Penjelasan Mengenai Apa Itu Employee Life Cycle, HRD Harus Tahu!

Employee life cycle adalah siklus hidup karyawan di perusahaan yang terdiri dari beberapa tahapan penting. Untuk proses manajemen SDM yang baik, tim HRD harus bisa memahami jalannya siklus hidup karyawan tersebut. Simak penjelasan selengkapnya di sini!

Mengelola karyawan memang bukanlah tugas yang mudah. Sebagai tim HRD, ada banyak hal yang perlu Anda lakukan, mulai dari pemberian gaji, pengelolaan cuti, penilaian kinerja, dan masih banyak lagi. Di antara berbagai tugas tersebut, terdapat hal lain yang tidak kalah penting untuk Anda perhatikan yaitu terkait manajemen employee life cycle.

Penting untuk diingat bahwa karyawan merupakan sumber daya manusia yang berperan penting di dalam sebuah perusahaan. Oleh sebab itu, ketika tim HRD sukses menjalankan manajemen employee life cycle dengan baik, maka perusahaan akan mendapatkan dampak positif mulai dari meningkatnya produktivitas sampai loyalitas karyawan.

Nah, jika Anda adalah bagian dari tim HRD dan belum memahami apa itu employee life cycle, artikel berikut ini akan memberikan informasi untuk Anda. Silakan simak penjelasan kami berikut ini.

Apa Itu Employee Life Cycle?

Employee life cycle adalah tahapan-tahapan yang digunakan untuk memvisualisasikan bagaimana seorang karyawan akan terlibat dengan perusahaan tempat mereka bekerja. Seluruh tahapan dalam employee life cycle atau siklus hidup karyawan ini akan mencakup berbagai hubungan antara karyawan dan perusahaan mulai dari proses dimana karyawan tertarik untuk bekerja di perusahaan Anda sampai terjadinya pemutusan hubungan kerja. 

Mengelola siklus hidup karyawan sangat penting untuk dilakukan agar karyawan dapat memiliki gambaran terkait proses perjalanan karir di perusahaan tersebut. Dari sisi perusahaan, manajemen siklus hidup karyawan juga akan berguna dalam proses penilaian dan meningkatkan kinerja karyawannya. 

Perlu Anda ingat bahwa saat pandemi Covid-19 terjadi, perusahaan mengelola karyawannya dengan cara yang “berbeda” seperti proses rekrutmen yang dilakukan secara online, diberlakukannya kebijakan WFH (Work From Home), dan masih banyak lagi. Oleh karena itu, sebagai profesional HR, Anda perlu memahami siklus hidup karyawan sesuai dengan perubahan yang telah terjadi saat ini dan memahami bagaimana hal tersebut dapat memengaruhi kinerja, keterlibatan, dan tingkat retensi karyawan secara keseluruhan di perusahaan.

Baca Juga: Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM): Pengertian, Tujuan, dan Contohnya

6 Tahapan dalam Employee Life Cycle

Setelah Anda memahami apa itu employee life cycle dan peran pentingnya bagi perusahaan, berikut ini adalah 6 tahapan dalam employee life cycle yang akan dilalui oleh karyawan di perusahaan.

1. Attraction

Tahap pertama yang akan dilalui karyawan adalah attraction di mana karyawan mulai memiliki ketertarikan pada suatu perusahaan. Tahapan ini merupakan siklus hidup karyawan yang terjadi bahkan sebelum perusahaan membuka lowongan pekerjaan. Jadi, tahap ini berhubungan erat dengan citra perusahaan sebagai tempat yang baik untuk bekerja.

Perlu Anda tahu, terlepas dari seberapa inovatif dan kuat produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan Anda, namun jika perusahaan Anda tidak memiliki daya tarik maka perusahaan akan gagal dalam menarik kandidat yang berkualitas. Itulah sebabnya mengapa membangun employer branding sangat penting untuk dilakukan. 

