Rekomendasi Aplikasi Absensi Digital Terbaik untuk Perusahaan Anda

Apakah Anda membutuhkan aplikasi absensi digital untuk mempermudah proses pencatatan kehadiran karyawan? Artikel berikut akan memberikan informasi terkait fungsi absensi digital beserta rekomendasi aplikasi yang bisa digunakan oleh perusahaan Anda.

Pada dasarnya, melacak kehadiran karyawan berguna untuk menilai tingkat kedisiplinan karyawan. Sampai saat ini, keterlambatan ataupun ketidakhadiran dengan alasan yang tidak jelas dari karyawan memang masih salah satu masalah yang diperhatikan oleh perusahaan. Ketika perusahaan mengabaikan masalah ini, maka produktivitas perusahaan secara keseluruhan akan terpengaruh. Oleh karena itulah, perusahaan perlu untuk melacak daftar kehadiran seluruh karyawannya.

Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini pencatatan kehadiran karyawan bisa dilakukan secara online melalui aplikasi absensi digital. Sebelum teknologi ini hadir, perusahaan-perusahaan harus melakukannya secara manual menggunakan kertas atau daftar sederhana berisi nama karyawan beserta jam kehadiran mereka. Hal ini tentu sangat tidak efektif, terlebih bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam skala yang besar. Tim HRD tentu bisa menghabiskan waktu berjam-jam ketika harus membuat laporan terkait informasi tersebut secara manual.

Apa yang Dimaksud dengan Absensi Digital?

Absensi digital adalah sistem pencatatan daftar kehadiran karyawan yang dapat dilakukan secara online melalui perangkat digital yang terhubung dengan koneksi internet. Perlu Anda tahu, sistem absensi digital saat ini juga tersedia dengan beragam fungsionalitas. Jadi, sistem ini tidak hanya akan mencatat daftar kehadiran karyawan saja namun juga mampu membantu tim HRD untuk melakukan beberapa tugas yang lain. Beberapa diantaranya seperti:

• menghitung total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan.
• melacak lokasi tim sales bekerja saat berada di lapangan.
• mengelola jumlah cuti atau izin kerja karyawan.
• melacak aktivitas karyawan dari layar perangkat desktopnya (screen monitoring)
• terintegrasi dengan sistem payroll untuk memudahkan proses penggajian karyawan
• dan masih banyak lagi.

Dengan berbagai fungsi di atas, tentu sistem absensi digital dengan fitur yang lengkap bisa memudahkan tugas-tugas HRD. Selain itu, sistem ini juga akan menjaga produktivitas karyawan baik untuk mereka yang bekerja secara onsite, hybrid, ataupun remote.

Saat ini, sistem absensi digital tersedia dalam dua jenis yaitu:

• absensi digital berbasis on premise: data-data terkait karyawan yang sudah dikumpulkan akan disimpan di dalam database dan server miliki perusahaan Anda sendiri.
• absensi digital berbasi cloud:  data-data terkait karyawan yang sudah dikumpulkan akan disimpan di pusat data server dari provider aplikasi absensi digital yang Anda gunakan.

Baca Juga: Pengertian, Fungsi, dan Rekomendasi HR Software di Indonesia

Mengapa Banyak Perusahaan Beralih Menggunakan Aplikasi Absensi Digital?

Terdapat beberapa alasan mengapa aplikasi absensi digital saat ini menjadi pilihan banyak perusahaan. Berikut beberapa diantaranya.

1. Lebih efektif dan efisien

Aplikasi absensi digital jauh lebih efektif dan efisien untuk digunakan jika dibandingkan dengan sistem absensi konvensional. Sebagai contoh, mesin absensi fingerprint membutuhkan waktu yang lama untuk memindai sidik jari dan mencatat kehadiran karyawan. Terkadang sistem juga kesulitan saat memindah sidik jari terutama ketika tangan karyawan dalam kondisi kotor atau basah.

Di sisi lain, absensi digital bisa mencatat daftar kehadiran secara lebih cepat hanya dengan satu klik saja. Selain itu, aplikasi juga dapat diinstal pada masing-masing perangkat karyawan sehingga mereka tidak perlu mengantri saat ingin melakukan clock in atau clock out.

2. Memiliki beragam fungsionalitas

Banyak perusahaan memilih absensi digital juga karena beragam fungsionalitas yang ditawarkannya. Mesin absensi konvensional pada umumnya hanya bisa mencatat daftar kehadiran karyawan. Berbeda dengan sistem absensi digital yang dikembangkan dengan berbagai fitur sehingga dapat melakukan berbagai hal mulai dari mencatat jam kehadiran, melacak total jam kerja, mengelola cuti dan gaji, manajemen tugas, dan masih banyak lagi.

