar karyawan dan mengidentifikasi apakah ada masalah serius yang harus segera ditangani.
Jika Anda saat ini masih menggunakan sistem manual, hal tersebut tentu akan sulit untuk dilakukan. Itulah alasan mengapa saat ini banyak perusahaan yang beralih ke solusi digital dan menggunakan sistem E-Absensi untuk mengelola daftar kehadiran karyawan.
Berikut kami informasikan apa itu E-Absensi serta kegunaannya bagi perusahaan atau karyawan.
Table of Contents
Apa Itu E-Absensi?
E-Absensi adalah sistem absensi online yang digunakan untuk melacak daftar kehadiran, lembur, cuti, dan payroll karyawan. Pada umumnya, perusahaan menggunakan sistem E-Absensi berbentuk web atau aplikasi. Jadi, untuk bisa menggunakannya maka karyawan perlu menginstal aplikasi atau software terlebih dahulu di perangkat yang mereka gunakan.
Sistem ini jauh lebih efektif dan efisien daripada absen manual karena hanya dengan menggunakan smartphone atau desktop yang terhubung dengan koneksi internet maka karyawan dapat melakukan absensi dengan cepat dan mudah. Selain memudahkan karyawan yang bekerja di kantor, sistem E-Absensi tentu juga dapat menguntungkan karyawan yang bekerja secara mobile. Mereka cukup melakukan absensi dari smartphone atau laptop masing-masing dan bisa langsung melakukan kunjungan ke tempat klien tanpa harus datang ke kantor hanya untuk melakukan absensi.
Perlu Anda ketahui, saat ini terdapat beragam jenis aplikasi E-Absensi yang memungkinkan perusahaan untuk melacak kehadiran karyawan. Masing-masing aplikasi tersebut menyediakan fitur absensi yang berbeda seperti dengan menekan tombol Start/Play, Clock In dan Clock Out, atau dengan mengirimkan foto selfie.
Berikut adalah fitur-fitur umum yang disediakan oleh sistem E-Absensi:
- Fitur absensi / clock in dan clock out
- Manajemen cuti
- Integrasi payroll
- Laporan
- Pemberitahuan keterlambatan karyawan
- GPS tracker
- Time tracker
- dan lain-lain
Baca Juga: 5 Fungsi Aplikasi Absensi Mobile dalam Mengelola Tim Sales
7 Manfaat Sistem E-Absensi bagi Perusahaan
1. Akurasi yang lebih baik
Absensi manual rentan terhadap human error sehingga dapat merugikan berbagai pihak. Jika masalah ini tidak segera diatasi, maka data yang tidak akurat akan berpengaruh pada penghitungan gaji serta penilai kinerja karyawan. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang mulai beralih menggunakan sistem absensi online. Dengan sistem ini, tugas mengelola kehadiran karyawan dapat berjalan dengan lebih terorganisir. Selain itu sistem juga akan meminimalisir kemungkinan human error sehingga data dan informasi yang tercatat menjadi lebih akurat.
2. Lebih efektif dan efisien
Mengelola data kehadiran secara manual akan memakan banyak waktu terlebih jika perusahaan Anda memiliki jumlah karyawan dengan skala yang besar. Berbeda dengan sistem E-Absensi yang dapat memantau ribuan karyawan sekaligus dengan mudah. Jika dibandingkan dengan sistem manual yang mengharuskan tim HRD menginput data satu persatu ke dalam dokumen spreadsheet, aplikasi E-Absensi ini tentu jauh lebih efektif dan efisien.
3. Mudah untuk memantau jam kerja karyawan
Aplikasi atau software E-Absensi pada umumnya menyediakan fitur time tracker di dalamnya. Jadi, ketika karyawan melakukan absensi dengan cara clock in atau login ke dalam aplikasi, maka sistem akan mulai menghitung jam kerja karyawan.
Dengan cara ini, tim HRD dapat mengetahui apakah karyawan sudah menyelesaikan kewajibannya untuk bekerja sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Selain itu, dari aplikasi ini, tim HRD juga dapat melihat pola kerja karyawan, jumlah ketidakhadiran, serta total jam lembur karyawan. Data yang diberikan juga akurat sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk penilaian kinerja atau pemberian bonus karyawan.
4. Lebih praktis
Absensi manual menggunakan fingerprint atau access cards mengharuskan karyawan untuk datang ke kantor. Bagi karyawan yang bekerja secara mobile seperti tim sales, hal ini tentu dinilai tidak praktis karena mereka harus datang ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan absensi sebelum melakukan kunjungan ke tempat klien.
Untungnya, dengan sistem E-Absensi, karyawan kini dapat melakukan absensi dimanapun mereka berada. Selain menguntungkan karyawan yang bekerja secara mobile, E-Absensi juga menguntungkan karyawan remote atau karyawan yang bekerja dengan sistem WFH. Selama perangkat terhubung dengan koneksi internet, mereka dapat melakukan absensi melalui aplikasi E-Absensi yang digunakan.
Dari sisi manajemen, sistem E-Absensi juga sangat memudahkan tim HRD. Hanya dengan membuka laptop atau smartphone, tim HRD dapat mengetahui apakah karyawan mulai bekerja secara tepat waktu atau tidak.
5. Sentralisasi data
Saat ini, banyak perusahaan besar yang memiliki banyak cabang di Indonesia. Jumlah karyawan yang dikelola pun tentu sudah berskala besar sehingga tidak mungkin lagi jika mengelolanya secara manual menggunakan kertas atau dokumen spreadsheet. Selain itu, biasanya di dalam suatu perusahaan, data HR akan tersimpan di lokasi atau departemen yang berbeda sehingga tidak jarang terjadi duplikasi data.
