Apa Itu Employee Monitoring Software? Mengapa Penting bagi Perusahaan?

Alasan utama mengapa employee monitoring software menjadi penting bagi perusahaan adalah karena software ini mampu memonitor aktivitas karyawan secara real time meskipun dari jarak jauh sekalipun. Pelajari info selengkapnya pada artikel berikut.

Jumlah karyawan yang bekerja dari rumah (Work From Home) terus mengalami peningkatan. Bahkan banyak perusahaan yang memutuskan untuk tetap menggunakan sistem kerja WFH meskipun pandemi telah berakhir. Hal ini membuat perusahaan-perusahaan harus memikirkan strategi untuk dapat memonitor karyawan dari jarak jauh.

Saat karyawan bekerja dari kantor, pihak manajemen dapat melihat aktivitas apa saja yang dikerjakan oleh karyawan. Namun saat karyawan bekerja dari rumah masing-masing hal tersebut menjadi sulit untuk dilakukan.

Untungnya teknologi sudah semakin maju sehingga ada banyak software yang dapat dipergunakan untuk memonitor karyawan. Salah satu software tersebut adalah employee monitoring software. Dengan software atau aplikasi ini, pihak perusahaan bisa memantau aktivitas karyawannya di PC atau komputer sehingga produktivitas karyawan bisa tetap terjaga dengan baik meskipun mereka tidak berada di kantor. 

Meskipun software ini banyak digunakan oleh perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote working ataupun WFH, namun employee monitoring software juga bisa digunakan oleh perusahaan yang menerapkan sistem kerja on-site. Software ini dapat secara otomatis memantau aktivitas karyawan sehingga perusahaan ataupun tim HRD bisa lebih mudah dalam mengawasi kinerja karyawannya.

Jika perusahaan Anda masih asing dengan employee monitoring software ini, kami akan memberikan penjelasan selengkapnya untuk Anda. Dengan demikian, Anda bisa tetap menjalankan sistem kerja jarak jauh seperti WFH, hybrid working, ataupun remote working tanpa perlu mengkhawatirkan performa karyawan saat mereka bekerja di luar kantor.

Apa Itu Employee Monitoring Software?

Employee Monitoring Software adalah perangkat lunak atau aplikasi yang berfungsi untuk memantau dan melacak aktivitas karyawan pada komputer atau sistem perusahaan. Teknologi ini akan sangat berguna bagi perusahaan yang ingin menilai atau mengetahui informasi terkini tentang produktivitas karyawan, daftar kehadiran, atau aktivitas karyawan di PC/komputer mereka secara otomatis. Selain itu, employee monitoring software juga dapat digunakan untuk mencegah aktivitas ilegal dan dapat membantu menjaga agar karyawan tetap dapat mematuhi kebijakan perusahaan yang sudah ditetapkan.

Baca Juga: 5 Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja pada Karyawan

Fitur-fitur Utama pada Employee Monitoring Software

Saat ini sudah ada beragam employee monitoring software yang bisa Anda gunakan. Sebagian software tersebut akan menyediakan beberapa fitur utama untuk memonitor karyawan Anda. Fitur-fitur tersebut adalah:

1. Timesheet

Timesheet adalah fitur melacak perhitungan waktu kerja pada setiap karyawan. Melalui fitur ini, perusahaan dapat melihat jam kehadiran, jam pulang, serta total jam kerja harian / mingguan / bulanan karyawan.

2. Task management

Employee monitoring software juga memiliki kemampuan untuk mengelola tugas karyawan. Fitur task management ini dapat memonitor delegasi tugas dan melacak berapa lama waktu yang dihabiskan karyawan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

3. Location tracking

Location tracking atau GPS tracking adalah fitur untuk memonitor lokasi karyawan. Dengan fitur ini, saat perusahaan menerapkan sistem kerja WFH maka perusahaan tetap dapat mengetahui keberadaan karyawan.