3. Ingin menggunakan sistem kerja fleksibel

Semenjak pandemi Covid-19 hadir sampai saat ini, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja fleksibel seperti remote working atau Work From Home. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sistem absensi yang bisa diakses dimana saja dan aplikasi absensi digital ini hadir sebagai solusinya.

Selain itu, memantau karyawan dari jauh merupakan tugas yang tidak mudah. Namun dengan aplikasi absensi digital ini, Anda bisa tetap memantau kinerja dan produktivitas karyawan secara real time. Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, aplikasi absensi digital memiliki beragam fitur yang bisa memantau kinerja karyawan Anda. Salah satu contohnya adalah fitur screen monitoring yang mampu membuat desktop screenshot pada perangkat laptop karyawan. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat mengawasi karyawan sehingga mereka tidak melakukan aktivitas-aktivitas yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan seperti menonton film, bermain media sosial, atau yang lain.

4. Lebih menghemat pengeluaran

Apabila dibandingkan dengan mesin absensi konvensional, penggunaan aplikasi absensi digital juga dinilai dapat menghemat pengeluaran kantor. Saat perusahaan menggunakan aplikasi absensi digital, maka Anda hanya perlu menginstal aplikasi di dalam perangkat laptop ataupun smartphone karyawan.  Aplikasi tersebut juga bisa digunakan oleh ratusan karyawan secara sekaligus. Berbeda dengan mesin absensi konvensional dimana perangkat harus dipasang di dalam gedung. Jika perusahaan Anda memiliki banyak cabang, tentu Anda membutuhkan lebih banyak perangkat mesin absensi konvensional agar bisa digunakan oleh seluruh karyawan.

5. Centralized storage atau penyimpanan terpusat

Aplikasi absensi digital saat ini umumnya menyediakan centralized storage yaitu sejenis database di mana informasi akan disimpan dan di-maintain pada satu pusat data. Dengan kemampuan tersebut, maka ketika tim HRD ingin mencari data karyawan yang berada di lokasi yang berbeda dengan dirinya, maka mereka bisa tetap mengaksesnya dengan mudah. Tim HRD cukup membuka aplikasi absensi digital dan tidak perlu datang ke lokasi cabang tersebut.

Baca Juga: Yuk Cari Tahu Harga Aplikasi Absensi Online dan Cara Kerjanya di Sini!

Bagaimana Cara Menggunakan Aplikasi Absensi Digital?

Aplikasi absensi digital sangat mudah untuk digunakan. Masing-masing provider penyedia aplikasi absensi digital tentu akan menyediakan cara penggunaan yang berbeda-beda. Meskipun demikian, secara garis besar aplikasi tersebut menyediakan prosedur penggunaan yang hampir sama.

Untuk bisa menggunakannya, persiapan yang perlu Anda lakukan adalah memastikan bahwa perangkat yang akan dipasangi aplikasi absensi digital sudah terhubung dengan koneksi internet. Selanjutnya jika Anda sudah menemukan provider aplikasi absensi digital terbaik yang ingin digunakan, maka Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Download aplikasi absensi digital

Pertama, download terlebih dahulu aplikasi absensi digital melalui perangkat Anda. Di sini, kami mengambil contoh bahwa aplikasi akan dipasang pada laptop karyawan. Jadi, download aplikasi yang sesuai dengan OS laptop Anda. Pihak provider umumnya akan menyediakan aplikasi versi Windows, Mac, atau Linux.

2. Pasang aplikasi di dalam perangkat

Selesai mengunduh aplikasi, Anda perlu menginstalnya ke dalam perangkat. Jika sudah, Anda bisa menjalankan aplikasi tersebut di laptop.

3. Login ke dalam aplikasi

Provider aplikasi akan menyediakan username dan password untuk bisa masuk ke dalam sistem. Anda bisa menggunakan informasi tersebut untuk login ke dalam aplikasi. Tim HRD biasanya akan berperan sebagai admin aplikasi, nantinya mereka dapat membantu menyediakan password ataupun username untuk para karyawannya.

4. Mulai lakukan absensi secara online

Setelah masuk ke dalam sistem, Anda sudah bisa menggunakannya untuk melakukan absensi secara online. Saat melakukan absensi, beberapa aplikasi akan meminta karyawan untuk mengambil foto selfie, ada juga yang hanya meminta Anda untuk menekan tombol “start” saja. Kemudian, sistem akan secara otomatis merekam jam kehadiran karyawan, sistem juga akan mulai melacak tingkat produktivitas karyawan seperti dengan menghitung jam kerja dan memonitor aktivitas karyawan. Data-data tersebut kemudian akan disimpan di pusat data dan pihak admin yang bisa mengakses atau mengelolanya.