Untuk memudahkan Anda, berikut beberapa contoh strategi yang bisa Anda coba lakukan untuk membangun employer branding atau ketertarikan karyawan pada perusahaan Anda:

• Mintalah manajer perusahaan untuk menghadiri seminar atau konferensi yang relevan dengan industri bisnis secara teratur dan cari peluang untuk bisa menjadi pembicara. Hal ini bisa Anda lakukan untuk membangun profil perusahaan yang baik.
• Karyawan Anda bisa menjadi promotor yang kuat untuk menginformasikan bahwa perusahaan Anda adalah tempat kerja yang baik. Oleh sebab itu, bangun budaya perusahaan yang positif dan menarik agar karyawan perusahaan Anda tergerak untuk memberi tahu orang-orang terdekat betapa hebatnya bekerja di perusahaan Anda.
• Untuk menarik minat kandidat, Anda bisa menawarkan benefit yang tidak banyak ditawarkan oleh perusahaan lain. Contohnya seperti jam kerja fleksibel, Work From Home, makan siang gratis, dan masih banyak lagi.

2. Recruitment 

Tahapan employee life cycle selanjutnya adalah rekruitmen atau rekrutmen karyawan. Pada tahap ini, tim HRD akan melakukan serangkaian proses agar bisa menemukan kandidat yang tepat yaitu:

• Memposting lowongan pekerjaan.
• Melakukan proses screening.
• Proses pengujian.
• Wawancara dengan kandidat.
• Memeriksa latar belakang kandidat.
• Menentukan keputusan.
• Mengajukan surat penawaran atau kontrak kerja.

Untuk membangun citra perusahaan yang positif, maka tim HRD harus bisa merancang proses rekrutmen dan seleksi yang menyenangkan. Hal ini juga perlu dilakukan karena akan berpengaruh pada keputusan karyawan saat mereka memperoleh surat kontrak kerja yang Anda ajukan. Jika mereka mendapatkan pengalaman yang tidak menyenangkan, tentu mereka dapat mengurungkan niat untuk mau bekerja di perusahaan Anda. 

Beberapa hal yang bisa Anda lakukan agar tahap rekrutmen berjalan dengan lancar adalah:

• Posting lowongan kerja di berbagai platform seperti di website perusahaan dan online job boards seperti Indeed atau LinkedIn.
• Buat rekrutmen dapat berjalan dengan proses yang tidak terlalu panjang.
• Bersikap transparan akan hasil yang diperoleh kandidat atau dengan kata lain tidak membuat kandidat merasa “digantung”.
• Manfaatkan teknologi untuk proses rekrutmen yang lebih efektif dan efisien. Contohnya seperti penggunaan Application Tracking System (ATS) untuk mempercepat screening, menggunakan Zoom untuk interview online, dan masih banyak lagi.

3. Onboarding

Setelah karyawan sukses melalui proses rekrutmen dan seleksi, maka tahap selanjutnya yang akan mereka lalui adalah proses onboarding atau orientasi. Pada tahap ini karyawan baru akan mulai memahami dan menjalani kebijakan, peraturan, sistem, atau tools yang digunakan oleh perusahaan tempat mereka bekerja.

Pada tahap onboarding, tim HRD harus memastikan bahwa karyawan baru merasa diterima serta mampu beradaptasi dengan cepat. Berikut beberapa contoh strategi yang dapat Anda terapkan untuk memastikan bahwa tahap orientasi pada employee life cycle dapat berjalan lancar:

• Informasikan apa saja karyawan atau job description karyawan dengan jelas atau mendetail. Pastikan mereka memahami dengan baik apa saja yang perlu mereka kerjakan setiap harinya.
• Jelaskan visi dan misi perusahaan.
• Informasikan kebijakan dan peraturan perusahaan dengan jelas. 
• Sediakan karyawan pendamping atau trainer selama 90 hari pertama
• Bantu karyawan untuk bisa beradaptasi dengan budaya perusahaan. 
• Bantu karyawan agar memiliki bayangkan mengenai jenjang karir mereka di perusahaan
• Persiapkan semua alat dan sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja

4. Development

Development atau pengembangan adalah tahap employee life cycle yang selanjutnya. Di sini, karyawan akan dikelola agar bisa mengembangkan keterampilan yang dimilikinya.

Penting untuk diketahui, saat karyawan merasa terjebak pada suatu posisi dan merasa tidak memiliki peluang untuk mendapatkan promosi, maka mereka cenderung akan mencari peluang di perusahaan yang lain. Oleh karena itulah, proses pengembangan karyawan perlu untuk dilakukan. Selain berguna untuk mempertahankan karyawan Anda, cara ini juga dapat menjadi strategi positif untuk meningkatkan kemampuan bisnis Anda. 

