Masuk Masa Probation Kerja? Ini Hal Penting yang Harus Diketahui

Lolos dari proses seleksi dan rekrutmen bukan berarti karyawan baru benar-benar sesuai untuk mengisi posisi yang kosong. Oleh karena itulah, masa probation kerja atau masa percobaan dibutuhkan. Pelajari selengkapnya mengenai apa itu masa probation kerja pada artikel kami berikut ini.

Masa probation bisa menjadi masa yang menantang bagi tim rekrutmen/HRD ataupun karyawan. Dari sisi HRD, mereka harus bisa memastikan bahwa karyawan baru yang telah mereka rekrut benar-benar sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan sehingga mereka dapat mengerjakan tugas-tugas sesuai jobdesc-nya dengan baik. Sedangkan dari sisi karyawan, masa probation menjadi masa percobaan di mana mereka harus bisa beradaptasi dengan cepat terhadap peraturan perusahaan serta tanggung jawab yang diberikan.

Saat ini, sebagian besar perusahaan memang akan menerapkan masa percobaan untuk karyawan barunya. Hal ini diperlukan agar perusahaan bisa lebih mudah dalam menentukan apakah karyawan yang baru saja merekrut sesuai dengan apa yang mereka harapkan.

Nah jika Anda sedang memasuki masa probation kerja, atau berperan sebagai HRD perusahaan yang sedang menerapkan masa percobaan, pada artikel berikut kami akan memberikan penjelasan mengenai pengertian, durasi, serta peraturan yang mengatur masa probation di Indonesia. Silakan simak artikel berikut untuk mengetahuinya.

Apa Itu Masa Probation?

Masa probation adalah masa percobaan yang diberikan oleh pemberi kerja atau perusahaan untuk menilai kinerja dan kemampuan dari karyawan yang baru saja mereka rekrut. Selama masa percobaan ini, pihak perusahaan akan menentukan apakah karyawan baru tersebut sesuai dengan posisi yang dibutuhkan serta mampu beradaptasi dengan baik terhadap budaya perusahaan. Jika ternyata karyawan tersebut berhasil lolos melewati masa probation ini, maka karyawan bisa menjadi karyawan tetap atau dengan status Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).

Perlu Anda ketahui, di Indonesia sendiri masa probation hanya berlaku untuk karyawan dengan status tetap saja dan bukan untuk karyawan kontrak. Hal ini sudah diatur pada Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 58 pada Ayat 1 dan 1 sebagai berikut:

• (1) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja.
• (2) Dalam hal disyaratkan masa percobaan kerja dalam perjanjian kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), masa percobaan kerja yang disyaratkan batal demi hukum.

Kemudian terkait masa probation berapa lama biasanya adalah antara 30 hingga 90 hari. Namun pada Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 60 sudah dijelaskan bahwa durasi masa percobaan paling lama adalah selama tiga bulan. Dari peraturan tersebut diketahui bahwa masa probation tidak bisa diperpanjang selama lebih dari 3 bulan. 

Mengapa Masa Probation Penting?

Masa percobaan sebenarnya bisa dikatakan sebagai perpanjangan dari proses rekrutmen yang sudah dilakukan oleh pihak perusahaan. Selama periode ini, pihak perusahaan mulai dari HRD ataupun Team Leader karyawan dapat mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan karyawan baru tersebut sehingga perusahaan bisa benar-benar yakin bahwa mereka cocok untuk posisi tersebut. Beberapa hal yang akan dinilai seperti kinerja, keterampilan, kemampuan, kehadiran, dan perilaku umum . Jika masa percobaan ini tidak ada, maka perusahaan dapat berisiko terjebak dengan karyawan yang tidak memenuhi harapan.