Rekomendasi Aplikasi Absensi Digital untuk Perusahaan

Saat ini memang sudah ada begitu banyak aplikasi absensi digital di Indonesia. Jika Anda sedang mencari aplikasi absensi terbaik dengan fitur yang lengkap untuk memonitor karyawan Anda, maka Dokodemo-Kerja menjadi solusi yang tepat. Aplikasi ini tidak hanya mampu membantu mencatat kehadiran karyawan namun juga menyediakan beragam fungsionalitas yang akan mempermudah proses Manajemen Sumber Daya Manusia di perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa fitur yang disediakan oleh Dokodemo-Kerja:

1. Attendance tracker atau absensi online

Fitur attendance tracker atau absensi online dari Dokodemo-Kerja sangat mudah digunakan bahkan bagi karyawan yang tidak memahami teknologi sekalipun. Karyawan di sini hanya perlu menekan tombol “play” saja dan sistem akan secara otomatis mencatat jam kehadiran karyawan. Selain itu, sistem juga akan menyediakan report yang berisi daftar karyawan yang terlambat sehingga Anda bisa menggunakannya sebagai bahan pertibangan ketika penilaian karyawan.

2. Time tracker atau pelacak waktu

Ketika karyawan menemukan tombol “play”, sistem juga akan mulai berjalan di background untuk menghitung berapa lama karyawan bekerja. Fitur ini dapat memantau seluruh karyawan baik mereka yang bekerja secara onsite ataupun dari rumah, bahwa mereka telah bekerja sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan, seperti 8 jam perhari. Fitur ini juga akan membantu menghitung total jam lembur karyawan sehingga upah lembur dapat dibayarkan dengan tepat.

Baca Juga: Cara Menghitung Upah Lembur Kerja sesuai Peraturan Pemerintah

3. Day off management atau pengelola cuti

Dokodemo-Kerja juga menyediakan fitur untuk mengelola cuti karyawan. Melalui fitur ini, tim HRD dapat meng-update jumlah kuota cuti masing-masing karyawan. Di sisi lain, karyawan bisa melihat jumlah kuota cuti dengan mudah tanpa harus berulang kali menanyakan hal tersebut pada pihak HRD. Karyawan juga bisa mengajukan cuti secara online tanpa memerlukan dokumen kerja yang ditandatangani oleh berbagai pihak karena secara otomatis sistem akan memberikan notifikasi pada pihak HR dan leader ketika karyawan mengajukan cuti.

3. GPS tracker atau pelacak GPS

Jika perusahaan Anda memiliki banyak tim sales, fitur ini tentu akan sangat berguna untuk memantau produktivitas karyawan Anda. Dengan menggunakan fitur GPS tracker, Anda bisa mengetahui siapa saja klien yang dikunjungi oleh karyawan sekaligus jam berapa mereka berada di lokasi tersebut. 

4. Screen monitoring atau pemantauan layar

Anda kesulitan memonitor aktivitas karyawan yang bekerja secara WFH? Fitur ini bisa menjadi solusinya. Dokodemo-Kerja memiliki fitur screen monitoring yang bisa membuat tangkapan layar (desktop screenshot) dalam waktu yang acak. Dengan demikian, Anda bisa mengetahui apa aktivitas yang dilakukan karyawan di perangkat laptopnya.

Perlu Anda ketahui, Dokodemo-Kerja tetap menjaga privasi penggunanya. Oleh karena itu, hasil screenshot yang diperoleh akan disediakan dalam resolusi yang rendah sehingga isi chat atau info-info penting /rahasia tetap tidak akan bisa dibaca. 

Selain itu, screen monitoring Dokodemo-Kerja juga dapat mendeteksi karyawan yang sedang tidak aktif bekerja. Saat Dokodemo-Kerja dijalankan di perangkat, maka sistem mampu mendeteksi karyawan yang tidak produktif saat ditemukan 3 hasil tangkapan layar yang sama. Gambar tangkapan layar tersebut akan ditampilkan dengan warna merah dan sistem akan mengirim pemberitahuan kepada pihak admin (tim HRD). Dengan demikian, produktivitas karyawan bisa tetap dimonitor dengan baik.

Jika Anda ingin mengetahui info lebih lanjut mengenai Dokodemo-Kerja, Anda bisa menghubungi kami. Sampai saat ini, Dokodemo-Kerja sudah digunakan oleh banyak perusahaan di Indonesia dan terbukti sukses dalam meningkatkan produktivitas karyawannya. Klik Pengalaman Bekerja Dari Rumah Menggunakan Dokodemo untuk mengetahui pengalaman perusahaan-perusahaan di Indonesia yang sudah berhasil mengelola karyawan secara efektif dan efisien dengan Dokodemo-Kerja.