Ingin tahu bagaimana cara mengawasi karyawan yang bekerja dari rumah? Kami memiliki tips dan solusi terbaik yang bisa Anda gunakan untuk memantau produktivitas dan kinerja karyawan meskipun mereka bekerja dari jarak jauh. Simak infonya di sini.
Pandemi Covid-19 yang muncul pada tahun 2020 telah memaksa perusahaan di seluruh dunia untuk menerapkan sistem kerja Work From Home dimana karyawan bisa bekerja dari rumah masing-masing. Hal tersebut membuat banyak perusahaan mencari cara untuk mengawasi karyawan yang bekerja dari jarak jauh agar produktivitas karyawan bisa tetap terjaga.
Dokodemo-Kerja, Aplikasi Absensi Online terbaik dengan fitur lengkap untuk meningkatkan Produktivitas karyawan. Pengelolaan Absensi dan Cuti, Task Management, hingga Evaluasi kinerja karyawan hanya dengan satu aplikasi.
Kelola Karyawan Makin Mudah dengan Aplikasi HRD Dokodemo-Kerja. Coba Sekarang!
Mengawasi karyawan mungkin terlihat seperti suatu aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan saat mereka tidak mempercayai karyawannya. Padahal hal ini memang harus dilakukan oleh seluruh perusahaan.
Saat karyawan mengetahui bahwa pihak manajemen memantau kinerja dan perilaku mereka di jam kerja, karyawan pada umumnya akan cenderung lebih fokus dengan pekerjaan mereka. Selain itu, pengawasan juga dapat menciptakan disiplin kerja sehingga peraturan perusahaan bisa dijalankan dengan sebaik-baiknya dan pada akhirnya akan berdampak positif pada produktivitas perusahaan.
Sebelum kami informasikan tips untuk mengawasi karyawan, ada baiknya jika Anda memahami terlebih dahulu mengapa perusahaan perlu mengawasi karyawannya.
Table of Contents
Mengapa Perusahaan Perlu Mengawasi Karyawannya?
Saat perusahaan berhasil mengawasi para karyawan, perusahaan akan memperoleh berbagai keuntungan, seperti:
1. Perusahaan dapat mewaspadai adanya masalah sedini mungkin
Saat perusahaan mengawasi karyawan sepanjang hari, perusahaan memiliki kesempatan untuk mengetahui adanya masalah sedini mungkin. Dengan demikian, perusahaan bisa segera menghubungi karyawan agar mereka dapat melakukan perbaikan. Informasi tersebut juga bisa digunakan perusahaan sebagai salah satu indikator dalam menilai kinerja karyawan.
2. Meningkatkan hubungan antara perusahaan dengan karyawannya
Beberapa orang beranggapan bahwa mengawasi karyawan dapat menimbulkan rasa ketakutan atau kecanggungan. Padahal mengawasi kinerja karyawan dapat membantu perusahaan untuk memmbangun hubungan yang baik dengan para karaywannya.
Untuk bisa melakukannya, pihak perusahaan bisa membuat catatan saat karyawan melanggar kebijakan perusahaan. Jika kesalahan tersebut bukanlah kesalahan yang fatal maka perusahaan bisa memberikan saran atau peringatan di waktu terbaik serta cara yang baik. Hal ini akan menunjukkan bahwa perusahaan memberikan perhatian pada seluruh karyawannya sehingga bisa berdampak positif pada perkembangan karir karyawan.
3. Membantu meningkatkan produktivitas perusahaan
Dengan mengawasi karyawan, perusahaan dapat melihat aktivitas apa saja yang mereka lakukan selama jam kerja. Informasi tersebut dapat dianalisis oleh perusahaan untuk mencari cara agar karyawan bisa lebih produktif.
Sebagai contoh, perusahaan menemukan bahwa karyawannya menghabiskan banyak waktu untuk beristirahat. Untuk mengatasinya, perusahaan bisa menggunakan aplikasi time tracker yang dapat membantu karyawan untuk menghitung berapa lama waktu yang mereka gunakan saat beristirahat. Dengan demikian, karyawan bisa menggunakan jam kerjanya seefisien mungkin.
Baca Juga: 5 Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja pada Karyawan
Cara Mengawasi Karyawan saat Mereka Bekerja dari Rumah
Mengawasi karyawan memang dapat memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan. Namun di masa pandemi dimana karyawan bekerja dari rumah, mengawasi atau memonitor karyawan menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan.