Sebelum karyawan memperoleh benefit berupa Learning and Development (L&D), perusahaan perlu melakukan beberapa analisis agar pelatihan bisa dilakukan secara tepat sasaran, yaitu:

• Berdasarkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek perusahaan, tentukan jenis pelatihan seperti apa yang dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis tersebut.
• Identifikasi pengetahuan dan keterampilan apa yang paling penting bagi karyawan agar berhasil dalam pekerjaan mereka.
• Lakukan penilaian kinerja karyawan untuk mengetahui area-area mana saja yang masih perlu ditingkatkan.

5. Retention 

Tahap retention atau retensi adalah tahapan dalam employee life cycle dimana karyawan akan dikelola agar bisa bertahan di perusahaan tempat mereka bekerja. Di sini, perusahaan akan merancang berbagai strategi untuk meningkatkan employee satisfaction dan employee engagement sehingga karyawan bisa loyal terhadap perusahaan. Selain itu, tim HRD perusahaan juga akan melakukan berbagai hal untuk memberikan motivasi kerja karyawan. Contohnya seperti:

• Memberikan gaji atau upah yang adil.
• Memberikan kompensasi atau tunjangan mulai dari THR, bonus, cuti, jam kerja fleksibel, dan lain-lain.
• Sediakan lingkungan kerja yang positif.
• Tingkatkan komunikasi yang baik.
• Berikan pengakuan atau penghargaan kepada karyawan.
• Memperhatikan kesejahteraan karyawan.

6.  Separation 

Tahap terakhir dari siklus hidup karyawan adalah tahap separation atau pemutusan hubungan kerja. Meskipun perusahaan telah melakukan berbagai cara untuk menjaga retensi karyawan, namun bagi sebagian besar karyawan pada akhirnya akan tetap melalui tahap terakhir ini baik karena pensiun, pekerjaan baru, atau karena alasan pribadi. 

Sebagai profesional HR, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa saat karyawan memutuskan keluar dari perusahaan, maka hal tersebut dapat berjalan dengan baik tanpa menimbulkan gangguan besar bagi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Jika ternyata terdapat karyawan berkualitas yang memegang peran penting bagi perusahaan memutuskan untuk keluar, ada beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk meminimalisir dampak buruk yang bisa terjadi seperti:

• Memahami alasan di balik pengunduran diri tersebut. Apa yang dikatakan karyawan sebagai alasan pengunduran diri mereka terkadang tidak sama dengan alasan yang sebenarnya. Oleh sebab itu, coba gali apa alasan utama dibalik pengunduran diri tersebut. Dengan memahaminya, maka hal serupa bisa Anda hindari di masa depan.
• Ketika karyawan memutuskan untuk meninggalkan perusahaan Anda,  lakukan wawancara kecil untuk mendapatkan feedback yang jujur ​​​​tentang bagaimana rasanya bekerja di perusahaan Anda. Feedback yang diberikan bisa Anda pertimbangkan untuk perbaikan ke depan.

Baca Juga: Jenis-jenis Tenaga Kerja: Pengertian dan Contohnya di Indonesia

Tips Mengelola Employee Life Cycle dengan Efektif

Mengingat bahwa dalam melakukan manajemen employee life cycle terdapat banyak hal yang perlu dilakukan, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk menyederhanakannya. Anda bisa mengandalkan aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yang memiliki beragam fitur untuk mempermudah proses pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Salah satu aplikasi HRIS yang bisa Anda gunakan di Indonesia adalah Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini sengaja dirancang untuk tim HRD agar bisa memantau kinerja karyawannya dengan lebih mudah. Beberapa contoh fitur yang disediakan di dalamnya seperti absensi online, screen monitoring, manajemen kehadiran, manajemen cuti, pelacak total jam kerja, pelacak GPS dan lain-lain.

Jika Anda saat ini merasa kewalahan untuk mengelola karyawan, silakan hubungi kami. Tim Dokodemo-Kerja akan memberikan solusi terbaik untuk Anda.