4. Alert

Alert atau fitur peringatan akan membantu perusahaan untuk menjaga agar seluruh karyawan tetap menanti kebijakan perusahaan. Fitur ini akan memberikan peringatan saat terjadi suatu pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan pada saat bekerja. 

5. Screen monitoring

Fitur lain yang terdapat pada employee monitoring software adalah screen monitoring. Fitur ini dapat melacak aktivitas apa saja yang dilakukan oleh karyawan pada PC mereka. Pada umumnya fitur ini bekerja dengan cara membuat desktop screenshot pada waktu acak dan mengirimnya pada pihak admin (tim HRD). Pihak admin kemudian dapat menganalisis hasil screenshot tersebut untuk memastikan bahwa seluruh karyawan benar-benar produktif pada jam kerja. 

Mengapa Employee Software Monitoring Penting bagi Perusahaan?

Di perusahaan manapun, aktivitas monitoring memegang peranan yang penting. Saat perusahaan memonitor dan mengawasi karyawannya, mereka akan mendapat mengetahui pola kerja karyawan, mampu melihat masalah sedini mungkin, serta mampu menjaga kedisiplinan. Pada akhirnya proses monitoring akan membawa dampak positif pada produktivitas karyawan.

Di era serba digital seperti saat ini, employee monitoring software dapat memudahkan proses monitoring tersebut karena pengawasan dapat dilakukan secara otomatis. Selain itu, employee monitoring software juga memiliki beragam peran penting bagi perusahaan. Berikut beberapa diantaranya:

1. Menghemat waktu monitoring

Software monitoring ini dapat meningkatkan efisiensi proses monitoring. Data-data karyawan akan tersimpan pada satu pusat data sehingga Anda dapat memonitor karyawan dengan lebih cepat dan mudah.

Hanya dengan beberapa klik, Anda akan memperoleh beragam data penting dari seluruh karyawan seperti jam kehadiran, total jam kerja, aktivitas yang dilakukan di komputer, dan lain-lain. Dengan mengandalkan employee monitoring software, tim HRD atau pihak manajemen dapat menghemat banyak waktu untuk mengetahui aktivitas yang dilakukan oleh seluruh karyawan serta seberapa produktif mereka pada saat bekerja.

2. Meningkatkan objektivitas dan keadilan dalam penilaian kinerja

Sebagian besar perusahaan tidak benar-benar mengetahui kapan karyawan mulai bekerja, berapa lama waktu yang dihabiskan untuk membuka media sosial, serta berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Hal tersebut dapat membuat penilaian kinerja menjadi tidak akurat sehingga dapat menimbulkan konflik. 

Tidaklah adil jika terdapat dua karyawan yang mendapatkan penilaian yang sama jika salah satu diantaranya selalu bisa mulai bekerja secara tepat waktu, sedangkan yang lain selalu datang terlambat. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan perlu mengandalkan employee monitoring software untuk melacak aktivitas karyawan secara akurat. Employee monitoring software akan memberi Anda informasi yang akurat, andal, dan 100% tidak memihak sehingga perusahaan dapat memberikan penilaian yang objektif dan adil.

3. Memperoleh wawasan mendalam tentang kinerja karyawan

Penggunaan employee monitoring software tidak hanya dapat membuat karyawan menjadi fokus untuk bekerja namun juga dapat memberikan wawasan mendalam mengenai kinerja karyawan Anda. Software ini mempunyai banyak fitur yang dapat mencatat data penting terkait aktivitas karyawan Anda seperti:

• jam kehadiran
• jam pulang
• total jam istirahat
• total jam kerja harian
• daftar website atau aplikasi yang dibuka saat jam kerja
• total jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
• total jam lembur
• dan lain-lain

Data-data di atas dapat dipergunakan untuk melacak produktivitas karyawan. Selain itu, perusahaan juga dapat menganalisis data tersebut untuk mempertahankan tingkat kinerja tertinggi pada karyawannya. 

Baca Juga: 6 Cara Mengawasi Karyawan saat Mereka Bekerja dari Rumah

Apakah Employee Monitoring Software Mengganggu Privasi Karyawan?