Dari sisi karyawan, masa percobaan ini juga berguna. Pada periode ini karyawan bisa mempelajari jobdesc dan budaya kerja di perusahaan barunya. Mereka juga dapat mengukur beban kerja dan tanggung jawab selama masa percobaan ini dan menentukan apakah mereka akan lanjut bekerja di perusahaan baru tersebut. Ini sangat penting karena karyawan yang tidak bahagia dengan lingkungan kerjanya cenderung kurang memiliki motivasi kerja yang baik. Akibatnya, kinerja dan produktivitas karyawan menjadi buruk. Oleh sebab itu, pada masa percobaan ini karyawan juga berhak untuk mengundurkan diri jika ternyata merasa tidak cocok dengan perusahaan barunya. 

Apa Hak-hak Karyawan Selama Masa Probation?

Karyawan yang masih bekerja pada masa percobaan memiliki hak-hak yang tidak jauh berbeda dengan karyawan yang lain. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Mendapatkan upah yang sesuai

Karyawan selama masa probation mendapatkan gaji. Selain itu, gaji yang dibayarkan tidak boleh lebih rendah dari upah minimum yang berlaku. Hal ini sudah diatur di Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 60 Ayat 2 yang berbunyi “Dalam masa percobaan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pengusaha dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku.” 

2. Mendapat THR karyawan

Seperti karyawan yang lain, selama masa probation karyawan juga berhak mendapatkan THR. Di dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 6 Tahun 2016 (Permenaker 6/2016) Pasal 2 dijelaskan bahwa perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja yang sudah mempunyai masa kerja selama 1 bulan secara terus menerus. Itu artinya, jika karyawan sudah bekerja di masa probation selama 1 bulan maka mereka bisa mendapatkan tunjangan tersebut.

Meskipun demikian, besaran THR yang diterima tentu akan berbeda dengan karyawan yang sudah bekerja selama 1 tahun lebih. Pada masa probation ini, besaran THR yang diterima aka dihitung secara proporsional atau prorate sesuai masa kerja dengan rumus: (masa kerja / 12) x 1 bulan upah.

Baca Juga: Mengulik Apa Itu Startup dan Contoh Perusahaan Startup di Indonesia

Hal-hal yang Perlu Dilakukan Pihak Perusahaan saat Mengelola Masa Probation

Saat mengadakan masa percobaan bagi karyawan baru, pihak perusahaan perlu merancang praktik terbaik untuk mengelolanya. Hal ini diperlukan agar karyawan bisa cepat beradaptasi dengan budaya maupun perannya di perusahaan baru. Berikut adalah beberapa hal yang bisa dilakukan oleh pihak perusahaan.

• Mencantumkan kebijakan masa percobaan kerja di dalam perjanjian kerja.
• Merancang kebijakan orientasi yang efektif dan informatif bagi karyawan baru. Semakin banyak informasi yang Anda berikan kepada mereka, maka semakin mudah bagi mereka untuk  beradaptasi. Selain itu, perlu Anda ingat jika perusahaan banyak merekrut tenaga kerja Generasi Z maka Anda juga perlu menginformasikan kebijakan perusahaan terkait beragam peluang pengembangan yang jelas karena itu dapat memotivasi mereka untuk menampilkan kinerja terbaiknya.
• Tetapkan standar dan harapan yang jelas terkait kinerja, perilaku, kehadiran, dan ketepatan waktu.
• Pastikan karyawan baru memahami nilai dan tujuan inti perusahaan dengan jelas.
• Tetapkan target terukur untuk menilai kinerja karyawan baru dan berikan dukungan atau bimbingan jika diperlukan.
• Pastikan karyawan menerima pelatihan yang cukup terkait tugas dan tanggung jawab mereka sesuai posisinya.
• Meeting secara teratur dengan karyawan baru untuk mendiskusikan kemajuan mereka dan mencari tahu bagaimana mereka beradaptasi. Jika ada masalah yang muncul, maka pihak perusahaan  bisa segera mengatasinya.

Bagaimana Jika Karyawan Gagal di Masa Probation?

