Mesin absensi fingerprint dan aplikasi absensi online saat ini dibutuhkan untuk melacak kehadiran karyawan. Di antara kedua alat absensi tersebut, mana yang sebaiknya digunakan?
Perusahaan perlu melacak kehadiran karyawan untuk mengetahui karyawan mana yang datang terlambat dan datang tepat waktu. Hal ini dibutuhkan untuk mengetahui tingkat kedisiplinan karyawan.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Selain itu, melacak kehadiran karyawan juga dibutuhkan untuk menciptakan keadilan bagi seluruh karyawan perusahaan. Tidaklah adil bagi dua karyawan (jabatan yang sama) untuk mendapat upah yang sama jika salah satu diantaranya mampu bekerja selama 40 jam dalam seminggu, sedangkan yang lain hanya 32 jam dalam seminggu. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan mengandalkan sistem yang dapat melacak daftar kehadiran karyawan secara akurat.
Saat ini ada beberapa jenis mesin absensi yang banyak digunakan. Beberapa di antaranya adalah mesin absensi fingerprint dan aplikasi absensi online. Di antara kedua sistem tersebut, mana ya yang sebaiknya digunakan? Jika saat ini Anda masih ragu untuk membuat pilihan, berikut kami sajikan penjelasannya untuk Anda.
Table of Contents
Pengertian Mesin Absensi Fingerprint dan Aplikasi Absensi Online
Sesuai dengan namanya, mesin absensi fingerprint merupakan mesin absensi yang menggunakan sidik jari (fingerprint) untuk mencatat kehadiran karyawan. Biasanya mesin absensi ini tersedia dalam bentuk hardware yang terpasang di dekat akses untuk masuk ke kantor.
Untuk menggunakan mesin absensi ini, karyawan cukup menempelkan jari pada alat sensor yang disediakan dan sistem akan mencatat data kehadiran karyawan secara otomatis. Perlu Anda ketahui, mesin absensi fingerprint ini sudah lama dikenal dan sampai saat ini masih diminati oleh banyak perusahaan karena sangat mudah digunakan.
Berbeda dengan mesin absensi fingerprint yang sudah lama dikenal, aplikasi absensi online dapat dikatakan sebagai sistem absensi yang cukup baru. Perkembangan teknologi yang sudah semakin maju menghadirkan sebuah sistem absensi yang bisa digunakan kapan saja dan dimana saja. Dengan aplikasi absensi ini, data absensi karyawan dapat disimpan dalam database berbasis cloud.
Selain itu, aplikasi absensi online juga dapat diinstal pada perangkat yang digunakan oleh karyawan untuk bekerja seperti laptop atau smartphone. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu melakukan instalasi perangkat di dalam gedung perkantoran.
Baca Juga: 5 Fungsi Aplikasi Absensi Mobile dalam Mengelola Tim Sales
Mesin Absensi Fingerprint vs Aplikasi Absensi Online
Agar Anda bisa menentukan sistem absensi mana yang sebaiknya dipergunakan, berikut kami berikan perbandingan antara mesin absensi fingerprint dengan aplikasi absensi online.
1. Kemudahan Penggunaan
Mesin absensi fingerprint dan aplikasi absensi online sebenarnya sama-sama mudah untuk digunakan. Namun bagi perusahaan yang memiliki karyawan yang tidak familiar dengan teknologi digital mungkin akan sedikit kesulitan untuk mengoperasikan aplikasi absensi online. Perusahaan yang menggunakan aplikasi absensi online perlu mengadakan pelatihan kecil agar seluruh karyawan dapat mengoperasikan beragam fitur yang disediakan di dalamnya.
Mesin absensi fingerprint jauh lebih mudah untuk digunakan. Karyawan hanya cukup menyentuh alat sensor pada mesin dan sistem akan mendeteksi sidik jari karyawan. Sistem kemudian akan mencatat jam kehadiran karyawan secara otomatis.
2. Fungsionalitas
Sekarang kita membandingkan fungsionalitas antara kedua sistem absensi tersebut. Mesin absensi fingerprint pada dasarnya digunakan untuk mencatat jam kehadiran dan jam selesai bekerja karyawan. Selain itu, mesin ini juga pada umumnya dapat diintegrasikan ke sistem manajemen penggajian untuk memudahkan tim HRD dalam menghitung gaji karyawan.
Jika dibandingkan dengan aplikasi absensi online, mesin absensi fingerprint memiliki lebih sedikit fungsionalitas. Aplikasi absensi online pada dasarnya merupakan bagian dari sistem HRIS yaitu sistem untuk mengelola karyawan. Jadi, aplikasi absensi online memiliki lebih banyak fungsionalitas. Beberapa fitur umum yang disediakan oleh aplikasi absensi online seperti:
- absensi online
- menghitung total jam kerja
- melacak lokasi karyawan
- mengelola cuti tahunan
- manajemen tugas karyawan
- mengelola gaji
- dan masih banyak lagi
3. Efisiensi dan efektifitas penggunaan sistem
Dari segi efisiensi dan efektifitas, penggunaan aplikasi absensi online jauh lebih unggul dari mesin absensi fingerprint. Alat absensi biometrik seperti melalui sidik jari umumnya akan membutuhkan waktu lebih lama untuk memindai dan mencatat kehadiran karyawan. Akibatnya, pada pagi hari atau sore hari akan ada antrian panjang karyawan yang ingin melakukan clock in atau clock out. Terkadang sistem juga akan kesulitan untuk memindai ketika jari karyawan dalam kondisi yang basah atau terluka.