Karyawan mungkin akan beranggapan bahwa penggunaan employee monitoring software dapat mengganggu privasi mereka saat bekerja. Saat pertama kali menggunakan software ini, sebagian besar karyawan ingin mengetahui bagaimana sistem tersebut bekerja, informasi apa saja yang akan dipantau, mengapa monitoring software tersebut perlu dipergunakan, dan lain-lain.

Sebagai pemilik perusahaan, Anda tentu memiliki tanggung jawab untuk memberikan jawaban terkait pertanyaan-pertanyaan tersebut. Perusahaan juga harus bisa bersikap transparan dan menunjukkan bahwa perusahaan tidak memiliki niat buruk dalam penggunaan monitoring software.

Selain itu, agar penggunaan employee monitoring software tidak mengganggu privasi karyawan maka terdapat beberapa hal yang perlu Anda ingat :

1. Perusahaan harus memberi tahu karyawannya dan meminta persetujuan dari karyawan bahwa aktivitasnya di perangkat komputer akan dipantau dari jarak jauh oleh perusahaan.
2. Perangkat lunak pemantauan hanya boleh dipasang pada perangkat milik perusahaan.
3. Perusahaan hanya boleh mengumpulkan data terkait perusahaan.
4. Pilih employee monitoring software yang menghargai privasi pengguna. Salah satunya adalah Dokodemo-Kerja. Perangkat lunak ini memiliki fitur screen monitoring yang dapat membuat desktop screenshot untuk memantau aktivitas karyawan di PC/ komputernya. Namun untuk menjaga privasi penggunanya, hasil screenshot akan ditampilkan dalam resolusi yang rendah sehingga ketika ada isi teks rahasia yang tertangkap fitur maka informasi tersebut tetap tidak akan terbaca.

Gunakan Dokodemo-Kerja, untuk Monitoring Karyawan yang Lebih Mudah

Dokodemo-Kerja merupakan salah satu employee monitoring software yang ada di Indonesia. Software ini sudah digunakan oleh banyak perusahaan-perusahaan besar di Indonesia untuk memantau kinerja karyawan baik karyawan yang bekerja secara on-site ataupun WFH.

Dokodemo-Kerja memiliki banyak fitur monitoring yang akan membantu perusahaan dalam mengawasi kinerja karyawannya seperti:

• Time Tracker / Timesheet: fitur untuk menghitung total jam kerja karyawan. Melalui fitur ini, Anda bisa melacak bagaimana karyawan menggunakan waktunya selama bekerja. Data yang Anda peroleh dari fitur ini adalah jam kehadiran, jam selesai bekerja, penggunaan waktu istirahat, total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, serta total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan.
• GPS tracker: fitur ini dapat melacak lokasi atau keberadaan karyawan. Pada umumnya fitur GPS tracker digunakan untuk memantau produktivitas dari karyawan yang bekerja secara mobile seperti tim sales.
• Desktop screenshot: fitur ini digunakan untuk memonitor aktivitas karyawan dari layar komputer yang mereka gunakan. Fitur desktop screenshot milik Dokodemo-Kerja akan membuat tangkapan layar pada perangkat desktop karyawan untuk memastikan bahwa karyawan benar-benar bekerja dan tidak membuka website yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, hasil tangkapan layar akan disediakan dalam resolusi yang rendah untuk menghormati privasi pengguna.  

Untuk mendapatkan info lebih lanjut mengenai fitur Dokodemo-Kerja, Anda dapat mengunjungi halaman berikut ini: Fitur Dokodemo-Kerja.

Jika Anda tertarik untuk menggunakan monitoring software ini, Anda dapat menghubungi tim Dokodemo-Kerja untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut. Kami akan dengan senang hati membantu Anda dan menjelaskan beragam fitur yang kami miliki untuk meningkatkan produktivitas karyawan perusahaan Anda. Silakan klik di sini untuk dapat terhubung dengan tim Dokodemo-Kerja.