Dalam sebagian besar kasus, karyawan yang bekerja dari rumah atau WFH akan menggunakan perangkat komputer untuk bekerja. Itu artinya, Anda dapat mengetahui hampir semua aktivitas mereka dan mencari tahu apa sebenarnya yang mereka sibukkan dari perangkat komputer tersebut. Jadi, cara mengawasi karyawan saat mereka bekerja dari rumah adalah dengan mengandalkan software atau aplikasi monitoring.
Berikut adalah beberapa contoh software atau aplikasi yang perlu perusahaan gunakan untuk mengawasi karyawan dari jarak jauh.
1. Menggunakan aplikasi time tracker
Aplikasi time tracker dapat Anda andalkan untuk menjaga kedisiplinan karyawan. Sesuai dengan namanya, aplikasi time tracker adalah sebuah sistem yang mampu melacak jam kerja karyawan. Pada umumnya time tracker dilengkapi dengan fitur absensi online. Saat karyawan melakukan absensi dari fitur ini, time tracker akan mulai bekerja menghitung jam kerja karyawan.
Jadi, dengan menggunakan aplikasi time tracker, perusahaan dapat memonitor siapa saja yang terlambat mulai bekerja, berapa lama waktu istirahat yang dihabiskan karyawan, serta berapa total jam kerja harian mereka. Selain itu, perusahaan juga dapat memanfaatkan aplikasi ini untuk menghitung jam lembur karyawan. Informasi tersebut nantinya dapat dipergunakan oleh perusahaan untuk menentukan total biaya lembur yang harus dibayarkan.
2. Menggunakan aplikasi keylogger
Aplikasi keylogger adalah jenis software monitoring yang dikembangkan untuk merekam penekanan tombol (keystroke) pada keyboard komputer oleh user. Bagi para peretas, keyloggers bisa digunakan sebagai salah satu cara untuk memperoleh kata sandi atau data pribadi korban. Sedangkan bagi perusahaan, aplikasi ini dapat memantau aktivitas karyawannya selama jam kerja.
Berdasarkan informasi yang diperoleh dari sophos.com, aplikasi keylogger sah dan legal untuk digunakan jika Anda menginstalnya di perangkat Anda sendiri dengan tujuan yang positif. Namun jika aplikasi ini dipasang secara diam-diam di perangkat orang lain dengan tujuan untuk mencuri data sensitif maka hal tersebut dapat dikatakan tindakan ilegal.
Aplikasi keylogger ini sudah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan untuk memantau aktivitas karyawannya. Selain itu, orang tua juga memanfaatkan aplikasi ini untuk memonitor aktivitas anak-anaknya saat menggunakan komputer di rumah.
3. Menggunakan aplikasi pemantau situs web
Aplikasi ini dapat digunakan perusahaan untuk mengawasi karyawan apakah mereka membuka situs-situs web yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaan. Contohnya seperti situs media sosial, situs game online, dan lain-lain.
Beberapa aplikasi pemantau situs web saat ini dapat mengeluarkan pesan pop up dan mengingatkan karyawan agar kembali bekerja. Selain itu ada juga aplikasi yang dapat mencatat situs web apa saja yang dikunjungi karyawan selama bekerja sekaligus menghitung berapa banyak waktu yang digunakan karyawan untuk membuka web tersebut.
4. Menggunakan aplikasi screen monitoring
Cara mengawasi karyawan yang selanjutnya adalah dengan menggunakan aplikasi screen monitoring. Aplikasi screen monitoring adalah aplikasi yang dapat membuat tangkapan layar (screenshot) pada perangkat desktop yang digunakan oleh karyawan. Dengan aplikasi ini, perusahaan bisa mengetahui aktivitas apa saja yang dilakukan oleh karyawan di komputernya saat jam kerja.
Sistem HRIS canggih untuk memonitor kinerja dan produktivitas karyawan Anda. WFO atau WFH? Kelola keduanya! Tetap Produktif dengan Dokodemo-Kerja.
Aplikasi HRIS terjangkau untuk tingkatkan produktivitas. Cek di sini!
Aplikasi Dokodemo-Kerja menyediakan fitur screen monitoring ini. Banyak perusahaan yang merasa terbantu dengan fitur ini karena mereka bisa melihat aktivitas layar desktop karyawan meskipun mereka bekerja dari rumah. Untuk menghargai privasi pengguna, hasil desktop screenshot Dokodemo-Kerja akan ditampilkan dalam resolusi yang rendah sehingga tim admin aplikasi tidak dapat membaca info rahasia yang tertangkap oleh fitur ini.