Ada beberapa alasan umum yang dapat menyebabkan karyawan baru gagal lolos di masa probation, namun pada umumnya hal tersebut disebabkan karena karyawan baru tidak sesuai dengan harapan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa alasan utama yang menyebabkan karyawan gagal probation:

• Kapasitas: karyawan tidak memiliki kemampuan atau tidak mampu untuk menyelesaikan persyaratan, tugas, atau tanggung jawab yang melekat pada peran mereka
• Kinerja:  tingkat keterampilan atau kualitas kerja karyawan di bawah apa yang dibutuhkan untuk posisi tersebut, atau karena karyawan tidak dapat memenuhi standar yang ditetapkan sesuai kontrak kerja karena kurangnya perhatian atau motivasi kerja karyawan
• Pelanggaran : pemutusan hubungan kerja dilakukan saat seorang karyawan melakukan perilaku yang tidak sejalan dengan kebijakan perusahaan, bertentangan dengan ketentuan perjanjian kerja, atau melanggar hukum
• Redundancy: pemutusan hubungan kerja atau alasan gagal probation juga bisa disebabkan karena pihak perusahaan memutuskan bahwa mereka tidak lagi membutuhkan peran atau posisi tertentu atau perusahaan menjadi bangkrut

Jika pihak perusahaan telah melakukan penilaian pada karyawan selama masa percobaan, maka pihak perusahaan bisa memutuskan apakah karyawan tersebut bisa lanjut bekerja atau gagal. Namun saat seorang karyawan dinyatakan gagal melewati masa percobaan mereka, perusahaan harus bisa menjelaskannya dengan baik untuk menunjukkan bahwa karyawan tersebut dihentikan karena alasan yang adil. Dengan adanya pemutusan hubungan kerja ini maka hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan pengusaha juga akan berakhir.

Jika pihak perusahaan memiliki rencana untuk melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan di masa probation, ada beberapa hal yang bisa dilakukan, yaitu:

• mengundangkan karyawan untuk bergabung pada review meeting dan informasikan feedback terkait kinerja karyawan
• beri karyawan kesempatan untuk menanggapi isu-isu yang diangkat pihak perusahaan
• dari tanggapan karyawan, perusahaan bisa mempertimbangkan kembali apakah pihak perusahaan benar-benar akan mengakhiri hubungan kerja atau memberikan kesempatan karyawan untuk dapat lanjut bekerja di perusahaan
• putuskan hasilnya, jika perusahaan memang akan mengakhiri kontrak mereka makan informasikan penyebabnya
• selanjutnya beri karyawan yang bersangkutan informasi pemutusan hubungan kerja secara tertulis

Baca Juga: Apa Itu Outsourcing? Pengertian, Jenis, & Keuntungannya bagi Perusahaan

Kelola Masa Probation Lebih Mudah dengan Dokodemo-Kerja 

Untuk pengelolaan masa probation yang jauh lebih efektif dan efisien, tidak ada salahnya jika memanfaatkan teknologi seperti aplikasi SISDM bernama Dokodemo-Kerja. Aplikasi ini akan membuat proses monitoring karyawan menjadi lebih transparan karena berbagai fitur yang ada di dalamnya. Beberapa fitur yang tersedia adalah:

1. E-Absensi : secara akurat memantau kedisiplinan karyawan karena dapat melacak waktu clock in dan clock out karyawan dengan real time.
2. Task Management: aplikasi dapat melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
3. Screen monitoring: fitur ini juga membantu kedisiplinan karyawan karena dapat memonitor aktivitas yang dilakukan karyawan di perangkat laptopnya. Sistem dapat membuat screenshot pada layar desktop karyawan. Meskipun demikian, gambar screenshot yang dihasilkan akan berukuran kecil untuk menjaga privasi karyawan.
4. GPS tracker: jika Anda memiliki tim sales, fitur ini dapat membantu melacak lokasi mana saja yang dikunjungi karyawan dalam sehari.

Dokodemo-Kerja sengaja dirancang sebagai aplikasi HRD sehingga dapat mempermudah proses manajemen SDM di perusahaan Anda. Silakan hubungi kami untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut mengenai aplikasi SISDM ini.