Aplikasi absensi online jauh lebih efektif untuk mencatat absensi masuk dan absensi keluar karyawan. Aplikasi akan diinstal pada perangkat karyawan seperti laptop atau smartphone sehingga proses absensi dapat dilakukan dari perangkat masing-masing. Hal ini tentu jauh lebih efektif dan efisien.
4. Keamanan
Dari sisi keamanan, mesin absensi fingerprint dan aplikasi absensi online memiliki plus dan minus masing-masing. Aplikasi absensi online pada umumnya menggunakan kata sandi, pin, atau kode keamanan sehingga karyawan yang mengetahui akses tersebut dapat melakukan absensi untuk rekan kerjanya. Berbeda dengan sistem biometrik yang menggunakan sidik jari sehingga absensi tidak bisa diwakilkan oleh orang lain.
Di sisi lain, sistem absensi memiliki data-data penting yang tersimpan di dalamnya. Peretas akan mencoba berbagai cara untuk bisa meretas kode keamanan tersebut. Saat kata sandi atau username diketahui oleh peretas, pengguna dapat segera mengatur ulang kata sandi tersebut. Namun sayangnya, saat data biometrik ke mesin absensi fingerprint dicuri maka Anda tidak dapat mengatur ulang akses tersebut.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Sifat unik biometrik mungkin menyediakan cara untuk mengidentifikasi orang dengan tingkat akurasi yang tinggi, tetapi ketika akses tersebut dicuri maka tidak ada yang dapat Anda lakukan untuk membuatnya aman kembali. Ini berarti sangat penting untuk melindungi data biometrik mentah Anda agar tidak bocor ke pihak yang tidak diinginkan.
5. Higiene
Aplikasi absensi online jauh lebih higienis daripada mesin absensi fingerprint. Perlu diingat bahwa saat ini kita masih menghadapi pandemi virus Covid-19 dan virus tersebut dapat menyebar dari sentuhan manusia.
Diketahui dari www.cnnindonesia.com, beberapa perusahaan di Indonesia menjadi klaster penularan karena alat absensi fingerprint. Saat Anda menggunakan mesin absensi fingerprint, maka mesin tersebut bisa menjadi media penularan virus. Hal ini bisa terjadi karena mesin absensi fingerprint merupakan fasilitas atau media yang digunakan oleh banyak orang.
Berbeda dengan aplikasi absensi online yang diinstal di masing-masing perangkat karyawan sehingga Anda tidak perlu sering menyentuh fasilitas atau peralatan yang dipakai bersama di kantor. Dengan demikian, Anda bisa meminimalisir penularan virus di area perkantoran.
6. Fleksibilitas
Kali ini kita akan mengulas masalah fleksibilitas penggunaan dari kedua sistem absensi tersebut. Mesin absensi fingerprint membutuhkan karyawan untuk datang ke kantor untuk bisa memberikan absensi sehingga perusahaan tidak bisa menerapkan sistem kerja remote atau Work From Home.
Oleh karena itu, jika perusahaan Anda memiliki rencana untuk menggunakan sistem kerja jarak jauh seperti kerja remote atau WFH, maka ada baiknya jika Anda memilih menggunakan aplikasi absensi online. Melalui aplikasi ini, absensi dapat dilakukan di mana saja secara digital. Bahkan, aplikasi absensi dapat digunakan oleh tim marketing yang sedang berkunjung di lokasi klien.
7. Biaya yang harus dikeluarkan
Aplikasi absensi online dapat dikatakan mampu menghemat pengeluaran perusahaan. Untuk menggunakan aplikasi absensi online, Anda hanya perlu menginstal sistem ke dalam perangkat. Berbeda dengan mesin absensi fingerprint yang membutuhkan instalasi sistem di dalam gedung. Jika Anda memiliki cabang perusahaan, tentu Anda perlu menyediakan beberapa mesin untuk ditempatkan di masing-masing gedung.
Baca Juga: Aplikasi Absensi Online: 7 Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkannya
Cari Aplikasi Absensi Online? Dokodemo-Kerja Solusinya
Jika perusahaan Anda mencari aplikasi absensi online yang aman digunakan serta memiliki beragam fungsionalitas untuk memantau produktivitas dan kedisiplinan karyawan, maka Dokodemo-Kerja dapat menjadi pilihan yang tepat. Dengan Dokodemo-Kerja, Anda dapat mencatat jam kehadiran karyawan, melacak total jam kerja, mengelola cuti karyawan, dan masih banyak lagi. Selain itu, sistem yang kami kemabangkan juga memiliki tingkat keamanan yang sangat baik sehingga Anda tidak perlu khawatir dengan keamanan data pribadi karyawan Anda.
Jika Anda memiliki rencana untuk mengaplikasikan sistem kerja jarak jauh, Dokodemo-Kerja juga bisa Anda manfaatkan untuk memantau kinerja karyawan secara real time. Dokodemo-Kerja memiliki fitur desktop screenshot yang dapat membuat tangkapan layar pada layar desktop karyawan. Dengan demikian, tim HRD tetap dapat memantau aktivitas karyawan meskipun mereka bekerja dari jarak jauh.
Silakan hubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut mengenai cara kerja aplikasi absensi online ini. Kami juga dapat bisa menerima apabila Anda memiliki permintaan untuk pengembangan fitur custom.
Apabila Anda tertarik untuk mencoba aplikasi ini, Anda juga bisa menggunakan Dokodemo-Kerja versi demo secara gratis. Silaka klik di sini untuk mencoba Dokodemo-Kerja dan melihat berbagai fungsionalitas yang kami tawarkan untuk mengelola karyawan secara efektif dan efisien.