Perlu Anda ketahui, saat ini aplikasi screen monitoring juga sudah ada yang dilengkapi dengan fitur screen recording. Video hasil screen recording tersebut kemudian akan disimpan dan server dan dapat digunakan untuk mengetahui kinerja karyawan. J
5. Menggunakan GPS tracker
Jika perusahaan Anda juga memberikan kebijakan sistem kerja fleksibel bagi para pekerja mobile seperti tim sales, maka aplikasi GPS tracker akan Anda butuhkan. Saat karyawan bekerja secara mobile dari satu tempat ke tempat yang lain, Anda tetap bisa melakukan pengawasan. Aplikasi ini dapat melacak tanggal, waktu, dan rute yang dilalui oleh karyawan. Dengan demikian, ANd adapt memastikan bahwa karyawan benar-benar mengunjungi klien pada saat jam kerja.
Baca Juga: 5 Fungsi Aplikasi Absensi Mobile dalam Mengelola Tim Sales
6. Berikan kepercayaan kepada karyawan
Tips agar perusahaan bisa sukses dalam mengawasi kinerja karyawan adalah dengan memberikan kepercayaan. Pihak manajer juga harus bijaksana dan penuh perhatian terhadap karyawannya. Manajemen yang kaku seperti selalu menelpon karyawan untuk menanyakan pekerjaan apa yang sedang dilakukan justru dapat menurunkan motivasi karyawan. Karyawan juga akan menjadi stres dan merasa seperti terus-menerus diawasi. Jadi, berikan fleksibilitas kepada karyawan Anda sambil terus mengawasi kinerjanya dari jarak jauh.
Jika Anda sudah mengandalkan berbagai aplikasi monitoring, Anda bisa lebih tenang dan lebih santai saat mengawasi karyawan. Aplikasi akan bekerja secara real time dan dapat segera mengirimkan informasi jika terjadi masalah seperti pelanggaran kebijakan perusahaan oleh karyawan. Selain itu, aplikasi ini akan bekerja di latar belakang komputer sehingga tidak akan mengganggu produktivitas karyawan.
Gunakan Dokodemo-Kerja untuk Monitoring yang Lebih Mudah
Dokodemo-Kerja merupakan salah satu jenis aplikasi HRIS yang dikembangkan dengan berbagai fitur monitoring. Aplikasi ini dapat bekerja secara real time saat mengawasi kinerja karyawan perusahaan Anda.
Beberapa fitur monitoring yang kami miliki adalah
1. Time Tracker
Fitur ini dapat perusahaan gunakan untuk melacak penggunaan jam kerja karyawan. Perusahaan dapat melihat clock in dan clock out karyawan, melihat daftar karyawan yang terlambat bekerja, melacak berapa lama waktu istirahat yang digunakan karyawan, serta menghitung total jam kerja karyawan secara harian, mingguan, atau bulanan.
2. Screen Monitoring
Fitur dapat membuat tangkapan layar atau desktop screenshot untuk memonitor aktivitas karyawan di perangkat komputer. Saat terdapat 3 hasil tangkapan yang sama, sistem akan mendeteksi bahwa karyawan sedang tidak produktif bekerja dan mengirim pemberitahuan kepada pihak admin. Selain itu, untuk menghargai privasi pengguna, hasil tangkapan layar akan disajikan dalam resolusi yang rendah.
3. GPS Tracker
Dengan fitur ini, perusahaan bisa memberikan fleksibilitas terkait tempat kerja karyawan namun tetap bisa memberikan pengawasan. Sistem dapat melacak lokasi karyawan bekerja. Fitur ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk mengawasi kinerja tim sales yang bekerja secara mobile.
Selain ketiga fitur diatas, Dokodemo-Kerja juga memiliki fitur lain yang dapat memudahkan tugas HRD dalam mengelola karyawan yang bekerja dari jarak jauh seperti fitur task management, day off management, Employee Self Service, dan lain-lain. Kami juga menerima request untuk pengembangan fitur custom agar aplikasi dapat bekerja optimal sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Silakan hubungi tim Dokodemo-Kerja, kami akan dengan senang hati menjelaskan cara kerja aplikasi monitoring ini untuk Anda.