Pada tingkat ini, perusahaan sudah seharusnya beralih ke sistem absensi digital yang dapat mengelola ribuan data karyawan secara sederhana. Aplikasi E-Absensi pada umumnya dibangun untuk sentralisasi data HR sehingga perusahaan dapat dengan mudah menemukan informasi karyawan di satu tempat tanpa harus mencari lembaran dokumen atau file di lokasi yang berbeda.
6. Periksa keberadaan lokasi karyawan
Sistem E-Absensi saat ini juga menyediakan fitur GPS tracker. Fitur ini tentu akan sangat memudahkan bagi tim HRD untuk memantau atau melacak aktivitas tim sales atau karyawan yang bekerja secara mobile. Dari sistem aplikasi, tim HRD dapat melihat berapa waktu yang dihabiskan karyawan di lokasi tertentu serta melacak rute perjalanan yang diambil oleh karyawan.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Saat ini masih sedikit aplikasi E-Absensi yang memiliki fitur pelacakan GPS. Namun aplikasi Dokodemo-Kerja sudah dilengkapi dengan fitur tersebut untuk memudahkan monitoring karyawan.
7. Efisiensi dan transparansi
Tidak hanya tim HRD atau manajer, karyawan seharusnya juga diberikan kemudahaan untuk mengakses data absensi mereka. Oleh karena itulah, banyak aplikasi E-Absensi yang menyertakan fitur Employee Self Service. Jadi, ketika karyawan ingin mengecek berapa banyak cuti yang mereka miliki atau sudah berapa kali mereka terlambat masuk kerja bulan ini maka mereka dapat mengaksesnya melalui aplikasi absensi mereka sendiri.
Selain ditujukan untuk transparansi, fitur ini juga membantu efisiensi tugas HRD karena karyawan dapat melakukan pengecekan sendiri. Bayangkan jika dalam sehari ada puluhan karyawan yang menanyakan kuota cuti mereka, tentu hal tersebut akan memakan waktu yang banyak. Dengan fitur Employee Self Service, karyawan dapat mengecek data masing-masing dan tim HRD bisa lebih fokus untuk mengerjakan tugas yang lain.
E-Absensi Dokodemo-Kerja Mendukung Sistem Kerja Remote / WFH
Semenjak pandemi Covid-19 muncul, banyak perusahaan yang menerapkan kerja remote atau WFH (Work From Home) dan Dokodemo-Kerja menjadi salah satu tools yang mendukung kelancaran sistem kerja tersebut. Melalui Dokodemo-Kerja, karyawan dapat bekerja dari rumah tanpa perlu mengkhawatirkan data kehadiran di perusahaan karena absensi dapat dilakukan secara online.
Karena Dokodemo-Kerja dapat digunakan di perangkat desktop atau perangkat mobile maka dimanapun karyawan berada, mereka dapat melakukan absensi dengan mudah. Data kehadiran karyawan yang tercatat di dalam sistem juga dapat dipercaya karena aplikasi Dokodemo-Kerja akan mengirim data secara real time.
Sampai sejauh ini, Dokodemo-Kerja telah membantu banyak perusahaan di Indonesia untuk mengelola karyawannya. Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa Anda peroleh dari Dokodemo-Kerja:
1. Work Life Balance bagi karyawan
Dokodemo-Kerja memungkinkan perusahaan untuk menjalankan sistem kerja fleksibel. Dengan cara ini, karyawan dapat meraih Work Life Balance.
2. Meningkatkan produktivitas karyawan
Dokodemo-Kerja menyediakan fitur untuk memantau aktivitas karyawan. Fitur ini akan mendorong untuk bisa produktif selama bekerja. Selain itu, perlu Anda ketahui bahwa sistem kerja yang fleksibel dimana karyawan dapat bekerja dari rumah juga dapat meningkatkan konsentrasi karyawan sehingga mereka bisa lebih produktif ketika bekerja.
3. Mengelola daftar kehadiran dengan mudah
E-Absensi Dokodemo-Kerja akan memberikan daftar riwayat absensi serta daftar karyawan yang terlambat. Anda dapat memanfaatkan data tersebut sebagai bahan pertimbangan untuk penilaianan kinerja karyawan.
4. Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab karyawan
Meskipun karyawan bekerja secara fleksibel dari rumah, namun itu tidak berarti mereka terbebas dari tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas. Fitur monitoring dari Dokodemo-Kerja akan membantu memantau kedisiplinan karyawan dari jarak jauh dan memastikan mereka mengerjakan atau menyelesaikan tugas-tugasnya.
5. Pengajuan cuti yang mudah
Dari sistem E-Absensi ini, karyawan dapat memanfaatkan fitur Employee Self Service untuk pengajuan cuti atau izin kerja. Hanya dengan beberapa klik, sistem akan membantu proses pengajuan cuti/izin dengan mudah.
Baca Juga: Dokodemo-Kerja, Aplikasi HR untuk Menghadapi New Normal
Dokodemo-Kerja adalah aplikasi E-Absensi dengan fungsionalitas yang lengkap. Perusahaan atau tim HRD dapat memanfaatkannya untuk memantau aktivitas harian karyawan, pengelolaan cuti, serta mendapatkan gambaran mengenai pola kerja karyawan. Tertarik dengan Dokodemo-Kerja? Silakan coba GRATIS Dokodemo-Kerja versi demo di sini. Kami juga mengadakan webinar GRATIS setiap hari Kamis, untuk penjelasan yang lebih mendalam mengenai apa itu Dokodemo-Kerja. Silakan klik di sini untuk informasi webinar gratis selengkapnya.
